25
учёта работников, выбывающих в служебные командировки;
учёта входящей и исходящей корреспонденции;
регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.
По мере необходимости в организации могут быть и другие учётные
документы.
Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции
используются специальные журналы учёта.
Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной
форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и
вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие
формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития
и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в
виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:
Как называется журнал.
Как называется организация.
Когда начали вести журнал и закончили.
Под какими номерами вносится документация.
Кто регистрирует документ (ФИО, должность).
В отношении какого работника заводится документ (ФИО,
должность).
Когда работник был ознакомлен с документом.
Все требования к оформлению подчинены цели сохранения
информации
18
. Стоит обратить внимание, что журнал нумеруется,
прошивается. На задней обложке надписывается, сколько пронумеровано и
прошито листов, а также указывается ФИО руководителя. Надпись должна
быть заверена печатью организации.
Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения
документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть
18
Фирфарова Н. В. Что такое электронный документооборот и как его организовать? / Н. В. Фирфарова //
Налоговая проверка. 2017. № 3. С. 53.
26
базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства
работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются
версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в
качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных
приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы,
обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей
популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:
вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
учитывать рабочее время;
учитывать движение сотрудников и вести статистику;
заполнять личные карточки работников по установленным
формам;
создавать стандартные формы приказов и т. д.
Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота
используется программное обеспечение
Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В
программе можно:
вести личные карточки сотрудников;
вести архив записей об увольнениях;
организовывать кадровый резерв;
вести формы штатного расписания и справочника должностей;
легко выводить на печать любые отчёты.
Руководство организации само должно решать, какой программой
воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее
распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.
Кадровый аудит - это оценивание работоспособности кадрового
отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на
их соответствие требованиям закона.
27
На разных этапах функционирования организации может возникнуть
необходимость проведения кадрового аудита (например, когда
предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит
выполняет следующие задачи:
минимизирует количество всей существующей документации;
сокращает затраты на осуществление документооборота;
контролирует соблюдение законодательных норм;
помогает улучшить показатель прохождения проверок со
стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.
В определённых ситуациях возникает необходимость проведения
кадрового аудита
19
.
Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам
организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие
предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить
конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам
предстоит:
Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о
назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и
сроки, в течение которых он будет осуществляться.
После издания приказа определить этапы проведения кадрового
аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы
есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель
которой - выявить соответствие всей документации законодательным
нормам.
Нередко организации пользуются не стандартизированными формами
документации, а собственными (если это не противоречит законодательству).
В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита
19
Новое в трудовом законодательстве с 2020 годаhttps://www.buhgalteria.ru/article/novoe-v-trudovom-
zakonodatelstve-s-2020-goda. Бухгалтерия.ру
28
составляется отчёт о результатах проверки. В него включают информацию об
обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также
следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт,
какие риски существуют в данной организации или ИП
20
.
Организовать кадровое делопроизводство непросто. Сначала
необходимо ознакомиться с нормативной базой. Законодательством
предусмотрен перечень обязательных кадровых документов, которые
должны быть в наличии. Подразумевается, что они будут оформляться и
храниться в соответствии с законодательными нормами. Нарушение этих
норм ведёт к ответственности (чаще всего в виде штрафных санкций). У
руководителя есть выбор: воспользоваться услугами компаний,
специализирующихся в этом вопросе, либо организовать делопроизводство и
кадровый учёт самостоятельно, надеясь лишь на свои силы и опыт
кадровиков.
Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:
Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно
для этой цели.
Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся,
на аутсорсинге кадрового делопроизводства.
Оба эти варианта являются приемлемыми и имеют свои преимущества.
Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его
персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и
обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой
информацией изнутри компании
21
.
Также, если штат не слишком большой, руководитель может взять эти
обязанности на себя, сэкономив на оплате труда специализированных в этой
20
Полушина Л.В. Внедрение системы электронного документооборота // Современные технологии
делопроизводства и документооборота. 2015. № 4 (52). С. 41.
