22
Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, следует
периодически проводить аудит кадровой документации
1
.
Сегодня для подавляющего большинства организаций вся деятельность
существеннымимевши образом зависит от уровня иимевши качества взаимодимевшиействия
сотрудников, римевшиабочих групп, подразделений, взаиимевшимосвязи с внешним имевшимиром
2
.
Понимание тогимевшио, что любая значимая для бизнеимевшиса информация создимевшиается в
контексте делоимевшивых процессов и в результате взаиимевшимодействия людей, имевшиа также
того, что такая имевшиинформация должна быть качественимевшино организована, приимевшиводит к
идее построимевшиения документированного коимевшиимевшинтекстного электримевшионного
взаимодействияимевшиимевши. То есть предлагается реализоватьимевши условия документиримевшиования,
сохраняющие оимевшисновные ценности документационного обеспечения упраимевшивления,
но существенно более либеральные, лишенные главных недоимевшистатков, за счет
соединения здравого смимевшиысла и достижений совримевшиеменных технолимевшиогий
3
.
Проблема регулимевшиимевшиирования документировимевшиимевшиания отношенийимевши в сфере труда
является актуальной и имевшитребующей рассмотрениимевшия; своевременноеимевши формирование
кадровых документовимевши, их фиксация, испольимевшизование и хранимевшиение требуют
регламентации на заимевшиконодательном уровне
4
.имевши Нормотворчестимевшиво в области
кадрового делопроимевшиизводства должно имевшиспособствоватьимевши устранению
многочисленных протимевшииворечивых толкований имевшиспециалистамиимевши по трудовому
праву, юрисконсультамимевшии организаций, кадровикаимевшими-практикамиимевши, инспекторами
по труду и судьями вопимевширосов, связанных с кадроимевшивой документаимевшицией. При этом
необходимо учитыватимевшиь, как положительнимевшиые «традициимевшии» советских
разработчиков унифициимевшированных форм и рабоимевшитников служб кадров, так и
«новации» общественнимевшиых отношений и стреимевшимление к освимевшиимевшиобождению от
бумажной работы посимевширедством введения элеимевшиктронного документооборота.
Грамотно построенная имевшисистема документообороимевшита не только уимевшиимевшипрощает работу
1
Аралбаева Ф.З., Нигматуллина Т.Х., Нигматуллин Р.Ф. Повышение эффективности документационного
обеспечения управления кадрами предприятия посредством аудита // Вестник Оренбургского государственного
университета. 2012. № 13. С. 22.
2
Иванова З.И., Власенко Л.В., Воробьева В.Л. Кадровое обеспечение строительной отрасли России. М.: МСГУ,
2014. С. 12.
имевши
3
Ипатов В.А. От делопроизводства к документированному электронномимевшиу взаимевшиимевшиимодействию // Делопроизводство.
имевши2017. № 2. С. 56. имевшиимевши
имевши
4
Труханович Л.Вимевши., Щур Д.Л. Кадровое делопроизводство. Справочник. М.: Дело и Сервис, 2015. С. 164.
23
финансово-экономическимевшиой службы, но и позвимевшиоляет существимевшиенно повысить
эффективность финансоимевшивого управления компаниимевшии. имевши
Качество автоматизации кадрового учета должно оставаться
наиважнейшим фактором как выбора, так и создания системы. Кадровый учет
является краеугольным камнем управления персоналом, наиболее затратной его
частью из-за наибольших объемов ввода первичных данных. Даже небольшое
снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный
экономический эффект за счет повышения производительности труда кадровых
работников и повышения точности вводимых ими данных. Прочие аспекты
управления персоналом связаны с несопоставимо меньшими объемами ввода.
Исключение может составлять лишь аналитический учет трудозатрат на
производстве.
Безусловно, средства анализа и поддержки принятия решений в области
управления персоналом тоже остро необходимы при современной динамике
развития организаций. Уже сейчас пользователи активно используют такие
технологии и методики, как:
анализ и управление мотивацией;
построение карьерограмм;
психологическое тестирование;
бюджетирование и планирование расходов на персонал;
аналитический учет и структурный анализ
1
.
Обеспеченность имевшихозяйствующего субъектаимевши пеимевширсоналом, его рациональное
использование, высокимевшиий уровень достижениимевшия имевшифинансовых результатов
деятельности имеют знаимевшичение для повышения эффимевшиектимевшиивности производственно-
финансовой деятельноимевшисти. Конечные результаимевшиты имевшиработы хозяйствующего
субъекта существенно зимевшиависят от качества персонимевшиала организации, его деловых
характеристик и объемимевшиа компетенций. Существуимевшиют иимевшиндивидуальные различия
сотрудников в знаниях, имевшиопыте работы, мотивации, уменимевшиии показать свой уровень
1
Решение проблем кадрового документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://old.cs-
consult.ru/stati-i-materialy/15/75-problemi-kadrovogo-dokumentooborota.html (дата обращения: 14.12.2019)
24
компетентности. В имевшисовременных условиях имевшикомимевшиимевшимерческие организации
прикладывают немалоимевши усилий для привлечения имевшиимевшив свой коллектив наиболее
результативных рабоимевшитников. Для каждого хозимевшияйствующего субъекта
существенной проблемой стала разработка показателей оценки качества
персонала.
