34
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота
в ООО «Транспортная Логистика»
2.1. Общая характеристика деятельности организации
ООО «Транспортная Логистика» расположено по адресу: 420056,
Республика Татарстан, г. Казань, ул. Дорожная, д.1. Основными видами
деятельности организации являются аренда и лизинг легковых автомобилей и
легких автотранспортных средств, а также деятельность автомобильного
грузового транспорта и услуги по перевозкам.
Миссией ООО «Транспортная Логистика» является техническое
переоснащение реального сектора экономики России и укрепление положения
отечественных предприятий на внутреннем и международном рынках путем
предоставления качественных услуг аренды, лизинга и грузоперевозок.
ООО «Транспортная Логистика» работает на рынке арендных и
лизинговых услуг на протяжении более десяти лет. Клиентами ООО
«Транспортная Логистика» являются предприятия различных отраслей
экономики, имеющие государственную и частную форму собственности, а
также частные клиенты.
Преимущества приобретения имущества в лизинг для клиентов ООО
«Транспортная Логистика»:
а) эффективное управление средствами — приобретая оборудование,
технику или автомобили в лизинг, клиент не откладывает значительные
первоначальные средства, а значит, его оборотный капитал работает и приносит
прибыль;
б) легальная оптимизация налогообложения — лизинговые платежи
относятся на себестоимость, и, тем самым, позволяют сэкономить на уплате
налога на прибыль;
в) ускоренная амортизация с коэффициентом 3, что позволяет снизить
расходы по уплате налога на имущество даже после завершения лизингового
договора (в части недвижимого имущества);
г) сохранность кредитных линий бизнеса компании-клиента;
35
д) индивидуальная схема выплат, которая позволяет учитывать сезонный
характер бизнеса клиента;
е) вся сумма НДС по договору лизинга принимается к зачету при уплате в
бюджет.
Организационная структура управления компанией представлена на
рисунке 2.
Рисунок 2. Организационная структура ООО «Транспортная
Логистика»
Как видно по рисунку 2, организационная структура компании является
линейно-функциональной, поскольку здесь наблюдается ярко выраженное
деление структурных единиц по функциям, ими выполняемым. Для такой
структуры характерен принцип построения и специализации всего
управленческого процесса по функциональным подсистемам организации.
Такой вид структуры делит организацию по различным уровням
(иерархиям), параллельно выделяя определенные направления деятельности в
зависимости от функций, выполняемых подразделением.
Характеристика факторов внешней среды деятельности организации
представлена в таблице 6.
Генеральный директор
Отдел
кадров
Бухгалтерия
Главный
инженер
Транспортный
отдел
Гаражный
комплекс
Коммерческий
директор
Отдел
продаж
Отдел
рекламы
Юридический
отдел
Отдел аренды
Отдел лизинга
36
Таблица 6
PEST—анализ деятельности ООО «Транспортная Логистика»
Политические факторы
Экономические факторы
— политическая стабильность в
обществе (проявляется в стабилизации
национальной валюты, росте
среднедушевого дохода и
потребления);
— стабильность отношений со
странами—импортерами. С другой
стороны, чем более стабильна
политическая обстановка в России, тем
большее доверие испытывают
иностранные клиенты к российским
поставщикам
— увеличение денежных доходов
населения, что благоприятствует росту
расходов на все виды товаров и услуг;
— экономический рост в стране,
который благоприятствует ведению
коммерческой деятельности;
— налоговая политика, которая
может повлечь за собой, как
активизацию, так и стагнацию деловой
активности;
— инфляционные процессы, которые
могут оказывать существенное
влияние на изменение цен
Социальные факторы
Технологические факторы
— развитие обучающих технологий в
области предпринимательской
деятельности и, соответственно,
повышение уровня образования и
квалификации населения;
— повышение уровня благосостояния
и социальной защищенности
населения
— общее развитие технологий IT—
услуг (сервис, проекты
автоматизации), что поможет более
оперативно решать проблемы,
связанные с грузоперевозками,
логистикой, арендой и лизингом;
— развитие Интернет — технологий,
что позволит активнее продвигать
услуги компании в соседних регионах
Как показано в таблице 6, на деятельность ООО «Транспортная
Логистика» оказывает влияние большое количество различных факторов
внешней среды. При этом наибольшее существенное влияние на ООО
«Транспортная Логистика» оказывают экономические факторы. Уровень
инфляции непосредственно влияет на прибыль компании. Фактическое
превышение прогнозируемого уровня инфляции приведет к уменьшению
дохода.
