28
2. Составление и передача проекта документа по маршруту в целях согласования
и утверждения.
3. Согласование и утверждение проекта документа.
4. Регистрация документа и передача на рассмотрение.
5. Рассмотрение документа и передача на исполнение.
6. Подготовка отчета об исполнении документа.
7. Обработка входящих и исходящих документов.
8. Работа с поручениями.
9. Создание проектов договоров, согласование и подписание.
10. Документационное сопровождение работ по договору.
11. Формирование структуры хранения и управление структурой хранения
документов.
12. Помещение документов в архив.
13. Хранение документов в архиве и представление доступа к ним.
14. Экспертиза ценности документов, уничтожение документов.
15. Отчетность.
Продолжение таблицы 1
16. Работа с документами
17. Ввод и редактирование реквизитов, прикрепление файлов к документам.
18. Связывание документов (перекрестные ссылки на документы).
19. Автоматическое присвоение регистрационных номеров.
20. Сканирование и распознавание образов документов, и их автоматическое
прикрепление к карточке.
21. Подписка на документы.
22. Создание шаблонов документов.
23. Создание документов на базе шаблона.
24. Контроль регистрации дубликатов документов.
25. Обеспечение юридически значимого документооборота благодаря
использованию электронно-цифровой подписи.
26. Контроль исполнения
28. Назначение соисполнителей.
29. Постановка документов на контроль.
30. Назначение контролера.
31. Перепоручение.
32. Прерывание исполнения поручений.
29
33. Списки контроля исполнения (просроченные документы, исполнение
сегодня, исполнение месяц).
34. Оперативный контроль исполнительской дисциплины с помощью закладки
«Мониторинг».
35. Поиск документов
36. Поиск документов по реквизитам.
37. Поиск документов по содержимому.
38. Замещение
39. Назначение заместителей и помощников.
40. Безопасность
41. Система позволяет настроить права доступа по видам документов и
состояниям жизненного цикла документов.
В состав системы сходят утилиты администратора, позволяющие
управлять пользователями и группами пользователей, определять состояния
жизненного цикла, настраивать маршруты, распределять права пользователей и
т.д.
27
Итак, при разработке СЭД интерфейсу уделяется особое внимание. Для
сбора и систематизации требований к интерфейсу проводились опросы
пользователей существующих систем, отдельно привлекались специалисты по
разработке интерфейсов. В результате интерфейс СЭД удобен для работы всех
категорий пользователей – от линейных исполнителей до руководителей.
1.3 Методика анализа современных систем управления документооборотом
организации
Обращение с документами (документооборот) в организации - это
передача документов экземплярами, в определенной последовательности из
них, с самого начала проектирования и выполнения операции до ее завершения
с полным отражением в бухгалтерском учете.
Обращение с документами состоит из двух основных компонентов
28
:
27
Шекшня, С.В. Делопроизводство современной организации / С.В. Шекшня. М.: Интел-Синтез, 2012. – 340 с.
28
Самыгин, С.И. Документоведение: учеб. пособие / С.И. Самыгин. – Изд. 2-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2013. –
410 с.
30
- порядок осуществления документооборота по отдельным сделкам
(расчет, денежные средства);
- график документооборота (определяет конкретное время (интервал)
для расчетно-кассовых услуг клиентам, кредит и депозит, а также операции и
операции на фондовом рынке и время прохождения документов по всем
областям их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все
графики документооборота для конкретных операций, является «рабочий день»
- время, в течение которого операции выполняются с последующим
отражением в учетной записи текущего дня.
Порядок документооборота и его графики разрабатываются каждой
организацией самостоятельно и утверждаются руководителем организации. В
то же время организация документооборота должна обеспечивать выполнение
следующих основных требований:
- все расчетные и денежные документы, полученные организацией в
течение операционного дня, подлежат принятию, обработке и отражению на
счетах учета в тот же день;
- расчетные и денежные документы, полученные организацией по
истечении торгового дня, отправляются на счета клиентов, как правило, на
следующий рабочий день. Точное время для завершения рабочего дня
устанавливается руководителем учреждения организации.
