52
формулировкой из Трудового кодекса РФ, обязательно сделав ссылку на
соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ.
Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости
забрать трудовую книжку либо дать разрешение на отправку трудовой книжки
по почте в случае, когда невозможно выдать трудовую книжку в день
прекращения трудового договора по причине отсутствия работника, либо если
работник отказывается ее получить.
Специалист отдела кадров вносит запись в личную карточку работника на
основании утвержденного приказа об увольнении, подписанного
руководителем организации и увольняемым работником. В раздел ХI личной
карточки вносится запись с основаниями для увольнения, проставляется дата
увольнения и номер приказа. После этого личная карточка работника
направляется в архив организации.
Следующим шагом необходимо сделать запись в трудовую книжку. Для
оформления любых записей в трудовых книжках необходимо следовать общим
правилам по их заполнению. Трудовые книжки оформляются на русском языке,
либо на государственном языке республики в составе Российской Федерации, в
которой трудовая книжка заполняется. В трудовую книжку все записи о
выполняемой работе, переводе на другую работу, увольнении, квалификации,
награждении, изменении названия организации вносятся только на основании
приказа, либо распоряжения и в точности с формулировками приказа, либо
распоряжения. Ни одна запись в трудовую книжку не может быть занесена без
соответствующего приказа или распоряжения, подписанного руководителем
организации. В общественных организациях записи в трудовую книжку
некоторых категорий работников могут быть занесены на основании
постановления соответствующего коллегиального органа. В случае, если в
тексте приказа, либо распоряжения, на основании которого сделана запись в
трудовую книжку, выявлена ошибка, то для ее исправления издается новый
приказ, либо распоряжение. Записи в трудовой книжке не могут быть
исправлены на основании свидетельских показаний. Все записи в трудовую
53
книжку делаются аккуратным, разборчивым почерком шариковой, гелиевой
либо перьевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета.
При заполнении трудовой книжки не допускается сокращать слова или
фразы.
В трудовую книжку все записи вносятся в срок, не позднее пяти дней со
дня издания приказа, либо распоряжения. Исключением является оформление
трудовой книжки при увольнении сотрудника – в данном случае запись
делается строго в день увольнения. При внесении в трудовую книжку записей о
приеме на работу, переводу на другую работу, увольнении специалист отдела
кадров обязан ознакомить работника с данными записями. После того, как
работник ознакомится с записью в трудовой книжке, ему также необходимо
подставить личную подпись в личной карточке, которую ведет организация на
каждого работника. Форма такой карточки является унифицированной,
утверждена Государственным комитетом РФ и должна быть применена во всех
организациях.
При увольнении работник заверяет все записи в трудовой книжке,
сделанные в процессе его трудовой деятельности в данной организации, за
исключением случая, когда трудовая книжка направляется с его согласия
работодателем по почте. Поставив свою подпись, работник подтверждает тот
факт, что трудовая книжка заполнена корректно и не содержит ошибок и
неточностей.
Заполнение трудовой книжки имеет свои особенности.
Как говорилось ранее, трудовая книжка является важнейшим документом
гражданина в нашей стране.
Оформление трудовой книжки производится при поступлении на
основную работу впервые. Трудовая книжка должна быть оформлена
работодателем в срок, не позднее пяти дней со дня приема специалиста на
работу, причем оформление трудовой книжки должно обязательно происходить
в присутствии работника. Каждый работник должен иметь только одну
54
трудовую книжку. В соответствии с законодательством РФ запрещено иметь
более одной трудовой книжки.
Принимаю человека на работу, специалист отдела кадров сталкивается с
двумя ситуациями, это когда у работника есть трудовая книжка, и когда ее нет.
Причем причиной отсутствия трудовой книжки не всегда является отсутствие
трудового стажа. В случае, когда у работника отсутствует трудовая книжка,
специалист отдела кадров оформляет новую. Если трудовая книжка есть, то
обязательно нужно проверить правильность заполнения титульного листа на
основании документов, удостоверяющих личность.
Титульный лист трудовой книжки содержит основные сведения о
работнике, такие как: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование,
профессия или специальность.
На титульном листе трудовой книжке обязательно должна быть
проставлена печать организации или отдела кадров. Без печати трудовая
книжка является недействительной.
Если допустить ошибки при оформлении титульного листа, в дальнейшем
у работника может возникнуть множество сложностей, например при
оформлении документов на выплату пенсии. Поэтому стоит внимательно и с
большой ответственностью отнестись к заполнению титульного листа при
оформлении трудовой книжки, а также в случае приема на работу человека, у
которого уже имеется трудовая книжка, внимательно сверить заполненный
титульный лист с его документами, удостоверяющими личность, документами
об образовании. В случае, если при приеме на работу специалист отдела кадров
обнаружил ошибку в заполнении титульного листа, сделанную на предыдущем
месте работу, необходимо внести изменения в записи титульного листа. При
внесении исправления в фамилию, имя, отчества, дату рождения, неверная
запись аккуратно зачеркивается одной чертой, при этом зачеркнутые данные
должны легко читаться, корректные данные записываются сверху или снизу,
где есть место.
55
В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки вносится запись о
наименовании организации работодателя, должности, на которую принят
работник, повышение квалификации, запись о переводах на другую
постоянную работу, запись об увольнении.
Стоит обратить особое значение на то, как важно правильно сделать
запись наименования профессий и должностей, т.к. многие должности
предусматривают право на получение государственных пенсий на льготных
условиях и в льготных размерах, либо на получение иных льгот и преференций.
