48
5. Уведомление о доставке.
6. Выдача постановлений.
7. Настройка для управления.
8. Отчет об эффективности.
9. Размещение документа в случае, текущее и архивное хранение.
Исследование движения внутренней документации показало, что
важный этап «регистрации в отделе» в схеме потока документов отсутствует,
что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает
время прохождения документов по маршруту,
Работа с внутренней документацией осуществляется как в электронной
форме, так и с электронными файлами документов и на бумажных носителях и
начинается с момента получения указателя на разработку документа или в
случае необходимости ответа на полученную переписка.
В организации подготовка и исполнение документации
децентрализована. Для производства документов используются IBM-
совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры
Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.
Для написания писем используется бланк, который составлен с
нарушением ГОСТ 6.30.97.
Можно отметить неправильное расположение реквизитов в форме,
наличие ненужной информации (о профиле деятельности), а также отсутствие
таких деталей, как «Номер учетной записи в организации», «Дата документа»,
«Документ» регистрационный номер», «Ссылка на регистрационный номер и
дату документа», «Код формы документа», «Код организации».
Динамика рабочего процесса представлена в таблице 4.
Таблица 4
Динамика документооборота ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» по данным 2017 года
Документы
Количество документов
Всего
Подлинники
Тираж
Поступающие
272
272
544
Отправляемые
196
432
328
49
Внутренние
434
1302
1736
Итого
902
2013
2608
Таким образом, объем документооборота в ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» по данным 2017 года составляет 2608 документов, из них 34,6%
приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.
Структура подлинных документов представлена на рисунке 6.
21,73%
30,16%
48,12%
входящие
исходящие
внутренние
Рисунок 6. Структура документооборота ООО «Вектор «Контроль и
диагностика»
Наибольшая доля в документообороте организации приходится на
внутренние документы (48,12%), из них только 21,73% документов.
Анализ документооборота документов показал, что используются
следующие документы:
1. Заказы для персонала (внутренние).
2. Документы для заказов на персонал - трудовые книжки, выписки
(входящие).
3. Заказы о командировках, направлениях стажировок (внутренних и
исходящих).
4. Информация о работе и окладе сотрудников (исходящих)
5. Запросы от учебных заведений (входящих)
6. Медицинские отчеты, санитарные записи (входящие)
В структуре документооборота документов наибольшая доля
приходится на поступающих - медицинские отчеты (санитарные записи),
50
исходящие - на свидетельства о работе и заработную плату (рисунке 7).
10,4%
4,5%
85,1%
приказы о командировании
справки о работе и заработной плате
запросы
4,3%
3,7%
87,8%
4,3%
документы к приказам по личному составу
справки вызовы на учебу
санитарные книжки
отчеты о командировке
Исходящие документы
Входящие исходящие
Рисунке 7. Структура документооборота документов
В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о
работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая
доля документов (87,8%) приходится на медицинские заключения (санитарные
книжки). Данное распределение входящих документов понятно, основные
работники ООО «Вектор «Контроль и диагностика» ежеквартально должны
проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством пищевых
продуктов.
2.3 Проблемы организации документооборота
Изучение системы управления документами ООО «Вектор» «Контроль и
диагностика» выявило ряд существенных проблем, требующих системного
решения.
Серьезным нарушением в системе документооборота является
отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регулирующих
работу с документами:
- нет инструкций по служебной работе, должностных инструкций ряда
сотрудников;
51
- национальные стандарты подготовки документов и ведения учета не
используются: ГОСТы, ГОСНОУ, «Основные правила работы ведомственных
архивов» и «Список документов с периодами хранения»;
- документы хранятся децентрализованными, что затрудняет ведение
записей, контроль исполнения, обеспечение безопасности, а также справочную
и поисковую работу над документами.
Общие формы для подготовки организационной и административной
документации не используются. Кроме того, организация не применяет формат
A5, что является иррациональным подходом к оформлению документов,
поскольку часто письмо занимает не более половины листа А4.
Анализируя методы написания писем сотрудниками ООО «Вектор
«Контроль и диагностика», можно отметить, что, как правило, существующая
форма для писем используется только в бухгалтерском учете, а сотрудники
организации при написании писем руководствуются их идеи о подготовке и
оформлении документации.
Во многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код
организации». Неадекватно спроектированный реквизит «Адресат». Поля
письма не соблюдаются. Нет заметки об исполнителе документа и направлении
документа по делу.
Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность
организации, не составляются.
Заказы производятся с нарушением ГОСТа. Они не содержат
реквизитов: «Тип документа», «Дата документа», «Справочные данные
организации», «Место компиляции или публикации документа», «Код
организации», «Заголовок в текст», «Контрольная отметка»» «Утверждение виз
документа», «Записка об исполнении документа и его направление в этом
вопросе». Кроме того, текст заказа некорректно составлен: в заявляющей и
административной части отсутствует разделение текста. Для выполнения заказа
общая форма не используется.
