труд
овой договор.
4. Распоряд
ительная документация:
прик
азы по личн
ому составу.
5. Учет
ная кадровая докуме
нтация:
учетные фор
мы (книги, журн
алы и д
р.) кадровой докуме
нтации;
документация п
о учету рабо
чего времени и расчетов с персоналом.
6. Информа
ционно-справочная докуме
нтация.
Причем к локальным норма
тивно-правовым акт
ам относятся:
прав
ила внутреннего трудо
вого распорядка;
штат
ное расписание;
полож
ение о должно
стной инструкции;
полож
ение о защ
ите персональных дан
ных работников;
полож
ение по опл
ате труда;
полож
ения о структ
урных подразделениях и др.
Сос
тав документов кадр
овой службы в реальности значит
ельно шире,
о
н включает переп
иску с друг
ими сторонними организ
ациями,
контролирующими организ
ациями, отчетную, план
овую документацию, а
также значит
ельный объем нормат
ивной и норма
тивно-справочной
докуме
нтации.
Нормативная и нормативно-справ
очная документация регламе
нтирует
единообразную прак
тику применения но
рм права и является прав
овой
основой деятел
ьности кадровой службы.
Есть кадр
овые документы, нали
чие которых обязат
ельно для вс
ех
организаций и документы, нали
чие которых стано
вится обязательным пр
и
определенных усло
виях.
Обязательный сос
тав кадровой докуме
нтации:
1. Штатное распи
сание
2. График отпу
сков
26
3. Правила внутре
ннего трудового распо
рядка
4. Табели уче
та рабочего врем
ени
5. Приказы п
о личному сост
аву
6. Основания к приказам (докла
дные записки, заявл
ения, акты,
труд
овые договоры)
7. Докум
енты, касающиеся начис
ления и выпл
аты заработной пла
ты,
отпускных, компен
саций за неисполь
зованные отпуска
8. Кни
га учета движ
ения трудовых кни
жек и вклад
ышей к ни
м
9. Приходно-расхо
дная книга п
о учету блан
ков трудовых кни
жек и
вклад
ышей к ни
м
10. Трудовые кни
жки
11. Личные карт
очки и лич
ные дела работ
ников
Одной и
з наиболее важ
ных функций ка
дровой слу
жбы явля
ется
документирование труд
овых правоотношений. В соответствии с
о статьёй 5
Трудо
вого Кодекса Росси
йской Федерации труд
овые и дру
гие
непосредственно связа
нные с ни
ми отношения регули
руются трудовым
законодат
ельством, включая законода
тельство об охр
ане труда, а также
коллект
ивными договорами, соглаш
ениями, нормативно-право
выми и
локал
ьными нормативными акт
ами, содержащими нор
мы трудового пра
ва.
Руководитель предпр
иятия несет персон
альную ответственность з
а
состав, сохран
ность и перви
чное оформление докум
ентов.
Трудно переоц
енить значение докум
ентов для предпр
иятия.
Информация, находя
щаяся в докум
ентах составляет осн
ову предприятия.
Боль
шую часть инфор
мации работники получают посредством докум
ентов.
На и
х составление п
о статистике ухо
дит более 50 % рабо
чего времени.
Оши
бки при веде
нии документации отд
ела кадров, фиксир
ующие
трудовые отнош
ения работника с предприятием и подтверждающим ег
о стаж
27
раб
оты, являются наруш
ением требований Трудо
вого Кодекса Росси
йской
Федерации.
Труд
овое законодательство н
е содержит опреде
ления локальных
нормат
ивных актов. Одн
ако, исходя и
з статей 5 и 8 Трудового Коде
кса
Российской Федер
ации, под ни
ми понимаются внутр
енние нормативные
докум
енты организации.
Локал
ьные акты утверж
даются работодателем в пределах ег
о
компетенции в соответствии с трудовым законодат
ельством и ины
ми
нормативными право
выми актами, содерж
ащими нормы трудо
вого права,
коллект
ивными договорами, соглаш
ениями (ч. 1 с
т. 8 ТК Р
Ф).
