25
осуществляются в организации и обязательно должны быть отражены
вопросы защиты и хранения этой категории информации.
Выделяя основные проблемные аспекты кадрового делопроизводства,
нельзя не затронуть вопросы применения СЭД в работе кадровых
подразделений. Системы электронного документооборота способны повысить
эффективность работы кадровой службы, упростить процедуры подготовки
документов, их согласования и утверждения. Также СЭД позволяют
формализовать и унифицировать кадровое делопроизводство.
Однако следует иметь в виду, что вести кадровое делопроизводство
исключительно в электронном виде в настоящее время невозможно. Трудовое
законодательство содержит много таких формулировок, как «личная подпись
работника», «письменное согласие», «письменное соглашение»,
«ознакомление работника», которые предполагают бумажный вариант
документа. Определенные в правовых актах Российской Федерации
обязательные для хранения кадровые документы, если и создаются в
электронном виде, в итоге должны быть распечатаны на бумаге,
соответствующим образом оформлены и помещены в дела для последующего
хранения.
Также следует отметить, что создание документа в электронном виде
может нарушить строго определенный порядок издания документов. Так,
например, часто в СЭД создается сначала приказ о приеме работника на
работу, а уже потом с ним заключается трудовой договор. Это является
нарушением ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации [ТК РФ, ст. 68].
В связи с этим важно, чтобы кадровые специалисты принимали участие во
внедрении СЭД, могли корректировать, насколько это возможно, процедуры
работы с соответствующей документацией в системе, поправлять ее таким
образом, чтобы при работе с кадровыми документами можно было избежать
нарушений законодательства.
26
Подводя итог всему вышесказанному, следует отметить, что в рамках
данной работы невозможно охватить все частные случаи несовершенства
системы кадрового делопроизводства, которые также определяют
проблематику этой сферы профессиональной деятельности. Вместе с тем в
рамках статьи был выделен ряд основных проблем в этой сфере. Все эти
проблемные моменты кадрового делопроизводства имеют свое решение,
которое во многом зависит от квалификации специалистов кадровой службы.
В связи с этим одними из важнейших задач являются обучение и повышение
квалификации кадровых специалистов. Эти задачи могут решаться в
организациях централизованно в рамках различных форм дополнительного
профессионального образования. Также специалисты по кадровому
делопроизводству могут самостоятельно изучать правоприменительной
практики. Такую возможность предоставляют многие периодические издания
по кадровому делопроизводству и трудовому праву.
27
• 1.3 Организация работы с документами
Действительность вокруг нас значительно изменилась, затронув все
сферы человеческой жизнедеятельности. Большую роль в этом играют
современные технологии, которые не только затронули все сферы
деятельности, но и стали мобильными, быстро завоевывающими новые рынки.
На этом фоне значительно обострился вопрос конкурентоспособности не
только отдельных экономических субъектов, но и целых государств. Попытки
преодолеть возникшую ситуацию привели к обращению внимания
исследователей на важность человеческих ресурсов.
Это связано с тем, что, как отмечают эксперты, «по мере вступления
развитых стран в постиндустриальную эру человеческий капитал будет
приобретать все большее значение». Поэтому изучение всевозможных
инноваций, выявление особенностей системы управления персоналом,
разработка новых решений, направленных на повышение эффективности
деятельности персонала и ряд других мероприятий, стали представлять
огромный научный и практический интерес и, соответственно, стали
актуальными для изучения.
Большое внимание уделяется понятиям «трудовые ресурсы» и
«персонал предприятия». Трудовые ресурсы представляют собой
трудоспособную «часть населения, которая обладает физическими и
интеллектуальными возможностями для производства материальных благ и
услуг».
В свою очередь персонал предприятия — это «личный состав
организации, включающий всех наемных работников, а также работающих
собственников и совладельцев». Таким образом, «трудовые ресурсы» — это
термин, который используется для определения трудоспособного населения в
масштабах страны, отдельного региона или же отдельной отрасли. Для
отдельного предприятия наиболее употребим термин «персонал».
28
Изменившиеся условия мирового экономического развития вывели
персонал на новый уровень и заставили рассматривать его как определенный
стратегический фактор, который определяет дальнейшее развитие
предприятия. В связи с этим персонал больше не является «винтиком» в
производственном процессе, персонал перерос в «совокупность личностей,
каждая из которых обладает особой индивидуальностью, интеллектом,
способностью к саморазвитию, творчеству», то есть персонал стал являться
«личностным капиталом» организации.
Основными характеристиками персонала являются его численность и
структура. Под численностью персонала понимается «число сотрудников,
которые официально работают в организации».
Численность бывает нормативной и фактической. Нормативная или
плановая численность определяется спецификой деятельности, сложностью
производственных процессов, а также степенью их автоматизации.
