5
Содержание
Введение 6
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота ……………………………………………………………….
8
1.1 Понятие и значение кадрового документооборота…………………8
1.2 Классификация кадровой документации………………………… 14
1.3 Организация кадровой деятельности в
организации………………29
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации………………………………………………………………………35
2.1 Анализ деятельности ООО «Тур»……………………………….. 35
2.2 Кадровый документооборот в организации
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации……………………. 43
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации ……………………………………………………………………..43
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в
организации…………………………………………………………………….53
3.3. Экономический эффект от
мероприятий…………………………..57
6
Заключение…………………………………………………………….. 62
Список использованной литературы………………………………. 66
Приложения……………………………………………………………. 71
Введение
Основная ценность любого предприятия - это его кадры. Как бы ни
продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы
выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных
профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы
начальника в жизнь, ничего не получится.
Зачастую руководитель, решивший возложить на себя обязанности по
подбору персонала, и при этом, откладывая на потом ведения всей
необходимой документации по кадрам, приводит к серьёзной запущенности в
документах кадрового делопроизводства. А это, естественно, приводит к
серьёзным штрафным санкциям от контролирующих служб.
Поэтому грамотная организация кадрового документооборота является
очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот
довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний
действующего законодательства РФ.
Общее понятие кадрового документооборота раскрыто в работах И. Г.
Бавсун, О. В. Медведевой. Документ как исторический источник рассмотрен
7
в трудах Б. С. Илизарова, В. П. Козлова, К. Г. Митяева, М. Н. Петрова, К. И.
Рудельсона, М. В. Шишлова и др.
Цель работы - рассмотреть организацию кадрового документооборота
в ООО «Тур».
Задачи:
- раскрыть понятие и значение кадрового документооборота
- изучить классификацию кадровой документации
- рассмотреть организацию кадровой деятельности в организации
- провести анализ деятельности ООО «Тур»
- изучить кадровый документооборот в организации
- выявить недостатки организации кадрового документооборота
организации
- разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
- определить экономический эффект от мероприятий.
Предмет исследования - организация кадрового документооборота в
ООО "Тур".
Объект исследования - ООО "Тур".
Теоретическая основа работы представлена трудами таких авторов,
как Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов, А.В. Пшенко, Л.А.
Доронина., С. И. Семилетов, В. Ю. Соловьев, М.В. Ватолина и другие.
Исследование в рамках данной работы базируется на определенной
методологии, включающей в себя как общенаучные, так и специальные
методы научного познания, среди них: сравнения, группировки,
структурного анализа, экономических расчетов и графического
представления данных.
Информационной основой работы послужили Законы, подзаконные
акты, локальные акты, регулирующие организацию кадрового
документооборота, данные бухгалтерской отчетности ООО "Тур", материалы
сети Интернет и др.
8
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота
1.1 Понятие и значение кадрового документооборота
Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность
сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные
обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую
заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был
структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством,
применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же
представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать
учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как
сделать это максимально эффективно.
Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в
официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной
9
платы и уход в отпуск - всё это сопровождается оформлением документов. И
они должны строго соответствовать законодательству.
Крупные организации, где трудится большое количество человек,
формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и
для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае,
если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек
трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и
документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм
собственности.
Кадровый учёт - это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих
определённые должности в компании
1
. Он необходим для организации
законных и максимально эффективных трудовых отношений между
работником и нанимателем.
Документооборот в сфере кадров -это оформление и движение
документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в
частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.
2
Кадровое делопроизводство - это система управления кадрами,
обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия,
связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего
времени и расчётами с сотрудниками
3
.
Кадровое делопроизводство - это работа с документами, связанными с
трудовыми отношениями и учетом кадров
4
. Эти документы - следствие и
основа принимаемых кадровых управленческих решений, они обеспечивают
решениям юридическую силу.
1
Кузнецова И.В. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие для бакалавров
/ И.В. Кузнецова, Г.А. Хачатрян.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2015.С.111.
2
Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного
документооборота // Вестник Воронежского ин-та высоких технологий. 2014. № 12. С. 102.
3
Ермолаева А.В. Организация документационного обеспечения управления (психологический фактор) //
А.В. Ермолаева. - Делопроизводство. № 1, 2015. С. 20.
4
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф.
образования / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. -13-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия»,
2014.С.11.
10
Кадровое делопроизводство - это целый комплекс процедур по
документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты
взаимодействия с персоналом -трудоустройство и увольнение, перевод и
направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание -
сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели,
использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство.
Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и
процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не
требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.
Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже
будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику
необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала,
как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста,
педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание
специальных программ.
Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии
сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.
Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:
формирование личных дел сотрудников предприятия;
оформление справок, больничных листок и заявлений;
подготовка кадровых приказов;
разработка табеля и учёт рабочего времени;
сдача периодической отчётности по единому социальному
налогу;
начисление и расчёт заработной платы и другое
5
.
Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций
и правил внутреннего распорядка.
Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:
5
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный
ресурс] //Справочно-правовая система КонсультантПлюс». Режим доступа http://www.consultant.ru/
11
рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
мониторинг рынка по заработной плате;
работа со списком вакансий предприятия;
оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.
Учёт документов по аттестации и оценки персонала:
оформление оценочных бланков и положений;
составление аттестационной характеристики сотрудников
6
.
Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться
о нераспространении персональных данных работников, не сообщать
информацию о них третьим лицам.
В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь
свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех
сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.
Документооборот в организации осуществляется в соответствии с
нормативной базой.
Таблица 1
Законодательные акты о кадровом документообороте
7
Название законодательного акта
и дата его утверждения
Характеристика документа с точки
зрения делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001)
Устанавливает, какие документы
необходимы для оформления трудовых
отношений (приём на работу,
расторжение договора, отпуск и т. д. в
ст. 67, 68, 84). Заявляет о
необходимости установить правила
внутреннего трудового распорядка и
применять графики отпусков (ст. 123,
190). Здесь же рассматриваются сроки
оформления документов и порядок
ознакомления с ними сотрудников (ст.
14, 67, 68).
Постановление Правительства РФ «О
трудовых книжках» (№ 225 от 16
апреля 2003 г.); Постановление
Министерства труда и социального
Рассматривают вопросы формы,
ведения и хранения трудовых книжек,
а также вкладышей в них.
6
Семилетов С. И. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации / С. И.
Семилетов, В. Ю. Соловьев // Информационное право. 2011. № 3. С. 7.
7
Медведева О. В. Основы документационного обеспечения управления: курс лекций / О. В. Медведева. - 2-е
изд., перераб. и доп. - Краснодар: Южный институт менеджмента, 2012.С.90.
12
развития РФ «Об утверждении
инструкции по заполнению трудовых
книжек» (от 10.10.2003 г. № 69).
Общероссийский классификатор
профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов ОК
016–94 (ОК ПДТР).
Кодирует данные о работниках,
например, сведения об образовании,
занимаемой должности и т. д.
Применяется для заполнения ряда
учётных форм (Т-2), используемых в
кадровой службе.
ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
(от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ).
Определяет, что такое
документированная информация. В
государственных органах, органах
местного самоуправления
документирование информации
осуществляется в соответствии с
правилами делопроизводства,
установленными федеральным органом
власти в сфере архивного дела и
делопроизводства.
Федеральный закон «Об акционерных
обществах» (ст. 89) и Федеральный
закон «Об обществах с ограниченной
ответственностью» (ст. 50).
Определяет обязанности обществ по
хранению документов и их составу.
Устанавливает обязательность
хранения документов в организации, а
в некоторых случаях и передачи их на
государственное хранение. «Общество
отвечает за упорядочение документов,
должно проводить работу по их
сохранности в соответствии с
указаниями и рекомендациями
архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России «Об
утверждении «Перечня типовых
управленческих архивных документов,
образующихся в процессе
деятельности государственных
органов, органов местного
самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения» (от
25.08.2010 №558).
Содержит перечень типовых
управленческих архивных документов
с указанием сроков хранения,
положения о кадровом обеспечении, а
также об учёте и отчётности.
Постановление Госкомстата РФ «Об
утверждении унифицированных форм
первичной учётной документации по
учёту труда и его оплаты» (от
05.01.2004 №1).
Содержит указания по применению и
заполнению форм учёта первичной
документации по учёту труда и его
оплаты.
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная
система организационно-
распорядительной документации.
Требования к оформлению
документов».
Носит рекомендательный характер.
Определяет общие требования к
оформлению документов и составу их
реквизитов.
Федеральный закон от 27.07.2006 №
152-ФЗ «О персональных данных».
Регулирует отношения, связанные с
обработкой персональных данных
юридическими лицами с
использованием средств
13
автоматизации или без них.
Определяет порядок получения,
хранения, обработки, использования и
передачи персональных данных
работников (в том числе).
Другие нормативные акты
Также стоит отметить, что помимо законов, в сфере кадровой работы
используются следующие:
Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от
02.05.06.
Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением
Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Единый квалификационный справочник должностей, руководителей,
специалистов и служащих.
ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании,
занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство
организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается
ответственное лицо или создаётся отдел кадров.
В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя
локальные нормативные акты
Кадровый учёт включает в себя:
создание различных договоров и соглашений между
сотрудниками и нанимателем, разного рода приложений к ним;
участие в разработке и применении локальных нормативных
актов;
издание приказов руководства, а также их учёт;
создание и ведение журналов, реестров и другой учётной
документации;
составление графика рабочего времени и отпусков;
14
оформление на сотрудников личных карточек, а также их
последующий учёт
8
.
Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса
мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм,
составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности
штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется
официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав
трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если
книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие
необходимые документы.
Таким образом, документооборот в сфере кадров -это оформление и
движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их
труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени.
Документооборот в организации осуществляется в соответствии с
нормативной базой.
1.2 Классификация кадровой документации
Грамотное ведение кадрового делопроизводства минимизирует
количество претензий при проверках и обеспечивает своевременное
оформление всех документов, сопровождающих трудовую деятельность
сотрудников. В кадровом документообороте задействованы все документы,
связанные с персоналом, его расстановкой внутри организации, учетом
рабочего времени и расчетами с работниками. Основным документом,
который регламентирует трудовую деятельность, кадровое дело,
делопроизводство и документооборот, является Трудовой кодекс РФ
9
. Но и в
8
Ватолина М.В. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие
для бакалавров / М.В. Ватолина. -М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»; Ростов н/Д: Наука-
Спектр, 2015.С.111.
9
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный