35
структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым
приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку.
Работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как
организовать и как вести кадровое делопроизводство. При этом учитываются
величина штата и финансовые возможности. На крупных предприятиях этим
занимается специальное структурное подразделение - отдел кадров, кадровое
делопроизводство в этом случае затратный, но гарантированный способ
соблюдения трудового законодательства. На небольших предприятиях в штат
вводится отдельная единица - кадровик, кадровое делопроизводство входит в
его основной функционал. На предприятиях – субъектах малого
предпринимательства, ведение кадрового документооборота может быть
поручено сотруднику в порядке совмещения. Как правило, дополнительный
функционал включают в обязанности бухгалтера или секретаря.
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации
2.1 Анализ деятельности ООО «Тур»
ООО «Тур» по организационно-правовой форме фирма является
обществом с ограниченной ответственностью,
ООО «Тур» зарегистрировано 03.09.2008 по юридическому адресу
111394, город Москва, Мартеновская улица, 35 стр.1.
Основным видом деятельности является «Деятельность в области права
и бухгалтерского учета», зарегистрированы 24 дополнительных вида
деятельности.
ООО «Тур» в своей деятельности руководствуется Уставом
организации, положениями Гражданского кодекса Российской Федерации,
Федерального закона Российской Федерации от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗ
«Об обществах с ограниченной ответственностью».
Сильные стороны ООО «Тур»:
36
- опыт работы более 10 лет. Оказывают услуги по ведению
бухгалтерского учета и налоговому консультированию. Среди клиентов:
производственные компании (элитная мебель, шкафы-купе, лазерная
гравировка), торговые, салоны красоты, частные детские садики и др.;
- низкие цены. Цены на бухгалтерское сопровождение ниже средних. К
примеру сдача нулевого отчета стоит 500 руб.;
- гибкий (нефиксированный) тариф. Стоимость зависит от количества
хозяйственных операций, системы налогообложения и определяется по
итогам календарного месяца. Это значит, что тариф гибко подстроится под
развитие Вашего бизнеса и его сезонный (нерегулярный) характер;
- конфиденциальность.
Анализ организационной структуры показал, что для компании
свойственна линейно-функциональная структура (рис. 1).
Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Тур»
Четкое разграничение обязанностей и ответственности позволяет
предприятию эффективно функционировать в современных условиях
жесткого рынка. Преимущества данной организационной структуры:
- четкое разделение труда способствует появлению
высококвалифицированных специалистов в каждом деле;
Директор
Отдел по работе
клиентами
Консультационный
отдел
Бухгалтерия
Кадровый
менеджер
Помощник
директора
37
- строгая иерархия уровней управления, при которой действия
нижестоящего звена управления контролируются вышестоящим;
- формальная обезличенность руководителей, обязанных следовать
инструкциям и предписаниям по занимаемой должности.
Отрицательными факторами являются: высокие требования к
руководителю и большая нагрузка на него, отсутствие звеньев по
планированию и подготовке решений, затруднительные связи между
звеньями.
Руководство деятельностью ООО «Тур» осуществляет генеральный
директор, который действует в соответствии с Уставом, распоряжается
средствами предприятия в пределах предоставленных ему прав. Бухгалтерия
осуществляет контроль по соблюдению оформления первичных и
бухгалтерских документов. Кадровый менеджер реализует кадровую
политику фирмы, осуществляют отбор, найм и увольнение работников,
тестирует специалистов на профессиональную пригодность. Сотрудники
отдела по работе с клиентами непосредственно общаются с клиентами,
занимаются прямыми продажами услуг компании.
Важным этапом является анализ финансово-хозяйственной
деятельности ООО «Тур» (табл. 4).
Таблица 4
Анализ показателей ООО «Тур»
Показатель
2016
2017
2018
Выручка от реализации
продукции, тыс. руб.
10052
11169
9712
Прибыль от реализации
продукции, тыс. руб.
88
650
64
Чистая прибыль, тыс. руб.
69
518
50
Средняя величина совокупных
активов (имущества), тыс. руб.
2848
3342
4676
Средняя величина
собственного капитала, тыс.
руб.
