24
- сокращения количества применяемых форм;
- контроль за составом форм документов;
- рациональной организации контроля за применением унифицированных
форм документов
44
.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские
унифицированные формы документов.
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения
унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы
документации
45
.
Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых
десятизначных знаков и контрольного числа.
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
- блок идентификации;
- блок наименований объекта классификации.
7. Инструкция по кадровому делопроизводству, включающая следующие
основные разделы:
1) общие положения;
2) документирование управленческой деятельности включающий
подразделы: состав управленческих документов, классификация, унификация,
стандартизация управленческих документов;
3) правила подготовки и оформления управленческих документов,
включающие подразделы
46
:
- требования к бланкам документов;
- требования и правила оформления реквизитов служебных документов;
- требования и правила оформления текстов служебных документов;
правила подготовки и оформления распорядительных документов (приказ;
44
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. 2-ое изд., перераб. и
дополн. Москва: Изд-во «Термика», 2014. - 88с.
45
Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое руководство. – Москва: Международный центр финансово-
экономического развития. 2015. -181 с.
46
Бомелова Е.Д. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования
автоматизированных систем // Делопроизводство №1, 2012. - 118 с.
25
- распоряжение; протокол; решение; другие (по необходимости)); правила
подготовки и оформления организационных документов (положение; правила;
- инструкция; решение;
- правила оформления информационно-справочных документов
(служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости))
47
;
4) организация документооборота, включающая описание: порядка
обработки и движения поступающих (входящих) документов; порядка
подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;
порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов; порядка
работы исполнителей с документами; порядка регистрации документов;
организации контроля исполнения документов; порядок учета объема
документооборота;
5) организация документов в кадровом делопроизводстве, включающая
описание: правил составления номенклатуры дел компании; правил
формирования и оформления дел; порядка систематизации и организации
оперативного хранения документов; правил подготовки документов к передаче
в архив;
6) другие разделы, определяющие специфику компании (по
необходимости)
48
.
Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена
разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с
документами в компании
49
.
При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой
инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с
документами в конкретной организации, а также использовать иные
47
Повалина А.А. Системы электронного документооборота для государственных органов власти // Финансовая
газета. Региональный выпуск. 2012. – 213 с.
48
Словарь по документообороту [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://hr-portal.ru/varticle/
49
Сокова А.Н. Перспектива правил оформления управленческих документов // Делопроизводство. 2014. № 2. -
141 с.
26
нормативные правовые и законодательные акты
50
.
Кадровая информационно-документационная система включает в себя
следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы,
группы) документов:
— организационно-правовую документацию;
— персональную документацию;
— договорную документацию;
— распорядительную документацию;
— учетную кадровую документацию;
— документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда;
— отчетную и отчетно-справочную документацию
51
.
Отдельные комплексы документов обычно имеют целевую
принадлежность различным структурным подразделениям или сотрудникам
(кадровой службе, секретарю-референту, бухгалтерии, юрисконсульту и др.).
Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними
типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление
функций и соответствующей документации характерно для традиционной
(ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.
1.3. Особенности организации кадрового документооборота
В современном мире существует множество методов моделирования
бизнес процессов. Эти методы делятся на разные группы по видам
моделирования; по виду аспектов, на которых позволяют сфокусировать
внимание. Функционал методов содержит как графические, так и текстовые
средства, что позволяет составить наиболее полную картину основных
компонентов процесса и максимально точно определить параметры и связи
50
Об отделе кадровой и муниципальной службы [Электронный ресурс] // Электронный портал Свердловской
области. Режим доступа: http://ekb4.info/sverdlovsk7.htm
51
Об утверждении Положения об администрации района города Екатеринбурга [Электронный ресурс] //
Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. Режим доступа:
http://docs.cntd.ru/document/895210104
27
элементов
52
.
В данной работе используются следующие методы:
1) IDEF0 – один из группы методов IDEF (Integrated Definition for Function
Modeling), используемый для описания системы в целом как множества
взаимозависимых действий, или функций. IDEF0 – функционально
направленный метод, т.е. позволяет сконцентрироваться на исследовании
функций, а не объектов, обеспечивающих их выполнение
53
.
Указанный метод реализован в виде программного обеспечения. В
процессе исследования с целью применения описанных методов было решено
использовать CASE-средство моделирования бизнес-процессов AllFusion
Process Modeler
54
.
В настоящее время наблюдается тенденция к переводу систем бумажного
документооборота и архивного делопроизводства в электронный формат
55
.
Однако если порядок оформления и ведения электронного делопроизводства в
той или иной мере определен
56
, то система электронного архивного
делопроизводства только формируется
57
.
В связи с этим можно выделить один из важнейших проблемных
вопросов – формирование электронных дел. Формирование электронных дел в
системе электронного документооборота (СЭД) с позиции системного анализа,
выступает как система формирования электронных дел в СЭД
58
. Система не
может появиться ниоткуда, она обладает свойством историзма.
Предшественником системы формирования электронных дел в СЭД выступает
система формирования бумажных дел в архивном делопроизводстве
59
. К
52
Быкова И.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство:
Учеб. пособие для студ. вузов. 2-е изд., перераб., доп. Москва: Инфра-М, 2014. – 190 с.
53
Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации. Москва: МЦФЭР. 2015. – 98 с.
54
Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. 6-е изд., испр. Москва:
Издательство "Омега-Л", 2012. – 143 с.
55
Бомелова Е.Д. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования
автоматизированных систем // Делопроизводство №1, 2012. – 49 с.
56
Большой энциклопедический словарь [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.vedu.ru/bigencdic/
57
Бомылева У.К. и Кузьков А.А. Проблемы ведения номенклатуры дел и их пути решения. 2013. - 45 с.
58
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров.
Москва: Юрайт, 2013. – 332 с.
59
Кошелев Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению / Е.А. Кошелев // Секретарь-
референт. №2, 2012. – 113 с.
28
данной системе предъявляются следующие группы требований:
1. Подшивка, переплет и нумерация различных разделов;
2. Оформление заверительной надписи в конце дела;
3. Оформление внутренней описи документов;
4. Оформление обложек (титульных листов) дел
60
.
Данные группы требований определяют свойства системы формирования
бумажных дел в архивном делопроизводстве. При переходе от системы
формирования бумажных дел к системе формирования электронных дел
возникают противоречия, связанные с юридической значимостью дел
61
.
Данные противоречия сведены в таблицу (приложение 1). В данной
таблице определено юридическое значение различных реквизитов,
используемых в бумажном, а также наличие их аналогов в электронном
архивном делопроизводстве
62
.
Можно увидеть, что при формировании электронных дел большая часть
реквизитов, имеющих определенное юридическое значение, не используется. А
используемые реквизиты, не отображают всех требований к формируемым
делам, что приводит к различным противоречиям, таким как:
- отсутствие единого научно-методического аппарата формирования
электронных дел и электронных архивов;
- поиска документов по электронным базам данных;
- выборки электронных дел из электронных архивов для их изъятия;
- пересмотра соответствующих ограничительных пометок на них;
выработки требований по информационной безопасности электронных архивов
и ряда других
63
.
Невыполнение этих требований может привести к таким последствиям
как фальсификация исторических фактов, подрывная деятельность, искажение
исторической действительности и другим воздействиям в рамках
60
Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. – СПб: Питер, 2012. – 62 с.
61
Лукина Л.Е. Организация делопроизводства и документооборота / Л. Лукина. Москва: Сфера, 2013. – 61 с.
62
Повалина А.А. Системы электронного документооборота для государственных органов власти // Финансовая
газета. Региональный выпуск. 2012. – 119 с.
63
Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами / Т.В.
Кузнецова // Секретарское дело. № 1, 2013. – 76 с.
29
информационной борьбы, ориентированным на нравственные ценности,
мотивы и стереотипы с целью формирования поведения, направленного на
дестабилизацию обстановки, получении определенной выгоды
64
.
Таким образом, научно-практические задачи по формированию
электронных дел в СЭД необходимо решать с позиции теории систем и
системного анализа, учитывая основные принципы создания и формирования
систем архивного делопроизводства. Игнорирование данного научного подхода
может привести к нарушениям, связанным обеспечением безопасности
информации в автоматизированных системах.
Выводы по главе 1
Документооборот — цикл обработки документов, отражающий их
движение от момента создания или момента получения, дальнейшую
обработку и завершающийся исполнением либо отправлением. Системы
документооборота являются основой организационно-деловых процессов
компании. Такие системы, вне зависимости от типа и размера, всегда очень
сложны, задействованы в работе всех подразделений организации.
В первой главе данного исследования изучены теоретические основы
документооборота: базовые понятия и принципы. Далее были исследованы
особенности устройства деловых процессов организации, их типы и
взаимосвязи.
Подобное погружение в основы организации бизнес-процессов позволило
выделить наиболее трудоемкие и важные из них, которые следовало бы
оптимизировать в первую очередь с помощью введения средств для ведения
документооборота в электронном виде, ведь системы электронного
документооборота с течением времени играют все более важную роль в
деятельности организации в общем.
При переходе от системы формирования бумажных дел к системе
формирования электронных дел возникают противоречия, связанные с
64
Зезюлина М.А. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина; М. Зезюлина //
Секретарское дело. 2012. – С. 5
30
юридической значимостью дел. СЭД – это электронная система,
обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое
движение документов внутри и вне организации на основе информационных и
коммуникационных технологий.
Научно-практические задачи по формированию электронных дел в СЭД
необходимо решать с позиции теории систем и системного анализа, учитывая
основные принципы создания и формирования систем архивного
делопроизводства.
31
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота
в ООО «Вертикальное интегрирование»
2.1 Общая характеристика деятельности предприятия
ООО «Вертикальное Интегрирование» зарегистрирована 27 мая 2004 г.
регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 46
по г. Москве. Руководитель организации: генеральный директор Денисова
Татьяна Евгеньевна. Юридический адрес ООО «Вертикальное
Интегрирование»- 121309, город Москва, Барклая улица, дом 13 строение 2,
этаж 5, ком. 15.
Организационно-правовая форма ООО «Вертикальное Интегрирование»
соответствует действующему гражданскому законодательству. Учредительные
документы общества оформлены в соответствии с нормами Федерального
закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ (ред. от 03.08.2018) «О государственной
регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Предприятие имеет самостоятельный баланс, круглую печать с указанием
полного наименования, свой бланк, товарный знак, фирменное наименование,
банковские счета «Вертикальное Интегрирование», осуществляет владение,
пользование и распоряжение своим имуществом в соответствии с целями своей
деятельности и назначением имущества.
Общество является самостоятельной хозяйственной единицей,
действующей на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования
и самоокупаемости. Рассмотрим организационную структуру управления
«Вертикальное Интегрирование», представленную в приложении 2.
Из данной схемы можно сделать вывод, что на предприятии действует
линейно-функциональная структура управления, т. е. руководство происходит
непосредственно вышестоящим участником. Если рассматривать часть схемы,
то она представляет комбинированную линейно-функциональную структуру
ограниченного функционала, которая заключается в выделении
высокопрофессиональных специалистов в подразделениях, имеющих право
самостоятельно отдавать определѐнные распоряжения нижестоящим звеньям.
32
Однако круг таких распоряжений ограничен. Для определения уровня
финансового состояния объекта исследования необходимо определить тип
финансовой устойчивости фонда с помощью расчета абсолютных показателей
финансовой устойчивости.
Определение типа финансовой устойчивости с помощью анализа
абсолютных показателей вполне удобен, но дает неполное представление о
финансовом состоянии и позволяет определить лишь внешние стороны
факторов, которые влияют на финансовую устойчивости организации.
Более правильным будет расчет относительных показателей, которые
смогут охарактеризовать структуру капитала «Вертикальное Интегрирование»
и степень задолженности организации перед кредиторами. В таблице 1
представлено общее финансовое состояние компании в 2015 – 2017 гг.
Таблица 1
Определение вида финансового состояния
ООО «Вертикальное Интегрирование»
Показатель
2015 г.
2016 г.
2017 г.
2017 г. к
2015 г.,
%
Собственный капитал
22776
28817
39286
172
Внеоборотные активы
21747
31954
40949
188
Долгосрочные обязательства
623
0
0
0
Краткосрочные обязательства
13110
11643
8437
64
Затраты, затраты
4567
1227
1809
40
Собственные оборотные средства
1029
-3137
-1663
-162
Величина собственных и долгосрочных
заемных источников формирования
запасов и затрат
1652
-3137
-1663
-101
Величина основных источников
формирования запасов и затрат
14762
8506
6774
46
Излишек/недостаток собственных
оборотных средств
-3538
-4364
-3472
98
Излишек/недостаток собственных и
долгосрочных заемных источников
формирования запасов и затрат
-2915
-4364
-3472
119
Излишек/недостаток общей величины
основных источников формирования
запасов и затрат
10195
7279
4965
49
Типовая характеристика финансовой
устойчивости
Неустойчивое
Анализируя показатели таблицы 2, можно отметить, что собственный
33
капитал в 2015-2017 гг. увеличился на 16510 тыс. руб., соответственно
внеоборотные активы возросли на 19202 тыс. руб., при этом затраты за 2015 –
2017 гг. сократились на 4673 тыс. руб.
Общее финансовое состояние компании – неустойчивое, потому что
собственные оборотные средства сокращаются, по основным статьям баланса
компании существует недостаток собственных и долгосрочных заемных
источников формирования запасов и затрат. Неустойчивое финансовое
состояние компании приводит к необходимости определения финансовой
устойчивости компании (Таблица 2).
Таблица 2
Значение коэффициентов финансовой устойчивости
ООО «Вертикальное Интегрирование»
Коэффициенты
Норматив
Значение
2017 г. к
2015 г.,
+,-
2015 г.
2016 г.
2017 г.
Автономии
>= 0,5
0,62
0,71
0,82
+0,20
Финансовой
независимости
<= 0,7
0,60
0,40
0,21
-0,39
Финансирования
>= 1
1,66
2,48
4,66
+3,00
Концентрации
привлеченного
капитала
<= 0,4
0,38
0,29
0,18
-0,20
Маневренности
собственного капитала
0,2-0,5
0,65
0,30
0,17
-0,52
Стоит отметить, что период 2015-2017 гг. отмечается не устойчивым
финансовым стоянием «Вертикальное Интегрирование». Таким образом, можно
сделать следующие выводы о финансовой устойчивости «Вертикальное
Интегрирование»:
— коэффициент автономии в 2016 году увеличился на 14,5 %, в 2017 году
также увеличился на 15,4%;
— коэффициент финансирования в динамике растет, его величина очень
значительна, что означает способность предприятия покрыть собственными
средствами заемные и платежеспособность;
— коэффициент концентрации привлеченного капитала незначительно