12
определенное число инстанций, в которых исполнители выполняют поручения
по документу или согласования документов. Маршрут задается контролером
или ответственным исполнителем.
13
1.3 Основные законодательные и нормативные документы,
регламентирующие кадровый документооборот.
Кадровому специалисту обязательно необходимо разбираться в вопросах
законодательства и быть юридически грамотными. Создание полной базы
нормативных документов станет верным и надежным помощником на всем
пути.
Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие
нормы трудового права, необходимы для профессиональной и грамотной
работы кадрового специалиста.
Существует ряд документов, которые в большей степени разработаны для
сотрудников кадровой службы. Данные документы должны стать незаменимым
другом во всех ситуациях, с которыми может столкнуться кадровый работник.
Самыми главными документами на сегодняшний день в работе специалиста
отдела кадров являются законодательные и подзаконные акты. В них
содержаться нормы трудового права и порядок оформления трудовых
правоотношений между работником и работодателем. Следовательно, все эти
документы обязательны для исполнения. Их требованиям должны подчиняться
не только работодатели, но и сами работники. Стоит помнить, что за
нарушения норм трудового законодательства, содержащихся в этих правовых
актах, любая из сторон может быть привлечена к различным видам
юридической ответственности.
К таким документам относятся:
- ТК РФ (Трудовой кодекс Российской Федерации) Этот документ имеет
высокую степень значимости не только для отдела кадров, но и для соискателя.
На основании статей ТК РФ в организациях устанавливается единый порядок
оформления документов по личному составу от приема на работу до сдачи
личного дела в архив.
- Федеральный Закон Российской Федерации «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г.
14
№ 149-ФЗ
1
. Данный закон регламентирует основные моменты работы отдела
кадров с персональными данными сотрудников любой организации. На
основании данного закона в учреждениях создается положение о защите
персональных данных, в котором отображены правила обработки и хранения
персональной информации, порядок работы с ней и контроль доступа к
персональным данным.
- Федеральный Закон Российской Федерации «О коммерческой тайне»
от 29.07.2004 N 98-ФЗ
2
. Настоящий закон регулирует отношения, связанные с
установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в
отношении информации, которая имеет действительную или потенциальную
коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам.
Второстепенными документами при работе с кадровым
делопроизводством являются документы методического характера. В них
изложены рекомендации по ведению кадровых документов.
К таким документам относятся:
- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные
системы документации «Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта
2003 г. № 65-ст
3
) устанавливает состав реквизитов документов, требования к
оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам
документов.
Кадровое делопроизводство, является одним из направлений, которое
работает, только с унифицированными формами документов начиная с приказа
о приеме на работу заканчивая приказом об увольнении.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
процессе деятельности предприятий, с указанием сроков хранения,
утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список
1
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/
2
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48699/
3
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/
15
внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в
зависимости от юридической значимости.
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
«О трудовых книжках»
4
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
5
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые
помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при
необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо
испорченного или утраченного документа дубликат.
- Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1
6
(далее –
Постановление Госкомстата России № 1) «Унифицированные формы
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Представленные в нем формы первичной учетной документации должны
использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность
на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации
по заполнению предлагаемых форм.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не
предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие
вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных
требований к реквизитам.
Кроме того, предприятие имеет право при необходимости вносить
дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать
дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать
вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой
информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из
унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование
документа и т. п.).
4
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_41888/
5
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44948/
6
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/
16
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных
форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты
документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом
руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков
унифицированных форм первичных документов.
Вывод по главе:
Работа с различными видами кадровых документов является одной из
основных функций отделов, специализирующихся на ведении отчетности
кадров и служб по персоналу на различных предприятиях. Организация
кадрового документооборота является важным и ответственным моментом
работы компании любой формы собственности. Требования к
документообороту в кадровом деле имеют очень важное значение, ведь
законодательство жестко регламентирует порядок его ведения. Это касается
всего: начисление заработной платы, отчетность в Пенсионный фонд
Российской Федерации и другие. Именно поэтому четкий порядок в кадровом
учете есть одна их важнейших обязанностей организации.
Как уже стало понятно, кадровое делопроизводство объединяет
работника и работодателя в единое целое. Для каждой из сторон, оформление
кадровой документации играет главную роль не только на текущий момент, но
и на десятки лет вперед.
Для сотрудника организации чрезвычайно важны документы,
фиксирующие данные о его трудовой деятельности. В них заключены сведения
о трудовом стаже и заработке, что является основой для начисления пенсии по
старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца. Меняя
место работы, мы получаем в отделе кадров документы, которые предоставляем
для устройства на новую работу. Таким образом, любой человек заинтересован
в соблюдении своих трудовых прав и наличии необходимых документов.
Работодатели тоже заинтересованы в соблюдении требований к
оформлению документов по личному составу, так как их деятельность, в свою
очередь, контролируется и анализируется государственными органами, прежде
17
всего Федеральной инспекцией труда (Рострудинспекцией), охраняющей права
и условия труда наемных работников.
18
Глава 2. Оценка и анализ организации кадрового документооборота в
Департаменте культуры Администрации города Братска
2.1 Краткая характеристика деятельности Департамента
культуры администрации города Братска.
Департамент культуры администрации города Братска является
отраслевым органом администрации города Братска и осуществляет
управленческие функции по регулированию и межотраслевой координации в
сфере культуры на территории муниципального образования города Братска.
В подчинение Департамента культуры входят 14 подведомственных
учреждений:
- Библиотеки
- Музеи
- Образовательные учреждения дополнительного образования детей
- Учреждения культурно-досугового типа.
Что бы обеспечить полное взаимодействие между Департаментом
культуры и подведомственными учреждениями, вышестоящим руководством
были созданы отделы, которые регулируют не только внутреннею деятельность
Департамента, но и внешнюю.
Для эффективной деятельности Департамента культуры было создано 4
отдела, каждый из которых выполняет свои функции:
1. отдел централизованной бухгалтерии;
2. отдел финансово-экономической группы;
3. отдел культуры;
4. отдел дополнительного образования.
Главная деятельность отдела централизованной бухгалтерии заключается
в:
- начисление заработной платы Департаменту культуры и
подведомственным учреждениям культуры;
19
- ведение учета прихода и расхода основных средств в Департаменте
культуры и учреждениях культуры;
- оформление документов по льготному проезду;
- введение кассы по приходу денежных средств из подведомственного
учреждения в Департамент культуры;
- составление договоров на обслуживания;
- подготовке документации для сдачи в ФСС.
Следующий отдел, финансово-экономоческой группы занимается
планированием бюджетных средств в Департаменте культуры, и обеспечивают
контроль финансовой деятельности учреждений культуры.
Так же этот отдел ежеквартально и ежегодно подготавливает сводные
отчеты по всем учреждениям по финансовым затратам.
Что бы контролировать образовательную деятельность
подведомственных учреждений в Департаменте культуры есть отдел
дополнительного образования.
Данный отдел полностью регулирует образовательную деятельность
учреждения с момента начала учебного года до его окончания. Вся
документация по учебному процессу должна быть обработана сотрудником
Департамента культуры.
В качестве рабочей документации по дополнительному образованию
используются приказы с распределением нагрузки на каждого из
преподавателя. Учреждение может начать учебный процесс только после
ежегодной проверки пожарной инспекции, сотрудником отдела кадров и
правоохранительными органами. Подготовкой всей документации занимается,
как раз отдел дополнительного образования Департамента культуры.
Самой сложной деятельностью Департамента культуры является отдел
культуры, именно на него возложена основная масса мероприятий
выполняемые Департаментом. Сотрудники этого отдела обеспечивают работу,
как в Департаменте культуры, так и со сторонними организациями. К числу их
деятельности относится:
20
- подготовка документов (приказы и благодарственные грамоты) на
поощрение работников Департамента культуры и подведомственных
учреждений;
- разработка плана на текущий год по всем учреждениям, которые входят
в Департамент культуры;
- организовывают и проводят мероприятия в праздничные дни;
- организовывают семинары и видео конференции для каждой категории
населения;
- ежегодно подготавливают списки ветеранов ВОВ по всем округам
города;
- организуют выездные проверки деятельности учреждений культуры;
- ежеквартально подготавливают отчеты о проводимых мероприятий;
- ежегодно подготавливают документацию для сдачи в архив.
Сотрудники это отдела очень тесно связаны со всеми учреждениями
культуры, поэтому большая часть всех обязанностей приходится на работу с
ними.
На основании отделов, которые входят в состав структуры Департамента
культуры, мы дали краткую характеристику деятельности самого Департамента
в целом
21
2.2 Анализ использования трудовых ресурсов в Департаменте
культуры Администрации города Братска
С развитием рыночных отношений в производственной системе
организации все больше весомую роль играют трудовые ресурсы. До
настоящего времени в теории и в практике управления используются
различные понятия, например «управление трудом», «управление кадрами»,
«кадровая политика» и другие относящиеся, так или иначе, к трудовой
деятельности человека.
Не смотря на то, что мнение отечественных и зарубежных ученых в части
определения понятия «трудовые ресурсы» расходятся, все же можно дать
определение, опираясь на их мнение.
«Трудовые ресурсы» – это определенная группа людей, обладающая
необходимыми физическими и умственными способностями для участия в
общественно-полезной деятельности организации.
Для того что бы проанализировать трудовые ресурсы, нам нужна
конкретная организация. В данном случаю, анализ трудовых ресурсов будет
осуществляться на базе Департамента культуры Администрации города
Братска.
Сразу стоит отметить, что Департамент культуры не является
производственной организацией, поэтому для анализа трудовых ресурсов будет
использована форма статистической отчетности № П-4 (НЗ) «Сведения о
неполной занятости и движении работников»
Для того что бы заполнить форму № П-4 (НЗ) нам нужны фиксированные
данные о численности организации. Такие сведения об организации
систематизирует штатное расписание. Штатное расписание является
внутренним документом каждой организации, которое определяет численность
должностей, должностные оклады по каждому конкретному подразделению и в
целом по организации. Как правило, штатное расписание утверждают
внутренним приказом или распоряжением, и действует данные документ до