Из анализа следует, что:
52
- оформляются и оформляются документы в ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» с нарушением требований ГОСТ;
- необходимо выпустить внутренние нормативные документы, на
основании которых секретарь и менеджер могут выполнять свою работу;
- Необходимо организовать централизованную регистрацию документов
секретарем, который знает требования ведения учета.
В ООО «Вектор «Контроль и диагностика» отсутствует документальный
фильм, ответственный за получение и учетную корреспонденцию, поэтому как
входящие документы, так и факсы иногда отбираются самими сотрудниками.
Это часто приводит к потере корреспонденции или ее несвоевременному
получению сотрудниками. Кроме того, нет полной регистрации входящей и
исходящей корреспонденции, включая входящие и исходящие факсы.
Регистрация других видов организационных и административных
документов не осуществляется. Нет списка документов для регистрации.
Из вышесказанного следует, что LLC Vector Control and Diagnostics не
соответствует требованиям GOSTAI, что является нарушением при проведении
офисной работы в организации. Кроме того, нет работы по контролю за
исполнением документов, поскольку сроки для руководства не установлены.
Документы поступают к сотрудникам, минуя управление, а оформление
документов осуществляется сотрудниками в зависимости от их собственных
решений.
Даже для тех документов, которые проходят через управление
организацией и передаются на исполнение, сроки для оформления документов
не установлены, нет записей о передаче на исполнение, инструкции
руководства являются устными.
В ООО «Вектор «Контроль и диагностика» список документов, которые
будут выпущены для контроля с указанием типовых дат исполнения, не был
разработан. Контрольные карты не запускаются. Профилактический контроль
не проводится. В связи с отсутствием крайних сроков исполнение документов
не контролируется, исполнители не получают предварительных
53
предупреждений о срочном сроке, не составлены резюме документов, которые
не завершены вовремя.
Руководство организации не занимается отслеживанием состояния
исполнительской дисциплины в организации. Вследствие этого бывают случаи
утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения.
Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.
Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации
входящих и исходящих документов, разработать перечень документов,
подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное
установление сроков исполнения документов и назначать конкретных
исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное
прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и
ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.
Хранение документов в ООО «Вектор «Контроль и диагностика»
осуществляется децентрализованно. Сотрудники организации документы на
хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не
формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных
правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела
формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными
сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.
В организации не используют типовой перечень документов со сроками
хранения. Номенклатура дел не составлена.
Таким образом, в организации полностью отсутствует организация
архивного хранения документов.
Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать
документы в дела и организовать архив организации.
Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера
необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб
ДОУ.
54
При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных
документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции,
ответственность и организацию работы секретариата и менеджера .
Система управления документооборотом дает возможность отслеживать
работу каждого отдельного сотрудника, оценивать его вклад в работу команды
и контролировать издержки. Руководитель может планировать, оценивать
стоимость работ и общее состояние дел.
В системе управления документооборотом ООО «Вектор «Контроль и
диагностика» предусмотрена оценка работы организации в течение года, что
позволяет своевременно выявить сотрудника, не соответствующего занимаемой
должности. Кроме того, в ней хранится полная информация о возможностях и
профессиональных навыках специалистов, что позволяет избежать убытков,
связанных с уходом лучших работников.
Итак, с одной стороны, имеются рабочие места с их требованиями к
работникам в отношении квалификации, подготовки, личных качеств, с другой
- сотрудники с различными качествами, профессиональной подготовкой,
квалификацией.
Система управления документами в организации предоставляет
менеджерам: объективную информацию для принятия решений в области
политики. Бухгалтеры обеспечивают оперативный расчет заработной платы и
формирование учетных записей, формирование стандартной отчетности, учет
затрат на персонал в издержках производства. Менеджеры, ведение
документооборота и всех процедур бухгалтерского учета, хранение
неограниченного архива данных, быстрое получение любой отчетности,
выполнение всех функций для планирования и учета работы, организационной
структуры, кадрового графика и структуры затрат.
Учет и расчетный контакт системы управления документами:
1. Кадровое обеспечение: управление юридическими лицами,
организационная структура, штатные единицы.
2. Учет персонала: учет организации, регистрация всех операций и
непосещение, регистрация стимулов, штрафов, социальных пособий и
55
страховых услуг, ведение персональных карточек (дел) сотрудников, учет
квалификации и переподготовка персонала.
3. Плановый учет: поддержка работы с сотрудниками одного или
нескольких подразделений, принадлежащих к одной группе (например, бизнес-
единица); параллельное обслуживание нескольких типов временных листов
(включая автоматическое формирование временного листа), регистрацию
непосещения (отпуска по болезни, отпуска, командировки и т. д.), ведение
записи работы с карточками отчетов и т. д.
4. Расчет заработной платы: расчет заработной платы за отработанные
часы и сдельные работы (заработная плата, дневная или часовая ставка), работа
с нарядами (бригадой и физическим лицом), исчисление платы за неучастие
(отпуск, отпуск по болезни, проезд и т.д.), расчет основных налогов в
соответствии с требованиями Налогового кодекса и инструкциями
Министерства налогов; оплата авансов и расчет внешних вычетов, расчет
заработной платы с учетом региональных коэффициентов, северных надбавок и
многое другое.
5. Учет в ПФР: формирование списка сотрудников, для которых
требуется отчетность в ПФР; персональные данные о сотрудниках организации
за отчетный период; отчетность (в электронной и бумажной форме) в
соответствии с требованиями ПФР (включая проверку правильности
отчетности); ведение архива документов (вопросники, индивидуальная
информация, сводный лист индивидуальной информации), а также информация
о продолжительности службы.
6. Оценка организации: формирование документов для оценки / оценки
организации, управление работой с оценщиками и процедуры оценки,
организация работы аттестационных комиссий, получение и анализ
информации об итогах оценки / оценки для планирования работы и управление
документами;
7. Выбор организации: управление вакансиями и заявлениями на выбор
организаций, управление работой с кандидатами и информация о них,
56
формирование необходимой отчетности, планирование и контроль затрат на
выбор организации;
8. Обучение организации: управление документами для подготовки
организации (заявки, планы, заказы, контракты и т.д.) И работа с участниками
обучения (стажеров, организаторов, преподавателей); планирование и контроль
за осуществлением учебных мероприятий; формирование необходимой
отчетности;
9. Работа с кадровым резервом: управление документами и работа с
кадровым резервом; Мониторинг изменений в квалификации сотрудника и
оценка соответствия планируемой должности; формирование необходимой
статистической и аналитической отчетности; планирование и контроль затрат
на подготовку резерва;
10. Управление компенсационными пакетами: управление документами
о компенсации персоналу (распоряжения о назначении / изменении
компенсаций, внесении компенсации в трудовой договор и т.д.); управление
процедурами мотивации (типы и сроки выплаты компенсации,
компенсационные пакеты и т. д.) и компенсационные выплаты;
11. Управление расходами на персонал: этот модуль содержит все
необходимые функции для управления расходами на персонал, составления
бюджета и управленческого учета: планирование различных статей затрат;
формирование бюджета расходов на персонал и передача данных в
соответствующие статьи финансового бюджета организации; учет фактических
затрат в контексте деятельности, статей бюджета и т. д.; сравнительный анализ
«плана-факта».
Планирование ФЗП (фонда заработной платы): планирование для разных
версий штатного расписания (с учетом структуры ФЗП, дополнительных
затрат, связанных с неорганизацией, инфляцией и другими факторами);
принятие решения о введении версии кадрового расписания; передача
расчетного ФЗП в финансовый бюджет организации.
Обработке подлежат входящие документы на бумажном и на
электронном носителях, доставленные через операторов почтовой и
57
телеграфной связи, по факсу, электронной почтой, курьером, лично
корреспондентом, иными средствами доставки.
Обработка входящих документов не осуществляется с использованием
средств системы электронного документооборота (далее по тексту – СЭД) и
исключает параллельное использование бумажного носителя. Вся поступающая
корреспонденция и ее оборот внутри Организации в рамках настоящего
Регламента учитывается и хранится в электронной базе по входящим
документам (далее по тексту – база ВхД).
Обработка всех входящих документов, как правило, осуществляется в
централизованном порядке в головном офисе Организации.
Обработка входящих документов в соответствии с настоящим
Регламентом, поступающих непосредственно в структурные подразделения
Организации, расположенные вне места нахождения головного офиса, может
производиться децентрализовано, специалистами этого подразделения, при
обязательном соблюдении следующих условий:
- документ адресован непосредственно структурному подразделению,
его руководителям и специалистам;
- рассмотрение, принятие решения, выполнение действий по документу
осуществляется в пределах, предоставленных подразделению, его
руководителям и специалистам полномочий, функций и обязанностей;
- в соответствии с требованиями внутренних локальных и
распорядительных документов Организации местом нахождения (помещение в
дело, хранение) оригинала документа определено данное структурное
подразделение, а не головной офис.
В иных случаях входящий документ подлежит незамедлительной
передаче в головной офис для его обработки (включая регистрацию). Способ
передачи в головной офис такого документа (курьером, почтовым
отправлением, электронной почтой, факсом) определяется исходя из степени
важности содержания и/или адреса отправления документа, срочности его
исполнения. При передаче документа факсом или в сканированном виде по
электронной почте в обязательном порядке обеспечивается последующая