44
требования.
Составление должностной инструкции осуществляется по каждой
должности предприятия. Должностная инструкция носит обезличенный
характер, а также объявляется сотруднику под расписку в процессе заключения
трудового договора, перемещения сотрудника на иную должность, а также в
процессе временного исполнения обязанностей по должности.
Правила внутреннего трудового распорядка являются документом,
который регламентирует организацию работы компании и состоит из: общих
положений, порядка приема и увольнения рабочих и служащих, основных прав
и обязанностей работодателя, основных прав и обязанностей рабочих и
служащих, рабочего времени и его использования, времени отдыха, поощрений
за успехи в работе, ответственности за нарушение трудовой дисциплины. В
процессе приема на работу происходит ознакомление каждого работника ООО
«Сити Сервис» с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку
17
.
Штатное расписание является документом, определяющим структуру
компании и численный состав должностей каждого наименования в
определенных структурных подразделениях в компании. Согласно ТК РФ,
разработка штатной структуры и штатного расписания осуществляется
предприятием самостоятельно.
Штатное расписание состоит из перечня структурных подразделений,
должностей, сведений о количестве человек, должностных окладах, надбавках, а
также месячном фонде заработной платы. Утверждение данного документа
осуществляется приказом руководителя предприятия или иным
уполномоченным им лицом. Составление и утверждение штатного расписания
происходит по состоянию на 1 января каждый год.
Общая численность должностей согласно штатному расписанию – 87
штатных единиц. В штатном расписании проставляют итоговую численность
должностей. В случае, если какие-то должности содержат неполную штатную
17
Текущее делопроизводство ООО «Сити Сервис» папка №7 // Правила внутреннего трудового
распорядка.
45
единицу, то их указывают в долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО «Сити Сервис» к такой
должностям относятся финансовый директор и главный бухгалтер.
Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в любое время
рабочего года с учетом очередности, которая установлена на предприятии.
Определение данной очередности осуществляется ежегодно с учетом графика
отпусков, утвержденного работодателем
18
.
График отпусков – это обязательный локальный нормативный акт,
который утверждается ежегодно, но не позднее, чем за две недели до начала
нового календарного года
19
.
Утвержденные графики отпусков доводят до сведения всех сотрудников
ООО «Сити Сервис». Как правило его объявляют работникам компании под
расписку. Так или иначе, работодатель обязан уведомить всех сотрудников о
времени их отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Для
осуществления данного требования оформляется виза ознакомления в приказе о
предоставлении отпуска, издаваемым не позднее, чем за две недели до его
начала.
Однако в ООО «Сити Сервис» график отпусков несет формальный
характер. Отпуск предоставляется путем написания сотрудником заявления об
отпуске не позднее, чем за две недели до его начала. Руководство же компании
может уведомить отдел кадров о выходе в отпуск в более меньший срок.
К распорядительным документам ООО «Сити Сервис» относятся: приказ,
распоряжение и указание по вопросам совершенствования работы с кадрами
(распорядительные документы, которые относятся к основной деятельности
организации) и приказ (распоряжение) по личному составу, который отражает
определенные управленческие ситуации процессов движения кадровых
ресурсов, их учета, оценки и т.п.
Документирование распорядительной деятельности предприятия
происходит путем издания приказов руководством предприятия. По содержанию
18
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2017.
19
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2017. - №5. - С.73
46
разделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.
Приказы по основной деятельности являются нормативными
документами, которые отражают управленческие решения по производственно-
хозяйственной деятельности, планированию, отчетности, финансированию,
кредитованию, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности,
совершенствованию структуры и организации работы компании и т.д.
Подготовка проектов приказов осуществляется специалистом отдела
кадров. Затем происходит согласование с главным бухгалтером и подписание
руководителем ООО «Сити Сервис». Подписанный приказ регистрирует
специалист отдела кадров. Как правило, вступление приказа в силу происходит
сразу после его подписания, если в тексте не указан другой срок.
По текущим оперативным вопросам руководителем предприятия
издаются распоряжения и указания. Процесс составления этих
распорядительных документов аналогичен составлению приказов.
На сегодняшний день существует две формы приказов по личному
составу, а именно: унифицированная и неунифицированная. На выбор формы
влияет содержание. Прием на работу, предоставление отпуска, прекращение
действия трудового договора, командирование работника, поощрение
отражаются в приказах с использованием унифицированных форм.
Оформление других приказов по личному составу происходит в
текстовой форме на обычном бланке приказа
20
.
Приказы, на которые имеются унифицированные формы будут обладать
юридической силой только в том случае, если их оформление осуществлено в
текстовом виде и соблюдены все требования к их оформлению (оформлению
реквизитов).
Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения и делятся
на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Пять лет хранятся приказы о
предоставлении очередных и учебных отпусков, взысканиях, дежурствах,
20
Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2017. - №3. - С.16.
47
краткосрочных внутрироссийских командировках. Все другие приказы по
личному составу имеют срок хранения 75 лет.
К информационно-справочным документам ООО «Сити Сервис»
относятся следующие документы: протокол заседания аттестационной и
квалификационной комиссии, акт о нарушении трудовой дисциплины,
переписка по кадровым вопросам, докладная и объяснительная записка,
заявление, график отпусков и т.д.
Составление актов осуществляется по результатам ревизий деятельности
организации и отдельных должностных лиц, в процессе приема и передачи дел,
подготовки документов к уничтожению, приема объектов в эксплуатацию для
того, чтобы подтвердить установленные факты и события несколькими лицами
ООО «Сити Сервис».
Инженером по эксплуатации ООО «Сити Сервис» по окончанию
ремонтных работ составляется акт выполненных работ.
Текст акта излагается от третьего лица единственного числа, например
(«комиссия установила»).
Информация о количестве экземпляров акта и их местонахождении
помещается в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.
Оформление служебных писем осуществляется на бланках писем. В
процессе составления письма, сначала указываются причины, после чего
происходит изложение выводов, предложений или просьб. Примеры изложения
текста: прошу, просим
21
.
Докладную записку оформляют рукописным способом на листе бумаги
формата А4. В данном документе содержится изложение вопроса, который
отражает производственную деятельности компании.
Объяснительной запиской является документ, в котором сотрудниками
предприятия объясняются причины, по которым не выполнено какое-либо
поручение или нарушена трудовая или производственная дисциплина
22
. Этот
21
Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2015. - №8. -
С. .97
22
Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: ПРИОР, 2017
48
документ также оформляется рукописным способом на листе бумаги формата
А4.
Справка – это документ, в котором описывается или подтверждается
содержание каких-либо фактов (событий и т.д.).
В справке содержится: фамилия и должность указанного лица, а также
информация о цели выдачи справки.
Справку подписывает руководитель компании и специалист отдела
кадров
23
.
В процессе приема на работу в ООО «Сити Сервис», от работника
требуется предоставление следующих документов:
- заявление о приеме на работу с подписью генерального директора;
- документ, удостоверяющий личность (обычно, паспорт);
- трудовая книжка, за исключением случая, когда трудовой договор
заключается впервые или работник устраивается на работу по совместительству;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- военный билет - для военнообязанных и лиц, которые подлежат
воинскому учету;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных
знаний – при поступлении на работу, для которой требуются специальные знания
или специальная подготовка;
- справка по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы;
- медицинская справка (в зависимости от должности);
- СЗВК (сведения о стаже застрахованного лица).
Основываясь на данных документах, специалистом отдела кадров
происходит оформление приказа о приеме работника на работу в ООО «Сити
Сервис», с ознакомлением под роспись.
После этого происходит заполнение личной карточки работника по
форме Т-2. Четких правил по ее ведению не существует.
Заполнение личной карточки невозможно без:
23
Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2016. - №6. - С.58
49
- паспорта;
- трудовой книжки;
- военного билета;
- документа об образовании;
-страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- идентификационного налогового номера;
- приказа о приеме на работу.
Внесение остальной информации осуществляется на основании сведений,
которые сообщил о себе работник.
При кодировании сведений в личной карточке специалист отдела кадров
руководствуется правилами, которые определены Стандартом по
автоматизированным системам управления кадрами, а также инструкцией по
применению и заполнению форм первичной и учетной документации по учету
труда и его оплаты, которая утверждена постановлением от 06.04.2001 №26.
Личные карточки сотрудников ООО «Сити Сервис» хранятся 75 лет.
При заключении трудового договора специалист отдела кадров
заполняет
24
:
- фамилию, имя, отчество работника;
- наименование организации, работодателя;
- место работы;
- дату начала работы;
- наименование должности, согласно штатному расписанию;
- права и обязанности работника;
– характеристику условий труда, компенсации и льготы работникам за
работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
– режим труда и отдыха;
– условия оплаты труда;
– виды и условия социального страхования.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах за подписями
24
Кадровик: сборник документов. – 2015. - 3-й выпуск.
50
работодателя и работника и заверяется печатью компании, для каждой из сторон.
После того, как специалист отдела кадров составил отчет о приеме,
происходит ознакомление работника с правилами внутреннего трудового
распорядка, а также должностной инструкцией.
Все собранные документы при приеме на работу, а также документы и
данные, накапливаемые в процессе трудовой деятельности работника, образуют
личное дело работника. Эти данные являются конфиденциальными.
В связи с тем, что некоторые данные могут стать открытыми при
определенных обстоятельствах, требуется подписание согласия на обработку
персональных данных.
Условия и порядок перевода на другую работу определены в трудовом
кодексе РФ
25
.
В соответствии с законодательством, перевод бывает трех видов:
- перевод на работу в той же организации;
- перевод в другую организацию;
- перевод в другую местность (возможно вместе с организацией).
Изменения трудового договора возможны только с предварительного
согласия работника.
Перевода работника в другую организацию в ООО «Сити Сервис» не
происходило.
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работнику
осуществляется на основании утвержденного руководством ООО «Сити Сервис»
графиком отпусков. Для оформления и учета отпусков специалист отдела кадров
применяет форму Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику».
