1
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБО-
РОТА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ____9
1.1. Информационная характеристика и классификация кадровой докумен-
тации__________________________________________________________9
1.2. Современные государственные меры оптимизации и автоматизации
кадрового документооборота______________________________________14
1.3. Специфика кадрового делопроизводства в обществах с ограниченной
ответственностью _______________________________________________27
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБО-
РОТА ООО «СТРОЙПРОЕКТ»______________________________________35
2.1. Организационно-экономическая характеристика организации _______35
2.2. Анализ кадрового обеспечения предприятия и производительности труда
__________________________________________________________________37
2.3. Анализ кадрового документооборота ООО «Стройпроект» __________42
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРО-
ТА ООО «СТРОЙПРОЕКТ» ______________________________________52
3.1. Оценка вариантов оптимизации кадрового документооборота ООО
«Стройпроект» _________________________________________________52
3.2. Внедрение методики оценки эффективности деятельности отдела кад-
ров______________________________________________________________56
3.3. Расчет экономической эффективности мероприятий по совершенство-
ванию кадрового документооборота___________________________________
60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ__ 70
ПРИЛОЖЕНИЯ 74
2
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях для каждой организации является важным
наличие эффективного документооборота, позволяющего ускорить производ-
ственные процессы, происходящие в организации. Особенно важным это ока-
зывается для кадровой службы, которая занимается вопросами оформления и
ведения документов по персоналу организации.
Так, на сегодняшний день оказывается необходимым оптимизировать
процесс документооборота кадровой службы в соответствии с внешними и
внутренними требованиями, предъявляемыми к данному процессу.
На сегодняшний день ни одна организация не может обойтись без доку-
ментооборота. Документооборот организации представляет собой систему
движения документов в организации с момента их получения или создания до
завершения исполнения или отправки. Качественная организация документо-
оборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате
управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, а также
оказывает положительное влияние на управленческий процесс и функциони-
рование организации.
Однако в современных условиях важным оказывается оптимизация до-
кументооборота в тенденции с предъявляемыми внешними и внутренними
требованиями ведения документооборота в организациях. Важным это оказы-
вается особенно в области документооборота кадровой службы, поскольку она
ответственна за процесс оформления и ведения документов по персоналу ор-
ганизации в соответствии со строгими законодательными нормами, а описан-
ные правила должны учитываться во всех подразделениях организации. С по-
мощью эффективного кадрового делопроизводства удаётся оптимизировать
процесс управления персоналом.
1
1
Глотова, С. А. Актуальные проблемы внедрения кадрового документооборота / С. А. Глотова // Отечествен-
ные архивы. — 2019. — № 2. — С. 35–40.
3
Актуальность данной бакалаврской работы заключается в том, что в со-
временном обществе организация кадрового документооборота является до-
вольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом
поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей обя-
занностью фирмы.
Исходя из вышесказанного, тема выпускной квалификационной работы
является актуальной и важной.
Цель работы состоит в разработке мероприятий по совершенствованию
кадрового документооборота ООО «Стройпроект».
Поставленная цель потребовала решения ряда взаимосвязанных задач,
а именно:
1. исследовать сущность и понятие кадрового документооборота,
классификациюкадровой документации;
2. выявить специфику кадрового делопроизводства в обществах с
ограниченной ответственностью и государственные меры оптими-
зации и автоматизации кадровогодокументооборота;
3. проанализировать структуру, состав, функции системы управления
персоналом базы исследования, систему кадрового документообо-
рота, оценить эффективность его функционирования;
4. разработать мероприятия по совершенствованию системы кадро-
вого документооборота исследуемого предприятия.
В выпускной квалификационной работе объектом исследования являет-
ся общество с ограниченной ответственностью «Стройпроект» (далее в работе
– ООО «Стройпроект»).
Предметом исследования выступает кадровый документооборот в си-
стеме управления персоналом предприятия.
Первая глава выпускной квалификационной работы содержит теорети-
ческие аспекты кадрового доументооборота в системе управления персона-
4
лом на предприятии, прослеживает его взаимосвязь с общей системой ме-
неджмента предприятия.
Во второй главе проводится анализ деятельности объекта исследования,
его трудового потенциала, эффективности существующей системы кадрового
документооборота.
Третья глава выпускной квалификационной работы посвящена разра-
ботке мероприятий по совершенствованию системы кадрового документообо-
рота организации и оценке его эффективности.
Теоретическая и методологическая основа данного исследования сфор-
мировалась как синтез классических взглядов на вопросы управления пер-
соналом (Фр.У. Тейлор, А. Файоль, Э. Мэйо, Д. МакГрегор), современных
взглядов на процесс формирования системы управления персоналом в усло-
виях рынка (Дж. Грейсон, Д. Эренберг, М.Мескон) и в условиях российской
экономики (П.В. Журавлев, А.П. Егоршин, Б.М. Генкин, А.Я.Кибанов,
В.А.Дятлов, А.А. Лобанов, Ю.Г. Олегов, В.А. Поляков, Э.Е.Старобинский).
