51
законодательством присутствует факт отсутствия инструкции по кадровому
документообороту в ООО «Жилэксплуатация», которая в первую очередь
регулирует применение кадровых документов в управлении персоналом.
В связи с этим, для качественного ведения делопроизводства и грамотного
применения документации, предприятию ООО «Жилэксплуатация»
необходимо, рекомендуется создать инструкцию по кадровому
делопроизводству, регулирующую документооборот в службе управления
персоналом.
52
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию организации
кадрового документооборота в ООО «Жилэксплуатация»
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации
1. Введение электронного документооборота в кадровое
делопроизводство.
Принимая решение о внедрении системы автоматизации кадрового учета
службы управления персоналом, предприятие ООО «Жилэксплуатация» четко
представляет сложность этого механизма. Общие рекомендации в сравнении:
нужна ли профильная программа документооборота в отделе управления
персоналом выполняет следующие задачи:
система должна быть простой в установке и конфигурировании;
заранее нужно решить, кто возьмет на себя функции администрирования
системы. Обладают ли существующие специалисты требуемой квалификацией
или потребуется дополнительное обучение;
как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми
сервисами операционной системы – по защите, спискам пользователей и т.д.;
совместима ли система с другими технологиями обработки документов.
На практике не всегда все необходимые функции собраны в одном продукте, а
профильную программу следует дорабатывать сторонним программистам под
профиль ООО «Жилэксплуатация».
Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения
основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в
качестве и эффективности работы организации вовремя перехода от старого
состояния к новому.
Следует отметить, что на предприятии ООО «Жилэксплуатация»
разработана к внедрению корпоративная программа «Система электронного
документооборота «Управление информацией и документацией». Согласно
данной программе в деятельность большинства отделов ООО
53
«Жилэксплуатация» внедрена Интегрированная система электронного
документооборота ООО «Жилэксплуатация». Но данная СЭД не предполагает
ведение кадрового учета, поэтому в службе управления персоналом она не
применяется.
В целях совершенствования организации работы с документами в службе
управления персоналом рекомендуется автоматизировать процесс кадрового
учета.
В настоящее время создано достаточно много программ, которые
используются для автоматизации кадрового документооборота. Они
подразделяются на следующие классы:
1. Предсистемы – это утилиты, которые обеспечивают учет. Например,
учет штатного расписания, времени работы и отпуска, приема и увольнения,
зарплату и т.д. Это недорогие и простые системы, они подходят для малых
предприятий.
2. HRM-системы – это крупные системы, решающие задачи по
автоматизации учета кадров. Имеют целый комплекс, который хранит самые
разнообразные данные о работниках: от карьерных успехов каждого отдельного
работника, до его образования и даже мотивации.
3. WFM – системы могут решать не только стратегические, но и
тактические задачи. В данных системах больше функций, чем в HRM-системах.
4. HCM-системы работают не только с количественными показателями
персонала, но и с качественными, позволяя гибко управлять рабочими
процессами, внедряя целостные подходы, которые учитывают все аспекты. Это
существенно улучшает работу компании.
Для автоматизации кадрового учета для службы управления персоналом
на предприятии ООО «Жилэксплуатация» подходят HRM-системы.
Автоматизация учета кадров должна проводится поэтапно:
1. На первом этапе определяются основные цели и задачи автоматизации,
определяются критерии и требования.
2. Внедрение системы. Этот этап предполагает создание технической базы,
54
которая позволит использовать систему автоматического учета.
3. Обучение персонала работе в системе.
4. Введение в систему первых данных и начало работы. На этом этапе
создается необходимый минимум для работы информационных баз, параллельно
идет обучение персонала.
5. Расширение автоматизированной системы и инженеринг отчетов.
Система начинает развиваться и пополняться новыми данными. Постепенно в
нее включается и старая информация. Итогом становится автоматизированная
система, охватывающая все предприятие с момента его создания.
Одна из известных, и чаще всего устанавливаемых в крупных компаниях,
автоматизированная система управления персоналом «Фараон» – это
современная компьютерная программа, сочетающая в себе функции
автоматизации управления персоналом и кадрового документооборота.
Программный комплекс «Фараон» обладает высокой гибкостью и
универсальностью. Благодаря тому, что пользователь имеет возможность
организации и ведения не только кадрового документооборота, но и управление
персоналом в системе менеджмента.
Однако, ООО «Жилэксплуатация», как современное предприятие,
находится в постоянном поиске креативных управленческих решений по
автоматизации управления персоналом и кадрового документооборота. Поэтому
возможно рассмотреть еще несколько вариантов применения и других
программных моделей для управления кадрами.
Также, в данном случае, представляется возможным установка системы
автоматизации управления персоналом и кадрового документооборота таких
программных модулей как «DIRECTUM: Кадровые процессы». Назначение
данной программы ориентировано на решение задач, направленных на
поддержку кадровых процессов и документооборота, реализацию кадровой
политики, повышение прозрачности работы с персоналом.