Законодательство н
е предусматривает унифицир
ованных форм дл
я принятия
локал
ьных актов. Исклю
чение составляют штат
ное расписание (фор
ма N Т-3)
и график отпу
сков (форма N Т-7), формы дл
я которых утвер
ждены
Постановлением Госком
стата России о
т 05.01.2004 N 1 "Об утверж
дении
унифицированных фо
рм первичной учет
ной документации п
о учету тру
да и
ег
о оплаты". Фор
мы остальных локал
ьных актов работо
датель определяет
самосто
ятельно.
2. АНА
ЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДР
ОВОЙ СЛУЖБЫ И
ЭФФЕКТИВНОСТИ КАДРО
ВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО У
К
«Щит»
2.1. ХАРАКТЕ
РИСТИКА ООО У
К «Щит»
Обще
ство с ограни
ченной ответственностью Управл
яющая
компания ,,Щи
т,, было зарегист
рировано 20.02.2019 года. Явля
ется дочерней
органи
зацией ООО У
К ,,Энергия Сиб
ири,,. Лицензия 024-000561 выд
ана
20.02.2019 года Служ
бой строительного надз
ора и жилищ
ного контроля
Красноя
рского края.
28
Учреди
телем ООО У
К «Щит».
явля
ется директор Осо
кин Андрей Владим
ирович.
Полное фирме
нное наименование Предпр
иятия: Общество с
ограниченно
й ответственностью Управл
яющая компания «Щит».
Сокращенное наимен
ование ООО У
К «Щит».
Предпр
иятие является коммер
ческой организацией, юридич
еским
лицом, име
ет самостоятельный бал
анс, расчетный и иные сче
та в бан
ках,
круглую печ
ать со сво
им наименованием, шта
мп, бланки и другую
атриб
утику.
Предприятие нес
ет ответственнос
ть по сво
им обязательствам
Уста
вным капиталом.
Предпр
иятие создано в целя
х получения приб
ыли, и оказ
ания услуг п
о
управлению и эксплуатации жилищ
ного фонда.
Предпр
иятие возглавляет дире
ктор, назначаемый н
а эту должн
ость
Общим собра
нием участников сро
ком на 5 ле
т.
Генеральный дире
ктор действует н
а принципе единон
ачалия, за
исключ
ением ограничений, установ
ленных Уставом, и несет ответств
енность
за послед
ствие своих дейс
твий в соотве
тствии с федера
льными законами,
ины
ми нормативными право
выми актами Росси
йской Федерации, Уста
вом и
заключ
енным с ни
м контрактом.
Взаимоот
ношения работников и директора предпр
иятия, возникающие
н
а основании трудо
вого договора, регули
руются законодательством
Росси
йской Федерации о труде.
Анали
зируя организационную стру
ктуру ОО
О УК «Щи
т» мы вид
им,
что напр
ямую директору подчин
яются такие функцио
нальные
руководители, ка
к: главный юри
ст; главный бухга
лтер; главный энерг
етик;
главный инже
нер.
29
Устав ОО
О УК – прав
овой акт, опреде
ляющий статус,
организа
ционную структуру, це
ли, характер и порядок деятел
ьности
организации.
Уст
ав утверждён постано
влением администрации гор
ода Красноярска.
Уст
ав ООО У
К «Щит» соде
ржит следующие разд
елы:
- полное и сокращенное фирме
нное наименование обще
ства;
- сведения о месте нахож
дения общества;
- свед
ения о разм
ере уставного капи
тала общества;
- пра
ва и обязан
ности участников обще
ства;
- сведения о порядке ликви
дации и реорган
изации предприятия;
- свед
ения о поря
дке хранения докум
ентов общества и о поря
дке
предоставления общес
твом информации участ
никам общества и
другим лиц
ам.
Всего в ООО У
К «Щит» насчиты
вается 41 сотрудников. И
з них:
1. специа
листов, руководителей и служащих (АУ
П) - 14
2. водителей - 6 чело
век;
3. основных рабо
чих - 21 человек;
0
5
10
15
20
25
Ри
с. 1. Штатная числен
ность сотрудников ОО
О УК «Щи
т»
Рассмотрим дина
мику показателей движ
ения рабочей си
лы в табл
ице 1.
Таблица 1. Динамика движ
ения рабочей си
лы ООО У
К «Щит» з
а 2018–
2019 гг., че
л.
№ п/ Показатели 2018 2019 Ито
г
30
п о
1 Принято (че
л.) 6 0 6
2 Уволено (че
л.) 6 0 6
2.1 По собств
енному желанию (че
л.) 6 0 6
2.2 На уче
бу (чел.) 0 0 0
2.3 Н
а пенсию и по дру
гим
причинам, предусмо
тренным
законом (че
л.)
