44
В АО ТГК «Бета» на основе коммерческого (хозяйственного) расчета,
задачами которого являются повышение самостоятельности и
заинтересованности трудового коллектива в улучшении качества обслуживания
покупателей, росте товарооборота и прибыли, оплата труда работников
производится по конечному результату. Основным источником денежных
выплат является фонд оплаты труда. В 2018 году фонд оплаты труда составил
9721 тыс. руб., что на 1109,8 тыс. руб. больше по сравнению с 2017 годом.
Среднегодовая заработная плата на 1 работника составила 312 тыс. руб. (на 12,4
тыс. руб. больше в сравнении с 2017 годом).
2.3. Анализ и оценка организации кадрового документооборота
В своей работе организации используют множество документов
различного типа и назначения. Методы, с помощью которых управляется
кадровая документация, могут существенно облегчить работы или привести к
значительным несоответствиям. Многие организации не имеют стратегии
документирования, обеспечивающей своевременную, полную и достоверную
информацию заинтересованным лицам.
В понятие политики организации в области персонала входит разработка
концептуальных кадровых документов. К ним относятся:
философия мотивации работников предприятия;
правила внутреннего трудового распорядка;
положений о структурных подразделениях;
должностные инструкции
22
.
Необходимо отметить, что состав документации кадровой службы АО ТГК
«Бета» определяется как размерами самой организации (организационной
структурой), так и направлением деятельности.
22
Гостиничный и туристский бизнес. /Под ред. проф. А.Д.Чудновского. - М.: Ассоциация
авторов и издателей «Тандем». Изд - во «ЭКМОС», 2005. – с. 43
45
Также в АО ТГК «Бета» между сотрудниками компании и администрацией
заключен коллективный договор на 2019-2022 гг., в котором регламентированы
вопросы организации труда, рабочего времени и времени отдыха, оплате труда,
премирования, компенсации и др. вопросы по обеспечению трудовых прав и
гарантий сотрудников.
В состав документации СМК входят следующие документы (рис. 3):
Рисунок 3. Состав кадровой документации СМК
23
По состоянию на октябрь 2019 г. утверждён график ежегодных
оплачиваемых отпусков.
Кроме указанной документации, в департаменте по управлению
персоналом в АО ТГК «Бета» ведутся следующие учётные документы:
- журнал регистрации трудовых договоров;
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении
работников;
23
Алавердов А.Р. Управление персоналом. - М.: МФПУ Синергия, 2013. -с. 10
НД по обеспечению качества: стандарты серии
ИСО и другая гармонизированная или
унифицированная внешняя документация;
документально оформленное заявление о
Политике в области качества организации;
Руководство по качеству;
стандарты организации по процессам и
процедурам СМК;
положения, инструкции, методики, программы,
планы и др. документация предусмотренная
ГОСТ ИСО 9001 по реализации процессов СМК
46
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
- журнал регистрации приказов о командировках работников;
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении
дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета больничных листов;
- журнал регистрации несчастных случаев.
Существующая система кадрового документооборота Организации АО
ТГК «Бета» состоит из следующих элементов:
Элемент 1. Правила внутреннего трудового распорядка являются важным
нормативным документом, регламентирующим прием и увольнение
сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых
споров, получения социальных благ и гарантий, вознаграждений и наказания.
Это внутренний нормативный документ, который, с одной стороны, должен
соответствовать Трудовому кодексу, а с другой стороны, учитывать специфику
предприятия. Основные разделы Правил включают:
общие положения;
порядок приема и увольнения работников;
время труда и отдыха;
основные обязанности сотрудников;
основные обязанности администрации;
служебная и коммерческая тайна;
меры поощрения и взыскания.
47
Элемент 2. Разработка коллективного договора. Коллективный договор -
соглашение между администрацией и трудовым коллективом предприятия по
решению производственных и социальных задач и улучшению условий труда
рабочих и служащих.
Основными принципами заключения коллективного договора являются:
соблюдение норм законодательства;
полномочность представителей сторон;
равноправие сторон;
свобода выбора и обсуждения вопросов, составляющих содержание
коллективного договора;
добровольность принятия обязательств;
систематичность контроля и неотвратимость ответственности.
Содержание и структура коллективного договора включает в себя
взаимные обязательства предприятия и работников по следующим вопросам:
форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения,
пособия, компенсация, доплаты;
механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня
инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
занятость, переобучение условия, высвобождения работников;
продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков;
улучшение условий и охраны труда работников;
добровольное и обязательное медицинское и социальное
страхование;
экономическая безопасность и охрана здоровья работников;
контроль за выполнения коллективного договора и ответственность
сторон.
Элемент 3. На предприятии также требуется разработка и реализация
Положения о премировании персонала и социальных гарантиях, в рамках
которого осуществляется выплата пособий, льгот, доплат, материальной
48
помощи, предоставление льготных санаторно-курортных путевок, организация
летнего и культурного отдыха.
Элемент 4. Разработка Положений о структурных подразделениях.
Положение о структурном подразделении является основным нормативным
документом, регламентирующим назначение и место подразделения на
предприятии, его структуру, основные философии и задачи управления, права
ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение об
отделе включает следующие разделы: общие положения; функции и задачи,
закрепленные за структурным подразделением; права; ответственность
работников подразделения; поощрение сотрудников подразделения и др.
Эффективные положения о структурных подразделениях позволяют:
закрепить рациональное распределение функций управления между
структурными подразделениями;
регламентировать основные задачи управления, закрепленные за
подразделением;
установить функциональные взаимосвязи между подразделениями;
повысить своевременность и надежность выполнения функций;
конкретизировать права подразделения в части принятия решений и
использования ресурсов;
повысить коллективную ответственность работников подразделения
за современное и качественное решение функций управления;
осуществлять моральное стимулирование работников по
результатам хозяйственной деятельности.
Элемент 5. Разработка должностных инструкций – это внутренний
правовой документ, регламентирующий назначение и место работника в
структуре организации, его функциональные обязанности, права,
ответственность и поощрение. Должностные инструкции разрабатываются по
каждой должности в соответствии со штатным расписанием и являются
логическим продолжением и развитием Положения о структурном
49
подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия. Основными
разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта
функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.
Должностные инструкции позволяют:
распределить функциональные обязанности между работниками;
повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет
введения количественных показателей периодичности, трудоемкости,
продолжительности и календарных сроков их выполнения;
улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить
конфликты между руководителями и подчиненными;
четко определить функциональные связи работника и его
взаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работника в части подготовки и принятия
управленческих решений и использования ресурсов;
повысить коллективную и личную ответственность работников за
своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
повысить эффективность морального и материального стимулирования
работников;
организовать равномерную загрузку работников по периодам с
минимальными потерями рабочего времени и перегрузками.
Под информационными ресурсами АО ТГК «Бета» понимается любой
информационный документ (текст, таблица, видео, БД), сохраненный в
электронном виде любого формата, который может использоваться как для
осуществления непосредственно коммерческой деятельности, так и для
управления данной деятельностью. В число информационных ресурсов входят
нематериальные активы, документы, имеющие важное стратегическое значение
для функционирования организации.
Хранение информации может быть централизованным и распределенным.
Информационный ресурс АО ТГК «Бета» можно условно разбить на отдельные
50
уровни (рис. 4).
Рисунок 4. Схема информационных ресурсов АО ТГК «Бета»
(Составлено автором на основе данных компании)
Внешний уровень содержит информацию, направленную для внешних
удаленных посетителей, и публикуется на сайте АО ТГК «Бета».
Внутренний уровень - Intranet (локальной сети АО ТГК «Бета») необходим
для нормального функционирования разных подразделений АО ТГК «Бета». Ее
можно разбить на более мелкие подуровни. Во-первых, это общедоступная (в
пределах Intranet, для аутентифицированных посетителей) информация, которую
может получить любой сотрудник АО ТГК «Бета». Это, прежде всего,
информация, используемая для рабочего процесса. Сюда также следует отнести
электронные каталоги, которые могут функционировать в пределах одного
отдела или же связывать несколько отделов.
Следующим уровнем будет закрытая информация, являющаяся «рабочим
материалом» для различных подразделений АО ТГК «Бета», используемая для
управления коммерческой деятельностью: финансовая информация, кадровая,
Внешние
информационные
ресурсы
Информациянасайте
Информациявсети
Интернет
Информацияо
внутриэкономической
деятельности
Внутренние
информационные
ресурсы
Intranet
• Общедоступнаяинформация
• Информациядлярабочего
процесса
• Закрытаяинформация
51
информация, а также информация прочих подразделений, осуществляющих
дополнительные виды деятельности, такие, как отдел информационных
технологий.
В АО ТГК «Бета» внедрена система электронного документооборота. С
начала 2012 года АО ТГК «Бета» использует систему электронного
документооборота - БОСС-Референт. Она используется для внутрифирменного
документооборота. Система БОСС-Референт разработана для автоматизации
управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году,
на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на
российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из
всех установленных в 2013 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е,
реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД,
выпущенного DSS Consulting).
Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт
приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к
информации для принятия управленческих решений, улучшению
исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества
управления.
Задачи СЭД БОСС-Референт для АО ТГК «Бета»:
организовать эффективную работу с договорами;
сделать внутрикорпоративный документооборот максимально
безбумажным;
обеспечить качественный контроль исполнения поручений
руководителей;
повысить эффективность работы с заявками;
реализовать проектный документооборот и возможность
коллективной работы;
наладить управление документами в рамках системы менеджмента
качества.
52
На сегодняшний день автоматизация документооборота очень важна для
оптимизации внутренних процессов компании. Именно автоматизация
документооборота дает возможность ускорить работу и позволяет принимать
оперативные решения.
Бюджетная система АО ТГК «Бета» поддерживается при помощи
программно-информационного решения на базе Hyperion planning. Данное
программно-информационное решение - это решение для планирования,
бюджетирования и прогнозирования с помощью Microsoft Excel и Web,
обеспечивающее интеграцию процессов финансового и операционного
планирования. Hyperion Planning в АО ТГК «Бета» предоставляет возможности
для глубокого анализа бизнес-операций и их влияния на финансовые результаты
компании с помощью тесно интегрированных моделей финансового и
операционного планирования. С помощью Hyperion Planning АО ТГК «Бета»
удовлетворяет срочные потребности в финансовом планировании, и имеет
платформу для дальнейшего многопрофильного расширения и
автоматизированной интеграции бизнес-процессов.
Не зависимо от формы собственности и ведомственной принадлежности
документопотоки в АО ТГК «Бета» разделяются по категориям (их делят
руководители и специалисты.)
1. По видам:
1.1. Входящие документы, поступившие из внешних организаций.
1.1. Исходящие документы от отделов в структурные подразделения.
1.2. Внутренние документы, поступившие из структурных
подразделений организации или от генерального директора.
2. По режиму доступа:
2.1. Открытого доступа.
2.2. Ограниченного доступа.
3. По видам носителя:
3.1. Информация на бумажных носителях.
53
3.2. Информация на электронных носителях.
По мере развития АО ТГК «Бета» неизбежно возникает потребность в
создании внутренних электронных документов, перечень которых определяет
сама организация.
Внутренними (локальными) документами являются: приказы, положения,
должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.
При всем многообразии внутренних документов можно выделить
несколько основных групп:
• Распорядительные документы (например: приказы);
• Организационные документы (структура компании, должностные
инструкции, положения, инструкции, и т.п.).
Входящий электронный документопоток составляют:
• документы вышестоящих организаций, постановления, решения,
распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания,
разъяснения и другие сведения;
• документы подведомственных организаций (фирм), присылающих
первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
• документы прочих организаций, обменивающихся информацией для
решения вопросов, требующих совместных действий;
• жалобы и заявления граждан, присланные через сеть Интернет.
Задача первичной обработки поступившей электронной корреспонденции
— проверить правильность доставки, учесть поступившие документы и
подготовить их к передаче по назначению.
Исходящие электронные документы в процессе обработки также проходят
ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта
документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и
обработки для отправки.
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками
представлены в таблице 7.