Организация кадрового документооборота на примере ООО УК ЩИТ
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………...........................6
1. Теоретические основы формирования документационного обеспечения
кадровой службы в РФ………………………………………………….……13
1.1. Нормативно-правовое регулирование документирования деятельности
кадровой службы в РФ………………………………………………….............13
1.2.Место кадровой службы в системе управления, ее структура и
задачи………………………………………………………………….................22
1.3 Организация документооборота в кадровой службе ……………………..24
2. Анализ деятельности кадровой службы и эффективности кадрового
делопроизводства в ООО УК « Щит» ……………………………….……......29
2.1.Характеристика ООО УК «Щит»…………………………………………..29
2.2.Анализ деятельности кадровой службы в ООО УК« Щит»……………..32
2.3. Особенности кадрового делопроизводства ООО УК «Щит» ………......35
3. Разработка мероприятий с целью повышения эффективности деятельности
кадровой службы………………………………………………………………..69
3.1. Проект внедрения автоматизированной системы………………………..69
3.2. Совершенствование деятельности кадровой службы ООО УК «Щит».77
3.3.Оценка затрат и эффективности предложенных рекомендаций…………79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………. …...80
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…........82
6
Введение
В любой организации всегда ведется учет кадров, начиная с приема
сотрудников на работу и заканчивая их увольнением.
Эти процессы и другие, сопровождающие основную деятельность
организации, подлежат документированию. Для этого существует отдел
кадров на предприятии или в организации, роль которого выполняет один
человек либо целая кадровая служба.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным
вниманием ООО УК «ЩИТ» к вопросам документационного обеспечения
работы с персоналом в кадровой службе на текущий момент.
Ведение кадровой документации очень важно для работы предприятия,
от этого зависит оформление стажа работы работника предприятия и его
трудовой деятельности.
В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы
основные направления деятельности службы кадров ООО УК «Щит» и
организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.
Целью данной работы является проведение анализа
документационного обеспечения кадровой деятельности ООО УК «Щит»,
разработка практических предложений, направленных на повышение его
эффективности.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач:
1. Исследование теоретических основ систем документационного
обеспечения кадровой деятельности в РФ;
2. Определение места и роли документационного обеспечения
кадровой деятельности в работе современных организаций;
3. Рассмотрение организационной структуры ООО УК «Щит»;
4. Проведение анализа системы документационного обеспечения
кадровой деятельности ООО УК «Щит»;
7
5. Оценка состояния системы документационного обеспечения
кадровой деятельности ООО УК «Щит»;
6. Разработка рекомендации по совершенствованию
документационного обеспечения кадровой деятельности ООО УК «Щит»
(цели, стратегии развития, кадры, информационное обеспечение);
Объектом исследования является кадровая служба ООО УК «Щит»
Предметом исследования является комплекс документов и процессы
документирования кадровой службы ООО УК «Щит».
В соответствии с намеченной целью и задачами исследования были
определены следующие методы:
1. Метод теоретического анализа литературы по теме, а так же научно-
методической и специальной справочной литературы по вопросам
документирования деятельности кадровой службы в Российской Федерации,
законодательных, нормативных, организационно-распорядительных
источников, нормативно-правовой документации, анализ документов,
архивов, и тому подобное.
2. Методы сбора информации: изучение документов различного
характера, метод опроса сотрудников кадровой службы, метод наблюдения и
сравнения.
3. Методы анализа собранной информации.
В процессе работы над дипломной работой нами были изучены
нормативно - правовые источники, специальная литература и внутренние
документы организации, на основании которых были рассмотрены вопросы,
касающиеся анализа и направлений совершенствования документирования
деятельности кадровой службы.
Законодательство требует от работодателя оформление большого
количества разных документов, отражающих разные аспекты трудовых
отношений с работниками. Документы оформляются сотрудниками отдела
кадров предприятия совместно с юридическим отделом. Значимость
8
кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы данные,
которые необходимы для осуществления гражданами права на трудовую
деятельность, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Кадровая служба
предприятия должна руководствоваться действующим законодательством,
постановлениями, должностными инструкциями и другими документами,
содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в
этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены
к различным видам юридической ответственности.
1
Кроме нормативно-правовых источников мы использовали научную
литературу и методические пособия:
В труде Кузнецовой Т.В., Кузнецова С.Л. «Кадровое делопроизводство»
подробно рассматривается организация работы с документами в службе
кадров, подробно раскрывается вопрос использования компьютерных
технологий в делопроизводстве кадровых служб.
