45
знает основы трудового, гражданского и административного
законодательства, основы бухгалтерского учета и отчетности. Это - человек,
обладающий аналитическим складом ума, ответственный, педантичный и
скрупулезный.
Он свободно пользуется специализированным программным обеспечением и
справочными системами, обеспечивающими актуальную правовую
поддержку.
Обязанности специалиста по кадрам ООО «Тур»:
1)Формирование и ведение личных дел работников организации.
2)Составление трудовых договоров и дополнительных соглашений к
ним.
3)Оформление согласий на обработку и хранение персональных
данных сотрудников, соблюдение требований законодательства о
персональных данных.
4)Разработка проектов внутренних организационных документов
(штатное расписание, график отпусков и пр.).
5)Оформление и своевременная выдача справок, копий и выписок из
кадровых документов.
6)Подготовка проектов организационно-распорядительной
документации.
7)Разработка форм внутренних документов, используемых в кадровом
делопроизводстве.
8) Учет отработанного сотрудниками времени с целью оформления
оплачиваемых отпусков и расчета компенсаций за неиспользованные
отпуска.
9)Формирование и своевременное представление периодической
отчетности в ПФР, Госстатистику и внебюджетные фонды.
10)Представление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета и
начисления зарплаты, отпускных, надбавок, компенсаций и пр.
46
В ООО «Тур» есть все обязательные документы, предусмотренные
трудовым законодательством (табл. 7).
Таблица 7
Документы, предусмотренные трудовым законодательством в
ООО «Тур»
28
Вид документа
Назначение
Норма,
предусматривающая
его наличие
Правила внутреннего
трудового распорядка
Закрепляют порядок
трудоустройства и
увольнения работников,
режим работы и отдыха,
применяемые
дисциплинарные меры,
права и обязанности
сторон и т.д.
ст. 189 ТК РФ
График отпусков
Устанавливает сроки
предоставления
ежегодных
оплачиваемых отпусков
ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание
Закрепляет структуру,
численность и состав
персонала, названия
должностей
ст. 57 ТК РФ
Журнал инструктажа по
охране труда
Подтверждает, что
работники успешно
прошли обучение по
охране труда
ст. 212 ТК РФ
Инструкции по охране
труда
Устанавливают нормы
безопасного поведения
на рабочих местах
ст. 212 ТК РФ
Табель учета рабочего
времени
Фиксирует фактически
отработанное
сотрудниками время и
служит основанием для
начисления зарплаты
Постановление
Госкомстата России №1
от 5.01.2004
Положение о
персональных данных
работников
Регламентирует состав,
порядок обработки и
хранения персональных
данных, условия их
передачи третьим лицам,
получение согласия на
обработку
ст. 88 ТК РФ
Положение об оплате
труда и премировании
Закрепляет выбранную
работодателем систему
оплаты труда (в том
ст. 135 ТК РФ
28
Кожанова Е.Н. Формируем службу ДОУ // Е.Н. Кожанова. -Современные технологии делопроизводства и
документооборота. № 12 (60), 2015. С. 50.
47
числе сверхурочного) и
поощрения сотрудников
Книга учета движения
трудовых книжек и
вкладышей в них
Отражает данные о
получении от работников
и выдаче на руки
оформленных трудовых
книжек
Постановление Минтруда
России №69 от
10.10.2003
Приходно-расходная
книга по учету бланков
трудовых книжек и
вкладышей в них
Отражает данные о
поступлении и
расходовании
незаполненных бланков
Постановление Минтруда
России №69 от
10.10.2003
Как только в организации появляются наемные сотрудники,
обязательный список расширяется за счет документов индивидуального
характера: трудовых договоров, приказов о приеме на работу, личных
карточек. При направлении персонала на медосмотры, заводится журнал
учета обследований, если какие-то должности предполагают полную
материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления
договоров.
Часть документов - правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с
персоналом - разрабатываются единожды и применяются из года в год.
Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной
регулярностью составляются заново: график отпусков - ежегодно, табель
учета рабочего времени - ежемесячно, график сменности - по завершении
учетного периода и т.д.
Некоторые кадровые документы в ООО «Тур» носят
рекомендательный характер.
Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но
эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория
представлена коллективным договором, положениями об аттестации и
профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с
архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными
48
в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о
предоставлении материальной помощи и т.д.
Рассмотрим основные этапы кадрового делопроизводства в ООО
«Тур».
1. Изучение основ кадрового делопроизводства. Понадобится
специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового
права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в
актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с
повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства
часто оборачивается для работодателя штрафами.
2. Узнать, какие компьютерные программы можно использовать.
Многие организации устанавливают специализированное программное
обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее
рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного
времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и
распоряжений.
3. Ознакомиться с учредительными документами компании. Кадровые
процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с
положениями устава и других учредительных документов. В уставе
прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц
компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные
нюансы, о которых нужно знать.
4. Провести ревизию локальных нормативных актов. Посмотреть, все
ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на
соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных
актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с
ошибками), компанию могут оштрафовать. Чтобы избежать штрафов: надо
составить перечень недостающих положений и правил, разработать
документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением
49
специалистов из других служб и подразделений, согласовать проекты с
руководством и утвердить приказами.
5. Разработка типовой формы трудового договора, которая
используется для оформления отношений с работниками. Содержание
документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ
29
. Убедиться надо, что
включили в договор все обязательные условия.
6. Формирование набора бланков для стандартных кадровых процедур.
