14
В 2019 году случилось несколько важных изменений:
1. Одни кандидаты при приеме на работу будут приносить «зеленую
карточку» СНИЛС, другие – выписку из ПФР, которая подтверждает
регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования. Выписка может
быть и в электронном виде.
2. Нельзя предоставлять работнику отпуск, который полностью совпадает
с выходными, даже если он сам об этом просит.
3. Сообщайте в военкомат о новых работниках, которые не состоят на
воинском учете, хотя и должны на нем стоять.
4. Предоставляйте работникам свободные от работы дни для
диспансеризации и оплачивайте их в размере среднего заработка.
5. Минтруд обновил Методические рекомендации по вопросам
соблюдения ограничений, которые налагаются на гражданина, замещавшего
должность государственной или муниципальной службы, при заключении им
трудового или гражданско-правового договора.
6. Новый МРОТ. Заработная плата работника не может быть менее 11 280
рублей, если он отработал за месяц норму рабочего времени. В эту сумму не
включают районные коэффициенты и северные надбавки.
7. Нельзя отказывать людям в предпенсионном возрасте в приеме на
работу по причине возраста кандидата.
Также рекомендуется документировать критические инциденты, как
положительные, так и отрицательные, чтобы у менеджеров был отчет об
эффективности работы сотрудников за определенный период времени.
Организации могут использовать документацию, которую они хранят в архивах.
Кадровая документация позволяет дисциплинировать, увольнять или
справедливо продвигать, поощрять и признавать сотрудников. Без кадровой
документации обоснование любого из этих действий является трудным и
15
потенциально рискованным для работодателя
8
.
Работодатель должен избегать любых возможных обвинений в
дискриминационном обращении с работниками. Несмотря на все законности,
хорошие работодатели хотят создать рабочую среду, которая была бы
справедливой, последовательной и поддерживала бы цели сотрудников и
карьерные планы.
Эта среда поддерживается профессиональной документацией менеджера о
работе сотрудников - как хвалебное поведение, так и действия, требующие
исправления или улучшения. Как их документировать, подробно обсуждалось
ранее. Следующие ситуации дают вам больше примеров соответствующей
документации.
Человеческие ресурсы (HR) являются неотъемлемой частью любого
успешного бизнеса. Тем не менее, малые предприятия редко могут оправдать
преданность своему делу профессионала в области HR. В результате они решают
свои кадровые вопросы внутренне и часто изо всех сил пытаются найти ресурсы
при наборе, или управлении людьми, или при разработке трудовых договоров,
кадровых политик и процедур.
Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что
документооборот, или движение, происхождение документа между его
составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного
обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.
1.2. Структура кадровой документации
Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает
экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и
автоматизации при составлении и обработке документов.
8
Смурнов Е.С. Автоматизация процесса управления персоналом. М.: Лаборатория книги,
2010. – с. 84
16
Для организации эффективного кадрового делопроизводства, организации
работы с документами именно в вашей компании желательно разработать
Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.
Ценность этих документов в том, что при их разработке учитывается специфика
организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности,
организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и
особенностями кадрового делопроизводства.
Наличие Инструкции по кадровому делопроизводству и графика
документооборота решает много практических задач:
• Перечень документов, необходимых для выполнения того или иного
кадрового действия;
• Шаблоны всех документов по личному составу;
• Очередность оформления;
• Порядок прохождения внутри организации
9
.
Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и
помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.
Организации, использующие наемный труд, обязаны заполнять и хранить
кадровые документы. Такая функция работодателей закреплена Трудовым
кодексом. Документальное оформление распространяется на операции по
приему работников, их переводу, увольнению.
Бланки по кадровому учету могут быть обязательными,
унифицированными и рекомендованными к применению. Дополнительно к
стандартному набору документов работодателям предоставляется право
разрабатывать и утверждать собственные шаблоны по учету наемного персонала
и сбору важной информации о работниках. Комплекс таких документов
позволяет решить ряд задач:
9
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие /
М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2013. -с. 90
17
• соблюдение законодательных требований по оформлению трудовых
взаимоотношений с наемным персоналом;
• отражение достоверной информации в распорядительной
документации;
• обеспечение соответствия кадрового и бухгалтерского учета;
• создание базы данных по сотрудникам;
• выявление специалистов, которым можно поручить ответственные и
сложные задания;
• определение группы перспективных работников;
• формирование классификационных выборок персонала по уровню
профессиональной и квалификационной подготовки.
Для работника правильность оформления кадровых бланков и их
сохранность на предприятии важна при реализации права на пенсионное
обеспечение и получение дополнительных социальных гарантий. Например,
трудовая книжка требуется при назначении пенсии. Кадровая документация
необходима при подтверждении оснований для досрочного выхода на пенсию
отдельных категорий работников. Отпуск, по которому не издан приказ, будет
считаться недействительным, а время отсутствия работника в такой ситуации
приравнивается к прогулу.
