55
3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от
будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта
движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия
следуют.
Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во
вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе
«сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так
далее.
4. Заключение трудовых договоров без предъявления всех документов,
указанных в статье 65 ТК РФ как обязательные. Кадровик «забывает»
затребовать у соискателя дополнительно справку, необходимую для
выполнения некоторых видов профессиональной деятельности – об
отсутствии судимости или медицинское подтверждение о состоянии
здоровья.
5. Невнимательность и небрежность являются причиной частых
ошибок в кадровом делопроизводстве. При заполнении приказов и
распоряжений кадровики указывают наименование должностей не в
соответствии со штатным расписанием. В штатном расписании
наименование должностей, для которых установлены вредные и опасные
условия труда, не соответствуют наименованиям, указанным в
профстандартах или квалификационных справочниках.
6.Не автоматизированы процессы ведения кадрового
документооборота
Ошибки, допущенные при ведении кадрового документооборота,
чреваты судебными спорами и крупными штрафами.
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации
56
Рассмотрим далее рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО «Тур».
Автоматизация при ведении кадрового документооборота. Для
упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия
уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного
документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.
Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения
документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть
базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства
работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются
версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в
качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных
приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы,
обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей
популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:
вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
учитывать рабочее время;
учитывать движение сотрудников и вести статистику;
заполнять личные карточки работников по установленным
формам;
создавать стандартные формы приказов и т. д.
Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота
используется программное обеспечение
Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В
электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный
приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное
количество бумаг в поисках нужного документа.
Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно
охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут
быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.
57
Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового
законодательства обезопасит ООО «Тур» от неблагоприятных финансовых и
правовых последствий, а работника - от проблем при получении пенсии или
устройстве на другую работу.
Большой спектр функций службы кадров неизбежно требует наличия
нескольких квалифицированных работников, поэтому на практике можно
обратиться к услугам аутсорсера.
Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок
хранения большинства документов составляет 5 лет.
Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение
сотруднику по кадрам необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и
ознакомление необходимы в этом приказе.
С появление электронного документооборота, все упростится, с
документом могут работать любое количество сотрудников имеющие
отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит
свою подпись в электронном виде.
Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать
своевременное подписание документа.
Уменьшение ошибок.
Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы
вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено
при хорошо созданном электронном документообороте.
Для внедрения мероприятий предлагается оптимизация организацию
кадрового делопроизводства.
Для этого предлагается внедрить программу СЭД «ДЕЛО» –
программу автоматизации работы с документами, задачами и процессами.
Внедрение СЭД позволит упростить и автоматизировать такие
рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и
визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской
дисциплины.
58
Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются
различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об
исполнительской дисциплине, справки-напоминания.
Таким образом, были разработаны рекомендации совершенствованию
кадрового документооборота в ООО «Тур», связанные с автоматизацией
процессов кадрового документооборота.
3.3. Экономический эффект от мероприятий
Определим затраты на проведение мероприятий.
1.Сумма расходов на оптимальную организацию кадрового
делопроизводства составляет 520 000 рублей.
2.Автоматизация.
Сумма расходов на данное мероприятие составляет 50 000 рублей.
Время, необходимое для выполнения функции сократиться в диапазоне от
0,5 до 2.
3. Сумма расходов на покупку нового оборудования составляет 400
000 рублей.
4. Сумма расходов на автоматизированные системы управления
кадровым делопроизводством составляет 140 000 рублей.
5. Сумма расходов на оплату управленческого персонала при
разработки и запуске нового оборудования по организации кадрового
делопроизводства составляет 20 300 000 руб.
Сумма расходов предприятия по оптимизации организации кадрового
делопроизводства приведена в таблице 8.
59
Таблица 8
Расчет расходов предприятия по оптимизации организации
кадрового делопроизводства
Показатель
Сумма,
руб.
Сумма расходов на оптимальную
организацию кадрового
делопроизводства, руб.,
Р1
250 000
Сумма расходов на автоматизацию
кадрового делопроизводства, руб.,
Р2
50 000
Сумма расходов на покупку нового
оборудования, руб.,
Р3
400 000
Сумма расходов на
автоматизированные системы
управления кадровым
делопроизводством, руб.,
Р4
140 000
Сумма расходов на оплату
управленческого персонала при
разработки и запуске нового
оборудования по организации
кадрового делопроизводства, руб.,
Р5
20 300 000
Сумма затрат на проведение
мероприятий, руб.,
Р=Р1+Р2+Р3+Р4+Р5
21 090 000
Рассчитаем выручку и прибыль по данным мероприятиям, представим
в таблице 9.
Таблица 9
Расчет выручки и прибыли предприятия с оптимизации
организации кадрового делопроизводства
Показатель
Сумма,
руб.
Сумма выручки, руб., В
57 720 000
Сумма себестоимости, руб., C
22 068 000
Валовая прибыль, руб., ВП1
ВП=В-С
35 652 000
60
Экономический эффект от внедрения мероприятий оптимизации
организации кадрового делопроизводства, представлен в таблице 10.
Таблица 10
Расчет экономического эффекта от внедрения мероприятий
оптимизации организации кадрового делопроизводства
Показатель
Сумма,
руб.
