11
ровые документы, а также безопасность передачи и хранения информации в
электронном виде.
Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и ра-
ботодателя очевидны:
- экономия времени сотрудников (а значит, и денег компании);
- повышение мобильности сотрудников - документы можно подписывать
с ноутбука или смартфона из любой точки мира;
- ускорение процессов согласования и подписания кадровых документов;
- упрощение процесса контроля за подписанием кадровых документов;
- повышение прозрачности кадрового документооборота;
- улучшение сохранности документов по сравнению с бумажными;
- экономия офисного/архивного пространства для хранения документов;
- снижение затрат на бумагу и забота об экологии;
- снижение риска подделки документов (при использовании усиленной
квалифицированной электронной подписи);
- обеспечение более быстрого и простого доступа к архиву документов;
- гарантия более оперативного представления документов контролирую-
щим органам.
Для внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя
Минтруд России уже запустил соответствующий эксперимент по переводу в
электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых
отношений.
Крупные российские работодатели выступили участниками эксперимен-
та: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ",
ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Росте-
леком", ООО "Яндекс".
Эксперимент должен помочь:
- проверить механизм работы персонала работодателя с документами до-
кументов в электронном виде;
оценить затраты на реализацию и полученный эффект;
12
- выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодей-
ствие.
По результатам эксперимента планируется подготовить предложения по
оформлению документов, необходимых для поведения работодателя в трудо-
вых отношениях, а также разработать и внести изменения в законодательство
Российской Федерации.
План эксперимента Министерства труда
Начальная ступень:
- составление и принятие локальных нормативных актов, необходимых
для проведения эксперимента в организации, которые содержат процедуры его
проведения, список лиц, ответственных за проведение эксперимента;
- организация сотрудничества с первичной профсоюзной организацией
или (при отсутствии первичных профсоюзных организаций) другими предста-
вителями работников для участия в эксперименте.
Вторая стадия:
- подготовка корпоративных информационных систем и другое техниче-
ское обучение (при необходимости);
- уточнение локальных нормативных актов для эксперимента (при необ-
ходимости).
Третий этап:
- проведение эксперимента в выбранных компаниях;
- подведение итогов каждым участником по результатам эксперимента и
направление в Министерство труда информации, с оценкой финансовых затрат,
времени, рисков, связанных с экспериментом, анализ последствий от бухгал-
терских и кадровых документов до электронного вида, а также их влияние на
продуктивность и надзорную деятельность.
Четвертый этап:
- Общее подведение итогов и оценка результатов последнего экспери-
мента Минтруда.
13
Виды работы с кадровыми документами, которые включены в экспери-
мент:
- заключение трудовых договоров;
- оформление командировок;
- оформление праздников;
- уведомление работников о причитающихся им частях заработной платы
за соответствующий период;
- ознакомление с графиком отпусков и уведомлением работника о време-
ни начала отпуска;
- ознакомить работников с местными нормативными актами, непосред-
ственно связанными с их трудовой деятельностью;
- подача документов при проверках Федеральной службой по труду и за-
нятости;
- заявление работника о предоставлении ему копий документов, связан-
ных с работой;
- заявление о переводе оплачиваемого ежегодного отпуска;
- ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым
работником;
- получение согласия на участие в сверхурочной работе и работе в вы-
ходные и праздничные дни;
- ознакомление с правом отказа от выполнения сверхурочных работ.
Законопроект об использовании электронных документов для регистра-
ции трудовых отношений был разработан Минэкономразвития России в 2016
году. Мотивированным его созданием стала экспертная оценка доли расходов
компании на бумажные документы: в частности, стоимость бумаги. Кадровые
документы достигают в среднем 5% оборотных активов предприятия. Безбу-
мажное взаимодействие может устранить эту неэффективность.
Предполагалось, что электронная подпись на документах отдела кадров
может использоваться при соблюдении следующих условий:
14
- принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий ис-
пользование электронных подписей;
- работник в письменной форме знаком с местными нормативными акта-
ми;
- работодатель принял организационные и технические меры по исполь-
зованию электронных подписей (установил порядок проверки электронной
подписи, хранения электронных документов и обеспечения целостности и неиз-
ленности документов, подписанных электронной подписью).
При этом в законопроекте за работниками сохранялось право отказа от
использования электронной подписи (ЭЦП), а также был ограничен перечень
документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников. Запрет
касался подписания ЭЦП документов о приеме на работу и увольнении, а также
документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью
работника.
В настоящий момент существуют некоторые законодательные пробелы,
мешающие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый доку-
ментооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ
"Об электронной подписи" информация в электронной форме, подписанная
квалифицированной электронной подписью, признается электронным докумен-
том, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собствен-
норучной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соот-
ветствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если феде-
ральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными
правовыми актами установлено требование о необходимости составления до-
кумента исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ квалифи-
цированная электронная подпись является полным аналогом собственноручной
"живой" подписи и, соответственно, может быть использована для подписания
кадровых документов.
15
Дело в том, что отношения между работодателем и работником регули-
руются прежде всего Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - ТК
РФ), который предусматривает использование электронной подписи только в
трудовых отношениях с дистанционными работниками.
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым
договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала,
представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая
расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, терри-
тории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работода-
теля, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и
для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по во-
просам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных
сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).
Согласно вышеупомянутой статье ТК РФ в форме обмена электронными
документами с дистанционными работниками могут осуществляться:
- заключение трудового договора;
- ознакомление с локальными нормативными актами, приказами, уведом-
лениями и требованиями работодателя;
- запрос и выдача документов, связанных с работой.
В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, приме-
нение электронной цифровой подписи Кодексом не предусмотрено. Именно та-
кие разъяснения давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному
вопросу.
В настоящий момент рискованно внедрять использование электронных
подписей только на тех документах, для которых Трудовым кодексом РФ
напрямую установлена необходимость подписания. Это касается прежде всего
трудового договора и дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме
на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомле-
ния сотрудников с локальными нормативными актами компании.
16
Между тем некоторые кадровые документы не требуют ознакомления с
ними работников и проставления собственноручной подписи. Это касается,
например, табелей учета рабочего времени, графиков работы и отпусков, рас-
четных листков. В отношении данных документов электронный документообо-
рот может быть беспрепятственно внедрен уже сейчас.
Однако для достижения существенных показателей экономии времени
кадровых специалистов необходимо, чтобы в электронный формат была пере-
ведена большая часть кадровых документов. Таким образом, у компании есть
выбор: либо идти на риск и внедрять электронный кадровый документооборот
до принятия соответствующих законодательных изменений, либо вести себя
консервативно и ждать результатов эксперимента Минтруда.
Судебную практику по использованию электронного кадрового докумен-
тооборота в настоящий момент еще нельзя назвать сформированной. Есть лишь
небольшое количество судебных дел на эту тему.
Помимо законодательных препятствий, существуют и другие ограниче-
ния, мешающие бизнесу внедрять новые технологии. Даже если соответствую-
щая законодательная база будет принята, останутся сдерживающие факторы
для практического внедрения безбумажного взаимодействия.
- Отсутствие готовых IT-решений для автоматизации кадрового докумен-
тооборота. В настоящее время отсутствуют сформированные решения для рос-
сийского рынка, позволяющие автоматизировать кадровый документооборот и
существенно экономить время кадровых специалистов. Разработка подобных
решений требует существенных инвестиций, а также занимает значительное
время. Для многих компаний подобные инвестиции будут окупаться слишком
долго или не окупятся вообще. Безусловно, на Западе есть популярные и хоро-
шо зарекомендовавшие себя на практике IT-решения для кадрового учета, од-
нако адаптация таких продуктов под российское законодательство также требу-
ет существенных материальных и временных затрат.
- Высокая стоимость выпуска ЭЦП. Внедрение электронного кадрового
документооборота предполагает выпуск квалифицированной электронной под-
17
писи на каждого сотрудника. Стоимость выпуска квалифицированной ЭЦП
сейчас колеблется в диапазоне 1 - 3 тысяч рублей на сотрудника в год. Для мно-
гих компаний (особенно в отраслях с высокой текучестью персонала) подобные
затраты нивелируют всю экономию от внедрения электронного документообо-
рота.
- Сложности "массового" получения ЭЦП. Представим, что компании с 1
000 сотрудников необходимо в течение короткого срока выпустить ЭЦП на
каждого из них. Для этого каждому сотруднику необходимо лично явиться в
удостоверяющий центр либо оформить нотариальную доверенность на челове-
ка, который будет получать подпись. Организовать этот процесс для работода-
теля достаточно сложно. В качестве альтернативы компания может сама стать
удостоверяющим центром. Однако этот вариант также достаточно сложен и
требует получения лицензии от Федеральной службы безопасности.
- Стоимость обслуживания IT-решения для автоматизации. Для коррект-
ной работы IT-решения для кадрового документооборота требуется постоянная
техподдержка. В зависимости от размера компании для этих целей придется
нанять одного или нескольких сотрудников, затраты на которых, вероятнее все-
го, превысят экономию, которая компания получит за счет сокращения трудоза-
трат кадровых специалистов.
- Невозможность подписания документов задним числом. Некоторые
компании опасаются использования ЭЦП из следующих соображений: при ис-
пользовании ЭЦП будет проставляться дата подписания документа, что не поз-
волит скрыть нарушение срока подписания документов. Законодательством
установлено, что определенные кадровые документы должны быть подписаны
до свершения какого-либо события: например, приказ о приеме на работу дол-
жен быть подписан не позднее трех дней с момента фактического начала рабо-
ты.
- Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых ра-
ботников. Не стоит забывать, что в составе работающего населения все еще
есть достаточная доля людей старшего поколения, не владеющих на нужном
18
уровне навыками работы с персональными компьютерами и смартфонами, а
также скептически настроенных по отношению к новым технологиям. Более то-
го, для многих людей бумажные документы всегда будут выглядеть весомее
электронных в плане доверия к ним. Внедрение кадрового электронного доку-
ментооборота в компании может вызвать у таких сотрудников неприятие и со-
противление.
Действующее законодательство РФ не устанавливает специальных требо-
ваний к порядку ведения делопроизводства и документооборота в коммерче-
ской организации, однако следует учитывать положения ряда нормативно-
правовых актов. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить
внутренний документ, регламентирующий вопросы делопроизводства и веде-
ния документооборота, в том числе в электронном виде.
Делопроизводством является деятельность, обеспечивающая докумен-
тирование, документооборот, оперативное хранение и использование доку-
ментов.
Документооборот – движение документов в организации с момента их со-
здания или получения до завершения исполнения или отправки.
6
Нормативные документы по делопроизводству. Единый нормативный
акт, регулирующий ведение делопроизводства, отсутствует.
При разработке порядка делопроизводства организации необходимо учи-
тывать положения следующих документов:
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Рос-
сийской Федерации" (ст. 17);
- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограничен-
ной ответственностью" (ст. 50);
- Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обще-
ствах" (ст. 89);
6
ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Систе-ма стандартов по информации, биб-
лиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом
Рос-стандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) // КонсультантПлюс.
19
- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных об-
ществ, утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс
(разд. III);
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Пе-
речня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процес-
се деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения";
- Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 "Об утверждении
Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и
производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения";
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постанов-
лением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках";
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
- НК РФ;
- Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и
правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по
налогу на добавленную стоимость".
Также существуют ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Россий-
ской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и изда-
тельскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования
к оформлению документов", утвержденный Приказом Росстандарта от
08.12.2016 N 2004-ст, Методические рекомендации по применению ГОСТ Р
7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издатель-
скому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Национальный стан-
дарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотеч-
ному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования",
утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст, однако
они применяются на добровольной основе.
20
Правила ведения делопроизводства. Делопроизводство осуществляется в
целях соблюдения требований законодательных актов, возлагающих на органи-
зацию обязанность по раскрытию той или иной информации и представлению
документов государственным и муниципальным органам, акционерам или
участникам. Кроме того, организация ведет документооборот с целью фиксации
необходимой информации, ее анализа и обобщения для последующего исполь-
зования в своей деятельности, а также в иных не противоречащих законода-
тельству целях.
Основными принципами организации документооборота в организации
являются правильное и качественное оформление документов, контроль за их
составлением, учетом (регистрацией) и хранением, ответственность за
нарушение порядка ведения документооборота.
Закон не относит вопросы определения порядка ведения делопроизвод-
ства и, соответственно, документооборота, а также порядка его внедрения в той
или иной форме в организации к исключительной компетенции высших орга-
нов ее управления, поэтому указанный порядок может быть утвержден ее еди-
ноличным исполнительным органом, к компетенции которого отнесены вопро-
сы текущего управления всей деятельностью (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).
Порядок организации делопроизводства и ведения документооборота
устанавливается локальным актом организации, который утверждается прика-
зом или распоряжением единоличного исполнительного органа организации
(директора, генерального директора и др.). В приказе или распоряжении обыч-
но указывается дата, с которой порядок ведения документооборота подлежит
применению.
Порядок ведения документооборота. Порядок ведения документооборо-
та может включать следующую информацию:
- форма ведения документооборота (бумажная, электронная или смешан-
ная);
- порядок учета и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
- формы используемых документов;