При выполнении услуги
29
:
- прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц
в течение операционного дня осуществляется непосредственно бухгалтером и
оперативным персоналом (или централизованно через ячейки абонентов или
через специальных сотрудников). В нерабочее время документы передаются
организации через специальные ящики;
- расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в
течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем,
выполняющим соответствующие операции;
29
Варламова Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля / Я. Е. Варламова, Е. А. Кошелева. - Издательство:
Профессиональное издательство, 2011. - 224 с.
31
- операции самой организации для обработки кредитов и депозитов, а
также для осуществления долговых обязательств обычно производятся во
время работы.
Рабочий день бухгалтерии и оперативного персонала организован таким
образом, чтобы обеспечить своевременную обработку входящих расчетных и
денежных документов и их отражение в бухгалтерских отчетах на балансовых и
внебалансовых счетах с составлением ежедневного баланса. Входящие
документы передаются на компьютер в течение дня в соответствии с графиком
доставки документов
30
.
Передача документов телемагазинам и телеграфу предусмотрена в
графике, так как расчетные документы клиентов составляются для ведения
счетов клиентов и составления телеграмм по ним в основном днем. Все
денежные документы, отправляемые в другие учреждения организаций,
отправляются в тот же день.
Первыми пользу от автоматизации документооборота осознали крупные
организации с разветвленной региональной структурой. Необходимость
автоматизации была обусловлена постоянно возрастающим объемом
документов требующих оперативного согласования с последующим
архивированием и обеспечением быстрого доступа к ним сотрудников
организации для исполнения служебных обязанностей и работы с клиентами
31
.
При внедрении АБС (автоматизированной системы) часть документов,
такие как платежные поручения и кредитные договора проходили через нее. Но
при этом оставалось много документации, не относящиеся к АБС, также
требующей эффективной обработки и учета.
На первых этапах обмен документами в электронной форме, не
задействованными в АБС, происходил при помощи электронной почты, но уже
в конце 90-х годов - начале нулевых руководство организаций осознало низкую
30
Батура А.В. Оформляем кадровые документы / А.В. Батура, З.Н. Бурнашева // Справочник кадровика. - 2015.
- № 11. - С. 8 - 12.
31
Ловчева М. Внесение записей в трудовые книжки / М. Ловчева // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -
2011. - № 2. - С. 56 - 62.
32
эффективность документооборота построенного на основе e-mail и начало
активного внедрения систем электронного документооборота.
Учитывая большое количество внутренних процессов и количество
взаимодействующих друг с другом сотрудников, призванных принимать
своевременные решения, необходима система, позволяющая обмениваться
документами, фиксируя при этом мнение каждого согласующего, дающая
возможность раздавать распоряжения и осуществлять контроль за движением
документов внутри организации.
Системы электронного документооборота могут значительно увеличить
эффективность работы внутренних процессов, решая аналогичные задачи.
Прежде всего, это стандартные функции документооборота, к которым
относятся
32
:
- согласование различных видов заявок и запросов (заказ визиток, заказ
канцтоваров, ….);
- согласование внутренних инструктивных документов (процедуры,
процессы);
- согласование распорядительных документов (приказы, распоряжения);
- учет входящей/исходящей корреспонденции;
- карточки контроля.
Также система электронного документооборота может решать более
сложные задачи, такие как:
-организация и проведение совещаний коллегиальных органов
-автоматизация различных внутренних процессов, связанных с
коммуникацией между сотрудниками (например: заявки на ИТ-услуги, заявки
на проведение тренингов, и т.д.)
Еще один тип задач - это автоматизация кредитных процессов
(автоматизация процесса принятия решения по обработке кредитных заявок). В
принципе, под эти задачи на рынке есть отдельные категории систем, однако
часто для них используют и системы электронного документооборота.
32
Барикин М.Б. Кадровое делопроизводство. Электронный справочник / М.Б. Барикин. - Издательство: Новый
Диск, 2015. - 224 с.
33
И отдельной категорией задач, которую полноценно поддерживают не
все системы электронного документооборота является - электронный архив
33
.
Тренд постепенно смещается к так называемым BPMS системам,
которые позволяют автоматизировать без лишнего программирования любые
процессы на базе одной платформы, включая типовые процессы
документооборота, а также типовые решения на базе таких платформ для того
же сектора.
В организациях электронный документооборот существует в той или
иной степени с момента появления электронной почты. Другое дело, что
документооборот организации без системы - это катастрофа. В этом плане
хорошо систематизирован НБУ платёжный документооборот, т. е. операции
связанные с учётом и движением денежных средств (мемориальные ордера,
реестры и т. п.).
Движение внутренних распорядительных документов (приказы,
служебные записки и т. п.) в меньшей степени систематизировано, а потому
организации внедряют системы электронного документооборота на свое
усмотрение. В свою очередь эффективность внедряемой системы
документооборота существенно влияет на эффективность работы организации в
целом
34
.
СЭД - это «аналог нервной системы в организме человека. Импульсы,
передаваемые в организме от тактильных взаимодействий, зрения, слуха,
обоняния - это аналоги информационного взаимодействия внутри
корпоративной среды, а ответная реакция мозга - это принятие решений»
35
.
Подразделения и отдельные сотрудники должны своевременно получать
важную информацию, чтобы максимально эффективно работать. Это и
внутренняя переписка, и контроль сроков исполнения распоряжений
33
Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. Учебное пособие / В.Н. Самошенко. -
М.: Наука, 2012. - 327 с.
34
Ловчева М. Внесение записей в трудовые книжки / М. Ловчева // Кадровик. Кадровое делопроизводство. -
2011. - № 2. - С. 56 - 62.
35
Ловчева М.В. Информационно - справочная документация по кадрам / М.В. Ловчева // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. - 2012. - № 11. - С. 4 - 11.
34
руководства, и взаимодействие с клиентами, и общая информационная
поддержка (база знаний, приказов, частых вопросов и пр.).
Отделить одни функции от других и выделить наиболее востребованные
невозможно. Т.е. без слуха человек конечно может жить, но его эффективность
резко снизится. В абсолютном же количественном представлении наибольшую
часть будет занимать внутренняя переписка. Но функции СЭД не стоит
разделять. Доступность базы знаний играет не меньшую роль, чем переписка, а
контроль исполнительской дисциплины не менее важен, чем маршрутизация
документов.
Порождаемые системой документы формализованы или распознаваемы
в рамках всех затрагиваемых процессов. Т.е. формализация задачи, которую
должен выполнять сотрудник, должна включать в себя учёт его рабочего
времени, изменение оклада и должностных обязанностей, предоставление
соответствующих прав и изменение рамок ответственности (кадровые
изменения, переподчинение сотрудников) и т. п.
36
В современных реалиях СЭД - это инструмент, позволяющий
организации не «утонуть» в информации, с которой она имеет дело, а также
прозрачно управлять документооборотом. Специфика организаций такова, что
в своей работе они порождают большое количество документов, требующих
различного рода согласований/утверждений, контроля выполнения, хранения.
СЭД не только эффективно решает эти задачи, но и резко сокращает время на
их выполнение. Как следствие, сокращается время на принятие решений, что
повышает конкурентоспособность организации.
Современные СЭД решают две основные задачи - автоматизацию задач
классического делопроизводства (регистрация корреспонденции, внутренняя
переписка, выдача/контроль поручений, согласования и т.д.), и автоматизацию
бизнес-процессов организации. Организации находятся под строгим контролем
регулирующих органов, в частности НБУ, поэтому для выполнения задач
классического делопроизводства важен акцент на функциях СЭД, позволяющих
36
Ловчева М.В. Информационно - справочная документация по кадрам / М.В. Ловчева // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. - 2012. - № 11. - С. 4 - 11.
35
успешно проходить проверки и аудиты: регистрация входящей
корреспонденции и контроль за своевременным предоставлением ответов,
ведение нормативно-распорядительной документации, а также эффективные
инструменты проведения электронных расследований (e-discovery). Из задач
автоматизации бизнес- процессов я бы выделил поддержку «профильных»
процессов, в первую очередь выдачу кредитов.
Организации, имеющие СЭД, будут стремиться «расширить» её до
полноценного ECM решения, которое позволит контролировать и эффективно
использовать любую неструктурированную информацию, с которой они
сталкиваются.
Несмотря на все преимущества «облачных» технологий, некоторые
организации с осторожностью относятся к хранению внутренних, в том числе
конфиденциальных данных вне своей территории. Организации имеют дело с
большим объёмом конфиденциальных данных, которые неизбежно попадают в
СЭД. Требования к хранению таких данных жёстко регламентируются как
НБУ, так и международными стандартами, например PSI DSS
37
.
Бизнес пронизан потокам информации и если движение информации
замедленно или прерывается - это катастрофически сказывается на работе в
целом. В организациях правильно внедренная и настроенная система
электронного документооборота выступает как основное связующее звено
между всеми информационными специализированными системами
организации, беря на себя не только транспортные, но и регламентирующие
функции.
Кроме безусловной поддержки обмена данными с внешними
(юридическими или физическими) источниками информации, СЭД в
организации решает задачу связывания всех структур организации в то, что мы,
потребители, и называем организацией. Набор специализированных систем
очень четко и верно решает поставленные задачи, но появляется только тогда,
37
Ловчева М.В. Информационно - справочная документация по кадрам / М.В. Ловчева // Кадровик. Кадровое
делопроизводство. - 2012. - № 11. - С. 4 - 11.
36
когда СЭД, исключая человеческий фактор, заставляет все подразделения и
службы жить как единое целое.
Востребованная функциональность определяется приоритетами
организации. Договора или служебные записки, контроль исполнительской
дисциплины или поручения - все выходит из приоритетов руководства
организации и принятой модели управления.
Для многих организаций малого и среднего масштаба - это возможность
сконцентрироваться на построении и отладке непосредственно
производственных процессов, исключив потери времени на построение
инфраструктуры, лицензирование, поддержку работоспособности сервисов. К
сожалению, выдать универсальный рецепт не получится - все организации
имеют свою специфику и применение «облаков» нужно четко планировать
исходя из задач, приоритетов и особенностей конкретного организации
38
.
Офисная работа в организации выступает в качестве элемента
поддержки документации для своей деятельности на основе научной
организации с использованием современных технологий. Офисная работа
охватывает весь комплекс работ по созданию и исполнению документов, их
исполнению и контролю за исполнением, учет документов, формирование дел
из оформленных документов, хранение и использование текущих дел,
подготовку их к доставка в архив и т.д.
От правильной организации поддержки документации организации или
организации зависит эффективность, надежность управления, организация
работы, культура работы административного аппарата, использование
информации в будущем. В то же время информация, записанная в документе,
является основанием для принятия управленческого решения, доказательства
исполнения, справочного и поискового материала.
В условиях увеличения объема информации, увеличения ассортимента
продукции, расширения экономических и культурных связей возникла
необходимость упорядочить информационные потоки посредством документов
38
Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство / Ю.П. Орловский. - Издательство: Инфа - М, 2011. - 240 с.
37
в качестве одного из компонентов информационной поддержки управленческой
деятельности
39
.
Организация работы с документами влияет на качество работы
административного аппарата, организацию и культуру работы управленческого
персонала. Успех управленческой деятельности зависит от того, насколько
профессионально поддерживается документация. Документы управления
выполняют свои задачи и функции в соответствии с определенными правилами,
установленными канцелярской работой
40
.
Ключевым способом улучшить традиционный документооборот,
уменьшить объем документации, является создание эффективной
автоматизированной информационной системы для работы в офисе. Офисная
работа AIS обеспечивает внедрение единой и строго регламентированной
технологии документооборота на всей территориально распределенной
структуре организации.
Производительность труда повышается, выполняется быстрый поиск
необходимых документов. Создаются условия для достижения качественно
нового уровня эффективности с документами, ускоряя их прохождение через
организацию, особенно при внедрении электронного документооборота в той
степени, в которой сама организация готова
41
.
В современной системе управления управленческая документация
становится все более формализованным и предсказуемым процессом,
ориентированным на использование современных систем управления. По
мнению экспертов, главной особенностью ДОУ по сравнению с офисной
работой является ориентация на современные и перспективные
информационные технологии
42
.
Таким образом, ДОУ - это современные технологии «управления
знаниями» - непрерывный процесс отчуждения данных, информации, знаний и
39
Батура А.В. Оформляем кадровые документы / А.В. Батура, З.Н. Бурнашева // Справочник кадровика. - 2015.
- № 11. - С. 8 - 12.
40
Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство / Ю.П. Орловский. - Издательство: Инфа - М, 2011. - 240 с.
41
Стенюков М.В. Документы. Документоведение: Практическое пособие по документационному обеспечению
деятельности организации. – М.: Книга сервис, 2013. – 160 с.
42
Одегов, Ю.Г. Документоведение: учебник / Ю.Г. Одегов. – М.: Экзамен, 2012. – 300 с.