2603
3104
3154
Коэффициент чистой прибыли
(NPM)
0,01
0,05
0,01
Рентабельность продаж (ROS)
0,01
0,06
0,01
38
Рентабельность совокупных
активов (ROA)
0,03
0,19
0,01
Рентабельность собственного
капитала (ROE)
0,03
0,17
0,02
Источник: разработано автором
Необходимо отметить, что в период 2016-2018 г. в качестве
финансового результата компания имеет прибыль, что свидетельствует о
превышении объемов выручки предприятия над себестоимостью его
деятельности. Финансовый результат в виде чистой прибыли ООО «Тур»
повторяет динамику выручки.
Подводя итог анализа рентабельности деятельности предприятия, стоит
отметить, что компания имеет достаточно низкие показатели рентабельности
совокупных активов и собственного капитала (1% и 2% в 2018 году). Этот
факт может свидетельствовать о не достаточно эффективной работе
менеджмента предприятия.
С помощью показателя чистой прибыли оценивается доля доходности
ООО «Тур» в каждой заработанной денежной единице (рублей). Чем выше
значение показателя, тем более успешной является деятельность
предприятия.
Стоит отметить, что у ООО «Тур» данный показатель показывает
снижение на 0,04, что, безусловно, является негативной тенденцией и
обусловлено снижением объемов чистой прибыли предприятия в 2018 году.
Рентабельность продаж (ROS) ООО «Тур» отражает эффективность
деятельности предприятия за анализируемый период (2016-2018 годы) и
показывает долю (в процентах) чистой прибыли в общей выручке
предприятия. Тем более, следует отметить, важно, что в динамике данный
показатель снижается, в 2018 году доля чистой прибыли в выручке
предприятия составляет 2%.
Данные о динамике численности кадрового состава ООО «Тур» в
2016-2018 гг. представлены на рисунке 2.
39
2016 2017 2018
Рисунок 2 -Динамика численности кадрового состава ООО
«Тур» в 2016 – 2018 гг., чел.
Проанализировав имеющиеся данные, можно сделать вывод о том, что
с 2016 года начинается снижение общей численности кадров.
Далее проанализируем качественный состав трудовых ресурсов,
распределение работающих по возрасту (табл. 5).
Таблица 5
Распределение работников ООО «Тур» по возрасту в
динамике с 2016-2018 гг.
Группы
рабочих по
возрасту
(возраст)
Численность работников
на конец года, (чел.)
Удельный вес, %
2016 г.
2017 г.
2018 г.
2016 г.
2017 г.
2018 г.
До 20
0
0
0
0,00
0,00
0,00
20 - 30
4
3
3
16,66
13,04
14,28
30 - 40
7
7
7
29,16
30,43
33,33
40 - 50
10
10
10
41,66
43,47
47,61
50 - 60
3
3
1
12,5
13,04
4,76
Свыше 60
0
0
0
0,00
0,00
0,00
Итого
24
23
21
100
100
100
Из данных таблицы видно, что возрастная структура персонала в
динамике меняется незначительно. Наибольший удельный вес занимают
работники в возрастной категории от 40 до 50 лет (рис. 3).
24
23
21
40
Рисунок 3 - Возрастная структура персонала ООО «Тур»
по состояние на 2018 г.
Также необходимо проанализировать состав и структуру работников по
стажу работы (рис. 4).
Рисунок 4- Стаж работы сотрудников ООО «Тур»
Исходя из данных, приведенных на рисунке 4, можно сделать вывод о
том, что большая часть персонала имеет опыт работы до 2 до 3 лет – 52 %.
Структура работников по полу представлена на рисунке 5.
0%
14%
33%
48%
5%
0%
До 20
20 - 30
30 - 40
40 - 50
50 - 60
Свыше 60
0; 0%
2; 10%
11; 52%
8; 38%
до 1 года
от 1 до 2 лет
от 2 до 3 лет
более 3 лет
41
Рисунок 5- Структура работников ООО «Тур» по полу, %
В компании работает больше мужчин, чем женщин (72 % против 28%).
Для характеристики движения рабочей силы рассчитаем и
проанализируем динамику следующих коэффициентов (табл. 6).