имевшиТаким образом, по результатам проведенного исследования в первой
главе выпускной квалификационной работы рассмотрены теоретические
аспекты организации кадрового документооборота. В первом параграфе
раскрыто понятие и отражено значение кадрового документооборота с позиций
различных авторов. Во втором параграфе описаны организационные аспекты
ведения кадрового документооборота в рамках действующего законодательства.
25
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота на примере
организации ООО «Сибиряк»
2.1. Краткая характеристика объекта исследования
Общество с ограниченной ответственностью «Сибиряк» (далее – ООО
«Сибиряк», Общество, организация, имевшиимевшикомпания, предприятие) зарегистрировано
03.11.2004 Межрайонной инспекциейимевши Федеральной налоговой службы № 23 по
Красноярскому краю, №2468. При реимевшигистрации организации присвоены: ИНН
2466123241, ОГРН 1042402971544. имевши
Строительная компания явлимевшияется одним из предприятий, формирующих
строительный рынок Красноярска. имевши Профиль ее деятельности – строительные и
монтажные работы на объектахимевши жилого, коммерческого и социального
назначения.
Юридический адрес Общеимевшиимевшиства: 660135, Красноярский край, город
Красноярск, улица Батурина, д. 1. имевши
Дата постановки на учёт в ФимевшиНС 25.10.2012. Налоговый орган – Инспекция
Федеральной налоговой службы поимевши Советскому району г. Красноярска, №2465.
Дата регистрации в ПимевшиФР 26.10.2012. Регистрационный номер
034008065983. Наименование теимевширриториального органа – Государственное
учреждение - Управление Пенсимевшиионного фонда Российской Федерации в
Советском районе г. Красноярска, имевши№034008.
Дата регистрации в ФСС 01.11.2012. Регистрационный номер
240770931224061. Наименованиеимевшиимевши исполнительного органа – Филиал №6
Государственного учреждения - Кримевшиасноярского регионального отделения Фонда
социального страхования Российскимевшиой Федерации, №2406.
Организации выданы 7 лицеимевшинзий:
СИГ-00750-К «Картографическая деятельность, за исключением
картографической деятельности, имевши осуществляемой в ходе инженерных
изысканий, выполняемых для имевшиподготовки проектной документации,
строительства, реконструкции объектимевшиов капитального строительства»;
26
СИГ-00749-Г «Геодезичимевшиимевшиеская деятельность, за исключением
геодезической деятельности, осущестимевшивляемой в ходе имевшиинженерных изысканий,
выполняемых для подготовки проектной докумеимевшиимевшинтации, строительства,
реконструкции объектов капитальногоимевшиимевши строительства»;
24-Б/00131 «Деятельность имевшипо монтажу, технимевшиимевшиическому обслуживанию
и ремонту средств обеспечения пожаримевшиной безопасностиимевши зданий и сооружений»;
(24) - 2427 - СТ «Деятельность по сбоимевширу, транспортированию,
обработке, утилизации, обезвреживанимевшиимевшиию, размещению отходов I - IV классов
опасности»; имевшиимевшиимевши
АВ СДВ-(У)-02-304-2456 «Размещение, сооружение, эксплуатация и
вывод из эксимевшиимевшиплуатации ядерных установок, радиационных источников и пунктов
хранения яимевшидерных материалов и радиоактивных веществ, хранилищ радиоактивнимевши
ых отходов»;
имевши24.49.01.002.Л.000008.09.17 «Деятельность в области использования
источников ионизирующего излучения (генерирующих) (за исключением
случая, еслиимевшиимевши эти источники используются в медицинской деятельности)»;
имевши24РПО0000190 «Розничная продажа алкогольной продукции,
лицензируеимевшимая субъектами Российской Федерации или органами местного
самоуправлимевшиения в соответствии с предоставленными законом полномочиями».
ОООимевши «Сибиряк» является коммерческой организацией.
Целяимевшими деятельности Общества являются расширение рынка товаров и
услуг, а также извлечение прибыли.
Общимевшиество вправе осуществлять любые виды деятельности, не
запрещенныимевшие законом.
Осноимевшивной вид деятельности: 41.20 «Строительство жилых и нежилых
зданий». Доимевшиполнительные виды деятельности:
строительство автомобильных дорог и автомагистралей;
строительство железных дорог и метро;
строительство мостов и тоннелей;
27
строительство инженерных коммуникаций для водоснабжения и
водоотведенияимевши, газоснабжеимевшиния;
стримевшиоительство имевши междугородних линий электропередачи и связи;
разимевшиборка и сноимевшис зданий;
расимевшичистка терримевшиитории строительной площадки;
проимевшиизводство зимевшиемляных работ;
проимевшиизводство эимевшилектромонтажных работ;
проимевшиимевшиизводство симевшиимевшианитарно-технических работ, монтаж отопительных
систем и системимевши кондиционимевшиирования воздуха;
проиимевшизводство пимевширочих строительно-монтажных работ;
проиимевшизводство шимевшитукатурных работ;
работы столярнимевшиые и плотничные;
рабоимевшиимевшиты по устройству покрытий полов и облицовке стен;
проиимевшизводство мимевшиалярных работ;
проиимевшизводство симевшитекольных работ;
проиимевшизводство кимевшировельных работ;
рабоимевшиты строитеимевшиимевшильные специализированные прочие, не включенные в
другие группироимевшивки; имевши
рабоимевшиты гиимевшидроизоляционные;
рабоимевшиты поимевши установке строительных лесов и подмостей;
работы беимевшитонные и железобетонные;
рабоимевшиимевшиты поимевши монтажу стальных строительных конструкций;
работы каменные и кирпичные;
рабоимевшиимевшиты поимевши сборке и монтажу сборных конструкций;
торговля имевшиоптовая транспортными средствами, кроме автомобилей,
мотоциклов и веимевшилосипимевшиедов;
торгимевшиимевшиовля имевшиоптовая прочими строительными материалами и
изделиями; имевшиимевшиимевши
имевшиторговля розничная напитками в специализированных магазинах;
28
торговля розничная пиломатериалами в специализированных
магазинах;
торговля розничная кирпичом в специализированных магазинах;
деятельимевшиность по финансовой аренде (лизингу/сублизингу);
покупкаимевши и продажа собственного жилого недвижимого имущества;
покупкаимевши и продажа собственных нежилых зданий и помещений;
покупкаимевши и продажа земельных участков;
операциимевшиимевшии с недвижимым имуществом за вознаграждение или на
договорной основе; имевши
прокат имевшии аренда прочих предметов личного пользования и
хозяйственно-бытовимевшиого назначения;
аренда иимевши лизинг строительных машин и оборудоваимевшиния;
аренда иимевши лизинг подъемно-тримевшианспортного оборудования;
ремонт пимевширочих предметов лиимевшичного потребления и имевшибытовых товаров.
Создание жиимевшилых комплексов в пимевширестижных районах имевшигорода – ведущее
направление предпимевшириятия. Традиционнимевшиой схемой домостимевшироения компании
является одновремимевшиенная работа по имевшивозведению зданиимевший, строительство
инженерных сетей, проведение инженеримевшиных и транспортныимевших работ, работ по
благоустройству и имевшиозеленению готовыимевших к сдаче микрораимевшийонов. Основной
функцией предприимевшиятия является сдимевшиача в аренду пимевшироизводственного
оборудования, здаимевшиний и сооружениимевшиимевший, а также минимевшиимизация риска
имущественных преимевшиимевшитензий. имевшиимевши
Руководителимевшием ООО «Сибиряк» является генеральный директор Егоров
Владимир Владимиимевширович.
Сферой деимевшиятельности компании являются различные сегменты
строительного рынкимевшиа города Красноярска, представленные на рисунке 3.
29
Рисуимевшинок 3. Сфера деятельности ООО «Сибиряк»
ООО «Сибиряк» имеет линейно-функциональную структуру с
элементами дивизионаимевшильной. Организационная структура Общества
представлена в приложенимевшиии 4.
На предприятииимевши существуеимевшит чёткое разделениимевшие труда, которое
способствует эффектиимевшивному использованию высококимевшивалифицированных
специалистов в каждомимевшиимевши отделе. Симевшиформирована строгая имевшииерархия уровней
управления, при котором дейстимевшивия нижестоящего зимевшивена управления
контролируются вышестоящим звеноимевшим начальства.
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров
Целью анализа и оценки использования персонала ОимевшиОО «Сибиряк»
является разработка имевшии обоснование показаимевшителей, характеризуюимевшищих состояние,
качество и использимевшиование персонала; пимевшиолучение информации о степени
надежности и компеимевшитентности имеющегоимевшися кадрового потенимевшициала, наличие
которого способствуеимевшит достижению индивиимевшидуальных и организаимевшиционных целей
кадровой политики хоимевшизяйствующего субъекимевшита. имевши
Для проведениимевшиимевшия анализа использовимевшиания персонала в ООО «Сибиряк»
использовались сравнительный, структурнимевшиый, коэффициентный и факторный
анализ.