Фактическая же численность показывает реальное число сотрудников
организации на данный момент. Структура персонала представляет собой
«отдельные группы работников, объединенные по каким-либо признакам» .
Чтобы персонал раскрыл в полной мере весь свой потенциал им нужно
управлять и его нужно организовывать. Для этого на предприятиях и
существуют кадровые службы. Под данным термином понимается
«совокупность специализированных структурных подразделений в сфере
управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами
(руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять
персоналом в рамках избранной кадровой политики».
Кадровые службы предприятий и организаций действуют в рамках
определенных теорий управления персоналом. Стоит отметить, что
деятельность по управлению персоналом имеет давние истоки, но вот как
наука данная отрасль управления сформировалась только в начале прошлого
столетия. Связано это было с изменениями, которые произошли в
29
производстве. Так развитие капитализма и промышленная революция привели
к вытеснению мелких мастерских крупными фабриками и заводами.
Соответственно, это привело к увеличению количества рабочих, а также к
увеличению интенсивности труда и со временем к обострению социальных
конфликтов.
Для решения таких конфликтов, а также для налаживания отношений
между руководством предприятия и коллективом и начали создаваться
специализированные кадровые подразделения. Датой зарождения таких
подразделений принято считать 1912 год. В 20-х годах прошлого столетия
такие подразделения появились на многих предприятиях США и Западной
Европы. Представители таких подразделений занимались налаживанием
отношений между работодателями и работниками, вели кадровую
документацию, решали некоторые бытовые проблемы работников.
В последующие два десятилетия произошло законодательное
оформление деятельности кадровых служб предприятий. Также в это время
появились новые специальности в кадровой отрасли, такие как агент по найму,
управляющий по заработной плате, специалист по обучению и т.д.
В последующие два десятилетия в связи с модернизацией производства,
появлением большого количества высокопрофессиональных специалистов
большее внимание стали уделять разработки правовой документации внутри
предприятий, которые регламентировали все аспекты трудовой деятельности,
в том числе стандарты и нормативы по организации трудовой деятельности и
оплате труда.
В 1970-1980 годы в деятельности кадровых служб появляется такое
понятие как перспективное планирование. Кадровые работники занимаются
не только приемом на работу, но и планированием потребности в персонале,
составлением кадровых резервов, участвуют в разработке стратегий развития
предприятия.
30
Современный этап развития деятельности кадровых служб связан с
решением различных сложных кадровых задач, основанных на
стратегическом планировании, расширении социальных гарантий работникам
и т.д.
На сегодняшний день управление персоналом представляет собой
«целенаправленную деятельность руководящего состава организации,
руководителей и специалистов подразделений системы управления
персоналом, включающую разработку концепции и стратегии кадровой
политики, принципов и методов управления персоналом».
Таким образом, управление персоналом охватывает такие области, как
планирование кадров, планирование работы с кадрами, определение
кадрового потенциала, оценку персонала, стимулирование трудовой
деятельности, организацию труда и множество других аспектов.
Кадровые службы нашей страны до последнего времени отличались от
западных. Они в первую очередь занимались приемом и увольнением
сотрудников и, в некоторой степени, их профессиональным обучением.
Управлением персонала в полном понимании этого термина они не
занимались. И такая ситуация наблюдается до сих пор на многих небольших
российских предприятиях.
Хотя в целом данная отрасль за последние несколько лет претерпела
значительные перемены. Постепенно кадровые службы становятся
методическими, информационными и координирующими центрами работы с
персоналом. Для этого разрабатываются концепции управления персоналом,
под которыми понимается система «взглядов на понимание и определение
сущности, содержания, целей, задач... методов управления персоналом».
Такая концепция должна включать в себя методологию управления,
систему и технологию управления персоналом. Методология связана с
рассмотрением сущности персонала как объекта управления и подбором
определенных методов и принципов управления им. Система кадрового
31
управления связана с разработкой целей и задач, а также функций и
организационной структуры управления. В свою очередь технология
управления персоналом предполагает проведение мероприятий по поиску,
отбору и приему персонала, его оценки и обучению, а также организации
труда, стимулированию трудовой деятельности и т.д.
Методология управления связаны с применением определенных
методов управления, под которыми понимаются «способы воздействия на
персонал с целью осуществления координации их деятельности в процессе
функционирования организации».
Административные методы проявляются в виде организационного и
распорядительного воздействия со стороны руководства предприятия и
направлены на организацию трудового процесса.
Экономические методы в условиях рыночной экономики усилили свое
значение, так как стали важным условием для создания целостной системы
управления.
Психологические методы направлены на личность конкретного
человека, а социологические - на определение места личности в коллективе.