0 0 0
2.4 В вооруж
енные силы (че
л.) 0 0 0
2.5 За наруш
ение трудовой
дисци
плины (чел.)
0 0 0
3 Числен
ность, всего (че
л.) 41 41 41
Мы вид
им, что теку
честь кад
ров за 1 го
д составила поря
дка 30%, что
для данн
ого предприятия н
е очень хоро
ший показатель.
В организации сущес
твует проблема укомплек
тования кадрами, та
к как
сред
ний возраст сотруд
ников составляет 35-55 ле
т.
2.2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В ООО У
К
«Щит»
ОО
О УК «Щи
т» малочисле
нное предприятие. В структ
уре предприятия
отд
ел кадров н
е предусмотрен. В штате фир
мы имеется мене
джер по
персо
налу, он ж
е исполняет обязан
ности начальника отд
ела кадров.
Обязан
ности в отд
еле кадров распре
делены следующим обра
зом:
Менеджер п
о персоналу осущес
твляет ведение кадро
вого делопроизводства,
в том чис
ле личных карт
очек, в кото
рых фиксируется важ
ная информация о
сотруднике, дан
ные об отпусках работника, а также свед
ения о воин
ской
обязанности и др. Та
к же вед
ет подбор персо
нала и пров
одит собеседования
с соискателями н
а вакантные должн
ости.
Роль деятел
ьности менеджера п
о персоналу отд
ела кадров ОО
О УК
«Щи
т» в общ
ей системе управ
ления определяется ег
о функциями, осно
вой
которой явля
ется деятельность, связа
нная с документи
рованием трудовых
31
отнош
ений и органи
зацией работы с персоналом.
Раб
ота менеджера п
о персоналу регламен
тируется должностной
инстру
кцией, в кото
рой прописаны ег
о права и обязанности.
В своей деятел
ьности менеджер п
о персоналу руководс
твуется:
– Конституцией Росси
йской Федерации, Труд
овым кодексом Росси
йской
Федерации, нормат
ивными актами, регламент
ирующими работу с
кадрами.
– Уста
вом учреждения;
– Прави
лами трудового распо
рядка;
– Приказами и распоряжениями дирек
тора учреждения
Мене
джер по персо
налу имеет св
ое направление деятел
ьности, в
частн
ости это:
– органи
зация работы с персоналом, документ
ирование трудовых
отнош
ений;
– комплектование учреж
дения работниками необхо
димых профессий;
– органи
зация обучения персо
нала, повышение квалиф
икации
сотрудников;
– конт
роль за соблюд
ением норм трудо
вого законодательства в работе с
персоналом;
– устано
вление системы уче
та кадров;
– методи
ческая помощь руковод
ителям подразделений п
о всем
вопр
осам, связанных с персоналом;
– органи
зация здоровых и безопасных усло
вий труда дл
я подчиненных
исполн
ителей.
Для реше
ния возложенных н
а него зад
ач менеджер п
о персоналу име
ет
право:
– знаком
иться с проек
тами решений руково
дства учреждения,
касающ
имися его деятел
ьности;
32
– вносить н
а рассмотрение руково
дства предложения п
о улучшению
деятел
ьности учреждения п
о вопросам, связа
нным с управл
ением
персоналом;
– сооб
щать непосредственному руково
дителю о выявл
енных в
проц
ессе исполнения сво
их должностных обязан
ностей недостатках
и вносить предло
жения по и
х устранению;
– подпис
ывать и визир
овать документы в пределах сво
ей
компетенции;
– осущес
твлять взаимодействие с руководителями вс
ех служб,
полу
чать информацию и документы, необхо
димые для выпол
нения
своих должно
стных обязанностей;
– требо
вать от руково
дства учреждения оказания содействия в
исполнении сво
их должностных обязан
ностей и пр
ав.
Функциональные обязан
ности менеджера п
о персоналу
непосред
ственно связаны с документационным обеспе
чением управления
персо
налом, а име
нно:
– издание прик
азов по личн
ому составу (о приеме н
а работу,
уволь
нении, перемещениях, измен
ениях окладов, разр
ядов,
должностей и т.д.);
– оформление, уч
ет и хран
ение трудовых кни
жек;
– формирование, уч
ет и органи
зация хранения лич
ных дел
сотруд
ников;
– ведение уче
та представления ежего
дных отпусков;
– обеспе
чение руководства ОО
О УК «Щи
т» необходимой
операт
ивной информацией п
о кадровым вопр
осам;
– ведение воинс
кого учета граж
дан, пребывающих в запасе и
граждан, подле
жащих призыву н
а военную слу
жбу в воин
ские
силы Р
Ф, из чис
ла работающих в ООО У
К «Щит».
Пр
и осуществлении эт
их функций инспе
ктор отдела кад
ров
33
взаимодействует с другими структ
урными подразделениями.
О
т бухгалтерии инспе
ктор отдела кад
ров получает штат
ное расписа-
ни
е, расчеты потреб
ности в персо
нале, справки о заработной пла
те для
оформ
ления пенсий п
о возрасту и т.п.
Менеджер п
о персоналу предст
авляет в бухгал
терию сведения о
списочной числен
ности работников, прог
улах, текучести кад
ров, табель
уче
та рабочего врем
ени, приказы о приеме, пере
воде и уволь
нении, листы
време
нной нетрудоспособности дл
я оплаты, свед
ения об очере
дных отпусках
работ
ников и т.п.
Документы направ
ляются для подпи
сания и утверж
дения генеральным
дирек
тором.
В хо
де взаимодействия с другими подразде
лениями предприятия
мене
джер по персо
налу получает о
т них зая
вки на при
ем рабочих и
специалистов, предста
вления о поощр
ении, графики отпу
сков и т.п.
Та
к же мене
джер по персо
налу направляет в другие взаимосв
язанные
подразделения:
– свед
ения о наруши
телях трудовой дисци
плины;
– копии прик
азов о при
еме новых работ
ников, перемещении вну
три
учреждения, уволь
нении работников;
– коп
ии приказов о
б утверждении (измен
ении) Правил внутре
ннего
трудового распо
рядка;
– сведения, относя
щиеся к вопр
осам соблюдения труд
овой дисциплины.
Мене
джер по персо
налу, наделен следу
ющими полномочиями:
– требо
вать от вс
ех подразделений учреж
дения представления
необхо
димых для ег
о работы материалов;
– принимать работ
ников учреждения п
о вопросам переме
щения и
уволь
нения;
– взаимодействовать с другими организ
ациями по вопр
осу подбора
кад
ров;
34
– требовать о
т других подразд
елений обязательного выпол
нения тех
указ
аний, которые предусм
отрены должностной инстру
кцией
менеджера п
о персоналу.
Документ
ационное обеспечение и документооборот явля
ется
неотъемлемой час
тью любого предпр
иятия, в то
м числе и данного
учреж
дения.
2.3.ОСОБЕННОСТИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В
ОО
О УК «ЩИ
Т»
Состав кадр
овой докумен
тации в ОО
О УК «Щи
т»:
1. Штатное распи
сание
Штатное распи
сание - документ, кото
рый определяет струк
туру
организации, числен
ность должностей в конкретных структ
урных
подразделениях и в цел
ом по органи
зации и опл
ату труда работ
ников
организации.
17
Штат
ное расписание состав
ляется и утверж
дается генеральным
дирек
тором учреждения п
о состоянию н
а 1 января кажд
ого календарного
го
да, имеет рекви
зиты общего бла
нка организации и утверждается
генера
льным директором учреж
дения и согласов
ывается с орга
ном
администрации гор
ода, осуществляющим коорди
нацию деятельности
предпр
иятия, департаментом эконо
мики и управ
ления кадровой поли
тики и
организа
ционной работы админис
трации города Красно
ярска.
Штатное распи
сание составляется в унифицированной фор
ме Т-3
утверж
денной постановлением Госком
стата от 05.01.2004 г. № 1, в кото
ром
указываются наимен
ования структурных подразд
елений и должн
остей,
количества штат
ных единиц п
о штату, должно
стных окладов, надб
авок и
месяч
ного фонда зараб
отной платы п
о должностным окла
дам. Штатное
распи
сание является "организ
ационно-распорядительным", а не локал
ьным
нормативным акт
ом.
17
Непогода А.В, Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление
и ведение документации: 75 образцов основных документов. Изд.3-е. М., 2009. С. 10.
35