Резкое изменение общих экономических условий, законодательства и
правительственных регуляторных мер, а также другие факторы могут
существенно изменить результативность деятельности компании в будущем.
Темпы роста экономики влияют на стоимость всех вводимых ресурсов и
способность потребителей приобретать определенные услуги. Соответственно,
потребителей услуг может стать меньше в случае спадов темпов роста, либо
37
при отрицательных показателях.
Также существенное влияние на организацию оказывают
технологические факторы, потому что в ООО «Транспортная
Логистика»происходит внедрение и развитие современных информационных
технологий, непрерывное исследование рынков, поиск и освоение новейших
технологий. Все это позволяет услугам компании оставаться современными и
востребованными.
Также большое влияние оказывают политические факторы. Изменения в
законодательстве возможны в результате принятия новых законов и норм. Они
могут привести к кардинальным изменениям в деятельности организации, а
иногда даже и к ликвидации, потому что возможны случаи, когда компания не
сможет быстро среагировать и перестроить процесс работы по новым законам.
Одновременно, изменение законодательства также может положительно
повлиять на деятельность компании, так как может позволить воспользоваться
благоприятными возможностями для завоевания ниш на рынке, расширить
сферу деятельности.Наименьшее влияние на деятельность компании ООО
«Транспортная Логистика», оказывают социальные факторы.
Сложившаяся экономическая ситуация сильно влияет на показатели
деятельности ООО «Транспортная Логистика». Базируясь на анализе
макроокружения, проведем анализ отраслевого уровня, используя модель пяти
сил Портера, которая представлена на рисунке 3.
Как показано на рисунке 3, конкурентное давление со стороны
поставщиков можно охарактеризовать как сильное вследствие их небольшого
числа, повышения цен, отраженных в их косвенных расходах и переложенных
на конечную стоимость автомобилей, приобретаемых ООО «Транспортная
Логистика» для осуществления своей деятельности.
Потребителями услуг ООО «Транспортная Логистика» являются люди
различного возраста и уровня дохода. Конкурентное давление потребителей
является сильным в силу прямого влияния потребительских предпочтений на
прибыль компании.
38
Рисунок3. Модель 5-сил М. Портера для ООО «Транспортная
Логистика»
Основными причинами изменений в структуре конкуренции в отрасли
являются:
— изменение долгосрочных экономических тенденций отрасли
(необходимость функционирования на падающем спросе);
— изменение в составе потребителей (продолжающееся расслоение
общества).
Каждая из перечисленных причин практически в равной степени
значительна в своем влиянии на отрасль, однако в качестве основной видится
изменение долгосрочных экономических тенденций.
Динамика показателя выручки организации представлена на рисунке 4.
Как показано на рисунке 4, за последние три года наблюдается ежегодная
положительная тенденция увеличения продаж услуг организации. В целом за
2017-2019 гг. рост показателя составил 361 579 тыс. руб.
Угроза появления новых участников рынка средняя:
проникновение в отрасль компаний с финансовыми
возможностями
Влияние
потребителей
сильное, т.к.
именно от них
зависит
прибыль
компании
Угрозы со
стороны
имеющихся
участников
рынка —
реальных
конкурентов —
сильная
Угроза со стороны услуг-заменителей:
незначительна, так как услуги компании
доступны всем
Власть поставщиков
сильна, т.к. они могут
повысить цены, а
компания не желает
терять старые связи, а
также надежных
поставщиков на рынке
не так много
39
Рисунок 4. Динамика выручки ООО «Транспортная Логистика»
за 2017-2019 гг., тыс. руб.
Структура выручки ООО «Транспортная Логистика» представлена на
рисунке 5.
Рисунок 5. Структура выручки от реализации услуг
ООО «Транспортная Логистика» в 2019 году, %
Как видно по рисунку 5, в структуре выручки компании основную долю
занимают услуги грузоперевозок (42%). Доля услуг аренды автомобилей
составила в 2019 году 31%, лизинга автомобилей — 27%.
159860
312607
521439
0
100000
200000
300000
400000
500000
600000
2017
2018
2019
42
31
27
грузоперевозки
аренда автомобилей
лизинг автомобилей
40
Проведем SWOT-анализ системы управления в организации (Таблица 7).