Сумма выручки, руб., В
57 720 000
Сумма себестоимости, руб., C
22 068 000
Валовая прибыль, руб., ВП1
ВП=В-С
35 652 000
Сумма расходов на оптимальную организацию
кадрового делопроизводства, руб., Р1
250 000
Сумма расходов на автоматизацию кадрового
делопроизводства, руб., Р2
50 000
Сумма расходов на покупку нового оборудования,
руб., Р3
400 000
Сумма расходов на автоматизированные системы
управления кадровым делопроизводством, руб.,
Р4
140 000
Сумма расходов на оплату управленческого
персонала при разработки и запуске нового
оборудования по организации кадрового
делопроизводства, руб., Р5
20 300 000
Сумма затрат на проведение мероприятий, руб.,
Р=Р1+Р2+Р3+Р4+Р5
21 090 000
Экономический эффект от проведенных
мероприятий по совершенствованию
организационной структуры, Э
Э=(ВП1-ВП)/Р
1,29
Э=(ВП1-ВП)/Р (1)
Э=(35 652 – 64): 21 090 = 1,69
Э > 1.
61
Эффективность совершенствования организационной структуры
управленческого персонала предприятия N должна составлять Э > 1.
В нашем случае Э=1,69, что говорит о результативности примененных
мер.
Таким образом, как показало исследование, для совершенствования
организации кадрового делопроизводства необходима автоматизация
кадрового делопроизводства. Для этого предлагается внедрить программу
СЭД «ДЕЛО» – программу автоматизации работы с документами, задачами и
процессами.
Внедрение СЭД позволит упростить и автоматизировать такие
рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и
визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской
дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО»
формируются различные сводки по документопотоку, статистические
отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания.
Вывод.
На основании проведенного исследования были выявлены проблемы в
организации кадрового делопроизводства в ООО «Тур»: не соблюдаются
требования к содержанию распоряжения, неверно указываются условия
приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об
испытательном сроке, с которым принимается кандидат, допускаются
ошибки в сведениях при составлении приказа, имеет место несоблюдение
требований, согласно законодательству, в форме приказа, такой тип ошибок
связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца,
ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой
в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще
оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в
перечень обязательных к предъявлению, оформление гражданина,
62
поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья,
ошибки при ведении трудовых книжек, не требуют у соискателя
дополнительно справку, необходимую для выполнения некоторых видов
профессиональной деятельности – об отсутствии судимости или
медицинское подтверждение о состоянии здоровья, невнимательность и
небрежность, не применяется автоматизация при ведении кадрового
документооборота.
Исследование позволило установить, что для совершенствования
организации кадрового делопроизводства необходима автоматизация
кадрового делопроизводства. Для этого предлагается внедрить программу
СЭД «ДЕЛО» – программу автоматизации работы с документами, задачами и
процессами.
Внедрение СЭД позволит упростить и автоматизировать такие
рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и
визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской
дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО»
формируются различные сводки по документопотоку, статистические
отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания.
63
Заключение
На основании проведенного исследования были сделаны следующие
выводы и предложения.
Документооборот в сфере кадров -это оформление и движение
документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в
частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени.
Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:
формирование личных дел сотрудников предприятия;
оформление справок, больничных листок и заявлений;
подготовка кадровых приказов;
разработка табеля и учёт рабочего времени;
сдача периодической отчётности по единому социальному
налогу;
начисление и расчёт заработной платы и другое.
Документы, участвующие в кадровом делопроизводстве, подразделяют
на три группы:
Локальные нормативные акты и организационные документы, в том
числе: штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового
распорядка, положения, коллективный договор, инструкции по охране труда
и пр. Локальные нормативные акты (ЛНА) - это внутриорганизационная
документация, определяющая круг обязанностей и прав нанимателя и
сотрудников в процессе осуществления трудовой деятельности;
Документы по учету личного состава, в том числе: приказы,
распоряжения, служебные и докладные записки, личные карточки
работников, трудовые договоры, заявления и пр.
Информационно-справочные документы, в том числе: входящая.
Исходящая и внутренняя корреспонденция.
64
Помимо первичных документов, существуют и производные
(вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти
документы выполняют следующие задачи:
содержат в себе всю полноту информации кадрового отдела;
служат для хранения данных документооборота;
также помогают непосредственно наладить процесс поиска
необходимой документации.
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и
целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее
структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым
приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку.
Работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как
организовать и как вести кадровое делопроизводство. При этом учитываются
величина штата и финансовые возможности. На крупных предприятиях этим
занимается специальное структурное подразделение - отдел кадров, кадровое
делопроизводство в этом случае затратный, но гарантированный способ
соблюдения трудового законодательства. На небольших предприятиях в штат
вводится отдельная единица - кадровик, кадровое делопроизводство входит в
его основной функционал. На предприятиях – субъектах малого
предпринимательства, ведение кадрового документооборота может быть
поручено сотруднику в порядке совмещения. Как правило, дополнительный
функционал включают в обязанности бухгалтера или секретаря.
Проведя исследование, можно сделать вывод о том, что ООО «Тур»
оказывает следующие услуги по ведению бухгалтерского учета: постановка и
ведение бухгалтерского и налогового учета; обработка первичной
документации; подготовка и сдача отчетности в налоговую, ПФР, ФСС,
статистику; оптимизация налогов; кадровый учет; сопровождение налоговых
проверок.
Исследование показало, что в организации организационная
структура ООО «Тур» является корректной и эффективной, выбор данной