В приказе указывают: ФИО, должность работника, наименование
структурного подразделения, начальную и последнюю дату рабочего года, за
который работнику возможно предоставление отпуска.
25
Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. –
2017. - №8. - С.80.
51
Ежегодный оплачиваемый отпуск в ООО «Сити Сервис» делится на две
части, с учетом того, что одна из его частей составляет не менее 14 календарных
дней (в соответствии со статьей 125 ТК РФ).
При особых обстоятельствах, работник может написать заявление о
перенесении отпуска. Данная информация вносится в графу 8 графика отпусков.
На заявлении работника проставляется резолюция о принятом
работодателем решении. После этого в графе 9 графика отпусков проставляется
дата предполагаемого отпуска.
В графу 7 вносят информацию о фактически использованном очередном
ежегодном оплачиваемом отпуске.
В интересах организации с согласия работника отпуск может быть
перенесен на следующий рабочий год и использован в течение двенадцати
месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск
26
.
Также в ООО «Сити Сервис» работнику может предоставляться отпуск
без сохранения заработной платы (в соответствии со статьей 128 ТК РФ) по его
письменному заявлению.
Ниже представлены случаи, в которых работодатель обязан предоставить
отпуск работнику при наличии заявления
27
:
- работающим пенсионерам по старости – до 14 календарных дней в году;
- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, которые погибли или
умерли вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении
обязанностей военной службы, либо по причине заболевания, которое связано с
прохождением военной службы - до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам – до 6 календарных дней в году;
- работникам в случаях:
- рождения ребенка – до 5 календарных дней;
- при регистрации брака – до 5 календарных дней;
- смерти близких родственников – до 5 календарных дней.
26
Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. – 2016. - №11. - С.76
27
Федосова В. Т.: Управление современной школой выпуск 4, (кадровое делопроизводство в образовательном
учреждении) // М.: «Учитель», 2017-128 с.
52
Сразу после формирования организации для военкомата заполняют
карточку учета.
28
Специалист отдела кадров – ответственный за ведение военного учета и
бронирования работников компании.
При назначении трудовой пенсии по старости специалист отдела кадров
руководствуется статьей 7 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О
трудовых пенсиях в Российской Федерации», а также ФЗ № 350 от 3 октября
2018г. В таблице 4 представлены сроки выхода на пенсию согласно закону № 350
от 3 октября 2018 года.
Таблица 4
Сроки выхода на пенсию
Срок выхода
на пенсию
по прежним
правилам
(в возрасте
55/60 лет)
Возраст выхода с 01.01.2019
Наступление
пенсионного
возраста по ФЗ
№ 350 от 3 октября
2018 г.
Мужчины
Женщины
1 полугодие 2019
60 + 0,5
55 + 0,5
2 полугодие 2019
2 полугодие 2019
60 + 0,5
55 + 0,5
1 полугодие 2020
1 полугодие 2020
60 + 1,5
55 + 1,5
2 полугодие 2021
2 полугодие 2020
60 + 1,5
55 + 1,5
1 полугодие 2022
2021
60 + 3
55 + 3
2024
2022
60 + 4
55 + 4
2026
2023
и следующие года
60 + 5
55 + 5
2028 и следующие
года
Продолжительность страхового стажа должна составлять не менее 5 лет.
Размер страховой части трудовой пенсии по старости определяется по
формуле
29
:
СЧ = ПК/Т + Б, где
СЧ – страховая часть трудовой пенсии по старости;
ПК – сумма расчетного пенсионного капитала застрахованного лица,
учтенного по состоянию на день, с которого указанному лицу назначается
28
Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2016-220 с.
29
Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.:
ЗАО» Бизнес-школа, 2018-67 с.
53
страховая часть трудовой пенсии по старости;
Т – количество месяцев ожидаемого периода выплаты трудовой пенсии
по старости, применяемого для расчета страховой части указанной пенсии,
составляющего 19 лет (228 месяцев).
Б – фиксированный базовый размер страховой части трудовой пенсии по
старости.
В начале каждого года на всех сотрудников ООО «Сити Сервис», которые
в следующем году должны достичь пенсионного возраста, специалистом отдела
кадров составляется специальный список, в который включаются все работники
предприятия, приобретающие право на пенсию на общих основаниях.
Государственные пенсии назначаются: по старости, инвалидности, в
случае потери кормильца, за выслугу лет, за работу в районах Крайнего Севера
30
.
Список документов, необходимых специалисту отдела кадров ООО
«Сити Сервис» для оформления трудовой пенсии, включает в себя:
- заявление об установлении пенсии;
- копию трудовой книжки;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- копию свидетельства о рождении ребенка;
- свидетельство о заключении брака;
- справка о заработной плате;
- копию военного билета;
- пенсионное удостоверение;
- фото формата 3х4.
Данные документы предоставляются не ранее, чем за месяц до
наступления пенсионного возраста.
После сбора необходимых документов, специалист отдела кадров
передает их в отдел назначения пенсии
31
.
30
Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2017. - №2. – С.55
31
Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. // М.: ООО «Управление
персоналом», 2015-200 с.