И еще приведем один пример автоматизации управления персоналом и
кадрового документооборота в система «Монолит: Персонал». Данный
55
программный комплекс обеспечивает автоматизацию процессов кадрового
учёта, учёта рабочего времени, расчёта заработной платы, расчета налогов и
отчислений с заработной платы, а также формирования отчетности в органы
ГНИ и ПФР. Система содержит алгоритмы и шаблоны для формирования всех
видов квартальной и годовой отчетности по кадрам. Возможности системы
«Монолит: Персонал» позволяют в рамках единой базы данных выполнять
расчёты и строить отчетность для различных юридических лиц компании. В
программе реализована поддержка задач управления мотивацией работников –
компенсационный пакет, расчет премий.
Сравнительный анализ систем автоматизации управления персоналом и
кадрового документооборота представим в таблице 10.
Таблица 10
Сравнительный анализ систем автоматизации управления
персоналом и кадрового документооборота
Критерии анализа
«Фараон»
«DIRECTUM:
Кадровые
процессы»
«Монолит:
Персонал»
1
2
3
4
Соответствие
требованиям и
стандартам ведения
управления
персоналом и
кадрового
документооборота
для непосредственно
для исследуемого
предприятия
Не соответствует
Не соответствует
Соответствует
Организация-
разработчик
системы, город
ООО «Центр
Кадровых
Технологий»,
г. Москва
ООО «ДИРЕКТУМ»,
г. Ижевск
«Монолит-
Инфо»,
г. Санкт-
Петербург
Опыт разработки
информационных
решений для сферы
управления
персоналом и
документами
Разработана в 1995
г. Последняя
версия 2006 г.
Разработана
в 2009 г.
Разработана в
2006 г.
56
Продолжение таблицы 10
1
2
3
4
География
установок
предлагаемой
системы в
аналогичных по
численности кадров,
– предприятиях
Только в России
Только в России
Только в
России
Недостатки/риски
Отчеты могут
создаваться с
ошибками и не
вывод в интерфейс
полную
информацию о
кадрах
Собственный
инструментарий
разработки в
концепции 4GL и
жесткая привязка к
платформе
Microsoft. 3,5.
Еще один
недостаток –
непрозрачность
процесса при
создании задания,
для исполнителей
нельзя настроить
напоминания
Не найдено
Как видно из табл. 10, программный комплекс «Фараон» имеет опыт
разработки информационных решений для отечественных предприятий на
протяжении 23 лет, но последняя версия программы подновлялась более 12 лет
назад, следовательно данная программа не соответствует современных
технологиям и тенденциям рынка труда и управления персоналом. По этой же
причине программа с ошибками создает отчеты и они не устранены
разработчиком на сегодняшний день.
Программа DIRECTUM: Кадровые процессы» лучше выполняет функции
по автоматизации управления персоналом и кадрового документооборота, но
имеет ряд существенных недоработок. Среди них: программа настроена
исключительно на собственный инструментарий разработки в концепции 4GL и
имеет жесткую привязку к платформе Microsoft. 3,5, что мало уже используется
в современных компаниях.
Следует отметить и программу «Монолит: Персонал». Данная
отечественная программа на рынке управления персоналом существует 12 лет,
57
не много по сравнению с ИС «Фараон», но у данной программы есть свое
индивидуальное преимущество в том, что создана эта программа дает широкие
возможности построения интерфейса именно под крупные отечественные
промышленные предприятия.
Можно сделать вывод, что в приведенных в примерах программ по
автоматизации управления персоналом и кадрового документооборота много
общего, но они отличаются тем, что рассчитаны на различное количество
рабочих мест и отсутствием определенных дополнительных опций в управлении
кадровым делопроизводством.
Поэтому, мы считаем, что для ООО «Жилэксплуатация» подходит
информационная программа «Монолит: Персонал». Обоснуем свое решение.
В системе «Монолит: Персонал» реализованы широкие функциональные
возможности по управлению кадрами, учету рабочего времени и расчету
заработной платы.
В системе «Монолит: Персонал» реализована поддержка ряда
взаимосвязанных задач, связанных с развитием кадров, среди которых:
формирование кадрового резерва предприятия;
планирование карьеры сотрудников;
управление развитием работников.
