24
документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и
распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неѐ вносить
правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в
целом или отдельным его составляющим (например, к должности или
подразделению).
К ЛНА относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК
РФ); инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ); правила
охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ); должностные инструкции:
положение о структурном подразделении;структуру и штатную численность;
штатное расписание; график сменности, если есть в этом необходимость
19
.
Все работники организации ознакомляются с подобными локальными
актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для
контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе
проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания.
Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то
возможно наложение штрафа.
Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень
локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним
приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы
разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются
данными актами.
Например, ответственный за кадры присутствует при создании правил
распорядка организации, а руководитель отдела участвует в разработке
должностных инструкций. После проработки всех особенностей создаваемого
документа следует его согласование с другими существующими в организации
подразделениями. Мнения и замечания специалистов подаются в письменном
виде.
Существуют различные классификации внутренних локальных
19
Карплюк Ю.В. Организация кадрового делопроизводства и документооборота на предприятии // В сборнике:
Фундаментальные и прикладные исследования в науке и образовании. Сборник статей по итогам
Международной научно—практической конференции. Стерлитамак, 2019. С. 76
25
документов в организации. Так, С.Л. Кузнецов выделяет три основные
категории (Таблица 3
20
).
Таблица 3
Классификация внутренних локальных документов по типам
документов
Тип
документа
Организационно—
кадровые
Распорядительные
Информационно—
справочные
Особенности
Регулируют трудовые
отношения. По
содержанию не
должны
противоречить ТК РФ
1. Издает
руководитель.
2. Суть таких
документов – дать
определенные
распоряжения
сотрудников.
3. Такие документы
требуют исполнения
Назначение – обмен
информацией,
фиксация важных
данных
Виды
документов
Все локальные акты,
которые касаются
трудовых
отношений:
коллективный
договор,
должностные
инструкции, штатное
расписание,
положения (об
оплате труда, о
защите
персональных
данных, о
премировании и т.п.)
Распоряжения и
приказы – о приеме
на работу,
увольнении,
премировании,
дисциплинарном
взыскании, переводе
на другую должность.
Также в эту группу
входят личные дела
работников
Входящая
документация –
распоряжения от
вышестоящих
организаций,
письма, отчетность,
заявки, жалобы.
Исходящая – ответы
на входящую
документацию, а
также письма,
предложения,
справки, договоры
для других
компаний и лиц.
Внутренняя
документация –
докладные и
служебные записки,
различные акты,
отчеты
В свою очередь, М.В. Левчаева и Е.Н. Галкина предлагают следующую
классификацию внутренних локальных документов (Таблица4)
21
.
20
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для
вузов. Изд. 3—е, перераб. и доп. М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2017. — С. 79
21
Левчаева М.В., Галкина Е.Н. Делопроизводство в кадровой службе. Учебно-практическое пособие / под ред.
д.э.н., проф. А.Я. Кибанова. – М.: Проспект, 2019. – С. 39
26
Таблица 4
Классификация внутренних локальных документов по назначению
Распорядите
льные
документы
Документы,
подтвержда
ющие
трудовую
деятельность
Информацион
но-расчетные
документы
Внутренняя
служебная
переписка
Журнал
(книги)
учета и
регистрации
Приказы по
личному
составу:
— о приеме на
работу;
— об
увольнении;
— о переводе;
— о
направлении в
командировку;
— о
предоставлени
и отпуска;
— о
поощрении;
— о
наложении
дисциплинар-
ного
взыскания.
Приказы по
основной
деятельности
— трудовые
книжки;
— трудовые
договоры и
изменения к
ним;
— копии
приказов по
личному
составу
— личные
карточки
работников;
— личные дела
работников;
— табель учета
рабочего
времени
— заявление
работника;
— служебные
записки;
—
объяснительн
ые;
—
представлени
я
— регистрация
трудовых
договоров;
— регистрация
приказов о
приеме,
переводе и
увольнении
работников, о
предоставлени
и отпуска, о
командировка
х; о
поощрениях и
наложении
дисциплинарн
ых взысканий
— регистрация
командировоч
ных
удостоверений
, служебных
заданий,
локальных
нормативных
актов;
— книга учета
движения
трудовых
книжек и
вкладышей к
ним
Также существует и другое разделение документов в организации.
1. По уровню обязательности выделяют:
— первичные документы, обязательные во всех организациях (включая
мелкий бизнес).
— документы, которые носят рекомендательный характер.
— документы специфической направленности — зависит от сферы
деятельности предприятия, структуры.
27
2. Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:
Документация, которая используется в учете штата: распоряжения о
найме ирасчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска,
приказы о командировке.
Документы по управлению персоналом и организации деятельности
работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и
адаптациисотрудников.
3. Документы по функциональности:
Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять
принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны
исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия
(распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей
дисциплины, инструкции).
Документы информационно-расчетного характера, которые содержат
информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии
(таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами
за командировки).Документы, подтверждающие выполнение трудовых
обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и
пенсионным законодательством.
Документы распорядительного характера, которые издаются
непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам
(распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).Документы
для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые
необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и
которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для
работы кадровой службы и общего учета работников их документации в
организации.
Обязательные внутренние локальные кадровые документы представлены
в таблице5
22
.
22
Разгонова Е.Ю. Кадровое делопроизводство // Молодежь и наука. 2017. № 4—1. С. 142
28
Таблица5
Обязательные внутренние локальные кадровые документы
организации
Вид документа
Назначение
Правила внутреннего
трудового распорядка
Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения
работников, режим работы и отдыха, применяемые
дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и
т.д.
График отпусков
Устанавливает сроки предоставления ежегодных
оплачиваемых отпусков
Штатное расписание
Закрепляет структуру, численность и состав персонала,
названия должностей
Журнал инструктажа по
охране труда
Подтверждает, что работники успешно прошли
обучение по охране труда
Инструкции по охране
труда
Устанавливают нормы безопасного поведения на
рабочих местах
Табель учета рабочего
времени
Фиксирует фактически отработанное сотрудниками
время и служит основанием для начисления зарплаты
Положение о
персональных данных
работников
Регламентирует состав, порядок обработки и хранения
персональных данных, условия их передачи третьим
лицам, получение согласия на обработку
Положение об оплате
труда и премировании
Закрепляет выбранную работодателем систему оплаты
труда (в том числе сверхурочного) и поощрения
сотрудников
Книга учета движения
трудовых книжек и
вкладышей в них
Отражает данные о получении от работников и выдаче
на руки оформленных трудовых книжек
Приходно—расходная
книга по учету бланков
трудовых книжек и
вкладышей в них
Отражает данные о поступлении и расходовании
незаполненных бланков
Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации труда и его
оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях.
Если их в компании нет, то на неѐ налагается штраф. Помимо этого,
предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил
хранения документации (штраф до пятисот рублей). Обязательными
реквизитами первичного документа являются
23
:
— наименование;
— дата его составления;
23
Хутова М.А. Тенденции развития документационного обеспечения управления персоналом // В сборнике:
Социально-психологические, управленческие и маркетинговые направления развития цифровой экономики.
2019. С. 168
29
— название организации;
— печать;
— подпись ответственного лица.
Помимо первичных документов, существуют и производные (вторичные),
которые основаны на исходной информации первых. Эти документы
выполняют следующие задачи:
— содержат в себе всю полноту информации кадрового отдела;
— служат для хранения данных документооборота;
— помогают наладить процесс поиска необходимой документации.
В перечень обязательных кадровых документов входит личная карточка
унифицированной формы Т-2. Отдельные формы предусмотрены для
государственных служащих (Т-2ГС) и научных работников (Т-4). Помимо
этого, бывают карточки персонального учѐта специалистов, военнообязанных и
т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов.
В самом верху стандартного бланка личной карточки заносится
наименование организации. В расположенной ниже таблице указываются
следующие данные
24
:
— дата составления;
— табельный номер работника;
— ИНН;
— номер СНИЛС;
— алфавит (первая буква фамилии работника);
— характер работы;
— вид работы;
— пол.
