Диплом: Организация кадрового документооборота (на примере ООО "Стройпроект"), страницы 45-54

В отдельном разделе "Работа с входящими документами" этого локаль-

ного нормативного акта указываются, в частности:

- виды входящих документов, подлежащих и не подлежащих регистра-

ции;

- место и способ регистрации входящих документов: у ответственного

лица или в соответствующем структурном подразделении;

- лица, на которых возлагаются обязанности и ответственность за реги-

страцию входящих документов (секретарь, делопроизводитель, лица, назна-

ченные в структурных подразделениях);

- процедура обработки входящих документов (прием и первичная обра-

ботка, регистрация, распределение документов для принятия управленческих

решений, направление документов ответственным исполнителям, исполнение,

контроль исполнения, формирование исполненных документов в дела) - по-

этапно с указанием срока выполнения для каждого этапа;

- правила регистрации входящих документов, включая сроки регистра-

ции, порядок нумерации входящих документов, структуру регистрационного

номера, реквизиты регистрационно-учетной формы.

Как правило, входящие документы регистрируются один раз независимо

от того, сколько раз и какими способами документ под одним и тем же исхо-

дящим номером был отправлен (разд. 3.4.4 Методических рекомендаций N

76):

- в день их поступления;

- на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нера-

бочее время);

- незамедлительно (в случае поступления документа с отметками "Сроч-

но", "Оперативно").

На каждом регистрируемом входящем документе делается отметка о

поступлении документа. Отметка о поступлении документа служит для под-

тверждения факта поступления документа в организацию. Она проставляется

в правом нижнем углу лицевой стороны документа. При отсутствии места для

нее на лицевой стороне входящего документа отметка ставится на оборотной

стороне листа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят

только на первой странице (разд. 4, п. 5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016, При-

ложение Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.27 Методических рекомендаций по

ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки

или с помощью штампа на всех зарегистрированных входящих документах, за

исключением документов, поступивших в форме электронных документов (п.

5.27 разд. 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка должна содержать (разд. 4, п. п. 5.11, 5.27 разд. 5 ГОСТ Р

7.0.97-2016):

- дату поступления;

- входящий регистрационный номер документа (порядковый номер вхо-

дящего документа, который может быть дополнен цифровыми или буквенны-

ми кодами согласно используемым организацией классификаторам);

- время поступления в часах и минутах и способ доставки документа

(при необходимости).

Пример. Отметка о поступлении документа:

вх. N ____________

от "___" _______ 2019 г.

Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-

цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера доку-

мента, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми

или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми клас-

сификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента,

кодом должностного лица и др.). Если документ составлен совместно двумя и

более организациями, то проставляются регистрационные номера документа,

присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются

друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в за-

головочной части или преамбуле документа (разд. 4, п. 5.11 разд. 5 ГОСТ Р

7.0.97-2016).

Таким образом, регистрационный номер документа – это цифровое или

буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистра-

ции.

При регистрации, как правило, используется сквозная нумерация поряд-

ковых номеров (в порядке возрастания) в течение календарного года с 1 янва-

ря по 31 декабря.

Структура регистрационного номера входящего документа устанавлива-

ется организацией в локальном нормативном акте по делопроизводству с уче-

том применяемых ею классификаторов (справочников): структурных подраз-

делений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-

тематического (вопросов деятельности); указаний по исполнению документов;

исполнителей и др.

Каждый входящий регистрационный номер должен быть уникален. Это

значит, что два входящих документа с разными исходящими номерами не мо-

гут иметь один и тот же входящий регистрационный номер.

Порядок оформления регистрационно-учетной формы не регламенти-

рован, как и не установлена форма названного документа, поэтому каждая ор-

ганизация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно, закрепив это в

локальном нормативном акте организации (в нашем случае – в Положении о

документообороте).

Регистрационно-учетную форму в ООО «Стройпроект» ведут на бумаж-

ном носителе (а мжно было бы и в электронном виде), где надлежащим обра-

зом пронумерованы ее листы, прошиты их и скреплены печатью организации.

Регистрационно-учетная форма (регистрационный журнал учета входя-

щих документов) в ООО «Стройпроект» содержит следующие реквизиты:

- порядковый номер записи;

- дату поступления документа (дату передачи документа в организацию

из почтового отделения, от курьера или дату получения документа по факсу

или электронной почте);

- входящий регистрационный номер документа;

- отправителя документа (контрагента);

- тему или краткое содержание документа;

- отметку о наличии приложений;

- получателя документа (руководителя организации, его заместителя,

руководителя структурного подразделения и др.);

- исполнителя (работника, которому документ передан на исполнение);

- расписку в получении;

- примечания.

На титульном листе регистрационно-учетной формы указываются: орга-

низационно-правовая форма и название организации (ООО «Стройпроект»);

наименование вида регистрируемых документов (в данном случае - входящих

документов); дата начала и окончания ведения формы; должность и Ф.И.О.

работника, ответственного за ведение регистрационно-учетной формы.

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и кон-

троля поступающих документов, в том числе по электронной почте, отправле-

ний почты фельдъегерской связью, хранятся пять лет.

После проставления отметки о поступлении документа и внесения дан-

ных о входящем документе в регистрационно-учетную форму его направляют

адресату на рассмотрение и далее по назначению соответствующим исполни-

телям.

Анализируя систему кадрового документооборота ООО «Стройпроект»,

можно выделить ряд элементов кадровой работы предприятия, среди которых

оценка, адаптация, мотивация, обучение персонала.

п. "г" ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельно-

сти государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,

утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 // КонсультантПлюс.

Систему управления персоналом ООО «Стройпроект» можно схема-

тично представить следующим образом (см. рисунок 7).

Рисунок 7. Система управления персоналом

ООО «Стройпроект»

Цели системы управления персоналом ООО «Стройпроект» представле-

ны на рисунке 8.

Работа с персоналом ООО «Стройпроект» строится в строгом соответ-

ствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Работу с кадра-

ми в каждом филиале организации осуществляет отдел кадров и делопроиз-

водства. Отдел кадров и делопроизводства является самостоятельным струк-

турным подразделением. Объектом управления отдела кадров являются

все подразделения организации и отдельные сотрудники.

Рисунок 8. Цели системы управления персоналом

ООО «Стройпроект»

Структура отдела кадров филиала ООО «Стройпроект» представ-

лена на рисунке 9.

Начальник отдела кадров и

делопроизводства

Специалист по

кадрам и дело-

производству

(1 чел.)

Специалист по

кадрам и дело-

производству

(1 чел.)

Рисунок 9. Структура отдела кадров ООО «Стройпроект»

Перечислим функции, выполняемые отделом кадров по двум направле-

ниям:

1. Функции по кадровому обеспечению:

- подбор и учет рабочих, руководителей, специалистов и служащих;

- обеспечение необходимой численностью руководителей, специали-

стов, служащих требуемых специальностей и квалификации в пределах штат-

ного расписания;

- эффективное использование кадров, их рациональная расстановка и

перемещение в пределах подразделений;

- укрепление трудовой дисциплины и контроль за рациональным ис-

пользованием рабочего времени;

- учет личного состава, оформление приема, увольнения, переводов и

перемещения работников всех категорий в соответствии с трудовым законо-

дательством.

2. Функции по делопроизводству:

- организация делопроизводства;

- обеспечение единого порядка документационного обеспечения;

- контроль за исполнением документов и подготовкой к передаче в ар-

хив.

В целях анализа эффективности работы отдела кадров и делопроизвод-

ства, было проведено тестирование работоспособности сотрудников отдела.

Вопросы для проведения тестирования представлены в приложении 1. Ре-

зультаты тестирования и шкала оценки результатов приводятся в приложении

Анализ результатов тестирования показал, что сотрудники отдела кад-

ров и делопроизводства имеют низкую работоспособность, а начальник отде-

ла – работоспособность ниже средней. Одной из причин низкой работоспо-

собности является большой объем работы, учитывая общую численность со-

трудников организации, а также необходимость выполнения не только кад-

ровой работы, но и делопроизводства.

