45
1
2
3
4
5
6
7
8
9
6. Ведение учета рабочего времени и
оформление листков
нетрудоспособности, в части
сведений, относящихся к функциям
Департамента.
Р
О
7. Участие в работе прогнозов по
определению потребности в кадрах
на основе планов экономического и
социального развития Общества.
Р
ПУ
О
ПУ
П
У
ПУ
П
У
П
У
8. Обеспечение приема, размещения и
расстановки молодых специалистов в
соответствии с полученной
профессией, а также проведения
совместно с руководителями
подразделений их стажировки.
Р
У
О
У
У
У
У
У
9. Планирование и организация
повышения квалификации
специалистов, обучения,
профессиональной переподготовки
сотрудников Общества, а также
зачисленных в резерв, и подготовка
их к работе на руководящих
должностях.
Р
ПУ
О
П
П
П
П
П
10. Организация своевременного
оформления приема, перевода и
увольнения работников в
соответствии с трудовым
законодательством, приказами
генерального директора, учет
личного состава, хранение и
заполнение трудовых книжек,
ведение установленной
документации по кадрам.
Р
У
О
11. Обеспечение подготовки
документов, необходимых для
назначения пенсий работникам и их
семьям, а также представления их в
органы социального обеспечения.
Р
У
О
П
12. Подбор специалистов для работы за
границей и оформление выездных
виз.
Р
У
О
У
У
У
13. Подготовка материалов и участие в
работе комиссии по проведению
периодической аттестации
руководящих и инженерно-
технических работников.
Р
П
О
П
П
П
П
П
14. Анализ причин текучести кадров и
участие в разработке мероприятий по
их устранению.
Р
П
О
П
П
П
П
П
46
1
2
3
4
5
6
7
8
9
15. Представлять сотрудников
Общества к различным видам
поощрения.
Р
П
О
П
П
П
П
П
16. Составление штатного расписания,
внесение в него изменений.
Р
О
17. Разработка предложений по
подбору и расстановке работников,
изменению структуры и штатов
Департамента.
Р
П
О
П
П
П
П
П
18. Разработка предложений по
повышению эффективности и
улучшению деятельности
Департамента.
Р
О
Условные обозначения:
О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение,
подготавливает и оформляет окончательный документ;
П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для
выполнения данной функции;
У - участвует в выполнении данной функции;
Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.
Выводы по главе 2
Итак, в ООО «Кулзон» создано особое структурное подразделение для
обеспечения документооборота организации –Департамент
документооборота.
1. Департамент проводит свою деятельность совместно с другими
структурными подразделениями Общества, осуществляет постоянную связь
со специалистами ОАО«Кулзон» и специалистами сторонних организаций по
вопросам, входящим в компетенцию Департамента.
2. В сфере своей компетенции осуществляет координацию
деятельности представительств, филиалов и дочерних организаций,
подведомственных Обществу.
3. В установленном порядке получает от Департаментов, отделов,
служб, управлений и представительств Общества информацию и документы,
47
необходимые для выполнения возложенных на Департамент задач в сфере
организации документооборота ООО «Кулзон».
48
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «КУЛЗОН»
3.1. Рекомендациипо совершенствованию кадрового документооборота в
организации
Главной проблемой на сегодняшний день ООО «Кулзон», это
отсутствие собственного сайта в сети Интернет.
Web-сайт предприятия можно просмотреть в любой точке мира, имея
ПК. Доступ к электронным каталогам продукции и рекламному пространству
не ограничен и возможен в любое время. Информация в режиме реального
времени позволяет учитывать показатели сбыта, спроса, объема продаж и
корректировать их по мере необходимости. Использование информационных
технологий включает в себя составление и применение обширных баз данных,
позволяющих предприятию собирать и обрабатывать информацию о клиентах
с целью создания взаимовыгодных отношений, основанных на персональном
подходе.
Реализационная деятельность предприятия, сформированная на
подсистеме информационных интернет-технологий, обеспечивает постоянно
действующую систему взаимосвязи стратегия управления ↔ информационная
сеть ↔ предприятие ↔ потребитель/заказчик.
Применение информационных сетей приводит к быстрому изменению
технологий реализации товарами и услугами, методов управления, способов
создания рабочих мест. Применение автоматизированных информационных
технологий улучшают административную производительность, информация
становится своевременной, полезной, качественной на всех уровнях
управления. В итоге производители получают конкурентное преимущество на
рынке лакокрасочной продукции.