Анализу практических проблем кадрового документооборота современ-
ных организаций посвящены работы СВ. Шекшня, М.В. Грачева и др. Иссле-
дованиями социально-психологических основ современного управления пер-
соналом занимались В.А. Спивак, В.П. Пугачев, СБ. Каверин, Е.П. Ильин и
др.
В работе нашли применение методы системного анализа, экономико-
статистические, экспертные, анализа и синтеза, аналогии и обобщения.
Информационную базу исследования составили статистическая, управ-
ленческая и бухгалтерская отчетность ООО «Стройпроект», материалы гло-
бальной сети Интернет.
инновационной стратегии развития предприятия, которая позволяет получать прибыль от нововведений и
5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КАДРОВОГО ДОКУ-
МЕНТООБОРОТА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Информационная характеристика и классификация
кадровой документации
Правильное ведение кадровой документации позволяет, с одной стороны,
компетентно выстраивать отношения с работниками (в том числе юридически),
а также тем, что в процессе возникает риск - вот разрешение любых трудовых
споров с работниками. Кроме того, кадровые документы часто становятся
предметом интереса со стороны властей (кроме инспекции труда, а также Пен-
сионного фонда, налоговой службы и т.д.). В ходе налоговой проверки могут
потребоваться определенные кадровые документы. Зачастую роль этих доку-
ментов составляют первичные учетные документы, что подтверждается выпол-
нением различных операций.
Делопроизводство – это перемещение документов в организации с мо-
мента их создания или получения до завершения: отправка и (или) направление
в вопросе.
Кадровая дркументация - это отрасль деятельности, документ-технологии
в трудовых отношениях. Кадровая документация фиксирует информацию о
наличии и перемещении персонала, кадровые процедуры, всю закупочную до-
кументацию (например, трудоустройство, перевод, при продвижении по служ-
бе, применение дисциплинарных санкций, поездка, отпуск, увольнение и т.д.).
Полная кадровая документация, необходимая для существования, не так
легко определить. Окончательный список всех документов отдела кадров зави-
сит от многих факторов: места расположения, объема работ, условий труда и
т.д. Вплоть до желания руководства компании.
Однако есть документы, которые должны быть доступны в обязательном
порядке.
6
Сотрудники отдела кадров занимаются большим количеством официаль-
ных документов. Приказы, отчеты, справки, выписки, контракты - все эти до-
кументы проходят через отдел кадров компании. Человеку непосвященному-му
может показаться, что их течение хаотично, из-под контроля. Однако специа-
листы по кадрам знают, что это не так. Внутри компании существует четкий
побочный ряд, в котором каждый документ имеет свое строго определенное ме-
сто в системе организационных документов.
Внутренние документы организации, с которой вы работаете, кадровые
кадры, можно четко разделить на шесть основных типов (групп). Это локаль-
ные нормативные акты, административные документы, документы, подтвер-
ждающие трудовую деятельность работников, сведения и расчетные докумен-
ты, служебная внутренняя переписка, журналы (книги) и оформление докумен-
тов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.
Они предназначены для разных целей, разные должны быть разработаны,
утверждены и введены в действие. В своей работе дайте общий характер-
ристику каждому из упомянутых внутренних документов организации.
Местные правила. Местные нормативные акты определяют общие прин-
ципы организации. Они установили режим труда и отдыха работников, их тру-
довые функции, систему оплаты труда и премиальных выплат, основные права
и обязанности сторон трудового договора.
Эти документы разработаны в соответствии с действующим трудовым
законодательством и не должны противоречить ему. Например, если в местном
законодательстве для работников предусмотрено дисциплинарное взыскание,
которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права с само-
го начала), то такое наказание будет считаться незаконным.
Основная цель должностных инструкций – сделать процесс труда макси-
мально прозрачным. Этот документ предназначен для перечисления обязанно-
стей и ответственности работника, сферы его компетенции, основных критери-
7
ев, используемых для оценки эффективности работы, а также структурного
контроля, связанного с деятельностью работника.
Для того, чтобы правильно создать работу, вы должны тщательно вник-
нуть в характеристики деятельности сотрудника, чтобы подготовить описание
рабочего места или должностей как таковых. Тщательный анализ ОГУ - тех
видов работ даст возможность четко определить необходимые требования для
конкретной должности и список знаний и навыков, которые должны быть ква-
лифицированы. Описания должностных обязанностей персонала службы пер-
сонала тесно связаны с основным положением по кадровой служ-
бе.Аналогичные инструкции создаются для каждой конкретной должности и
вступают в силу после утверждения руководителем отдела кадров.
Можно привести следующий список основных элементов должностной
инструкции: общие положения, функции, должностные обязанности, права, от-
ветственность и поощрения сотрудников. Следует отметить, что должностные
инструкции могут благоприятно влиять на психологический климат в организа-
ции, разрешать конфликты, четко разграничивать обязанности между сотруд-
никами и повышать уровень ответственности.
Описание работы выполняет свои функции в течение длительного вре-
мени и, как правило, существует до появления нового описания работы, предна-
значенного для замены устаревшего. Этот организационно-правовой документ
является основой, на которой основана вся система регулирования деятельно-
сти работника.