К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление
отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у
коммерческих структур есть выбор: использовать унифицированные формы
приказов или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант,
утвердите новые бланки письменным приказом.
7. Открытие регистрационных журналов. Этот важный пункт содержит
любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету
чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как
минимум пять журналов.
Среди них:
1. По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
2. По регистрации несчастных случаев на производстве.
3. По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по
пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.
Другие журналы заведены были в ООО «Тур» по необходимости.
Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников,
выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска,
входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает
в кадровой работе.
8. Проверка правильности оформления трудовых отношений с
работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые
29
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный
ресурс] //Справочно-правовая система КонсультантПлюс». Режим доступа http://www.consultant.ru/
50
лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое
внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия,
испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.).
Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения
к трудовым договорам.
9. Организация работы с трудовыми книжками. Свою трудовую
работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента
и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя.
Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек
назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение
кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются
кадровику.
Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству
оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:
- статьи 66 ТК РФ
30
;
- инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от
10.10.2003;
- правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от
16.04.2003.
10. Заведены личные карточки на всех сотрудников. В том числе
«сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству.
Исключение - исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых
карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.
11. Организация воинского учета. Эта функция поручена кадровику.
Издан приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте
ежегодный план работ и согласовать его с военкоматом, перенесите данные
из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых
при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и
30
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный
ресурс] //Справочно-правовая система КонсультантПлюс». Режим доступа http://www.consultant.ru/
51
приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета
организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от
3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015).
12. Обеспечение документам приемлемые условия хранения. Бланки
строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к
ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего
доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу.
Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года
передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов
разных категорий ищите в перечне, утвержденном приказом Минкультуры
России №558 от 25.08.2010.
Таким образом, кадровое делопроизводство в ООО «Тур» - это работа
с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров.
Вопросами кадрового документооборота в ООО «Тур» занимается
специалист по кадрам, в его обязанности входит формирование и ведение
личных дел работников организации, с оставление трудовых договоров и
дополнительных соглашений к ним, оформление согласий на обработку и
хранение персональных данных сотрудников, соблюдение требований
законодательства о персональных данных, разработка проектов внутренних
организационных документов (штатное расписание, график отпусков и пр.),
оформление и своевременная выдача справок, копий и выписок из кадровых
документов, подготовка проектов организационно-распорядительной
документации, разработка форм внутренних документов, используемых в
кадровом делопроизводстве, учет отработанного сотрудниками времени с
целью оформления оплачиваемых отпусков и расчета компенсаций за
неиспользованные отпуска, формирование и своевременное представление
периодической отчетности в ПФР, Госстатистику и внебюджетные фонды,
представление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета и
начисления зарплаты, отпускных, надбавок, компенсаций и пр.
52
Вывод.
Проведя исследование, можно сделать вывод о том, что ООО «Тур»
оказывает следующие услуги по ведению бухгалтерского учета: постановка и
ведение бухгалтерского и налогового учета; обработка первичной
документации; подготовка и сдача отчетности в налоговую, ПФР, ФСС,
статистику; оптимизация налогов; кадровый учет; сопровождение налоговых
проверок.
Исследование показало, что в организации организационная
структура ООО «Тур» является корректной и эффективной, выбор данной
организационной структуры обусловлен масштабами и спецификой
деятельности рассматриваемой организации.
Проанализировав имеющиеся данные, можно сделать вывод о том, что
с 2016 года начинается снижение общей численности кадров в ООО «Тур».
Необходимо отметить, что в период 2016-2018 г. в качестве
финансового результата компания имеет прибыль, что свидетельствует о
превышении объемов выручки предприятия над себестоимостью его
деятельности. Финансовый результат в виде чистой прибыли ООО «Тур»
повторяет динамику выручки.
Кадровое делопроизводство в ООО «Тур» - это работа с документами,
связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров. Вопросами
кадрового документооборота в ООО «Тур» занимается специалист по
кадрам, в его обязанности входит формирование и ведение личных дел
работников организации, с оставление трудовых договоров и
дополнительных соглашений к ним, оформление согласий на обработку и
хранение персональных данных сотрудников, соблюдение требований
законодательства о персональных данных, разработка проектов внутренних
организационных документов (штатное расписание, график отпусков и пр.),
оформление и своевременная выдача справок, копий и выписок из кадровых
документов, подготовка проектов организационно-распорядительной
53
документации, разработка форм внутренних документов, используемых в
кадровом делопроизводстве, учет отработанного сотрудниками времени с
целью оформления оплачиваемых отпусков и расчета компенсаций за
неиспользованные отпуска, формирование и своевременное представление
периодической отчетности в ПФР, Госстатистику и внебюджетные фонды,
представление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета и
начисления зарплаты, отпускных, надбавок, компенсаций и пр.
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации
Кадровое делопроизводство - важнейшая составляющая ООО «Тур»,
доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом
допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к
54
административной и материальной ответственности предприятия перед
проверяющими органами.
Были выявлены недостатки организации кадрового документооборота в
ООО «Тур».
1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к
содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме,
перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия
приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об
испытательном сроке, с которым принимается кандидат.
Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например,
ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в
наименовании должности, на которую принимается или с которой
увольняется сотрудник.
Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме
приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков
установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе
реквизитов.
Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в
несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе
документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет
юридической силы и является недействительным».
2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой
ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе
ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них,
который включён в перечень обязательных к предъявлению.
Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не
достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым
ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без
надлежащего учёта состояния здоровья.