15
трудовом законодательстве не всегда четко и однозначно прописаны эти
регламенты. Так, статьей 128 ТК РФ установлено, что отпуск без сохранения
заработной платы работник может оформить на основании письменного
заявления. В тоже время в статье 255 ТК РФ говорится о том, что отпуск по
беременности и родам предоставляется женщине на основании больничного
и заявления
10
. Отсутствие уточнения «письменный» делает возможным и
достаточным устное заявление работницы.
Поэтому многие организации ведение кадрового документооборота
осуществляют на основании Положения или Инструкции. Эти регламенты
устанавливают правила оформления и ведения кадровых документов на
предприятии. Разработка Инструкции позволяет: установить общий порядок
оформления кадровой документации; адаптировать делопроизводство кадров
к специфике организации; стандартизировать оформление кадровых
процедур.
Компании используют в кадровом делопроизводстве рекомендуемые,
но не обязательные к использованию унифицированные формы первичной
учетной документации по учету и оплате труда. Унифицированные формы
утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5
января 2004 года №1. Работодатели могут дополнять эти формы, утвердив их
или самостоятельно разработанные образцы в своей учетной политике.
Документы, участвующие в кадровом делопроизводстве, подразделяют
на три группы:
Локальные нормативные акты и организационные документы, в том
числе: штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового
распорядка, положения, коллективный договор, инструкции по охране труда
и пр.;
ресурс] //Справочно-правовая система КонсультантПлюс». Режим доступа http://www.consultant.ru/
10
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный
ресурс] //Справочно-правовая система КонсультантПлюс». Режим доступа http://www.consultant.ru/
16
Документы по учету личного состава, в том числе: приказы,
распоряжения, служебные и докладные записки, личные карточки
работников, трудовые договоры, заявления и пр.
Информационно-справочные документы, в том числе: входящая.
Исходящая и внутренняя корреспонденция.
Термины и определения, которые используют в делопроизводстве
кадров, установлены ГОСТ Р 51141-98. Согласно стандарту,
делопроизводство - это деятельность по обеспечению документирования и
организации работы с официальными документами.
Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования
организации, он включает в себя локальные нормативные акты,
стандартизированные формы первичной учётной документации и
производной, журналы и регистрационные книги и пр.
11
Локальные нормативные акты (ЛНА) - это внутриорганизационная
документация, определяющая круг обязанностей и прав нанимателя и
сотрудников в процессе осуществления трудовой деятельности.
К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции.
Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от
приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в
неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к
коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к
должности или подразделению).
Локальные акты - это документация многократного действия
К ЛНА относят:
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
правила охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ)
12
.
должностные инструкции;
11
12
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный
ресурс] //Справочно-правовая система КонсультантПлюс». Режим доступа http://www.consultant.ru/
17
положение о структурном подразделении;
структуру и штатную численность;
штатное расписание;
график сменности, если есть в этом необходимость.
Все работники организации ознакомляются с подобными локальными
актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для
контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе
проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания.
Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то
возможно наложение штрафа.
Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень
локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним
приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы
разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются
данными актами. Например, ответственный за кадры присутствует при
создании правил распорядка организации, а руководитель отдела участвует в
разработке должностных инструкций. После проработки всех особенностей
создаваемого документа следует его согласование с другими
существующими в организации подразделениями. Мнения и замечания
специалистов подаются в письменном виде.
Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны
оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным
применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-
распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–
2003.
Бланк ЛНА содержит следующего рода данные:
название организации в соответствии с учредительными
документами;
наименование (положение, правила и т. д.);
18
номер, дату и место утверждения;
визу согласования, если документ согласовывается с
вышестоящими организациями;
специальную отметку, если есть приложения;
визу утверждения руководителем;
дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от
даты подписания.
Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное
расписание.
Штатное расписание - внутриорганизационный документ,
фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также
о занимаемых ими должностях. Он составляется по типовой форме Т-3.
В этом документе должны фиксироваться подразделения организации
(перечисляются по степени важности), должности и количество штатных
единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц,
скрепление печатью - всё это необходимые требования к штатному
расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и
хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся
изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном
расписании.
