4
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ....................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота ....... 8
1.1. Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота ............... 8
1.2. Структура кадровой документации .............................................................. 15
1.3. Особенности организации кадрового документооборота в сфере
гостеприимства ....................................................................................................... 21
Выводы по главе 1 .............................................................................................. 29
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота в АО ТГК
«Бета» ......................................................................................................................... 31
2.1. Краткая характеристика и анализ деятельности АО ТГК «Бета» .............. 31
2.2. Анализ кадрового состава организации ....................................................... 36
2.3. Анализ и оценка организации кадрового документооборота .................... 44
Выводы по главе 2 .............................................................................................. 56
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в АО
ТГК «Бета» ................................................................................................................. 57
3.1. Пути повышения эффективности организации кадрового
документооборота .................................................................................................. 57
3.2. Оценка эффективности предложенных рекомендаций ............................... 62
Выводы по главе 3 .............................................................................................. 64
Заключение ................................................................................................................ 66
Список использованной литературы ....................................................................... 70
Приложение ............................................................................................................... 75
5
Введение
Актуальность темы исследования. Результаты деятельности многих
предприятий и накопленный опыт их работы с кадровыми документами
показывают, что формирование коллективов и обеспечение кадрового
потенциала являются решающими факторами эффективности деятельности
предприятия в целом. Проблемы в области организации кадрового
документооборота и повседневная работа с ним постоянно находится в центре
внимания руководства. В настоящее время с развитием научно-технического
прогресса содержание и условия организации кадрового делопроизводства
приобретают особенное значение, поскольку кадровые документы, являясь
неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют
сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд,
образование, пенсионное обеспечение и т.д., а также закрепляют трудовые
отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан,
являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.
Своевременное комплектование необходимыми документами всех
подразделений организации становится невозможным без разработки и
реализации кадрового документооборота. Организация кадрового
документооборота является составной частью всей управленческой
деятельности и кадровой политики организации.
Объект исследования – акционерное общество туристский гостиничный
комплекс «Бета» (АО ТГК «Бета»).
Предметом исследования выступает процесс организации кадрового
документооборота на предприятии гостеприимства.
Цель выпускной квалификационной работы - разработать конкретные
практические рекомендации по совершенствованию процесса организации
кадрового документооборота в гостиничном комплексе.
Для реализации данной цели в работе поставлены следующие задачи:
6
систематизировать и обобщить основные научные, учебные и
методические материалы по данной теме;
проанализировать организационную, экономическую и финансово-
хозяйственную деятельность организации;
применить основные приемы управления для выявления основных
проблем и резервов организации;
разработать и обосновать рекомендации по устранению недостатков
и повышению эффективности кадрового документооборота в
организации.
При выполнении работы использованы теоретические и практические
материалы таких авторов, как: О.В. Белокрылова, Е.В. Куприянчук, Е.А.
Митрофанова, Е.Е. Михалкина, Е. Фурса, Ю.В. Щербакова, Г. В. Щёкин и др.
Информационной базой анализа являются данные бухгалтерского учета,
статистической отчетности, оперативные учетные данные и первичные
документы предприятия, а также материалы личных наблюдений и
исследований автора.
Для обработки данных использовались общенаучные и специальные
методы и приемы:
системный подход,
анализ и синтез,
логический,
сравнительный,
группировок и сравнений,
расчета абсолютных, относительных и средних величин.
Практическая значимость определяется тем, что организация кадрового
документооборота позволяет увязать основные показатели, характеризующие
деятельность объекта управления (прибыль, рентабельность, численность
работников, расходы на персонал и др.), в единую управленческую систему и
определить перспективы развития АО ТГК «Бета».
7
Основное внимание в работе уделено методам, реализуемым на уровне
конкретной организации в сфере гостеприимства, что имеет наибольшее
значение для выбранного в качестве объекта исследования АО ТГК «Бета».
Содержание работы направлено на обоснование того, что в условиях
динамичных изменений рыночной среды в сфере гостеприимства применение
кадрового документооборота позволяет выявлять неиспользованные резервы,
реализовывать их в практической деятельности, повышать рыночную
устойчивость и эффективность функционирования гостиничного комплекса.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, а также списка
использованной литературы и приложений.
8
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота
Документом (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство)
зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраненная организацией или частным лицом в
качестве доказательства для подтверждения правовых обязательств или деловой
деятельности.
Документооборот – это непрерывный процесс движения документов,
объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно
управлять ей
1
. Организация документооборота занимает важное место в
процессе деятельности компании. Она предполагает сокращение пути и времени
движения каждого документа, «выпрямление» его маршрута. Оптимизация
документооборота заключается в повышении его оперативности и минимизации
временных и трудовых затрат
2
Возникновение понятия «документооборот» появилось в
делопроизводстве в 20-е годы прошлого столетия, как в зарубежной, так и в
отечественной практике. В это время формулируются его основные положения,
исследуется методика доставки документов.
Создание и оформление документов представляет собой процесс записи
управленческой информации, осуществляемый как физическими, так и
юридическим лицами по строго определенным правилам на различные носители,
и называется документированием.