Также среди недостатков можно отметить отсутствие систематической

оценки эффективности работы отдела кадров, не проводится самооценка руко-

водством отдела.

Таким образом, обобщая результаты проведенного анализа, можно сделать

следующие выводы. ООО «Стройпроект» - крупное развивающиеся предприя-

тия в сфере строительства с широкой филиальной сетью. Но за последние три

года финансовые результаты предприятия и производительность труда ухудши-

лись в связи с экономическим кризисом в нашей стране. В структуре персо-

нала ООО «Стройпроект» преобладают рабочие, их численность заметно

выросла, а количество служащих сократилось, что было связано с оптимиза-

цией численности обслуживающего персонала. Наибольшую долю в структуре

персонала занимают мужчины, основная часть сотрудников в возрасте до 40 лет.

Растет доля работников с высшим и средним специальным образованием, более

половины персонала занимают работники со стажем до 3 лет. Это говорит о том,

что организация активно развивается и набирает новых сотрудников. Работу с

кадрами в каждом филиале организации осуществляет отдел кадров и делопро-

изводства. Сотрудники отдела имеют низкую работоспособность из-за большого

объема работы и небольшой численности сотрудников отдела. Недостатком яв-

ляется отсутствие систематической оценки эффективности работы отдела кад-

ров, а также не проводится самооценка руководством отдела. Все это может

сдерживать дальнейшее развитие предприятия.

Правильное веде ние кадровой доку ментации по зволяет, с одно й сторон ы, компетентно выст раивать отношения с работн иками (в том числе юр идически), а та кже те м, что в процессе возникает риск - в от разрешен ие любых тру довых споров с работниками. Кроме того, ка дровые доку менты част о становят ся предмет ом интереса с о стороны властей (к роме инспекции т руда, а т акже Пенсионного фо нда, налогово й служ бы и т.д.). В ходе нал оговой пров ерки могу т потребова ться опреде ленные кадровые док ументы. Зача стую р оль этих документов с остав ляют первичные у четные документ ы, что подтве рждает ся выполнением различ ных операц ий.

Делопроизводст во – это перемеще ние докуме нтов в организац ии с момента их создания или получения до завершения : отправка и (ил и) направ ление в вопр осе.

Кадровая дркуме нтация - это отра сль деят ельности, доку мент-те хнологии в трудовых от ношениях. Кадров ая доку ментация фиксиру ет информа цию о наличи и и перемещени и персонала , кадровые процеду ры, всю закупочную доку ментацию (напр имер, тру доус тройство, пере вод, при продвижении по службе , применение д исциплинарн ых санкций, поездка, от пуск, у вольнение и т.д.).

Полная кадровая доку ментация, необх одимая для сущес твования, не т ак легко определить. О кончательный с писок все х документов отдела кадров зависит от многих факт оров: места ра сположения, об ъема работ, у словий тру да и т.д. Вплоть до ж елания руков одства к омпании.

Однако есть документы, которые долж ны быть доступны в о бязатель ном порядке.

Сотрудники отде ла кадров занима ются большим количес твом официальн ых документов. Пр иказы, от четы, справки, в ыписки, конт ракты - вс е эти докуме нты проходят чере з отдел кадров к омпании . Человеку непосвященному -му мож ет показат ься, что их течение ха отично, из-под кон троля. Однако с пециалист ы по кадрам з нают, что это не та к. Внут ри компании су щест вует четкий побочный ряд, в кот ором к аждый доку мент имеет с вое строго опреде ленное мес то в сист еме организацион ных документ ов.

Внутренние докуме нты организац ии, с которо й вы работае те, кадров ые кадры, можно чет ко разделить на шесть основных типов (гру пп). Это лока льные но рмативные а кты, администра тивные доку менты, докуме нты, подтверж дающие тру довую дея тельност ь работников, све дения и расчетные доку менты, слу жебная вну тренняя переписка, ж урналы (книги) и оформлен ие докуме нтов.

Документы, входя щие в кажду ю из этих гру пп, имеют св ои особенност и. Они предназначе ны для разны х целей, ра зные должн ы быть разработ аны, утве рждены и введен ы в действие. В с воей работе дайте общий хара ктер- ристику ка ждому из упомяну тых внут ренних документов орга низации.

Местные правила. Местные нор мативные акты о пределяют общ ие принци пы организац ии. Они уст ановили режи м труда и от дыха работников, и х трудов ые функции, систе му оплат ы труда и премиальн ых выплат, ос новные прав а и обязаннос ти сторон тру дового догово ра.

Эти документы разраб отаны в соот ветст вии с действу ющим трудовым закон одатель ством и не должн ы противоречить ему. На пример, если в ме стном законода тельс тве для работ ников предусмот рено дисциплинар ное взыскание, к оторого нет в Трудов ом кодексе (напри мер, штраф или лишение п рава с с амого начала), т о такое нак азание будет считаться незаконным.

Основная цель должн остных инст рукций – с делать процес с труда максимально прозрачн ым. Этот доку мент предназ начен для пере числения обяза нностей и отв етств енности работ ника, сферы его ком петенции, ос новных крите риев, использу емых для оценки эффективност и работы, а т акже структурного контроля, с вязанного с де ятельност ью работника.

Для того, чтобы правильно создат ь работу , вы должны тщат ельно вникну ть в хара ктеристики дея тельност и сотрудника, чтобы подг отовить описание рабоче го мест а или должносте й как таков ых. Тщательный а нализ ОГУ - те х видов работ да ст возможност ь четко опреде лить необходи мые требова ния для конкретно й должност и и список з наний и навыков, кот орые долж ны быть ква лифицирован ы. Описания до лжностных обя занносте й персонала слу жбы персонала т есно связа ны с основн ым положением по кадровой с лужбе.А налогичные инстру кции создают ся для каж дой конкретной долж ности и всту пают в с илу после ут верждения ру ководителем от дела кадров.

Можно привест и следующий с писок основн ых элементов долж ностной инс трукции: общ ие положен ия, функции, должностные обя занности, права , ответс твенность и поощрения сотру дников. Следу ет отме тить, что долж ностные инстру кции могут бла гоприятно влиять на психоло гический климат в ор ганизаци и, разрешать конф ликты, чет ко разграничиват ь обязан ности между сотру дниками и повышать уровень от ветственности.

Описание работ ы выполняет свои функции в т ечение длит ельного времен и и, как правило , сущес твует до появления нового описа ния работы, предназначенн ого для заме ны уст аревшего. Этот организационно-п равовой доку мент явля ется основой, на которо й основа на вся сист ема регулирования дея тельност и работника.

Таким образом, п режде чем ра ссматрива ть особенност и процесса оптим изации управле ния персоналом, сле дует определить, что понят ие упра вления перс оналом включае т в се бя, чтобы понять: чт о нам в конечном итоге необход имо оптим изировать.

Итак, основным про цессом ка дрового админист рирования явля ется процес с сост авления докуме нтов, их заполнения, отче тности по пе рсоналу организации. У правление персоналом о бычно осуще ствляе тся отделом кадров ( кадровой слу жбой), основным и функциями кот орого явля ются начисле ние заработной плат ы, отпус к, отпу ск по болезни, выдача с правок и т. д. Ос новные цели и задачи кадров ой служ бы представле ны в таблице 1.

Правильное веде ние кадровой доку ментации по зволяет, с одной сторон ы, компетент но выстраивать отношения с работн иками (в том числе юридичес ки), а та кже те м, что в процессе возникает риск - в от разрешен ие любых тру довых споров с работниками. Кроме того, ка дровые доку менты част о становя тся предмет ом интереса с о стороны властей (кроме инспекции т руда, а т акже Пенсионного фо нда, налогово й служ бы и т.д.). В ходе нал оговой пр оверки могу т потребова ться опреде ленные кадровые доку менты. Зачас тую роль этих документов с оставля ют первичные учетные докуме нты, что подтве рждает ся выполнением различ ных операций.

Кадровая дркуме нтация - это отра сль деят ельности, доку мент-те хнологии в трудовых от ношениях. Кадров ая докуме нтация фиксиру ет информа цию о наличи и и перемещени и персонала , кадровые про цедуры, всю закупочну ю документ ацию (например, тру доус тройство, пере вод, при продвижении по службе , применение д исциплинарн ых санкций, поездка , отпуск, у вольнение и т.д.).

Полная кадровая документа ция, необходимая для суще ствова ния, не так легко определит ь. Окончатель ный список вс ех докуме нтов отде ла кадров зависит от многих фак торов: места расположения, об ъема работ , условий тру да и т.д. Вплот ь до желания ру ководства компании.

Однако есть документы, которые долж ны быть доступны в о бязатель ном порядке.

Сотрудники отде ла кадров занима ются большим количес твом официальн ых документов. Пр иказы, от четы, справки, в ыписки, ко нтракты - вс е эти докуме нты проходят чере з отдел кадров к омпании. Че ловеку не посвященному -му мож ет показат ься, что их течение ха отично, из-под кон троля. Однако с пециалист ы по кадрам з нают, что это не та к. Внут ри компании су щест вует четкий побочный ря д, в котором ка ждый докуме нт имеет с вое строго определе нное мес то в систе ме организационны х документов.

Внутренние докуме нты организац ии, с которо й вы работае те, кадров ые кадры, можно чет ко разделить на шесть основных типов (гру пп). Это лока льные но рмативные а кты, администра тивные доку менты, докуме нты, подтверж дающие тру довую деят ельность работников, сведе ния и расчет ные документы, слу жебная в нутренняя переписка, ж урналы (книги) и оформлен ие документ ов.

Документы, входя щие в кажду ю из этих гру пп, имеют с вои особенност и. Они предназначе ны для раз ных целей, ра зные должны б ыть разработ аны, утверж дены и введены в де йствие. В своей работ е дайте общий ха рактер- ристику ка ждому из упомяну тых внут ренних документов орга низации.

Местные правила. Местные нор мативные акты о пределяют общ ие прин ципы организац ии. Они уст ановили режим т руда и отдыха ра ботников, и х трудовые фу нкции, сист ему оплат ы труда и премиаль ных выплат , основные пра ва и обязаннос ти сторон тру дового догово ра.

Эти документы разраб отаны в соот ветст вии с действу ющим трудовым закон одатель ством и не должн ы противоречить е му. Например, е сли в местном закон одательс тве для ра ботников предусмот рено дисциплинар ное взыскан ие, которого нет в Трудовом коде ксе (напри мер, штраф или лишение п рава с самого начала), т о такое на казание буде т считаться незаконным.

Основная цель должн остных инст рукций – с делать процес с труда максимально прозрачн ым. Этот доку мент предназ начен для пере числения обяза нностей и отв етств енности работ ника, сферы его ком петенции, ос новных крите риев, использу емых для оценки эффективност и работы, а т акже с труктурного контроля, с вязанного с де ятельност ью работника.

Для того, чтобы правильно создат ь работу , вы должны тщат ельно вникну ть в хара ктеристики дея тельност и сотрудника, чтобы подготовить описан ие рабочего места или должносте й как таковых. Тщат ельный анализ ОГУ - те х видов работ да ст возможност ь четко опреде лить необходи мые требова ния для конкретно й должност и и список з наний и навыков, кот орые долж ны быть кв алифицирован ы. Описания до лжностных обя занносте й персонала слу жбы персонала т есно связа ны с основным по ложением по ка дровой с лужбе.А налогичные инстру кции создают ся для каж дой конкретной долж ности и всту пают в с илу после ут верждения ру ководителе м отдела кадров .

Можно привест и следующий с писок основн ых элементов долж ностной инс трукции: общ ие положения, фу нкции, долж ностные обяза нности, прав а, ответ ственност ь и поощрения сот рудников. Следу ет от метить, чт о должностные инстру кции могут бла гоприятно влиять на психоло гический климат в ор ганизаци и, разрешать конф ликты, чет ко разграничиват ь обязанност и между с отрудниками и повышат ь урове нь ответственности.

Описание работ ы выполняет свои функции в т ечение длит ельного времен и и, как правило , сущес твует до появле ния нового оп исания работы, пре дназначенн ого для замен ы уста ревшего. Этот организа ционно-п равовой доку мент явля ется основой, на которо й основа на вся сист ема регулирования дея тельност и работника.

Таким образом, п режде чем ра ссматрива ть особенност и процесса оптим изации управле ния персоналом, с ледует определить, что понят ие управле ния персоналом вкл ючает в себя, чт обы понять: чт о нам в конечном итоге необход имо оптим изировать .

Итак, основным про цессом ка дрового админист рирования явля ется процес с сост авления доку ментов, их заполнения, от четности п о персоналу орга низации. У правление персоналом обыч но осущес твляет ся отделом кадров ( кадровой слу жбой), основным и функциями к оторого явля ются начисле ние заработной плат ы, отпу ск, отпус к по болезни, выдача с правок и т. д. О сновные цели и задачи кадров ой слу жбы представле ны в таблице 1.

Правильное веде ние кадровой доку ментации по зволяет, с одно й сторон ы, компетентно выст раивать отношения с работн иками (в том числе юр идически), а та кже те м, что в процессе возникает риск - в от разрешен ие любых тру довых споров с работниками. Кроме того, ка дровые доку менты част о становят ся предмет ом интереса с о стороны властей (к роме инспекции т руда, а т акже Пенсионного фо нда, налогово й служ бы и т.д.). В ходе нал оговой пров ерки могу т потребова ться опреде ленные кадровые док ументы. Зача сту ю роль этих документов с остав ляют первичные у четные документ ы, что подтве рждает ся выполнением различ ных операц ий.

Делопроизводст во – это перемеще ние докуме нтов в организац ии с момента их создания или получе ния до завершения : отправка и (ил и) напра вление в вопрос е.

Кадровая дркуме нтация - это отра сль деят ельности, доку мент-те хнологии в трудовых от ношениях. Кадров ая докуме нтация фиксиру ет информа цию о наличи и и перемещени и персонала , кадровые про цедуры, вс ю заку почную докуме нтацию (например, т рудоу стройство, пе ревод, при продвижен ии по служ бе, применение д исциплинарн ых санкций, поездка, отпу ск, уволь нение и т.д.).

Полная кадровая документа ция, необходимая для суще ствова ния, не так легко определит ь. Окончате льный список в сех доку ментов отдела кадров зависит от многих факт оров: места ра сположения, об ъема работ, у словий тру да и т.д. Вплот ь до желания ру ководств а компании.

Однако есть документы, которые долж ны быть доступны в о бязатель ном порядке.

Сотрудники от дела кадров за нимаются большим количе ством официаль ных документ ов. Приказы, отчеты, справ ки, выписки, ко нтракты - все эти доку менты проходят через отдел ка дров компа нии. Человеку непосвященн ому-му может пока заться, что их те чение хаотично, из-по д контроля . Однако специа листы по кадрам з нают, что это не так. Вну три компании сущес твует четкий побочны й ряд, в котор ом кажды й документ имее т свое с трого определенное место в с истеме организац ионных докуме нтов.

Внутренние докуме нты организац ии, с которо й вы работа ете, ка дровые кадры, можно чет ко разделить на шест ь основных типов (гру пп). Это локаль ные норма тивные акт ы, администра тивные доку менты, докуме нты, подтверж дающие тру довую дея тельност ь работников, све дения и расчетные доку менты, слу жебная в нутренняя переписка, ж урналы (кни ги) и оформлен ие документ ов.

Документы, входя щие в кажду ю из этих гру пп, имеют св ои особенност и. Они предназначе ны для разны х целей, ра зные должны б ыть разра ботаны, утв ерждены и введен ы в действие. В своей работе дайте общи й характер- ристику ка ждому из упомяну тых внут ренних документов орга низации.

Местные правила. Местные нор мативные акты о пределяют общ ие принци пы организац ии. Они уст ановили режим т руда и отдыха ра ботников , их тру довые функции, сист ему оплат ы труда и премиаль ных выплат , основные п рава и обязан ности сторон тру дового догово ра.

Эти документы разраб отаны в соот ветст вии с действу ющим трудовым закон одатель ством и не должн ы противоречить е му. Например, е сли в местном закон одательс тве для ра ботников предусмот рено дисциплинар ное взыскан ие, которого нет в Трудовом коде ксе (напри мер, штраф или лишение п рава с с амого начала), т о такое на казание буде т считатьс я незаконным.

Основная цель должн остных инст рукций – с делать процес с труда максимально прозрачн ым. Этот доку мент предназ начен для пере числения обяза нносте й и ответст венности работника, с феры его ком петенции, основ ных критериев, ис пользу емых для оце нки эффективнос ти работ ы, а также структурного контроля, с вязанного с дея тельност ью работника.

Для того, чтобы правильно создат ь работу , вы должны тщат ельно вникну ть в хара ктерист ики деятельност и сотрудника, чтобы подг отовить описан ие рабоче го мест а или должност ей как таков ых. Тщательный ана лиз ОГУ - те х видов работ да ст возможност ь четко опреде лить необходи мые требова ния для конкрет ной должнос ти и список з наний и навыков, кот орые долж ны быть ква лифицирован ы. Описания до лжностных обяза нност ей персонала слу жбы персонала тесно свя заны с основн ым положением по кадровой слу жбе.Ана логичные инстру кции создают ся для ка ждой конкретной долж ности и вст упают в с илу после ут верждения ру ководителем от дела кадров.

Можно привест и следующий с писок основн ых элементов долж ностной инс трукции: общ ие положения, фу нкции, долж ностные обяза нности, прав а, ответ ственност ь и поощрения сот рудников. Следу ет от метить, чт о должностные инстру кции могут бла гоприятно влиять на психоло гический климат в организаци и, разрешать к онфликты, чет ко разграничиват ь обязанност и между с отрудниками и повышать у ровень ответственности.

Описание работ ы выполняет свои функции в т ечение длит ельного времен и и, как правило , сущес твует до появления нового оп исания работы, предназначенн ого для замен ы уста ревшего. Этот организа ционно-п равовой доку мент явля ется основой, на которо й основа на вся сист ема регулирования дея тельност и работника.

Таким образом, п режде чем ра ссматрива ть особенност и процесса оптим изации управле ния персоналом, с ледует определить, чт о понятие управле ния персоналом вк лючает в себя, чт обы понять: что нам в конечном итоге необход имо оптим изировать .

Итак, основным про цессом ка дрового админист рирования явля ется процес с сост авления доку ментов, их заполнения, от четности п о персоналу организации. У правление персоналом обыч но осущес твляет ся отделом кадров (ка дровой слу жбой), основным и функциями которого явля ются начисле ние заработной плат ы, отпу ск, отпус к по болезни, выдача спра вок и т. д. О сновные цели и задачи кадров ой слу жбы представле ны в таблице 1.

Правильное веде ние кадровой доку ментации по зволяет, с одно й сторон ы, компетентно выст раивать отношения с работн иками (в том числе юр идически), а та кже те м, что в процессе возникает риск - в от разрешен ие любых тру довых споров с работниками. Кроме того, ка дровые доку менты част о становят ся предмет ом интереса с о стороны властей (к роме инспекции т руда, а т акже Пенсионного фо нда, налогово й служ бы и т.д.). В ходе нал оговой пров ерки могут потребова ться опреде ленные кадровые док ументы. Зача сту ю роль этих документов состав ляют первичные у четные документ ы, что подтверж дает ся выполнением различ ных операц ий.