49
Чтобы добиться успеха в современном быстро меняющемся цифровом
мире, банального наращивания ИТ-ресурсов недостаточно. Постоянно
растущие расходы на создание и эксплуатацию информационных систем,
существенный рост ущерба от информационных рисков вынуждают
руководителей искать новые пути повышения эффективности
информационной сферы предприятий и организаций.
Следовательно, ООО «Кулзон» стремящимся привлечь и удержать
работников нового типа, необходимо разрабатывать такие инструменты
управления персоналом, которые позволили бы мотивировать персонал
предприятия к труду в соответствии с современными требованиями рынка.
Цифровые технологии изменяют основные процессы, лежащие в основе
управления персоналом. К подобным процессам относятся кадровое
администрирование, подбор персонала, управление производительностью
труда, обучение и развитие, материальное и нематериальное стимулирование,
льготы и т.д. Глубокая перестройка менеджмента, бизнес-процессов требует
пересмотра отношения к работе с имеющимися у предприятия данными,
которые должны стать источником роста. Трансформация методов управления
персоналом предприятия требует значительных усилий, как со стороны
руководителей, так и со стороны сотрудников.
Если большинство работников до 45 лет рассматривает технологии
цифровой экономики как фактор, который может предоставить новые
возможности для развития и карьерного роста, то работники после 45 лет с
трудом адаптируются к меняющимся условиям, сопротивляются изменениям.
Руководству необходимо донести до всех работников предприятия, что
технологический прогресс позволит повысить производительность труда,
улучшить условия ведения бизнеса, будет способствовать формированию
комфортной деловой среды. Благодаря развитию цифровых технологий, труд
становится менее рутинным, более творческим, имеющим большую ценность
и привлекательность.
Мотивированный таким образом работник превращается в активного
50
пользователя инноваций, а не в очередную преграду трансформации. В
первую очередь необходимо развивать у сотрудников навыки адаптивности и
обучаемости. Специалистам, желающим оставаться востребованными на
рынке труда, необходимо владеть главными для цифровой экономики
компетенциями – способностью гибко мыслить, уметь принимать и воплощать
в жизнь инновации.
Следовательно, в процессе управления персоналом необходимо уделить
значительное внимание постоянному повышению квалификации персонала
предприятия. Большое значение при этом имеет внутрифирменное обучение
работников, поскольку на большинстве предприятий требуются от работника
требуются специализированные навыки и знания, которые не могут быть
обеспечены общим образованием.
Внутрифирменное обучение представляет собой систематический
процесс, вписанный в общую политику развития интеллектуального капитала
предприятия и направленный на повышение уровня знаний,
совершенствование умений и навыков работника в целях повышения
эффективности деятельности предприятия.
Облачные ERP - это решения для управления ресурсами предприятия,
процессинг данных в которых осуществляется на стороне сервис-провайдера,
а пользователям предоставляется удаленный доступ к интерфейсу системы и
работе с ней. Вместо того, чтобы размещать систему на собственных
независимых серверах, компания арендует доступ к системе у провайдера и
имеет постоянный доступ к ней через интернет. ERP-система может также
находиться в частном облаке: на собственных серверах предприятия, но
поставляться через облако, например, в территориально-удаленные
подразделения.
Службе кадров ООО «Кулзон» необходимо разработать критерии
оценки ее эффективности:
- формирование корпоративной культуры организации;
- улучшение психологического климата в организации;
51
- увеличение числа сотрудников, удовлетворенных работой в
организации и не планирующих переход в другие организации;
- своевременность и качество замещения вакантных должностей в
организацию.
К дополнительным критериям можно отнести:
- положительные отзывы руководителя и сотрудников о деятельности
службы кадров;
- снижение числа увольнений по собственному желанию и изменение
формулировок оснований для ухода сотрудников.
Деятельность кадровой службы ООО «Кулзон» станет эффективной,
если будет построена с учетом четко разработанных критериев оценки.
Решение задач по совершенствованию управления кадрами в ООО
«Кулзон» невозможно без формирования системы управления персоналом
(СУП), позволяющей обеспечивать организацию кадровым составом с
требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и
количественным уровнем. При этом само понятие «управление персоналом»
подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей,
накладываемых на кадровую службу.
Основной задачей кадровой службы ООО «Кулзон» является создание
системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех
основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:
формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;
планирование кадровой деятельности;
оценка кадрового потенциала;
определение потребности в кадрах;
содействие адаптации работников;
профессиональное обучение, переподготовка и повышение
квалификации работников;
набор и отбор кадров и т.д.
52
Ведь отсутствие системы управления персоналом на предприятии
является причиной ряда проблем:
- низкая производительность труда (т. к. не выполняются в полном
объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и
соответственно неэффективное использование рабочего времени (т. к. плохо
поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего
времени);
- большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного
материального стимулирования);
- низкая инициативность персонала (т.к. не ведется моральное
стимулирование сотрудников).
Руководитель ООО «Кулзон» должен оценить сложность решения
проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих
материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи
осуществляется в следующих направлениях:
- разработка рекомендаций по подбору и оценке менеджеров для работы
в кадровой службе;
- разработка проектов организационно-распорядительных документов
по вводу в действие системы управления персоналом;
- анализ функциональной структуры СУП и внесение в нее изменений и
дополнений.
В отличие от ручного оформления документов, для большей
мобильности и точности весь документооборот в организации и в отделе
кадров ООО «Кулзон» нужно производить на автоматизированном рабочем
месте. Системы обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое
развитие в последние годы. Автоматизированное рабочее место – это система
обработки данных, оборудованное средствами, обеспечивающими участие
человека в реализации автоматического заполнения и обработки документов.
Время заполнения документов на АРМ в отличие от ручного заполнения,
уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются
53
в несколько раз, а производительность увеличивается.
В ООО «Кулзон» автоматизированное рабочее место оснащено
программами с набором различных инструментов. Так, к примеру, это 1С:
Бухгалтерия. С этого года организация приобрела два новых персональных
компьютера, что позволило ускорить работу кадровой службы, а также
выделили для интернета отдельную линию.
Для усовершенствования работы службы кадров ООО «Кулзон»,
следует отметить следующее:
1. Установить программное обеспечение «Консультант плюс»;
2. Выписывать за счет предприятия журнал «Справочник кадровика»,
чтобы быть в курсе последних изменений в законодательстве.
В настоящее время в организацию часто поступает документация в
электронном виде. Хранить такие документы в компьютере очень рискованно,
ведь можно ее потерять.
Кадровая документация, всегда играет существенную роль в жизни
каждого трудоспособного человека, так как служит документальным
подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и
инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в
государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных
целях при обращении граждан в архивные учреждения.
3.2. Внедрение системы электронного документооборота в организации
В настоящее время программные продукты для служб персонала вышли
на новый качественный уровень и включают не только средства сбора и учета
данных по персоналу, но и функции современного HR-менеджмента:
управление результативностью, компетенциями, обучением и развитием,
подбором сотрудников, организационными изменениями, а также работу с
резервом и планирование карьеры, ведение архивов. В новых системах,
помимо средств составления типовой отчетности и доступа к кадровой
54
информации, есть также инструменты оперативного анализа данных,
поддержки принятия решений. Основным результатом автоматизации
кадровых бизнес-процессов становится эффективное использование
человеческих ресурсов компании.
Широко используются «облачные» сервисы и в таком важном сегменте,
как управление персоналом, которые позволяют ООО «Кулзон» более тесно и
эффективно сотрудничать с производственными менеджерами, привлекать,
удерживать и мотивировать лучший персонал, а также добиваться того, чтобы
индивидуальные цели сотрудников совпадали с корпоративными. Результаты
такой деятельности позволяют сократить затраты, поскольку экономятся
ресурсы, не нужно дублировать многие процессы, а также и высвобождается
время у специалистов.
С их помощью можно не только повысить эффективность работы
кадровых служб, но и улучшить взаимодействие в коллективе. «Облачные»
приложения позволяют оперативно связываться с персоналом, вести учет
отпусков и даже планировать развитие сотрудников. Не стоит забывать и о
популярном в последнее время тренде на «зеленое» производство. Перенос
процессов управления персоналом в «облака» позволяет значительно
сократить число расходуемой бумаги, ведь получить доступ к нужному
документу становится возможным онлайн.
Таким образом, «облака» – это уже не просто популярный тренд, а
эффективный бизнес-инструмент, дающий измеримые результаты.
Востребованность в экономичных, мобильных и инновационных решениях по
всему миру растет, а вместе с ней увеличивается и спрос на «облачные»
приложения, предлагающие лучшие практики для улучшения бизнеса по всем
фронтам.
DIRECTUM – система управления корпоративным контентом
(EnterpriseContentManagement), позволяет построить полноценную систему
электронного документооборота (СЭД) предприятия.
Система электронного документооборота (СЭД;