Таблица 6
Динамика коэффициентов движения рабочей силы ООО
«Тур»
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
1. Среднесписочная
численность работников
24
23
21
2. Принято работников
0
0
0
3. Уволено работников
0
1
2
4. Коэффициенты
- по приему
0
0
0
- по увольнению
0
0,043
0,095
- текучести кадров
0
0,043
0,095
- общего оборота рабочей
силы
0
0,043
0,095
Как видно из таблицы 6, не все коэффициенты движения рабочей силы
имеют положительную динамику. Отрицательной тенденцией в движении
кадров в отчетном периоде является увеличение коэффициента текучести
28%
72%
Женщины
Мужчины
42
кадров. Коэффициент текучести кадров за 2018 год составил 0,095 и
увеличился на 0,052.
Таким образом, исследование системы упрвления компании показало,
что организационная структура ООО «Тур» является корректной и
эффективной, выбор данной организационной структуры обусловлен
масштабами и спецификой деятельности рассматриваемой организации.
Проанализировав имеющиеся данные, можно сделать вывод о том, что
с 2016 года начинается снижение общей численности кадров в ООО «Тур».
Динамику услуг ООО «Тур» за 2016-208 годы иллюстрирует рисунок
6.
ООО «Тур» оказывает следующие услуги по ведению бухгалтерского
учета:
- постановка и ведение бухгалтерского и налогового учета;
- обработка первичной документации;
- подготовка и сдача отчетности в налоговую, ПФР, ФСС, статистику;
- оптимизация налогов;
Рисунок 6 – Динамика услуг ООО «Тур» за 2016-2018 гг.,
тыс. руб.
0
500
1 000
1 500
2 000
2 500
3 000
3 500
4 000
юрид.услуги бух.услуги сопровожд.программ
1-С
налоговая экспертиза
43
- кадровый учет;
- сопровождение налоговых проверок.
Структура услуг ООО «Тур» представлена на рисунке 7.
Рисунок 7 - Структура услуг ООО «Тур» за 2018 гг., %
Таким образом, ООО «Тур» оказывает следующие услуги по ведению
бухгалтерского учета: постановка и ведение бухгалтерского и налогового
учета; обработка первичной документации; подготовка и сдача отчетности в
налоговую, ПФР, ФСС, статистику; оптимизация налогов; кадровый учет;
сопровождение налоговых проверок.
Исследование показало, что в организации организационная
структура ООО «Тур» является корректной и эффективной, выбор данной
организационной структуры обусловлен масштабами и спецификой
деятельности рассматриваемой организации.
Проанализировав имеющиеся данные, можно сделать вывод о том, что
с 2016 года начинается снижение общей численности кадров в ООО «Тур».
Необходимо отметить, что в период 2016-2018 г. в качестве
финансового результата компания имеет прибыль, что свидетельствует о
превышении объемов выручки предприятия над себестоимостью его
34.90%
34.30%
20.70%
10.10%
юридич. бух. сопросожд.1-С налогов.
44
деятельности. Финансовый результат в виде чистой прибыли ООО «Тур»
повторяет динамику выручки.
2.2 Кадровый документооборот в организации
Кадровое делопроизводство в ООО «Тур» - это работа с документами,
связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров. Кадровое
делопроизводство - это целый комплекс процедур по документальному
оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с
персоналом -трудоустройство и увольнение, перевод и направление в
командировку, награждение и дисциплинарное наказание - сопровождаются
определенными формальностями.
Основная функция кадрового делопроизводства - фиксация
информации о трудовой деятельности персонала:
приеме на работу;
перемещениях и переводах сотрудников;
учете рабочего времени;
предоставлении оплачиваемых и прочих отпусков;
увольнении.
К числу кадровых документов также относят локальные нормативные
акты работодателя, регламентирующие трудовые взаимоотношения на
конкретном предприятии. Их разработка, утверждение и актуализация также
входят в функционал кадрового делопроизводства
27
.
В ООО «Тур» имеется отдельная единица - кадровик, кадровое
делопроизводство входит в его основной функционал. Он обладает
юридическими знаниями, знаком с основами трудового законодательства,
ТК РФ. К нему в ООО «Тур» предъявляют повышенные требования. Он
27
Ватолина М.В. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие
для бакалавров / М.В. Ватолина. -М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»; Ростов н/Д: Наука-
Спектр, 2015.С.178.