Таблица 7
SWOT-анализ системы управления ООО «Транспортная Логистика»
Сильные стороны
Слабые стороны
— высокий уровень компетентности
руководства;
— достаточные финансовые ресурсы,
выделяемые на развитие компании;
— преимущества в уровне оплаты труда
по сравнению с конкурентами
— отсутствие системы электронного
документооборота;
— низкий уровень внутренних
коммуникаций;
— недостаточная регламентация
процессов системы управления
персоналом
Возможности
Угрозы
— рост числа квалифицированных
специалистов на рынке труда;
— поддержка государством
предприятий в вопросах занятости
населения;
— развитие рынка электронного
документооборота
— неблагоприятная социально—
экономическая политика в стране;
— агрессивная политика крупных
компаний по «перекупке»
квалифицированных специалистов;
— рост стоимости услуг,
предоставляющих программное
обеспечение для электронного
документооборота
По данным таблицы 7 можно сделать вывод, что основными сильными
сторонами системы управления организацией являются высокий уровень
компетентности руководителей, высокий уровень квалификации персонала,
высокий уровень оплаты труда, а также достаточность финансовых ресурсов.
Среди слабых сторон следует отметить отсутствие системы электронного
документооборота и недостаточную регламентацию процессов системы
управления персоналом.
Для диагностики наличия структурных недостатков в системе управления
организацией было проведено анкетирование сотрудников. Результаты
анкетирования представлены в таблице 8.
По результатам проведенного опроса можно сказать, что основными
недостатками системы управления в ООО «Транспортная Логистика» являются
загруженность руководства, слабая регламентация процессов, а также
отсутствие в организации электронного документооборота.
41
Таблица 8
Диагностика структурных недостатков в системе управления
ООО «Транспортная Логистика»
Показатели
Наличие симптомов
структурных
недостатков
Структурный
недостаток
%
респондентов,
отметивших
симптом
Объем управления
Генеральный директор и
руководители
структурных
подразделений
перегружены
информацией
Большие объемы
управления
53,0
Руководители
подразделений не
всегда делегируют
полномочия
Неэффективное
распределение
полномочий
27,0
Централизация и
децентрализация
Непосредственные
исполнители
недостаточно
мотивированы
Централизация
власти
44,0
Регламентация
Усилия сотрудников не
всегда
сконцентрированы на
выполнении конкретных
задач
Слабая
регламентация
72,0
Коммуникации
Необходимая
информация вовремя не
доходит до лиц,
принимающих решения
Отсутствие
электронного
документооборота
89,0
Таким образом, ООО «Транспортная Логистика» осуществляет
деятельность в сфере грузоперевозок, аренды и лизинга автотранспорта.
Выручка организации имеет ежегодную тенденцию к росту.
2.2. Анализ организации кадрового документооборота в организации
Трудовая деятельность сотрудников в ООО «Транспортная Логистика»
регулируется:
— Трудовым кодексом РФ;
— приказами: о командировках, о переводе, об отпусках, об увольнении,
о поощрениях и др.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом
42
в ООО «Транспортная Логистика» включает в себя следующие элементы
(Рисунок 6).
Рисунок 6. Нормативно-методическое обеспечение системы
управления персоналом в ООО «Транспортная Логистика»
Нормативно-справочная документация в ООО «Транспортная Логистика»
содержит нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и
планирования труда. Данная документация включает в себя:
1. Тарифно-квалификационный справочник.
2. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов.
3. Положение о персонале ООО «Транспортная Логистика».
Документы организационного, организационно-распорядительного и
организационно-методического характера в ООО «Транспортная Логистика»:
1. Штатное расписание.
2. Должностная инструкция.
3. Положение о подразделении.
4. Правила внутреннего трудового распорядка.
Документы технического, технико-экономического и экономического
характера в ООО «Транспортная Логистика» содержат правила, нормы,
требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов технических
и экономических аспектов функционирования системы управления персоналом.
нормативно-справочные документы
документы организационного, организационно-
распорядительного и организационно-методического характера
документы технического, технико-экономического и
экономического характера
43
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом
позволяет отделу кадров ООО «Транспортная Логистика» выполнять функцию
документального оформления трудовых отношений. Основные функции
представлены на рисунке 7.
Рисунок 7. Основные функции делопроизводственного обеспечения
системы управления персоналом в ООО «Транспортная Логистика»
В ООО «Транспортная Логистика» применяются следующие виды
документации по управлению персоналом:
— трудовой договор;
— распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по
вопросам работы с персоналом;
— персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы,
автобиографии и др.;
— учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и
т.д.;
— плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки
на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и
т.п.;
своевременная обработка поступающей и передаваемой документации
доведение документации до соответствующих работников системы
управления персоналом для исполнения
печать документов по кадровым вопросам, регистрация, учет и хранение
документов по персоналу
формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для
данной организации; копирование и размножение документов по
кадровым вопросам
контроль за исполнением документов; передача документации по
вертикальным и горизонтальным связям и др.