21
Автоматизация документооборота. Организация электронного документооборота на предприятии в
вопросах и ответах. Автоматизированные системы документооборота [Электронный ресурс]. URL:
http://www. directum.ru/ 425833.aspx (дата обращения: 10.12.2019).
29
сфере сотрудников, но заплатить за это придётся своими нервами и
временем.
Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является
оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле,
нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.
Суть метода в том, что опытные специалисты приходят в организацию
с временным аутсорсингом. Основная их задача: привести в порядок все
существующие документы кадрового делопроизводства.
В результате чего, в компании приводится в порядок кипы
специфической трудовой документации, такие как:
Приказы о приёме, перемещении и увольнении сотрудников.
Различные акты, табеля учётного времени, графики отпусков.
Журналы учёта приказов, документация по ознакомлению
сотрудников с распоряжениями.
Положения об обучении и аттестации сотрудников, их личные
карточки, трудовые и так далее.
Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед
проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в
связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а
также в ряде других, не менее важных ситуаций
22
.
Таким образом, документы, участвующие в кадровом
делопроизводстве, подразделяют на три группы: локальные нормативные
акты и организационные документы, в том числе: штатное расписание,
график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положения,
коллективный договор, инструкции по охране труда и пр.; документы по
учету личного состава, в том числе: приказы, распоряжения, служебные и
докладные записки, личные карточки работников, трудовые договоры,
заявления и пр., информационно-справочные документы, в том числе:
22
Курченков К.Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного
документооборота // Вестник Воронежского ин-та высоких технологий. 2014. № 12. С. 102.
30
входящая. Исходящая и внутренняя корреспонденция. Документооборот
осуществляется на всех этапах функционирования организации.
1.3 Организация кадровой деятельности в организации
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и
целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее
структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым
приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку.
Кадровую службу приходится расширять. А в небольших
организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы,
связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале
для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме
работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников
позволяет нормально с ней справляться.
Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ,
проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда.
Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные
проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо,
в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы
кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество
работы с персоналом.
Основная функция кадрового делопроизводства - фиксация
информации о трудовой деятельности персонала:
приеме на работу;
перемещениях и переводах сотрудников;
учете рабочего времени;
предоставлении оплачиваемых и прочих отпусков;
31
увольнении
23
.
К числу кадровых документов также относят локальные нормативные
акты работодателя, регламентирующие трудовые взаимоотношения на
конкретном предприятии. Их разработка, утверждение и актуализация также
входят в функционал кадрового делопроизводства.
Работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как
организовать и как вести кадровое делопроизводство. При этом учитываются
величина штата и финансовые возможности. На крупных предприятиях этим
занимается специальное структурное подразделение - отдел кадров, кадровое
делопроизводство в этом случае затратный, но гарантированный способ
соблюдения трудового законодательства. На небольших предприятиях в штат
вводится отдельная единица - кадровик, кадровое делопроизводство входит в
его основной функционал. На предприятиях – субъектах малого
предпринимательства, ведение кадрового документооборота может быть
поручено сотруднику в порядке совмещения. Как правило, дополнительный
функционал включают в обязанности бухгалтера или секретаря.
Если функции по делопроизводству кадров возложены на секретаря, не
стоит поручать ему разработку локальных нормативных актов и другой
организационной документации. Для этого требуются юридические знания,
знакомство с основами трудового законодательства, ведь положения
локальных регламентов не должны ущемлять тех прав, которые работникам
гарантирует ТК РФ
24
. К работнику, который будет вести кадровое
делопроизводство, предъявляют повышенные требования. Он должен знать
основы трудового, гражданского и административного законодательства.
Специалисту по делопроизводству кадров потребуются экономические
знания, основ бухгалтерского учета и отчетности. Это должен быть человек,
23
Кожанова Е.Н. Формируем службу ДОУ // Е.Н. Кожанова. -Современные технологии делопроизводства и
документооборота. № 12 (60), 2015. С. 50.
24
Иванова Е.В. Автоматизация документооборота на предприятии // Наука и образование в жизни
современного общества : вестник науч. конф. по материалам Междунар. науч.-практ. конф. (г. Тамбов, 31
марта 2016 г.). Тамбов, 2016. Ч. 5, № 3-5 (7). С. 51.