Достоинства системы «Монолит: Персонал»:
интегрированность – объединение в рамках единой системы функций,
реализуемых сотрудниками нескольких отделов;
историчность – хранение всех введенных данных и использование их в
соответствии с требуемой датой;
авторизация введенной информации – возможность в любой момент
времени определить – кто, когда и каким образом модифицировал данные в
системе;
разделение доступа и безопасность данных (обеспечение защиты от
несанкционированного доступа);
58
полнота функциональности в области организационного и кадрового
менеджмента и мощные вычислительные возможности системы «Монолит:
Персонал»;
поддержка технологий корпоративного управления персоналом;
поддержка единых классификаторов;
поддержка аттестации персонала, программы развития персонала и
работы с кадровым резервом, мер по мотивации труда сотрудников;
соответствие данных подготавливаемых выходных документов и
отчётов требованиям действующего законодательства;
единое информационное пространство, которое предотвращает
дублирование данных и исключает возникновение ошибок;
легкость настройки и адаптации системы в соответствии с отраслевыми,
организационными и производственными особенностями предприятия
38
.
Порядок внедрения системы электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства «Монолит: Персонал» включает несколько
этапов:
создание рабочей группы по автоматизации;
передача прав на использование компании «Монолит-Инфо»;
информационное обследование (анализ документооборота отдела
управления персоналом, подготовка отчета и рекомендаций по его оптимизации,
в том числе организации электронного документооборота);
конфигурирование системы автоматизации документооборота
и делопроизводства (заполнение личных дел сотрудников);
обучение технических специалистов и пользователей работе с
«Монолит: Персонал»;
передача системы в опытную эксплуатацию;
техническое сопровождение эксплуатируемой системы.
38
Ловчева М. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства / М. Ловчева, Е. Галкина // Кадровик. – 2015.
– № 6. – С. 5-12.
59
Есть несколько способов внедрения системы электронного
документооборота, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов
«Монолит: Персонал».
1) Реализация меропряития, когда специализированная профильная
программа внедряется на ограниченное количество рабочих мест. Это позволяет
оценить эффективность эксплуатации системы на пилотном участке и
доработать ее в случае необходимости. Затем осуществляется реализация
«полномасштабного» проекта – система устанавливается и настраивается на всех
необходимых рабочих местах в организации, включая филиалы.
2) Внедрение специализированной профильной программы «Монолит:
Персонал» сразу на всех необходимых рабочих местах. Это позволяет
осуществить данное мероприятие в короткие сроки, получить скорейшую отдачу
от внедрения и эксплуатации программного обеспечения.
Функциональные возможности «Монолит: Персонал» позволяют очень
эффективно решать задачи по обработке неструктурированной информации,
такие как создание корпоративного хранилища кадровых электронных
документов, управление организационно-распорядительными документами,
сбор и консолидация корпоративной отчетности, контроль качества продукции
и услуг, управление кадровой документацией, поддержка Web-сайтов,
построение корпоративных информационных порталов и информационное
обеспечение приложений кадрового документооборота.
Решения, полученные, с помощью системы специализированной
профильной программы «Монолит: Персонал» позволяют, создать единую
информационную среду, в которой сотрудники отдела управлении персоналами
руководство взаимодействуют между собой в рамках программы
39
.
Следует акцентировать внимание на том, что использование системы
«Монолит: Персонал» в качестве платформы для автоматизации управления
документам отдела управления персоналом имеет следующие преимущества:
39
Михненко П.А. Теория менеджмента: учебник – 2-е изд. перер. и допол. / П.А. Михненко. – М.: Московский
финансово-промышленный университет «Синергия», 2014. – 640 с.
60
полная автоматизация управления кадровыми документами на
предприятии;
поддержка распределения и высокая масштабность системы,
проверенная опытом использования в крупнейших мировых корпорациях (к
примеру, пользователями системы являются 1100 корпораций из списка Globаl-
2000)
40
;
быстрая настройка, создание и тиражирование приложений на базе
«Монолит: Персонал» с помощью специальных интерфейсов;
открытость системы – возможность интеграции с системами ERR CRM,
CАD/САМ, наличие промышленных модулей интеграции с SАP R/3, прозрачная
интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office;
функционирование в различном аппаратном и программном
окружении – поддержка разных операционных систем (Windows NT/2000, Linux,
др.);
41
безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к
документам, так и возможностью подключения внешних средств (криптографии)
и электронной подписи российской разработки;
мощные административные возможности для централизованного
управления распределенной системой;
наличие типовых решений по управлению базами знаний, документами
и бизнес-процессами с возможностью быстрой доработки без программирования
с учетом специфических требований компании.
42
Внедрение перехода на электронный документооборот в ООО
«Жилэксплуатация» призван обеспечить быстрые, эффективные и позитивные
изменения. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без
прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные
40
Informаtion аnd documentаtion – records mаnаgement – Pаrt 1: Generаl. – Pаrt 2: Guidelines ДСТУ 4423:2013.
41
Асеев, Г. Г. Электронный документооборот: учебник / Г.Г. Асеев. – К.: Кондор. – 2012. – 500 с.
42
Кузнецова Т. В., Подольская И.А. Проектирование рациональной организации делопроизводства
//Делопроизводство. 2011. – № 1. – С.43-50.