обязанностей начинается на следующий день после календарной даты,
которой определено окончание трудовых отношений.
Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в
соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок,
исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.
«Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем
окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день».
Эта статья очень важна не только при оформлении увольнений, но и
при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится
учитывать каждый день работы сотрудника.
Трудовой кодекс перечисляет виды документов, представляемы при
заключении трудового договора:
паспорт или иной документ удостоверяющий личность;
трудовая книжка, за исключением, если работник устраивается на
работу впервые или договор заключается на условиях совместительства.
страховое свидетельство государственного пенсионного
страхования;
документы воинского учета для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии
специальных знаний.
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже
работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка
10
.
В Кодексе определены случаи и порядок составления документов,
впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности
трудового договора, соглашений, даны сроки ознакомления работника с
документами (приказом о приеме на работу (ст. 68), приказом о
10
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 06.04.2015) // СПС «Консультант
Плюс».
16
дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.
62) и т.д.
Оформление трудовых правоотношений как правило требует сбора
персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также
имеется в Трудовом кодексе в ст. 85, где к ним отнесена «информация,
необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся
конкретного работника».
Поэтому, при оформлении трудовых правоотношений путем
составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к
соответствующим статьям Трудового кодекса.
Так же виды документов, создаваемых службой кадров при
оформлении трудовых взаимоотношений (трудовой договор, приказ). При
этом законом прописаны сроки составления и оформления этих документов.
11
В целом значительная часть Трудового кодекса освещает именно
процесс документирования трудовых взаимоотношений.
В Трудовом кодексе РФ прописаны взаимодействия законодательных и
нормативных правовых актов, что должно учитываться сотрудником
кадровой службы. Специальная глава Трудового кодекса (гл. 14) посвящена
вопросу защиты персональных данных работника. Более детально вопросы
защиты персональных данных раскрыты в Федеральном законе от 27 июле
2006 г. N 152-Ф3 «О персональных данных».
Персональным данным и их защите полностью посвящен
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".
Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина
при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на
неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Для
сотрудника кадровой службы очень важно положение ст.1 Закона, которая
говорит о том, что Законом регулируются отношения, связанные с
11
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ в (ред. от
06.04.2015) // СПС «Консультант Плюс».
17
обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации
и без использования таких средств. Это указывает на то, что положения
Закона распространяются и на традиционные технологии работы с
документами, которые содержат персональные данные. Основные понятия,
раскрываемые в статье 3 Закона, имеют и полностью развернутые
определения: "персональные данные - это любая информация, относящаяся к
определенному или определяемому на основании такой информации
физическому лицу (субъекту персональных данных), такие как, его фамилия,
имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное,
социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы,
другая информация; обработка персональных данных - действия (операции) с
персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление,
хранение, уточнение (обновление, изменение), использование,
распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование,
уничтожение персональных данных;
12
"
В названном Законе даны такие определения, как:
информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора,
хранения, обработки, предоставления, распространения информации и
способы осуществления таких процессов и методов;
конфиденциальность информации - обязательное для выполнения
лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не
передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная
пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
документированная информация - зафиксированная на каком либо
материальном носителе путем документирования информация с реквизитами,
позволяющими определить такую информацию или в установленных
12
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (в ред. 21.07.2014.) «О персональных
данных». // СПС «Консультант Плюс».
18
законодательством Российской Федерации случаях ее материальный но-
ситель и др.
13
Учитывая всё более активное внедрение информационных технологий
в работу с кадровыми документами, все они крайне важны для любого
сотрудника кадровой службы.
В Законе также изложены принципы правового регулирования
отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты
информации: такие как свобода поиска, получение, передача, производство,
распространение информации законным способом; достоверность,
своевременность, открытость; равноправие языков при создании
информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной
жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения
информации о частной жизни лица без его согласия.
Право и обязанность обладателя информации, а так же право
физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно об
ограничении доступа к ней точно определены в законе. Только один пункт в
этом Законе посвящен персональным данным, так как одновременно вышел
Федеральный закон "О персональных данных".
Понятие информационные ресурсы отсутствует в новом Законе. В нем
рассматриваются такие понятия, как информационные системы, которые
делятся на федеральные, региональные, муниципальные и иные системы.
Порядок создания и эксплуатации информационных систем, а так же права
обладателей информации определяют специальные статьи. Статья 14
посвящена государственной системе, новым является раздел Закона (статья
15) об использ
овании информационно-телекоммун
икационных сетей и
порядке подклю
чения к ни
м.
13
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ (в ред. 21.07.2014) «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» //СПС «Консультант Плюс».
19
Последний раз
дел Закона 2006 г. (ст.16) посв
ящен защите ин
формации.
О
н более чет
ко и вня
тно, как эт
о и поло
жено законодательному ак
ту,
определяет, чт
о: "Защита инфор
мации представляет соб
ой принятие
прав
овых, организационных и технических ме
р, направленных н
а:
7. обеспечение защ
иты информации о
т неправомерного дост
упа,
уничтожения, модифици
рования, блокирования, копиро
вания,
предоставления, распрост
ранения, а так
же от ин
ых неправомерных дейс
твий
в отнош
ении такой инфор
мации;
8. соблюдение конфиденц
иальности информации огранич
енного
доступа;
9. реали
зацию права н
а доступ к информации".
К одному и
з важнейших законода
тельных актов, затраги
вающих
процесс документ
ирования, следует отне
сти и Зак
он Российской Федер
ации
от 25 октя
бря 1991 г. N 1807-1 "О языках наро
дов Российской Федер
ации" (в
ре
д. Федеральных зако
нов от 24.07.1998 N 126-Ф
З и о
т 11.12.2002 N 165-ФЗ)
и Федеральный зак
он от 1 ию
ня 2005 г. N 53-Ф
З "О государс
твенном языке
Росси
йской Федерации". Зак
он регулирует использование государс
твенного
языка пр
и составлении и оформлении служе
бных документов. П
ри эт
ом
имеем вви
ду, что с
т.68 Конституции Р
Ф устанавливает: "государс
твенным
языком Росси
йской Федерации на всей е
е территории явля
ется русский
яз
ык".
Последующее хранение и использование докум
ентов в теку
щей
деятельности органи
зации, экспертиза ценн
ости и сда
ча документов н
а
архивное хран
ение так ж
е входит в понятие кадро
вого делопроизводства.
Федера
льный закон о
т 22 октября 2004 го
да №125-ФЗ «О
б архивном
де
ле в Росси
йской Федерации» регул
ирует отношения, возник
ающие при
органи
зации хранения, комплек
тования, учета и использования докум
ентов
Архивного фон
да Российской Федер
ации и дру
гих архивных докум
ентов,
независимо о
т их фо
рм собственности, а также отнош
ения в сфе
ре
20
управления архи
вным делом в Российской Федер
ации в интер
есах граждан,
обще
ства и госуда
рства.
Оформление и ведение труд
овых книжек регламен
тируется правилами
веде
ния и хран
ения трудовых кни
жек
14
. Все зап
иси в труд
овой книжке
произв
одятся без как
их-либо сокра
щений и име
ют в пред
елах
соответствующего разд
ела свой поряд
ковый номер. С каждой внос
имой в
труд
овую книжку запи
сью о выполн
яемой работе, пере
воде на дру
гую
постоянную раб
оту и уволь
нении работодатель знак
омит ее владе
льца под
росп
ись в ег
о личной карт
очке, в кото
рой повторяется зап
ись, внесенная в
трудовую кни
жку
15
Форма труд
овой книжки и форма вкла
дыша введена с 1 января 2004
го
да и утвер
ждена Постановлением Правите
льства Российской Федер
ации от
16 апр
еля 2003 года №225(ре
д. от19.05.2008) "О трудовых книж
ках". Этим
ж
е Постановлением утвер
ждены Правила веде
ния и хран
ения трудовых
кни
жек, в кото
рых, в частн
ости, определен поря
док внесения измен
ений и
исправ
лений в труд
овые книжки
16
.
Состав
ление и оформ
ление кадровой докуме
нтации в
Росси
йской
Федерации стр
ого регламентируется соответс
твующими законодательными и
норматив
ными актами. Сотру
дник кадровой слу
жбы, оформляющий
труд
овые правоотношения, обя
зан также зна
ть пенсионное законода
тельство,
налоговое законода
тельство и так далее.
Исходя из это
го, для правильного оформления кадр
овых документов,
необх
одимо иметь пол
ный пакет законода
тельных правовых акт
ов, особенно
затраги
вающих трудовые отнош
ения, и им
и руководствоваться пр
и
оформлении труд
овых отношений.
14
В ред. Постановлений Правительства РФ от 19.05.2008г. №373) и «Инструкцией по
заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от
10.10.2003г. №69.
15
Новиков Е.А. Трудовая книжка / Е.А.Новиков.- Изд-во: «Эр Медиа».-2009
16
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки
и обеспечения ими работодателей, утверждены постановлением Правительства РФ от 16
апреля 2003 г. № 225// СПС «Консультант Плюс».
21
1.2 МЕС
ТО КАДРОВОЙ СЛУ
ЖБЫ В СИСТ
ЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ, Е
Е
СТРУКТУРА И ЗАДАЧИ
Кадровое делопроизводство – относ
ится к отра
сли деятельности, кото
рая
документирует труд
овые отношения. Кадр
овая документация фикси
рует
информацию о наличии и движении персо
нала. В эт
ом случае вс
е кадровые
проце
дуры приобретают докумен
тальное оформление (напр
имер, прием,
пере
вод, поощрение, приме
нение дисциплинарного взыск
ания,
командировка, отп
уск, увольнение и друг
ое).
Все кадр
овые документы фиксирует юриди
чески значимые фак
ты,
которые явля
ются основанием совокупности корреспондирующих др
уг другу
пр
ав и обязан
ностей работника и работодателя.
Мно
го кадровых докум
ентов содержат инфомацию, которая обла
дает
высокой социа
льной значим
остью. Поэтому под
ход к раб
оте с так
ого рода
докуме
нтами должен быть чрезвычайно серье
зным и ответст
венным.
Зачастую о
т правильности запол
нения тех ил
и иных кадр
овых документов
зави
сит подтверждение опреде
ленных юридических фак
тов, на осн
ове
которых возни
кают или теря
ются те ил
и иные пра
ва работника.
Веде
ние кадрового делопрои
зводства позволяет эффек
тивно решить
сра
зу несколько зад
ач:
документально офор
мить трудовые отнош
ения, формализовать
кадр
овые процедуры у конкретного работо
дателя;
построить стро
йную систему управ
ления персоналом, отвеч
ающую
стратегическим зада
чам руководства;
регламен
тировать взаимоотношения работ
ника и работо
дателя;
создать организ
ационно-правовые осн
овы трудовой деятел
ьности,
как дл
я работников, та
к и дл
я работодателя;
разре
шить трудовые спо
ры.
22
Организационная струк
тура управления персо
налом отражает
сложив
шиеся внутри предпр
иятия разделение вид
ов деятельности. Исхо
дной
точкой постр
оения оптимальной струк
туры является проекти
рование работы,
кото
рое зависит о
т многих факт
оров, в частн
ости от то
го, какая
квалиф
икация требуется дл
я ее выпол
нения, какую час
ть работы выпол
няет
сотрудник.
Выб
ор организационной струк
туры отдела кад
ров зависит о
т целого
ря
да факторов, и
з которых наиб
олее существенным п
о значимости явля
ются:
размер и степень разноо
бразия деятельности, организ
ационно-правовая
фор
ма предприятия, техно
логии, стратегия.
Организа
ционная структура кадр
овой службы дол
жна соответствовать
разм
еру организации. Ес
ли предприятие небольшое и руково
дитель может в
одиночку управ
лять деятельностью персо
нала, то примен
яется линейная
организа
ционная структура. Ес
ли же чис
ло персонала увеличи
вается, то
появл
яется промежуточный уров
ень в управ
лении персоналом и применяется
функцио
нальная или лине
йно-функциона
льная структура.
Дальн
ейший рост органи
зации может вызв
ать возникновение нов
ых
уровней в управлении персо
налом, вследствие че
го структура отд
ела кадров
буд
ет корректироваться и при необход
имости усложняться. Так
ие же
измен
ения вызывает организ
ационно-правовая фор
ма предприятия - че
м
сложнее, те
м больше уров
ней, следовательно, выс
ших должностных ли
ц и
подразд
елений имеет организа
ционная структура управ
ления.
Служба п
о подбору персо
нала и управ
лению (управление ил
и отдел п
о
кадрам) в большой п
о численности коммер
ческой либо некомме
рческой
организации предст
авляет собой самостоя
тельное структурное
подразд
еление. В небол
ьшой организации кадр
овым документированием
мож
ет заниматься од
ин человек - специ
алист по кад
рам, в мален
ькой
организации функ
ции кадрового делопрои
зводства могут бы
ть возложены п
о
совместительству н
а секретаря ил
и бухгалтера.
23
Глав
ными направлениями деятел
ьности являются:
- документ
ирование трудовых отнош
ений;
- осуществление раб
оты по подб
ору, расстановке и использованию
рабо
чих и специа
листов;
- участие в формировании стаби
льно работающего трудо
вого
коллектива;
- формир
ование кадрового резе
рва;
- организация сист
емы учета кад
ров;
- обучение, перепод
готовка, аттестация, повыш
ение квалификации
кад
ров;
Таким обра
зом, роль кадр
овой службы в общей сист
еме управления
обуславл
ивается ее функц
иями, основой кото
рых как ра
з и явля
ется
деятельность органи
заций, связанная с документированием труд
овых
отношений и работы с персоналом.
1.3 Организация документооборота в кадровой службе
По осно
вным кадровым проце
дурам различают следу
ющие виды кадр
овых
документов.
1. Докуме
нтация по при
ему на раб
оту:
заявление о приеме н
а работу;
труд
овой договор (конт
ракт) о назна
чении на должн
ость;
приказ о приеме н
а работу.
2. Докуме
нтация по пере
воду на дру
гую работу:
заявл
ение о пере
воде на дру
гую работу;
предста
вление о пере
воде на дру
гую работу;
при
каз о пере
воде на дру
гую работу.
3. Докуме
нтация по уволь
нению с раб
оты:
заявление о
б увольнении;
при
каз об уволь
нении.
4. Документация п
о оформлению отпу
сков:
24
график отпу
сков;
заявление о предоставлении отпу
ска;
приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация п
о оформлению поощр
ений:
представление о поощрении;
при
каз о поощр
ении;
протокол общ
его собрания трудо
вого коллектива о поощрении.
6. Докуме
нтация по оформ
лению дисциплинарных взыск
аний:
докладная запи
ска о наруш
ении трудовой дисци
плины;
объяснительная запи
ска о наруш
ении трудовой дисци
плины;
приказ о наложении дисципли
нарного взыскания;
прот
окол общего собр
ания трудового колле
ктива о налож
ении
дисциплинарного взыск
ания.
Исходя и
з основных управле
нческих задач, комп
лекс кадровых
докум
ентов можно так
же представить в виде сист
емы, включающей в себя
следу
ющие, связанные единс
твом происхождения и различающиеся п
о
функциональному назна
чению группы (подси
стемы) документов.
1. Организ
ационно-правовая докуме
нтация:
правила внутре
ннего трудового распо
рядка;
штатное распи
сание;
положение о структурном подразд
елении;
график отпу
сков;
должностные инстр
укции.
2. Персональная докуме
нтация:
трудовая кни
жка;
личное де
ло;
личная карт
очка работника.
3. Догов
орная документация:
25