Сама карточка включает в себя 11 разделов. К примеру, первый раздел
содержит сведения общего характера:
— трудовой договор (номер, дата);
24
Макеева О.С. Моделирование системы кадрового документооборота // Ученые записки Тамбовского
отделения РоСМУ. 2018. № 12. С. 185
30
— ФИО работника;
— место его рождения;
— гражданство;
— знание иностранного языка;
— образование сотрудника;
— профессия;
— стаж работы;
— состоит ли в браке;
— состав семьи;
— данные паспорта;
— адрес места проживания (прописка и фактический адрес).
Далее следуют сведения, касающиеся приѐма на работу, льгот (если они
предусмотрены), аттестации, условий для увольнения и т. д.
В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов
используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они
необходимы для учѐта движения всей документации и сохранности
информации.
В случае возникновения споров между нанимателем и работником они
помогают решить многие вопросы (служат задокументированным
доказательством того или иного факта).Существуют следующие журналы
(книги)
25
:
— регистрации заявлений;
— регистрации уведомлений;
— регистрации представлений;
— регистрации приказов по основной деятельности и по личному
составу;
— учѐта приѐма, перемещения (перевода), увольнения работников;
— учѐта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
— учѐта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
25
Ленкевич Л.А. Делопроизводство: Учебник / Л.А. Ленкевич. — М.: Academia, 2018. – С. 110
31
— учѐта работников, выбывающих в служебные командировки;
— учѐта входящей и исходящей корреспонденции;
— регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.
Часть документов — например, правила внутреннего трудового
распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты
взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются
из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости.
Другие с определенной регулярностью составляются заново: график
отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график
сменности — по завершении учетного периода и т.д.Законодательная база
указывает чѐткие требования к тому, как должны оформляться некоторые
локальные акты.
По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к
любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим
лучше обратиться к ГОСТу Р6.30-2003.Бланк ЛНА содержит следующего рода
данные
26
:
— название организации в соответствии с учредительными документами;
— наименование (положение, правила и т. д.);
— номер, дату и место утверждения;
— визу согласования;
— специальную отметку, если есть приложения;
— визу утверждения руководителем;
— дату, когда документ вступает в силу.
Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное
расписание. Штатное расписание — внутриорганизационный документ,
фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также о
занимаемых ими должностях.
Он составляется по типовой форме Т-3.В этом документе должны
26
Гордиевич Т.И. Структура документационного обеспечения управления персоналом // В сборнике:
Организационно-управленческие аспекты экономического развития предприятий и регионов. Материалы
Всероссийской научно-практической конференции. 2019. С. 14
32
фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени
важности), должности и количество штатных единиц, размер заработной платы
сотрудников.
Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью — всѐ это
необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид
ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания
действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они
отражаются в штатном расписании.
Стоит учесть значение данного документа, так как он нередко помогает
разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают
разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например, в
ходе судебных прений).
ТК РФ содержит статью (ст. 22), согласно которой все трудоустроенные
должны быть ознакомлены под расписку с положениями локальных актов
27
.
Это касается всех документов, которые хоть в какой-то мере регламентируют
их трудовую деятельность. В том случае если предполагаются в дальнейшем
какие-либо изменения в условиях труда сотрудника, отдел кадров должен
уведомить его об этом его заранее.
Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы
ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда
существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к ЛНА
можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный журнал.
Итак, в организациях существует своя нормативная база, включающая в
себя локальные нормативные акты. Внутренние локальные нормативные акты
— это документация многократного действия. Все сотрудники должны
удостоверить своей подписью ознакомление с локальными актами
предприятия, если они касаются непосредственно их работы.
Таким образом, можно сделать следующие выводы.Документооборот
осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в
27
Трудовой кодекс Российской Федерации / Федеральный закон от 30.12.2001г. № 197—ФЗ (ред. от 19.12.2018)
33
себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной
учѐтной документации и производной, журналы и регистрационные книги и
прочее. Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота
используется программное обеспечение.
Как только в организации появляются наемные сотрудники,
обязательный список документов расширяется за счет документов
индивидуального характера: трудовых договоров, приказов о приеме на работу,
личных карточек.
Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится
журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную
материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления
договоров.
Эксперты нередко включают в этот список должностные инструкции: с
одной стороны, закон не обязывает их разрабатывать, с другой — в спорных
ситуациях наличие четкой инструкции поможет обосновать позицию
работодателя.