30
По нашему мнению, анализ состава и структуры персонала ООО
«Сибиряк» следует начать с расчета абсолютного и относительного изменения,
а также темпа изменения численности сотрудников по отдельным категориям,
что представлено в специальной аналитической таблицы 1.
Таблица 1
Анализ состава и структуры персонала ООО «Сибиряк»
Показатель
Предыдущий
год
Отчетный год
Абсолютное
отклонение
Темпы
роста, %
чел.
%
чел.
%
персонал, всего
167
100
193
100
+26
115,57
в том числе:
руководители
12
7,19
18
9,33
+6
150,00
специалисты
139
83,23
157
81,34
+18
112,95
служащие
16
9,58
18
9,33
+2
112,50
Согласно данным таблицы 1 в составе персонала ООО «Сибиряк»
присутствуют все категоимевшириимевшиимевшии, как в отчетном, так и в имевшиимевшипредыдущем периоде.
Отметим, что численностимевшиь персонала выросла на 26 челимевшиовека, темпы прироста
составили 15,57%. Наибоимевшильимевшиший удельный вес приходитимевшися на специалистов. В
отчетном периоде их чиимевшисимевшиленность выросла на 18 чеимевшиловека, что повлекло
изменения в структуре перимевшисимевшионала на 1,89%. Наименьшийимевши прирост наметился по
категории «специалисты»имевши. имевши За исследуемый период численность данной
категории персонала возроимевшиимевшисла на 12,95%, измененияимевши в структуре кадров
составили 0,25%. Необходиимевшиимевшиимевшимо обратить внимание на увимевшиимевшиеличение численности
руководителей ООО «Сибиимевширяк» на 6 человек, увеличениимевшие доли в структуре на
2,14 пункта. В целом состав и структуру персонимевшиала можно считать
приемлемыми. имевшиимевши
Общестимевшиимевшиимевшиво включает в себя такие структурные подразделения, как
дирекция, проимевшиизводственно-технический отдел, отдел имевшиснабжения, финансовый
отдел, сметно-договорной отдел. В аналитической табимевшилице 2 проведем анализ
состава и стимевшируктуры персонала ООО «Сибиряк» имевшиотчетного периода по
указанным поимевшидразделениям, что позволит проанализимевшиировать напряженность
распределенияимевшиимевши персонала между структурными подраздимевшиелениями.
31
Таблица 2
Анализ состава и структуры персонала
Подразделение
Руководители
Специалисты
Служащие
чел.
уд. вес,
%
чел.
уд. вес,
%
чел.
уд. вес,
%
Дирекция
3
16,67
2
1,27
1
5,56
Производственно-технический
отдел
9
50,00
140
89,17
12
66,66
Отдел снабжения
2
11,11
3
1,91
1
5,56
Финансовый отдел
2
11,11
8
5,10
2
11,11
Сметно-договорной отдел
2
11,11
4
2,55
2
11,11
Итого
18
100,00
157
100,00
18
100,00
По данным таблимевшиицы 2 отметим, что и по подразделениям Общества
сохраняется тенденция преобладания специалистов. Наимевшиибольший удельный вес
руководителей, работаимевшиющих в производственно-техимевшиническом отделе, что
обусловлено спецификимевшиой и видом деятельности Оимевшибщества. Наибольший
удельный вес специалимевшиистов, работающих в произвимевшиодственно-техническом
отделе, 89,17% совокупимевшиимевшиной численности специалистов имевшиимевшиОбщества. Наибольший
удельный вес служащиимевших также приходится на указанимевшиный сектор: 66,66% от
общей численности слуимевшижащих предприятия. Наименьимевшиший удельный вес всех
категорий персонала приимевшиходится на самый малочисленнимевшиый отдел дирекции.
Следующим этапоимевшим анализа обеспеченности являимевшиется анализ возрастного
состава и стажа работыимевши персонала, в том числе и пимевшио подразделениям, что
представлено в аналитиимевшических таблицах 3 и 4. Для проведения анализа
возрастного состава персонала ООО «Сибиряк» были выимевшиимевшиделены группы, кратные
10, что позволило разделиимевшить персонал на пять возрастныимевших групп.
Используя данныеимевшиимевши аналитической таблицы 3, имевшиотметим, что средний
возраст сотрудников симевшиоставляет около 35 лет. Наиболее молодыми
подразделениями являютимевшися отдел снабжения и финансимевшиовый отдел, при этом
наибольший удельный веимевшис сотрудников до 30 лет (33,33%имевши) приходится на отдел
снабжения. В подразделеимевшиниях Общества работают сотруднимевшиики предпенсионного
и пенсионного возраста –имевши 5,7%, данные сотрудники сосредимевшиоточены в основном в
производственно-техническом отделе. имевши