Рогожин М.Ю. в работе «Делопроизводство в кадровой службе»
2
,
излагает требования к ведению и заполнению основных документов отдела
кадров организации: приказы о приеме, переводе, увольнении работников,
справочной информации по персоналу, командировочных удостоверений;
представлены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных
делах работников, примерные образцы трудовых договоров, а также примеры
должностных инструкций работников. Данное пособие было изготовлено с
учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и Правил ведения и хранения трудовых
книжек и дает большинство ответов на основные вопросы организации
работы с документацией по персоналу в условиях современного
предприятия.
В монографии Рогожина М.Ю. «Делопроизводство: Организация архива
предприятия: Организация документооборота; Работа с документами в
1
Захаркина О.И., Гусятникова Д.Е. Кадровая служба предприятия: делопроизводство,
документооборот и нормативная база: практическое пособие. 3-е изд. М.: 2008. С. 7.
2
Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе – М.: Велби, 2009 г., 784с.
9
архиве предприятия; Экспертиза ценности документов»
3
говорится как
правильно и быстро организовать работу службы кадрового
делопроизводства, а также архива организации в свете положений нового
Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".
Возникающие вопросы в практике организации делопроизводства и
последующего архивного хранения документов рассматриваются по
ступенчато, сделав опору на действующее законодательство и актуальную
нормативно-методическую базу в области делопроизводства и архивного
дела, с использованием обновленной терминологии, доступным и ясным
языком.
В работе имеется большое количество примеров и образцов документов,
необходимых для организации и обеспечения эффективного
функционирования кадровой службы, а так же архива предприятия.
Кузнецов И.Н., в своей работе «Делопроизводство: учебно-справочное
пособие» уделяет внимание информации, необходимой для делопроизводите-
лей, секретарей, о правилах составления документов по действующим
стандартам. Очень доступно рассмотрены нормативно-методическая база,
основные понятия и терминология, общие правила работы с документами,
включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных
документов. Так же дана характеристика особенностей подготовки,
оформления и ведения всех видов внутренних документов, договоров,
кадровой документации и внешней деловой переписки. Раскрыты способы и
методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности
информации
4
.
Представлены справочные данные, необходимые для подготовки
деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным
3
Рогожин М.Ю. Делопроизводство: Организация архива предприятия: Организация
документооборота; Работа с документами в архиве предприятия; Экспертиза ценности
документов - Спб.: Питер, 2009 г., 224с.
4
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие – М.: Дашков и К, 2009
г., 520с.
10
компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной
работе делопроизводителя.
Работа Лопатниковой Е.А. «Делопроизводство: образцы документов с
комментариями» представляет собой практическое пособие по составлению
и оформлению документов учреждения, организации, предприятия
5
.
Включает в себя ведение кадровой и учетной документации; работу с
документами – от создания до исполнения; правила архивного хранения
документов; меры по сохранению коммерческой тайны.
В «Азбуке кадровика», которая создана специально для кадровых
работников, даны практические ответы на часто задаваемые вопросы
специалистами этой службы. По применению и удобству использования
унифицированных форм, рекомендации по регламенту правил внутреннего
распорядка организации, плюсы и минусы при составлении должностных
инструкций на сотрудников, штатному расписанию, составлению положений,
правильности оформления локальных актов, по оформлению трудовых
отношений, учетной и справочной документации, вопросы, связанные с
визитом правового инспектора и многое другое.
6
Были изучены также внутренние документы организации: Устав;
Должностные инструкции; Положение о воинском учете; Приказы по
личному составу и другие документы, на основе которых был проведен
анализ и сделаны соответствующие выводы.
Дипломная работа состоит из оглавления, введения, 3 разделов,
заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность,
характеристика использованных источников и литературы.
5
Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Изд-
во Омега-Л, 2009г., 288с.
6
Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом.:-2-е из., перераб.и доп./ под
ред. Абакумова. - М.: Вершина, 2009.
11
В первом разделе данной дипломной работы рассмотрены теоретические
основы организации документооборота в кадровом учете в Российской
Федерации на основании нормативных актов и научных разработок в этой
области.
Во втором разделе изложены основные понятия, рассмотрены основные
виды документов, использующиеся в кадровой деятельности ООО УК
«Щит». Отмечены их особенности, рассмотрены процессы пошагового
документирования трудовых отношений.
В третьем разделе рассмотрены разработка мероприятий с целью
повышения эффективности деятельности кадровой службы, внедрение
мероприятия и расчет эффективности внедрения.
В заключении подводятся итоги дипломной работы с общими выводами
по рассматриваемой теме.
В приложении представлены проекты документов, разработанные с
целью совершенствования кадрового делопроизводства в ООО УК "Щит".
Практическая важность дипломной работы заключается в том, что
основные предложения по совершенствованию документооборота и
деятельности службы по кадрам могут быть предложены руководству
организации для повышения качественности и эффективности работы.
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В
РФ
12
1.1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В РФ
Документирование управленческой деятельности предприятия
захватывает все процессы, относящиеся к фиксации на различного рода
носителях и оформлению по установленным правилам и стандартам
различной информации, которая необходима для дальнейшего
осуществления управленческих действий.
Содержание управленческих документов исходит из компетенции и
функций предприятия, порядка решения вопросов, объема и характера
взаимосвязей с другими организациями и подлежит закреплению в табеле
документов. Единые правила документирования управленческих действий на
всех уровнях управления обеспечиваются применением Государственной
системы документационного обеспечения управления и унифицированных
систем документации.
Унифицированные системы документации – это комплекс связанных
между собой документов, созданных по единым правилам и требованиям,
содержащих информацию, которая необходима для управления в
определенной сфере деятельности.
В соответствии с компетенцией и законодательной базой органы
управления издают распорядительные документы: решения, приказы,
указания, поручения, инструкции, постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы должны издаваться во всех случаях,
когда имеется необходимость принять нормативный или индивидуальный
акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и
указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения
постановлений, решений и приказов.
7
Задача кадровой службы состоит в
организации и ведении кадровой политики, принятой руководителем
предприятия.
7
М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Курс делопроизводства. Документационное
обеспечение управления. М.. 2011.
13
Кадровое делопроизводство достаточно важная сфера деятельности в
любой организации. Раньше под кадровым делопроизводством понимали
осуществление процедур приема-увольнения и перевода сотрудников
предприятия. Сейчас это комплекс мероприятий, направленных на
подготовку локальных нормативных актов организации, документов по
управлению персоналом и охране труда, подготовка и ведение первичных
форм по учету кадров, рабочего времени и другое. Следует очень строго
подходить к документированию трудовых правоотношений. От специалиста
кадровой службы требуется знание законодательно-правовых актов.
Основным законодательным актом, которым руководствуется
кадровая служба, является Трудовой кодекс Российской Федерации. В
соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации в каждой
организации должны создаваться такие локальные правовые акты, как
коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка,
положение об использовании и защите персональных данных.
Наиболее значимыми федеральными законами являются:
Конституция Российской Федерации, где статья 37 провозглашает
право на свободный труд, выбор деятельности; право на условия труда,
соответствующие санитарно-гигиеническим требованиям; право на решение
трудовых споров законными способами, включая право на забастовку.
Основой для включения в Конституцию РФ положений, закрепляющих право
на свободный труд, вознаграждение и гарантии условий труда, стали
международные документы.
8
Далее можно назвать Трудовой Кодекс Российской Федерации, на
котором основано регулирование трудовых правоотношений учреждения с
работником.
9
8
Бархатова Е.Ю. Комментарий к Конституции Российской Федерации. М., 2009.
9
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ в (ред. от
06.04.2015г). // СПС «Консультант Плюс».
14
В Трудовом кодексе отражены многие вопросы документирования
трудовых правоотношений.
Ст. 5 перечисляет законодательные и иные акты, в которых
регулируются трудовые отношения. Указаны в последовательности их
значимости:
Трудовой кодекс Российской Федерации;
иные федеральные законы и законы субъектов Российской
Федерации, содержащие нормы трудового права;
указы Президента Российской Федерации;
постановления Правительства Российской Федерации и
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
нормативные правовые акты органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации;
нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные
акты, содержащие нормы трудового права.
Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше.
Работникам кадровых служб важно знать, что в соответствии с
Трудовым кодексом РФ законодательный акт, содержащий нормы трудового
права вступает в силу со дня, указанного в этом акте, и прекращает свое
действие в связи:
с истечением срока действия;
вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической
силы;
отменой (признанием утратившим силу) данного акта либо
отдельных его положений актом равной или высшей юридической силы.
Особую значимость для работников кадровых служб имеет ст. 14
«Исчисление сроков». В ней указано, что «прекращение трудовых прав и
15