Штатное расписание заверяется печатью и подписью руководителя
Стоит учесть значение данного документа, т. к. он нередко помогает
разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают
разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например,
в ходе судебных прений).
Трудовой кодекс нашей страны содержит статью (ст. 22), согласно
которой все трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с
положениями локальных актов
13
. Это касается всех документов, которые
13
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019) [Электронный
ресурс] //Справочно-правовая система КонсультантПлюс». Режим доступа http://www.consultant.ru/
19
хоть в какой-то мере регламентируют их трудовую деятельность. В том
случае если предполагаются в дальнейшем какие-либо изменения в условиях
труда сотрудника, отдел кадров должен уведомить его об этом его заранее.
Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы
ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда
существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к
ЛНА можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный
журнал.
Все сотрудники должны удостоверить своей подписью ознакомление с
локальными актами предприятия, если они касаются непосредственно их
работы
Первичная кадровая документация
Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены
Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации труда и его
оплаты»
14
. Они обязательны к составлению и хранению во всех
организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо
этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения
правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).
Обязательными реквизитами первичного документа являются:
наименование;
дата его составления;
название организации;
печать;
подпись ответственного лица.
Таблица 2
14
Постановление Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации труда и его оплаты» [Электронный ресурс] //Справочно-правовая система
КонсультантПлюс». Режим доступа http://www.consultant.ru/
20
Первичные кадровые документы
15
Наименование
документа
Форма
Срок хранения
Примечание
Трудовой договор
Типовой
бланк
75 лет
Заключается в
письменной форме с
каждым работником.
Подписывается
обеими сторонами.
Любое изменение в
данном документе
согласовывается с
работником.
Трудовая книжка
При увольнении
выдаётся работнику
на руки.
Невостребованные
трудовые книжки
хранятся 50 лет.
Должна быть на
каждого работника,
проработавшего
свыше пяти дней.
Договор о полной
материальной
ответственности
Типовой
бланк
5 лет
Заключается с
работниками, которые
непосредственно
обслуживают
материальные
ценности.
Приказ
(распоряжение) о
приёме работника
на работу
Т-1 - для
одного
сотрудника
Т-1а - для
нескольких
сотрудников
75 лет
Издаётся на
основании трудового
договора.
Объявляется
работнику под
подпись в
трёхдневный срок со
дня фактического
начала работы.
Приказ
(распоряжение) о
переводе
работника на
другую работу
Т-5 - для
одного
сотрудника
Т-5а - для
нескольких
сотрудников
75 лет
Издаётся на
основании соглашения
о переводе на другую
работу
(дополнительного
соглашения к
трудовому договору).
Приказ
(распоряжение) о
предоставлении
отпуска работнику
Т-6 - для
одного
сотрудника
Т-6а - для
нескольких
сотрудников
5 лет
Издаётся на
основании графика
отпусков или
заявления работника.
Приказ
(распоряжение) о
прекращении
Т-8 - для
одного
сотрудника
75 лет
15
Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот:
учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов; под общ. ред. Н. Н. Куняева. - Москва:
Логос,2015.С.78.
21
(расторжении)
трудового
договора с
работником
(увольнении)
Т-8а - для
нескольких
сотрудников
Приказ
(распоряжение) о
направлении
работника в
командировку
Т-9
5 лет
Заполняется на
основании служебного
задания (форма Т-
10а)
Приказ
(распоряжение) о
поощрении
работника
Т-11 - для
одного
сотрудника
Т-11а - для
нескольких
сотрудников
5 лет
Издаётся по
инициативе
работодателя.
Является основанием
для внесения
соответствующей
записи в личную
карточку и трудовую
книжку работника.
Записка-расчёт о
предоставлении
отпуска работнику
Т-60
5 лет при условии
проведения
проверки
Для расчёта
причитающихся
сотруднику отпускных
выплат.
Записка-расчёт
при прекращении
(расторжении)
трудового
договора с
работником
(увольнении)
Т-61
5 лет при условии
проведения
проверки
Применяется для
учёта и расчёта
заработной платы,
компенсации
неиспользованного
отпуска и прочих
выплат сотрудникам
при расторжении
трудового договора.
Акт о приёме
работ,
выполненных по
срочному
трудовому
договору,
заключённому на
время выполнения
определённой
работы
Т-73
5 лет при условии
проведения
проверки
Служит основанием
для окончательного
или поэтапного
расчёта сумм к
выплате.
Приказы по
основной
деятельности
работника
5 лет при условии
проведения
проверки
Издаются по мере
необходимости. Не
является нарушением
законодательства
факт оформления
приказа в
произвольной форме,
если в нём содержится
вся необходимая
информация.
22
Вторичная документация
Помимо первичных документов, существуют и производные
(вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти
документы выполняют следующие задачи:
содержат в себе всю полноту информации кадрового отдела;
служат для хранения данных документооборота;
также помогают непосредственно наладить процесс поиска
необходимой документации.
Таблица 3
Вторичная кадровая документация предприятия
16
Наименование
документа
Форма
Срок
хранения
Примечание
Личная карточка
работника
Т-2
75 лет
Содержит по возможности
полные личные данные
работника.
График отпусков
Т-7
1 год
Утверждается работодателем
не позднее чем за две недели
до наступления календарного
года. О времени начала
отпуска работник должен быть
извещён не позднее чем за
две недели до его начала.
Табель учёта
рабочего времени и
расчёта оплаты
труда
Т-12
75 лет
Отражает фактически
отработанное каждым
работником. время
Табель учёта
рабочего времени
Т-13
5 лет (при
вредных
условиях труда
— 75 лет)
Служит основанием для
начисления заработной платы.
Расчётно-платёжная
ведомость
Т-49
5 лет при
условии
проведения
проверки
Для расчёта и выплаты
заработной платы
сотрудникам. В случае
перечисления денег на
банковские карточки
составляется только расчётная
ведомость. Другие формы —
для выплат наличными.
Расчётная
ведомость
Т-51
Платёжная
ведомость
Т-53
Лицевой счёт
Т-54
Т-54а
(СВТ)
75 лет
Применяется для
ежемесячного отражения
сведений о заработной плате,
16
Медведева О. В. Основы документационного обеспечения управления: курс лекций / О. В. Медведева. - 2-
е изд., перераб. и доп. - Краснодар: Южный институт менеджмента, 2012.С.90.
23
всех начислениях, удержаниях
и выплатах в пользу
сотрудника в течение
календарного года.
Регистрационные
книги и журналы,
от 3 до 75 лет
в зависимости
от назначения
Личная карточка работника
В перечень обязательных кадровых документов входит личная
карточка унифицированной формы Т-2. Отдельные формы предусмотрены
для государственных служащих (Т-2ГС) и научных работников (Т-4).
Помимо этого, бывают карточки персонального учёта специалистов,
военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных
документов.
В самом верху стандартного бланка личной карточки заносится
наименование организации. В расположенной ниже таблице указываются
следующие данные:
дата составления;
табельный номер работника;
ИНН;
номер СНИЛС;
алфавит (первая буква фамилии работника);
характер работы;
вид работы;
пол.
На каждого работника организации заводится личная карточка
17
.
Сама карточка включает в себя 11 разделов. К примеру, первый
раздел содержит сведения общего характера:
трудовой договор (номер, дата);
ФИО работника;
17
Ноздрачев А. Ф. Административные акты: понятие, признаки, динамика // Административные процедуры
и контроль в свете европейского опыта / под ред. Я. Хабриевой и Ж. Марку. - Москва: Статут, 2011.С.99.
24
место его рождения;
гражданство;
знание иностранного языка;
образование сотрудника;
профессия;
стаж работы;
состоит ли в браке;
состав семьи;
данные паспорта;
адрес места проживания (прописка и фактический адрес).
Далее следуют сведения, касающиеся приёма на работу, льгот (если
они предусмотрены), аттестации, условий для увольнения и т. д.
Личная карточка состоит из 11 разделов
Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг
В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов
используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они
необходимы для учёта движения всей документации и сохранности
информации. В случае возникновения споров между нанимателем и
работником они помогают решить многие вопросы (служат
задокументированным доказательством того или иного факта).
Существуют следующие журналы (книги):
регистрации заявлений;
регистрации уведомлений;
регистрации представлений;
регистрации приказов по основной деятельности и по личному
составу;
учёта приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;