Данные методы позволяют развить внутренний потенциал работника, развить
эффективные коммуникации в трудовом коллективе.
Таким образом, кадровые службы предприятий на современном этапе
развития представляют собой достаточно сложный элемент управления,
который соединяет в методические, информационные и координирующие
центры по работе с персоналом. Для того, чтобы эта работа была успешной,
разрабатываются концепции управления персоналом, которая должна
включать в себя методологию управления, систему и технологию управления.
Существующие объективные обстоятельства диктуют новые требования
к кадровой работе.
Во-первых, существенными изменениями условий, в которых
развивается экономика, является дефицит профессиональных кадров. Поэтому
32
более эффективными становятся внутренние резервы использования кадров,
оптимальное их распределение, целесообразное использование на рабочих
местах и рост нагрузки на каждого члена коллектива.
Во-вторых, уменьшение численности работников должно быть
компенсировано большей интенсивностью труда, а значит, и высокой
квалификацией работника. В связи с этим повышается ответственность
кадровых служб в выборе направлений квалификационного роста работников,
в организации эффективных форм обучения и стимулирования их труда.
В-третьих, перестройка кадровой политики в организации влечет за
собой расширение функциональных обязанностей работников кадровых
служб, повышение их самостоятельности в решении кадровых проблем.
К сожалению, на сегодня осталось стереотипное представление о
деятельности кадровых служб, где основной функцией остается ведения
делопроизводства.
Подобная ситуация не соответствует требованиям современности, и
если органы местного самоуправления действительно хотят эффективно
управлять своим важным активом - человеческими ресурсами, то необходимо:
• непрерывное и осознанное обучение кадровиков, освоение ими
новых методов управления персоналом;
• профессионализировать функцию управления персоналом;
• проводить подготовку специалистов по управлению персоналом;
• коренным образом пересмотреть функции и состав кадровой
службы;
• расширить ее полномочия и создать благоприятные условия для
плодотворной работы.
В кадровую службу в органах местного самоуправления нужно внедрить
принципы и методы кадрового менеджмента.
33
Следовательно, от того, как будет организована работа с кадрами, от их
качественного состава, умения эффективно работать, как правило, зависит
успех выполнения поставленных задач.
Рассматривая структуру кадровой службы в современной организации,
следует отметить, что принципиальных изменений в современных условиях не
произошло. Кадровые службы созданы на базе существующих отделов кадров,
их можно с уверенностью отнести к третьей группе, «работающих по
старинке», ограниченных формализацией вопросов приема и увольнения
работников.
В связи с процессами профессионализации начинает формироваться
понимание необходимости системы научно обоснованного изучения
способностей и склонностей, профессионального совершенствования и
должностного передвижения служащих в соответствии с их деловыми и
личностными качествами. Поэтому квалификация работников кадровых
служб также перестает соответствовать уровню меняющихся задач, а от их
профессионализма главным образом зависит успешность реализации
концепции работы с кадрами.
Кроме этого, современные требования к персоналу органов управления
местного самоуправления повысились, что, в свою очередь, также требует
действенных изменений содержания деятельности кадровых служб.
Содержание функций кадровых служб включает далеко не полный
перечень тех функций, которые должны быть указаны в целях
совершенствования управления кадровыми процессами на службе.
Этот перечень, на наш взгляд, должен быть дополнен следующими
функциями:
• планирование (в том числе и стратегическое), определение
потребностей в количестве и качестве кадров, а также времени их
использования;
34
• определение способов привлечения необходимого количества
кадров нужной квалификации; кадровый маркетинг; подбор, оценка, отбор и
прием на работу сотрудников;
• адаптация, обучение и повышение квалификации кадров, их
развитие;
• планирование карьеры, обеспечение профессионально-
должностного роста работника;
• мотивация кадров, побуждение к добросовестному и инициативному
труду;
• руководство кадрами, их объединение, координация, взаимосвязь и
интеграция в единое целое;
• организация рабочих мест;
• кадровое делопроизводство;
• оценки результатов деятельности и трудового потенциала кадров;
• контроль, обеспечение дисциплины и организованного порядка;
• управление конфликтами;
• социальное обеспечение сотрудников;
• планирование и развитие организационной культуры и тому
подобное.
Структура и штаты кадровой службы самоуправления формируются
исходя из целей и задач, стоящих перед ним, его структурных и
технологических особенностей, объема полномочий, численности персонала,
сложности и объема выполняемых работ.
В научной литературе существуют различные взгляды по проблемам
определения оптимальной численности работников кадровых служб. Новое
содержание деятельности кадровых служб предполагает четкую тенденцию к
повышению их аналитических, консультационных, информационных,
прогностических функций и организации непосредственной работы по
развитию индивидуальных качеств персонала.