Обязательные кадровые документы устанавливаются действующим
трудовым законодательством, при этом состав пакета зависит от вида
организации. Например, имеющие статус микропредприятия (ИП), вправе
1
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, 2017.— С. 25
2
Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления //
Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2014. Т. 133. -№ 8. -С. 188
9
осуществлять упрощенный кадровый документооборот. Кадровые документы
составляются всеми организациями вне зависимости от того, какую деятельность
они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для
ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется
официально в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Таким образом, перечень кадровых документов, обязанность по ведению
которых возлагается на работодателя, определяется отдельными нормами
трудового законодательства. При этом микропредприятия освобождаются от
необходимости составления ряда документов при условии, что порядок решения
регулируемых ими вопросов зафиксирован в трудовых договорах, заключаемых
с работниками.
Документация - это письменная и сохраненная запись трудовых событий.
Эти записи состоят из правительственных и юридически обязательных
элементов, документов, требуемых политикой и практикой компании,
документов, предлагаемых лучшими методами работы с персоналом, а также
формального и неформального учета событий занятости
3
.
Документация работника - это письменный отчет о его или ее действиях,
обсуждениях, инцидентах, связанных с коучингом, свидетелями нарушений
политики, дисциплинарными мерами, положительным вкладом,
вознаграждением и признанием, расследованиями, неспособностью выполнить
требования и цели, оценкой эффективности и многим другим.
Ведение этих записей позволяет работодателю и работнику сохранять
письменную историю событий и обсуждений, которые произошли вокруг
определенного события. Документация о трудовых отношениях содержит
письменный отчет, который может быть необходим для поддержки таких
действий, как продвижение по службе, повышение заработной платы и
дисциплинарные меры, включая увольнение.
3
Шевчук А. Планирование трудовых ресурсов предприятия [Текст]// ПЭО. - 2016. - № 11. - с.
42
10
Документация, где содержатся сведения о сотрудниках, бывает, как
положительной, так и отрицательной. В ней описывают события по мере их
возникновения, не основываясь на мнениях и взглядах тех, кто описывает эти
события. Документация также описывает действия, которые были предприняты
в отношении работника, например, таких, как официальное признание
сотрудника или принятие дисциплинарных мер.
Известно, что нужно создавать документацию, как можно ближе к тому
моменту, когда произошел инцидент, чтобы записи были своевременными,
подробными и точными. Цель состоит в том, чтобы представить объективную
картину работы сотрудника, не фокусируясь исключительно на негативных
событиях
4
.
Представим иерархию нормативных актов в порядке уменьшения их силы,
нижестоящий в списке акт подлежит применению только в тех нормах
(требованиях), в которых он не противоречит вышестоящему нормативному акту
1. Конституция РФ.
2. Федеральные конституционные законы.
3. Общепризнанные принципы и нормы международного права и
международные договоры Российской Федерации (в том числе
ратифицированные Россией конвенции МОТ (Международной организации
труда))
4. Трудовой кодекс РФ.
5. Иные федеральные законы, содержащие нормы трудового права.
6. Законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы
трудового права.
7. Указы Президента Российской Федерации.
8. Постановления Правительства Российской Федерации.
4
Минина В.А. Ключевые сотрудники организации: подходы к идентификации и проблемы
управления // Кадровик. – 2013. - №1. - С. 25
11
9. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной
власти.
10. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации
11. Нормативные правовые акты органов местного самоуправления.
12. Соглашения (региональные, отраслевые и иные).
13. Коллективные договоры.
14. Нормативные акты работодателя (локальные акты — в терминологии
Трудового кодекса РФ)
5
.
Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к
обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса.
В 2019 году обязательные кадровые документы в организации должны быть
оформлены, согласно установленным правилам делопроизводства. В этот
перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы.
Понятие и определения, касающиеся документирования управленческой
деятельности, регламентируются национальным стандартом Российской
Федерации ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», утвержденным приказом Федерального агентства по
техническом у регулирования и метрологии от 17.10.2013 г. №185- ст.
Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой
документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую занимаемую должность;
5
Дырин С.Н. Управление персоналом: от кадрового подхода – к многоаспектном // Кадровик.
– 2014. - № 9. - С. 142
12
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации
специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника,
предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомств;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техники безопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях
6
.
Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие
реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых
бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.
В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного
государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о
подписании трудового договора с иностранным гражданином
7
.
Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих
регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения
данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между
работодателем и наемным сотрудником.
Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у
работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом
6
Шеметов П. «Менеджмент. Управление организационными системами». Учебник, изд.
«Омега-Л», 2014 г., с. 203
7
Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам .- 3-е изд.-М.:Норма, 2003.- с. 332
13
Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех
документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании —
сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех
обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень
значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.
Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например,
правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру,
трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.
Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный
архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду
отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы
в государственный архив.
Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового
документооборота чревато для юридических лиц применением
административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка
бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу
наложения финансовых штрафов.
Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено
заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в
оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет
зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет
составлять от 50 до 70 тыс. рублей.
Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые
должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности.
Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на
уполномоченных инспекторах организации, либо же — на самом руководителе
ввиду отсутствия в компании отдела кадров. Несоблюдение требований
кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в
отношении такой организации.