Таким образом, прежде чем рассматривать особенности процесса опти-
мизации управления персоналом, следует определить, что понятие управления
персоналом включает в себя, чтобы понять: что нам в конечном итоге необхо-
димо оптимизировать.
Итак, основным процессом кадрового администрирования является про-
цесс составления документов, их заполнения, отчетности по персоналу органи-
зации. Управление персоналом обычно осуществляется отделом кадров (кадро-
вой службой), основными функциями которого являются начисление заработ-
8
ной платы, отпуск, отпуск по болезни, выдача справок и т. д. Основные цели и
задачи кадровой службы представлены в таблице 1.
Таблица 1
Цели и задачи кадровой службы
Направления работы
Задачи
Учет, регистрация и контроль
Ведение учета сотрудников, оформле-
ние приема на работу, увольнение
Регуляция работы
Знакомтсво новых сотрудников с ме-
стом работы, его должнстными обязан-
ностями
Координация, обучение
Организация проведения курсов, обу-
чения, повышения квалификации
Работа с документацией
Составление каровых документов, гра-
фика работы, сдача соответствующей
отчетности
Организация
Организация деятельности организа-
ции согласно с соответствующими ин-
струкциями
Важно отметить, что правильное ведение кадрового делопроизводства
предполагает высокий уровень ответственности, поскольку сотрудникам отдела
кадров необходимо следить за ведением серьёзных документов: трудовых кни-
жек, а также других документов по персоналу.
Однако, не каждая организация может позволить себе наличие кадровой
службы, особенно, если это малое предприятие или индивидуальное предпри-
нимательство. В таком случае ведение кадрового делопроизводства стоит опти-
мизировать за счёт передачи данной функции аутсорсинговой компании. Аут-
сорсинговые компании позволяют передать организации на основании договора
определённую часть деятельности другой компании, специализирующейся на
предоставлении этих услуг, в данном случае — кадровом делопроизводстве
2
.
Таким образом, оказывается выгодным не содержать целый отдел специа-
листов по кадровому делопроизводству, а передать эти функции специализиру-
ющейся на этом организации. К аутсорсинговым услугам обращаются и круп-
ные организации, которые хотят сосредоточиться на важным производственных
функциях.
2
Кошелева, Г. В. Автоматизация деятельности кадровой службы / Г. В. Кошелева // Модели,
системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. — 2016. — № 1 (17). — С. 271–280.
9
Важно также отметить, что одним из наиболее эффективных инструмен-
тов оптимизации кадрового делопроизводства является постановка и внедрение
эффективной системы кадрового документооборота (см. Рисунок 2). Это оказы-
вается важным для большинства организаций, в которых кадровое делопроиз-
водство носит хаотичный характер.
Рисунок 2. Оптимальная система кадрового документооборота
Важным шагом в процессе оптимизации документооборота является пе-
реход на электронный документооборот, позволяющий сократить трудовые и
временные затраты и оптимизировать данный процесс
3
.
Так, оптимизация кадрового делопроизводства позволяет достичь следу-
ющих результатов:
1. Формализовать бизнес-процедуры, которые существуют в органи-
зации;
2. Оказывается возможным выстроить и закрепить документально но-
вую систему эффективного кадрового делопроизводства;
3. Достижение «баланса интересов» организации и её сотрудников, а
также избежание возможных конфликтов и споров с сотрудниками
организации;
3
Хозерова, Е. К. Электронный кадровый документооборот / Е. К. Хозерова // Хозяйство и право. — 2018. — № 5
(496). — С. 123–128.
10
4. Профилактика рисков, связанных с проверкой государственных
контрольно-надзорных органов.
Таким образом, подводя итог, отметим, что на сегодняшний день важным
оказывается оптимизация процесса документооборота в кадровой службе, кото-
рую оказывается возможным осуществить за счёт применения аутсорсинговых
услуг, внедрения электронного документооборота или с помощью другого эф-
фективного способа эффективного документооборота.
4
1.2. Государственные меры оптимизации и автоматизации
кадрового документооборота
В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех от-
раслях экономики являются одной из наиболее обсуждаемых в экспертном со-
обществе тем. Не обделяет ее вниманием и государство: в 2017 году была
утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Фе-
дерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Циф-
ровая экономика".
Одним из мероприятий данной программы является переход на безбу-
мажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в бли-
жайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести
кадровые документы в электронном виде.
5
Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь воз-
можность подписывать любые кадровые документы в электронном виде из лю-
бой точки мира с любого устройства. Бумажные документы и "живые" подписи
на них должны постепенно выйти из делового оборота. При этом, разумеется,
должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц, подписывающих кад-
4
Кириллова, Е. А. Особенности оптимизации документооборота кадровой службы организации // Молодой уче-
ный. — 2019. — №38. — С. 112-114. — URL https://moluch.ru/archive/276/62537/ (дата обращения: 06.10.2019).
5
Александрова, В. Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее // КонсултантПлюс (печатные
издания) - http://www.delta-i.ru/print/gazeta/articles/1374/ - Дата обращения: 06.10.2019.