Кадровые бланки подразделяются на две группы по критерию уровня их
законодательного регулирования:
• обязательные формы;
• шаблоны дополнительного учета.
В состав первой категории документации относят:
1. Правила, регламентирующие внутренний трудовой распорядок. Они
нужны для фиксации порядка взаимодействия работодателя и нанятого им
персонала. Действие правил распространяется на оформление операций по
приему на должность, заключению трудового соглашения. Нормы касаются
18
вопросов согласования периодов работы и оплачиваемого отдыха, обозначения
комплекса прав и обязанностей участников трудовых отношений (с. 189 ТК РФ).
2. Трудовые договоры – отражают полный набор существенных
условий сотрудничества работодателя и наемных специалистов (ст. 54 ТК РФ).
3. Трудовые книжки – обязательный элемент кадрового учета. Эти
бланки относятся к формам строгой отчетности. Содержащиеся в них сведения
подтверждают накопленный сотрудником трудовой стаж.
4. Шаблоны форм, которые приведены в Постановлении авторства
Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. К ним относятся образцы распорядительной
кадровой документации, штатное расписание и личные карточки.
5. Бланки, касающиеся вопросов охраны труда и обеспечения
безопасности на производстве.
6. Положение, регламентирующее процедуры по обеспечению
сохранности персональных данных.
В числе необязательных для ведения документов значатся личные дела,
штатные расстановки и коллективные соглашения. Для личных дел
предусмотрено исключение – если речь идет о государственной структуре, то их
оформление является обязательным. Коллективный договор нужен предприятию
для согласования с коллективом всех существенных вопросов, которые не были
охвачены индивидуальными соглашениями. Этот документ переходит в разряд
обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и
подписание договора.
Проверка полноты ведения кадрового учета и правильности заполнения
всего набора обязательных бланков относится к сфере влияния трудовой
инспекции. Этот государственный орган создан для систематического надзора за
действиями работодателей, для контроля надлежащего исполнения ими
обязательств перед наемными работниками. Проверка может инициироваться
трудовой инспекцией, если мониторинговые мероприятия были запланированы
на текущий год. Внеплановые выездные проверки проводятся в ситуациях, когда
19
имеются обращения физических лиц со свидетельствами о правонарушениях со
стороны руководства предприятия.
Если при проверке предприятия будут выявлены недочеты или серьезные
нарушения, инспекторами начисляется штраф. Меры воздействия на
работодателей содержатся в таких нормативных документах:
• Трудовом кодексе;
• КоАП;
• Гражданском кодексе
10
.
Величина штрафной санкции зависит от того, при каких обстоятельствах
было совершено правонарушение, к каким последствиям это привело. К
предприятию применяются меры материального наказания. Должностные лица,
которые признаны виновными в совершении нарушения, могут быть
оштрафованы или дисквалифицированы на временной основе. За повторные
нарушения к работодателю может применяться исключительная мера –
приостановка деятельности компании.
Целесообразно разделить всю систему кадровых документов на 2 крупных
блока: обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено
трудовым законодательством, и факультативные кадровые документы.
Правила внутреннего трудового распорядка
В каждой организации должны быть разработаны правила внутреннего
трудового распорядка (далее – ПВТР). Они утверждаются приказом нанимателя
с учетом мнения представительного органа (профсоюза – в случае его наличия)
(ст. 54, 194 Трудового кодекса РФ (далее – ТК)).
ПВТР – это локальный нормативный правовой акт организации,
регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время
10
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие /
М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2013. -с. 90
20
отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные
вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
Штатное расписание
Составление и утверждение штатного расписания предшествует подбору
работников в организацию, поскольку этим документом устанавливается
штатная численность, а также перечень должностей и профессий (который
определяют в зависимости от направления деятельности организации),
должностные оклады, надбавки и формируется фонд заработной платы. Штатное
расписание содержит перечень структурных подразделений. Оно утверждается
приказом нанимателя или уполномоченным им лицом.
Этот документ позволяет определять количество имеющихся на данный
момент вакансий для приема на работу. Обращаем внимание, что в случае
увольнения кого-либо из работников в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 42
ТК) наниматель, ссылаясь на штатное расписание, может доказать в суде
законность увольнения работника и невозможность его обратного
трудоустройства.
При возникновении трудового спора с работником суд обязательно
истребует штатное расписание. И если оно не будет представлено суду либо
будет составлено ненадлежащим образом, наниматель не сможет доказать свою
правоту в суде.
Трудовой договор (контракт)
Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается
работником и нанимателем (ст. 18 и 25 ТК). В качестве обязательных условий в
трудовом договоре указываются условия труда и его оплаты, которые
установлены на основе действующих нормативных правовых актов по
соглашению между работником и нанимателем.
График отпусков
Наниматель обязан составить график отпусков (ст. 168 ТК). В
соответствии с ним определяют очередность предоставления оплачиваемых
21
отпусков. График отпусков утверждает наниматель с учетом мнения выборного
профсоюзного органа данной организации (если он есть) не позднее 5 января. О
времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2
недели до его начала (ст. 169 ТК) в письменной форме.
Должностные инструкции
Важным этапом формирования кадровой документации юридического
лица является разработка должностных инструкций для работников (ст. 194 ТК).
Как показала практика, наличие рабочих инструкций для различных
профессий рабочих не будет лишним, особенно в случае возможных судебных
споров как с работающими, так и с уволенными работниками.
1.3. Особенности организации кадрового документооборота в сфере
гостеприимства
Кадровая деятельность в индустрии гостеприимства - это корпоративные
документы, позволяющие получить ответы на следующие вопросы: Как
компания относится к своему персоналу? Какие качества сотрудника ценятся и
поощряются более других? Какие возможности получает специалист, становясь
сотрудником этой компании? Какие ресурсы вкладывает компания в своих
сотрудников? В каких конкретных программах проявляется забота о
сотрудниках? Каковы правила работы в компании? Каковы ограничения и
запреты, которые компания ставит перед своими сотрудниками? Как строятся
взаимоотношения между работником и работодателем? Каковы планы
компании?
Решение текущих и перспективных задач любого общества связано,
прежде всего, с определяющей ролью человеческого фактора, поскольку человек
всегда был и остается решающим фактором общественного развития. Новейшие
управленческие теории свидетельствуют о том, что развитие современного
общества и общественного производства нельзя рассматривать только в
производственно-техническом аспекте, поскольку существует постоянная
22
устойчивая связь и зависимость между техническими, экономическими и
социальными факторами общественного труда. При этом последние через
возрастающую роль человеческого фактора существенно влияют на процессы
развития современного производства
11
.
Человеческий фактор представляет собой главный компонент
общественного развития, который образуется посредством участия людей в
процессе создания материальных и духовных ценностей, оказания социально
необходим услуг
12
.
В основе формирования кадровой деятельности в индустрии
гостеприимства лежит анализ структуры персонала, эффективности
использования рабочего времени, прогнозы развития производства и занятости.
Содержание кадровой деятельности: обеспечение организации рабочей силой
высокого качества, включая планирование, отбор и наем, высвобождение (выход
на пенсию, увольнение), анализ текучести кадров, совершенствование
организации и стимулирования труда, обеспечение техники безопасности,
социальные выплаты.
Любой процесс реализации кадровой деятельности в индустрии
гостеприимства может быть представлен технологической «цепочкой»
повторяющихся циклов: формирование персонала, его развитие и
использование.
Рассмотрим технологию кадровой работы в индустрии гостеприимства
подробно.
Первым элементом кадровой деятельности в индустрии гостеприимства
является формирование персонала организации, который включает в себя:
планирование персонала, набор персонала, отбор, мотивацию и стимулирование
персонала. Рассмотрим эти функции более подробно:
1. Кадровое планирование.
11
Веснин В.Р. Управление персоналом: теория и практика. - М.: Проспект, 2014. – с. 55
12
Дафт Р.Л. Менеджмент / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2015. – с. 220
23
Важнейшей функцией кадрового менеджмента является планирование
персонала организации. Планирование является начальной функцией
управленческого цикла кадрового менеджмента. Планирование персонала
является частью общей системы планирования организации, в рамках которого
решаются задачи обеспечения организации рабочей силой необходимого
количества и качества для выполнения стоящих передней задач, т.е.
определение, когда, где, сколько, какой квалификации и по какой цене
сотрудники потребуются организации.
Потребности организации в персонале обуславливаются стратегией
развития организации, на которую оказывает влияние множество факторов
внешней и внутренней среды.
Планирование потребностей в персонале можно представить в виде
алгоритма:
• анализ имеющегося персонала;
• анализ конкретных потребностей в персонале на планируемый
период в целом по организации, подразделению, специальностям.
Данный этап невозможен без прогнозирования.
• разработка конкретных планов и программ по формированию и
развитию персонала. Программа должна включать конкретные
мероприятия по привлечению персонала и график этих
мероприятий
13
.
Несовершенство планирования человеческого ресурса дорого обходится
организации и может привести не только к потере ценного внутреннего фактора,
но и к невыполнению общеорганизационной стратегии.
2. Набор персонала.
Набор заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все
должности и специальности, из которых организация впоследствии отберет
наиболее подходящих работников. Прежде чем приступить к набору кандидатов,
13
Дафт Р.Л. Менеджмент / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2015. – с. 245