22
конца текущего года. В департаменте культуры данный документ не подлежит
разглашению. Так же в Департаменте культуре можно уточнить и в отделе
кадров.
В департаменте культуры количество работающих, на конкретный
момент времени оценивается тремя показателями: списочной численностью,
явочной численностью и числом фактически работающих. Численность
работающих за период времени оценивается показателями среднесписочной и
среднеявочной численностью и средним числом фактически работающих.
Что бы посмотреть, как же меняется количество сотрудников необходимо
произвести анализ.
Согласно штатного расписания на текущий год (2017) количество
штатных единиц составило 28 человек. По сравнению с предыдущим годом
(2016) количество штатных единиц не изменилось. За предыдущие 5 лет (2013 -
2017) в Департаменте культуры не было внесено ни одной новой штатной
единицы. Поэтому показатели остались неизменными.
Текучесть кадров в 2013 – 2017 в Департаменте культуры не
наблюдалось. В указанный период изменился только качественный состав
Департамента культуры. Пять сотрудников, временно оставили свои
должностные обязанности. По окончанию отпуска по уходу за ребенком до
достижения им возраста 3 лет, сотрудники приступят к своим должностным
обязанностям, это произойдет не раньше 2018 года.
Подводя итоги можно утверждать, что согласно штатного расписания
текучесть кадров в Департаменте культуры полностью отсутствует. Что
позволяет сохранить эффективность в работе, исключить перебои рабочего
процесса и сохранить уютную рабочею атмосферу
23
2.3 Оценка документационного обеспечения кадровой службы и
организации кадрового документооборота в Департаменте
культуры Администрации города Братска
В администрации муниципального образования города Братска (Далее -
Администрация) разработан и утвержден порядок ведения и хранения личных
дел муниципальных служащих, который не противоречит федеральному
законодательству и другим нормативным документам.
Данный нормативный документ по ведению кадрового документооборота
используется во всех структурных подразделениях Администрации, в том числе
и в Департаменте культуры. На основании данного документа специалист
отдела кадров формирует личное дело каждого сотрудника Департамента
культуры.
Целью данного параграфа является определение этапов движения и
оформления кадровой документации с момента приема на работу и до момента
передачи дела в архивный отдел на примере Департамента культуры, а так же
изучить все особенности кадровой документации.
Первым шагом в формировании личного дела, как и во всех бюджетных
организациях, является заявление о приеме на работу сотрудника. Для того что
бы заявление о приеме на работу попало на рассмотрение руководству
Департамента культуры, кандидат, который заинтересован получить данную
должность обязан первым делом обратиться в отдел кадров Департамента
культуры, для получения консультации по написанию заявления. В
Департаменте культуры не приветствуется свободная форма заявления, так как
на основании унифицированной формы разработан бланк заявления и все
сотрудники и соискатели обязаны ему пользоваться. Специалист отдела кадров
обязан выдать кандидату бланк заявления о приеме на работу и дать
рекомендации по заполнению.
После грамотного написания заявления на специальном бланке, кадровый
работник ставит свою визу и только после этого заявление поступает на
24
рассмотрение начальнику Департамента культуры. Если виза кадрового
работника будет отсутствовать на заявлении кандидата, то данное заявление
будет отклонено секретарем начальника.
Если соблюдены все тонкости в оформлении заявления о приеме на
работу и кандидат полностью подходит на занимаемую должность, то
начальник департамента культуры визирует документ с пометкой
«к оформлению» и с этого момента и начинается оформление личного дела
сотрудника.
Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий сведения о
сотруднике, его трудовой деятельности и прохождения муниципальной службы
с момента приема на вакантную должность до его логического завершения.
Специалист кадровой службы, на которого возложена обязанность по
ведению личных дел, несет персональную ответственность за полноту,
достоверность, правильность и актуальность сведений, которые он вносит в
личное дело.
Все сведения, которые содержаться в личных делах сотрудников,
являются конфиденциальными (за исключением сведений, которые
установлены законодательством и могут быть опубликованы в средствах
массовой информации).
Кадровый работник должен знать, о том, что сбор и внесение в личное
дело сведений о частной жизни сотрудника, его религиозной и политической
принадлежности запрещаются.
Вот мы и оговорили некоторые моменты, которые должен знать кадровый
работник организации.
Для того что бы личное дело было полностью собранно и грамотно
оформлено, кадровый работник запрашивает у кандидата необходимые
документы:
- письменное заявление о приеме на работу на установленном бланке;
25
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином соискателем
анкета с приложением фотографии (Приложение 1). Не допускается заполнение
анкеты в печатном виде, а так же заполнение черной пастой;
- копия паспорта (обязательно все страницы) и копии свидетельств о
государственной регистрации актов гражданского состоянии;
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного
страхования;
- копии документов о награждении государственными наградами, а так же
почетных, воинских и специальных званий;
- трудовая книжка или вкладыш в трудовую книжку, а также их копии;
- копии документов об образовании с вложением вкладышей;
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц
подлежащих призыву на воинскую службу);
- медицинское заключение об отсутствии у гражданина заболевания,
препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее
прохождению (форма №086у);
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного
характера муниципального служащего, обязательство о соблюдении
гражданином ограничений, связанных с замещение муниципальной должности
(если кандидат отказывается предоставить сведения о доходах или
предоставляет недостоверные сведения, то работодатель может отказать в
приеме на работу);
- документ о прохождении конкурса на замещение вакантной должности
муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по
результатам конкурса).
Все копии документов предоставляются в отдел кадров с наличием
оригиналов документов. Кадровый работник производит сверку
предоставленных документов и заверяет их.
На основании данного пакета документов сотрудники отдела кадров
подготавливают трудовой договор. Сразу же стоит отметить, что
26
унифицированной формы трудового договора не существует. Каждая
организация вправе самостоятельно решать, как расположить пункты договора
и на скольких страницах его разместить. Пункты трудового договора не
должны противоречить ТК РФ.
Окончательно прием на работу нового сотрудника оформляется приказом
работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.
Сразу же после оформления на нового сотрудника приказа, который
будет использоваться в отделе кадров и в бухгалтерии для начисления
заработной платы, прием на работу нужно отразить и в документе, в котором
непосредственно заинтересован сам работник. Таким документом является
трудовая книжка или вкладыш в трудовую книжку работника. На основании
трудовой книжки работник может подтвердить свой трудовой стаж. Чаще всего
подобная информация предоставляется новому работодателю или же
государственному органу, начисляющему пенсию.
Своевременное внесение записей в трудовую книжку является
обязанностью работодателя. В Департаменте культуры данная функция
возложена на сотрудника отдела кадров. При этом кадровый сотрудник должен
изучить трудовую книжку работника и в случаях обнаружения ошибок в
предыдущих записях, работник должен обратиться на предыдущее место
работы для внесения исправлений в трудовой книжке.
После того, как договор и приказ о приеме будут подписаны
руководством и новым сотрудником, специалист отдела кадров должен завести
личную карточку работника (по форме Т-2). В процессе заполнения личной
карточки специалисту отдела кадров необходимо внимательно вносить данные
во все пункты, указанные в форме Т-2.
Форма Т-2 заполняется на основании приказа о приеме на работу и
личных документов сотрудника, к которым относятся:
• паспорт гражданина Российской Федерации;
• трудовая книжка;
• военный билет, для военнообязанных;
27
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• иные документы, предусмотренные законодательством, такие как:
- медицинская книжка;
- водительское удостоверение;
- справка о присвоении инвалидности;
- справки из учебных заведений об обучении работника;
- документы, подтверждающие повышение квалификации.
В процессе заполнения личной карточки сотрудник должен
присутствовать лично, так как специалист отдела кадров по средствам личной
беседы вносит такие сведения, как - состав семьи, контактный телефон, даты
рождения родственников, уровень владения иностранными языками.
После подписания всех необходимых документов, формируется личное
дело, в котором все выше представленные документы нумеруются и вносятся в
опись.
Внутренняя опись документов должна быть в каждом деле не зависимо,
на какой срок и на каких условиях принят сотрудник. Внутренняя опись имеет
ряд своих особенностей, которых придерживается специалист отдела кадров.
Опись на каждого сотрудника составляется индивидуально и на отдельном
листе. Не допускается ведение внутренней описи с обратной стороны
документов. Если в организации не установлена унифицированная форма описи
она может быть оформлена в свободной форме. Каждый документ
записывается в описи отдельной строкой с указанием порядкового номера,
полного наименования документа, количества листов и даты приема
документов.
Все личные дела учитываются в специальном журнале учета личных дел,
в котором указывается: номер личного дела, фамилия, имя, отчество
сотрудника, дата оформления личного дела.
28
Следующим этапом кадрового учета является этап учета использования
рабочего времени.
Работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени
каждого сотрудника организации. Данное требование регламентировано
статьей 91
7
ТК РФ.
Табель — это первичный документ в организации, в котором отражается
использование рабочего времени всех сотрудников. Данный документ имеет
унифицированную форму и является главным документом для бухгалтерии. На
основании табеля учета рабочего времени бухгалтер начисляет заработную
плату сотрудникам. В Департаменте культуры табель учета делается два раза в
месяц, для получения аванса за отработанное время и заработной платы. Табель
в Департаменте культуры подписывают три сотрудника – кадровый работник,
начальник Департамента культуры, заключительную подпись ставит бухгалтер,
принимающий табель учета рабочего времени.
Обязанностью специалиста отдела кадров является ежегодное
оформление графика отпусков всего штатного состава Департамента культуры.
График отпусков — это документ, определяющий очередность
предоставления основного и дополнительного оплачиваемого отпуска всем
сотрудникам организации. Очередность предоставления ежегодного
оплачиваемого отпуска предусмотрена частью 1 статьи 123 ТК РФ
8
.
График отпусков является унифицированным документов, его форма
типовая и подлежит применению во всех предприятий в нашей стране. Не
допускается внесение изменений в форму графика отпусков, так как форма
графика отпусков закреплена в альбоме унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1
9
.
7
http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_34683/bd14cccf0a1f074ef104e82522f7e2dea04d651f/
8
http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_34683/627272a057d8634b0366744b16b04a6853d96fad/
9
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/
29
Помимо основного и дополнительного оплачиваемых отпусков, Трудовой
кодекс Российской Федерации предусматривает следующие виды отпусков:
- учебный отпуск;
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда;
- дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день;
- дополнительный отпуск для сдачи вступительных экзаменов в
аспирантуру;
- дополнительный ежегодный отпуск аспирантам;
- отпуск без сохранения заработной платы для сдачи вступительных
экзаменов в высшие и средние учреждения профессионального образования;
- отпуск в связи с обучением в вечерних и заочных высших и средних
учреждениях профессионального образования;
- отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет;
- дополнительный отпуск государственного служащего за стаж работы;
- дополнительный отпуск за донорство.
Для большей части из вышеназванных отпусков предусмотрена
унифицированная форма приказа на отпуск. В том случае, если для какого-то
вида отпуска не предусмотрена унифицированная форма, приказ можно
оформить в свободной форме, соблюдая все нормы трудового права.
В обязанности специалиста отдела кадров входит оформление и учет
отпусков всех сотрудников организации.
Для оформления и учета отпусков специалист отдела кадров готовит
приказ о предоставлении отпуска работнику в соответствии с
унифицированной формой № Т-6, в случае если оформляется отпуск на одного
сотрудника, и в соответствии с унифицированной формой № Т-6а, если
оформляется отпуск на более чем одного сотрудника.
На основании заявления работника, написанного не позднее, чем за две
недели до даты запланированного отпуска, специалист отдела кадров готовит
30
приказ на отпуск, выполнив при этом сверку срока, указанного в заявлении со
сроками в утвержденном графике отпусков.
Подготовленный приказ на отпуск передается на подпись руководителю
организации, либо лицу, его замещающему. Далее специалист отдела кадров в
срок, не позднее, чем за 3 дня до даты наступления отпуска, знакомит с
утвержденным приказом работника с обязательным проставлением подписи в
строке «С приказом ознакомлен» и даты ознакомления.
Далее специалист отдела кадров направляет в бухгалтерию приказ,
подписанный руководителем организации и работником, которому
предоставляется отпуск, для расчета и выплаты отпускных.
В личную карточку работника, которому предоставлен отпуск, вносится
отметка с указанием типа отпуска, количества календарных дней, периодом
работы, основанием для предоставления отпуска.
Также в обязанности специалиста отдела кадров входит подготовка
пакета документов для оформления служебной командировки.
Служебная командировка — это поездка работника для выполнения
служебного задания за пределы места постоянной работы на определенный
срок на основании приказа работодателя. При оформлении служебных
командировок используют следующие унифицированные формы:
• служебное задание и отчет о его выполнении устанавливаются
унифицированной формой № Т-10а;
• приказ о направлении работника в командировку устанавливается
унифицированной формой № Т-9, если приказ оформляется на одного
работника и формой № Т-9а, если приказ оформляется на более чем одного
работника;
• командировочное удостоверение оформляется в соответствии с
унифицированной формой № Т-10.
Оформление служебной командировки начинается с подготовки
специалистом отдела кадров служебного задания для направления работника в
31
командировку и отчета о его выполнении. Оформленный документ
подписывается руководителем организации.
Подписанное служебное задание и отчет о его выполнении передается в
кадровую службу для дальнейшей подготовки приказа о направлении
работника в командировку. Приказ может быть оформлен на одного или
нескольких сотрудников, направляемых в служебную командировку. Если в
командировку направляется один человек, то приказ оформляется по
унифицированной форме № Т-9, более одного работника, то используется
унифицированная форма № Т-9а. После подготовки приказ подписывается
руководителем организации, затем специалист отдела кадров ознакамливает с
приказом под личную подпись сотрудника, направляемого в служебную
командировку. После этого приказ передается в бухгалтерию для расчета и
выплаты суточных и последующего начисления зарплаты.
Личная подпись работника на приказе подтверждает факт его
ознакомления с данным документом. В соответствии с трудовым
законодательством определенные категории работников направляются в
служебные командировки только с их письменного согласия. При этом
работники должны знать о своем праве отказаться от направления в служебную
командировку, с этим условием также необходимо ознакомиться под личную
подпись. К таким категориям работников относятся:
• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы, воспитывающие детей без матери;
• матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей до 5 лет;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в
соответствии с медицинским заключением;
• опекуны (попечители) несовершеннолетних.
Работники, отнесенные к вышеперечисленным категориям, дают
письменное согласие на служебную командировку путем написания заявления.