32
обладающий аналитическим складом ума, ответственный, педантичный и
скрупулезный.
Современный кадровик-делопроизводитель должен свободно
пользоваться специализированным программным обеспечением и
справочными системами, обеспечивающими актуальную правовую
поддержку.
Обязанности специалиста, которому поручено делопроизводство
кадров, устанавливает Трудовой кодекс РФ
25
.
В функции кадровика-делопроизводителя входит:
Формирование и ведение личных дел работников организации.
Составление трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
Оформление согласий на обработку и хранение персональных данных
сотрудников, соблюдение требований законодательства о персональных
данных.
Разработка проектов внутренних организационных документов
(штатное расписание, график отпусков и пр.).
Оформление и своевременная выдача справок, копий и выписок из
кадровых документов.
Подготовка проектов организационно-распорядительной
документации.
Разработка форм внутренних документов, используемых в кадровом
делопроизводстве.
Учет отработанного сотрудниками времени с целью оформления
оплачиваемых отпусков и расчета компенсаций за неиспользованные
отпуска.
Формирование и своевременное представление периодической
отчетности в ПФР, Госстатистику и внебюджетные фонды.
25
Ермолаева А.В. Организация документационного обеспечения управления (психологический фактор) //
А.В. Ермолаева. Делопроизводство. № 1, 2015. С. 20.
33
Представление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета и
начисления зарплаты, отпускных, надбавок, компенсаций и пр.
Если в организации создана кадровая служба, все ее сотрудники
должны быть знакомы с основами кадрового делопроизводства. Правильное
и своевременное оформление кадровых документов – гарантия отсутствия
претензий как со стороны контрольно-надзорных органов, так и
сотрудников
26
.
Поэтому важно не только назначить добросовестного сотрудника,
ответственного за делопроизводство кадров, но и ознакомить его с основами
законодательства и азами ведения документооборота.
Таким образом, работодатель вправе принять самостоятельное решение
о том, как организовать и как вести кадровое делопроизводство. При этом
учитываются величина штата и финансовые возможности. На крупных
предприятиях этим занимается специальное структурное подразделение -
отдел кадров, кадровое делопроизводство в этом случае затратный, но
гарантированный способ соблюдения трудового законодательства. На
небольших предприятиях в штат вводится отдельная единица - кадровик,
кадровое делопроизводство входит в его основной функционал. На
предприятиях – субъектах малого предпринимательства, ведение кадрового
документооборота может быть поручено сотруднику в порядке совмещения.
Вывод.
Подводя итоги теоретическим основам организации кадрового
документооборота, следует отметить, что документооборот в сфере кадров -
это оформление и движение документов, фиксирующих данные о
сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование
графика рабочего времени.
26
Ватолина М.В. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие
для бакалавров / М.В. Ватолина. -М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»; Ростов н/Д: Наука-
Спектр, 2015. С.55.
34
Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:
формирование личных дел сотрудников предприятия;
оформление справок, больничных листок и заявлений;
подготовка кадровых приказов;
разработка табеля и учёт рабочего времени;
сдача периодической отчётности по единому социальному
налогу;
начисление и расчёт заработной платы и другое.
Документы, участвующие в кадровом делопроизводстве, подразделяют
на три группы:
Локальные нормативные акты и организационные документы, в том
числе: штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового
распорядка, положения, коллективный договор, инструкции по охране труда
и пр. Локальные нормативные акты (ЛНА) - это внутриорганизационная
документация, определяющая круг обязанностей и прав нанимателя и
сотрудников в процессе осуществления трудовой деятельности;
Документы по учету личного состава, в том числе: приказы,
распоряжения, служебные и докладные записки, личные карточки
работников, трудовые договоры, заявления и пр.
Информационно-справочные документы, в том числе: входящая.
Исходящая и внутренняя корреспонденция.
Помимо первичных документов, существуют и производные
(вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти
документы выполняют следующие задачи:
содержат в себе всю полноту информации кадрового отдела;
служат для хранения данных документооборота;
также помогают непосредственно наладить процесс поиска
необходимой документации.
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и
целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее