2
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………3
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота…5
1.1. Роль и значение кадровой службы в организации…………………..5
1.2. Особенности организации кадрового документооборота…………. 9
1.3. Основные законодательные и нормативные документы,
регламентирующие кадровый документооборот.........................................…13
Глава 2. Оценка и анализ организации кадрового документооборота в
Департаменте культуры Администрации города Братска…………..………..17
2.1. Краткая характеристика деятельности Департамента культуры
Администрации города Братска………………………………………..…....…17
2.2. Анализ использования трудовых ресурсов в Департаменте культуры
Администрации города Братска…………………………...……………….......20
2.3. Оценка документационного обеспечения кадровой службы и
организации кадрового документооборота в Департаменте культуры
Администрации города Братска……………………………………………..…22
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
Департаменте культуры Администрации города Братска.………………..…55
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию организации
кадрового документооборота………………………………………….….……55
3.2. Оценка рекомендаций………………………………………………..59
Заключение……………………………………………………….………..61
Список используемой литературы…………………………………….…..63
3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования. В современных условиях
модернизации российского общества особое внимание уделяется кадрам и
кадровым документам. Составной частью кадровой работы выступает кадровое
делопроизводство, которое обеспечивает не только учет, но и реализацию
процессов управления кадрами: подбора, формирование резерва, повышение
квалификации, расстановки (ротации), оценки и аттестации, т.е. в значительной
степени определяет эффективность функционирования организации.
Кадровое делопроизводство является неотъемлемой частью
жизнедеятельности каждой организации. Трудовой законодательство
Российской Федерации требует ведение кадрового делопроизводства с самого
начала существования компании, поэтому весь рабочий цикл сотрудника в
организации от приема на работу до его логического завершения, а именно
увольнения подлежит обязательной регистрации. Все эти этапы трудовой
деятельности обязательно должны фиксироваться в документации по личному
составу (персоналу, кадрам) вне зависимости от организационно-правовой
формы и численности компании. Из этого можно выделить то что, кадровое
делопроизводство — это главный успех управления для каждой организации.
Но не стоит забывать о том, что это достаточно сложный и трудоемкий
процесс, который требует профессиональных знаний и глубокого изучения.
На мой взгляд, стоит всегда помнить, что ошибки в кадровой
документации не допустимы. Абсолютно любой документ, с которым может
столкнуться кадровый работник при оформлении сотрудника, имеет ряд своих
особенностей и нюансов. Поэтому точное оформление кадровой документации
избавит сотрудника отдела кадров, работника и организацию в целом от ряда не
нужных проблем, которые могут возникнуть на каждом этапе трудовых
отношений.
Актуальность данной темы объясняется тем, что в современном обществе
кадровые документы становится самыми важными документами любого
4
человека, который начал свою трудовую деятельность и даже после ее
завершении, а так же играет большую роль для самой организации.
Объектом данной дипломной работы является Департамент культуры
Администрации города Братска.
Предметом является – Организация кадрового документооборота.
Целью дипломной работы является изучение особенностей ведения
кадрового документооборота на примере, Департамента культуры
администрации города Братска.
Данная цель реализуется посредством решения ряда задач:
- дать общую характеристику деятельности Департамента культуры
Администрации города Братска;
- проанализировать использования трудовых ресурсов в Департаменте
культуры Администрации города Братска.
Методы исследования:
1) Теоретический метод (анализ необходимых источников литературы
для написания теоретической части);
наблюдение за движением кадрового документооборота в Департаменте
культуры
5
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота
1.1 Роль и значение кадровой службы в организации
В современных условиях достижение хороших результатов деятельности
организации во многом зависит от кадровой службы.
Кадровая служба – это организация, которая управляет кадровым
документооборотом.
В свою очередь кадровый документооборот это деятельность по
организации передвижения документов в организации с момента их получения
или создания до полного выполнения: направления в архив или отправки из
организации.
Так же существует и другая терминология документооборота – это сложный
технологический процесс, который включает в себя все операции по приему,
передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке
документов. Данное определение позволяет полностью раскрыть суть
документооборота и вместить в себя основные моменты кадрового
документооборота.
Как стало понятно из определения, основными характеристиками
документооборота являются маршрут движения, который включает все
инстанции на пути движения документа от создания черновика (или получения)
до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по
этому маршруту.
Для того что бы работа с кадровыми документами была четкой и
эффективной кадровый документооборот в организации должен двигались по
самому короткому пути. Для этого, во многих организациях составляют схемы
документооборота и маршрутные карты, которые и отвечают за правильность
движения. Так же документы должны быть направлены именно тому адресату,
который будет принимать по нему решение. Для того что бы решение было
принято моментально, документ должен быть грамотно составлен, что бы
исключить бесполезную трату времени.
6
Одним из общих требований в организации документооборота –
временная экономия в движении документов. Это означает, что вместо
непосредственного перемещения документа содержащуюся в нем информацию
передают по телефону или другими средствами связи. Предложенное
требование позволит существенно сократить время, которое тратится на
движения документа в печатном виде, а так же исключить полностью потери
документов.
Многие руководители небольших организаций по сей день не понимают,
в чем заключатся смысл существования кадровой службы и в чем ее
предназначения. Какие принципы отвечают за движение документов внутри
организации. Что касается крупных организаций, то подобных вопросов там
никогда не возникнет, так как все специалисты осведомлены обо всех нюансах
работы данного отдела и успешно взаимодействуют с ним. В структуре любой
современной организации отдел кадров занимает одну из наиболее важных и
значимых позиций. На сегодняшний день складывается мнение, что отдел
кадров является лицом или визитной карточкой организации, ведь на самом
деле первое место, куда попадает новый сотрудник – это как раз отдел кадров.
Основная задача службы отдела кадров заключается в подборе персонала
и активная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет
входить только работа по оформлению приема на работу, без проведения сбора
информации о трудовой жизни сотрудников, такому предприятию можно смело
прогнозировать провал дальнейшей работы всей организации.
На сегодняшний день кадровая работа прочно зарекомендовала себя. Она
состоит из целого комплекса организационных мер и грамотно выстроенных
шагов, направленных на максимальное использование профессиональных
способностей персонала. Теперь каждый руководитель не может себе
представить успешную и продуктивную работу без отдела кадров.
Для того что бы с точностью можно было утверждать, о том что отдел
кадров является ведущим звеном в организации стоит рассмотреть все
должностные обязанности которые возложены на сотрудников этого кадров.
7
Если рассматривать должностные обязанности, то можно выделить, что
кадровый работник подготавливает как общие нормативные акты по всей
организации в целом, например, разрабатывает коллективный договор, так и
прорабатывает должностные инструкции для каждой штатной единицы.
Подготовка статистических отчетов за разный промежуток времени, следит за
трудовым распорядком. Конечно, все вышеперечисленные обязанности
кадровой службы изложены в глобальном плане. Если свести все к конкретике
то кадровый работник:
• оформляет и ведет личные дела и трудовые книжки;
• оформляет документы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях и
взысканиях, командировках и отпусках работников;
• ведет учет личного состава и табельный учет;
• ведет установленную отчетность, готовит справки и другие документы,
касающиеся трудовой деятельности работников;
• участвует в проведении аттестации;
• проводит отбор на вакантные должности;
• создает и ведет банк данных о персонале (количественный и
качественный состав);
• подготавливает номенклатуру дел;
• подготавливает описи для сдачи в архив;
• контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии;
• проводит работу по анализу текучести кадров;
• подготавливает благодарственные письма
• подготавливает статистические отчеты и т. д.
Все вышеперечисленные должностные обязанности могут, и не относится
к одному сотруднику. В каждой организации все должностные обязанности,
перечисленные в должностной инструкции, поэтому они могут отличаться друг
от друга.
Таким образом, на отдел кадров возложено множество ряда задач и
функций, реализуя которые он обеспечивает стабильное функционирование
8
всей организации в целом. Ведь отвечая за «винтики», какими являются все
работники организации, служба отдела кадров позволяет организации работать
как единому целостному механизму. Что приводит к эффективной и
гармоничной работе.
9
1.2 Особенности организации кадрового документооборота
Прежде чем рассматривать документационные и организационные
вопросы кадрового делопроизводства, необходимо охарактеризовать ту
нормативную базу, которая регулирует процессы формирования кадровой
документации и процедуры документационного обеспечения работы с кадрами.
Для этого стоит разобраться с понятиями делопроизводство и
документооборот.
На первый взгляд можно сказать, что эти два слова очень похожи и
имеют один смысл. Но это самая большая ошибка. Что бы понять, в чем же
различие, стоит тотально изучить каждое понятие и начнем с термина
«делопроизводство»
Делопроизводство – процесс создания, обработки и хранения документа.
Основной объект делопроизводства – документ. Этот объект содержит в
себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы, графики и т.п.
Основная функция документа – зафиксировать информацию так, чтобы в
дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и
использовать.
Процесс записи информации на различных носителях по установленным
правилам называется документированием.
Документооборот – сложный технологический процесс, который
включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию,
оформлению, удостоверению и отправке документов.
Основными характеристиками документооборота
являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути
движения документа от создания черновика (или получения) до подшивки в
дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.
Разобрав подробно данные термины, мы может выявить особенности
процесса кадрового документооборота.
Процесс документооборота можно охарактеризовать как процесс
совместной обработки документов. Выявим участников этого процесса:
10
- руководители – чиновники, осуществляющие руководство
организацией и ее структурными подразделениями.
- секретари и делопроизводители – помощники руководителей,
обеспечивающие работу всей организации с документами на всех этапах
документооборота.
- исполнители – все остальные сотрудники, непосредственно работающие
с документами.
Как правило, секретари и делопроизводители работают с реквизитами
документов, а руководители и исполнители – с их содержанием.
Последовательность определенных операций (работ), совершаемых
сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках
деятельности организации называется деловой процедурой.
Выделяют документооборот всей организации и документооборот уровня
структурного подразделения.
Документооборот организации составляют три основных типа
документов, которые есть в любой организации не зависимо от ее формы и
численности:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы.
Каждый из трех типов документов имеет ряд особенностей, с которыми
приходится сталкиваться в процессе работы:
Входящие документы в большей степени направлены на работу
руководителя и секретаря.
По этому, входящие документы подвергаются следующим операциям:
- экспедиционной обработке (прием, проверка правильности доставки,
целостности упаковки, вскрытие конвертов).
- регистрации.
- рассмотрению руководством и выдачи резолюции.
- ознакомлению в структурном подразделении или исполнению.
11
- постановке на контроль и контролю над исполнением.
- отслеживанию хода исполнения.
- составлению делопроизводственных отчетов руководству.
- снятию исполненных документов с контроля.
С исходящими документами на много легче работать, как правило,
движение исходящих документов легче отследить.
Основные процедуры обработки исходящих документов:
- разработка проекта документа в структурном подразделении.
- согласование проекта документа в структурных подразделениях.
- утверждение документа руководством.
- регистрация документа.
- экспедиционная обработка документа.
Вот мы и подошли к самому трудоемкому процессу, с которым
сталкиваются сотруднику любой организации.
Достаточно большую часть документооборота составляют так
называемые внутренние документы. В их число входят организационно –
распорядительные документы, предназначенные для использования только
внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно
внутренней службы, протоколы совещаний, различные нормативные
документы.
При создании внутренних документов выполняются следующие
операции:
- подготовка проекта внутреннего документа.
- обеспечение согласования документа.
- утверждение.
- регистрации.
- рассылка по подразделениям.
- контроль исполнения документа.
Исходя из выше сказанного, можно сделать вывод, что каждый документ
имеет свои маршрут движения и свои нюансы. Маршрут предполагает