Неверная запись профессии в трудовой книжке может привести к лишению
человека законных льгот, в результате чего потребуется затратить много
усилий и времени для восстановления утраченных по ошибке законных прав.
После заполнения всей необходимой информации трудовая книжка
убирается для хранения в сейф. В связи с тем, что трудовые книжки являются
бланками строгой отчетности, существует и строго соблюдается определенный
порядок их изготовления, хранения, учета, движения, а также списания
испорченных бланков трудовых книжек.
Я думаю, что уже стали понятны отличительные особенности кадровых
документов. Главным отличием кадровых документов являются четкие сроки,
унифицированные формы, точные формулировки и последовательность
действий. Не стоит забывать, что кадровые документы играют колоссальную
роль в жизни организации и сотрудника.
56
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
Департаменте культуры Администрации города Братска
3.1 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации
кадрового документооборота
На данный момент кадровый документооборот в Департаменте культуры
полностью осуществляется по средствам бумажного носителя, который ни
каким образом не может усовершенствоваться.
Вероятней всего, отказаться от бумажного документооборота полностью
не представляется возможным, так как нам не позволит это трудовое
законодательство, но попытаться его улучшить стоит попробовать.
Я считаю, что бумажный кадровый документооборот отнимает на много
больше времени и зачастую приводит к потере документации, что негативно
сказывается на имидже организации. Что бы такого ни происходило, в качестве
идеи по совершенствованию кадрового делопроизводства хотелось бы
предложить внедрение электронного кадрового документооборота, который
смог бы заменить часть бумажных документов и значительно сократить время
движения документов от сотрудника до адресата. Другими словами, я
предлагаю запустить проект для сотрудников Департамента культуры под
названием «Личный кабинет». Какова связь между внедрением электронного
кадрового документооборота и проектом «Личный кабинет»?
Личный кабинет – это электронный кадровый сервис для всех
сотрудников, у которых есть доступ в корпоративную сеть. Через «Личный
кабинет» можно будет увидеть историю отпусков, командировок, количество
отработанных дней, количество оставшихся дней отпуска, период льготного
проезда и другие, удобные для сотрудника функции. А также, данный проект
позволит запросить справки с места работы, справки о трудовом стаже и.т.д не
выходя из кабинета. Это не все функции, которые будет выполнять данный
проект. С помощью «Личного кабинета» можно будет согласовать заявление на
очередной отпуск и замещение сотрудника на период его отсутствия.
57
Для того что бы воспользоваться «Личным кабинетом» потребуется
регистрация. У каждого сотрудника будет индивидуальные логины и пароли
для входа в операционную систему.
После входа в «Личный кабинет» для сотрудников будут доступны
вкладки: «Мои личные данные», «Сервисы сотрудника» и «Сервисы
руководителя».
Какая же информация может находиться во вкладке «Мои личные
данные»? Эта вкладка позволит сотруднику увидеть свою фамилию, имя,
отчество, дату и место рождения, образования, табельный номер, номер
контактного телефон, место работы, адрес своей почты, номер и дату приема на
работу. А также, можно будет увидеть свои документы, которые сотрудник
предоставлял для приема на работу, в сканированном виде.
Каждый сотрудник в своей работе постоянно руководствуется своими
персональными данными. Для примера можно взять отдел централизованной
бухгалтерии в Департаменте культуры. Сотрудника этого отдела ежедневно
оформляют доверенность, на какие либо услуги или какие, либо почтовые
получения. Для заполнения важной документации, сотруднику отдела,
ежедневно приходится лично приходить в отдел кадров для получения нужных
сведений и копий бумаг. Сотрудник по работе с кадровыми документами в
свою очередь, поднимает личное дело и ищет все данные, которые необходимы
для заполнения доверенности и делает копии документов. Все эти процедуры
отнимают массу времени. Что бы ни тратить время на поиск документов, поход
в другой отдел можно будет воспользоваться своим «Личным кабинетом».
Данная вкладка будет большим помощником не только для сотрудника, но и
для специалиста отдела кадров.
Что же представляет собой следующая вкладка «Сервисы сотрудника»?
Данная вкладка позволяет посмотреть, в какие дни сотрудник
отсутствовал на рабочем месте. Можно будет увидеть, по каким причинам
отсутствовал сотрудник, был это ежегодный отпуск, дни командировки или
больничный лист.
58
Это очень удобно для специалистов отдела кадров, которые ведут табель
учета рабочего времени, а так же и для самих работников, если она забыли, в
какие дни они отсутствовали.
С помощью этой же вкладки можно воспользоваться быстрым поиском,
который позволит найти нужную организацию, руководителя и обычного
сотрудника и получить о них полную и развернутую информацию.
Так же можно воспользоваться данной вкладкой для написания заявлений
на отпуск, заявление на замещение и на предоставления льготного проезда.
Что бы заявление (на бумажном носителе) дошло до отдела кадров иногда
требуется очень много времени, а зачастую и вообще может и не дойти.
Сейчас я Вам расскажу, как происходит движение многих бумаг в
Департаменте культуры.
В Департаменте культуры существуют три отдела, каждый отдел имеет
своего руководителя, а то и больше.
Сотрудник отдела
бухгалтерии
Сотрудник
экономического
отдела
Сотрудник отдела
культуры
Кадровый работник
(если необходим
льготный проезд)
Главный бухгалтер
Кадровый работник
(если необходим
льготный проезд)
Кадровый работник
(если необходим
льготный проезд)
Начальник
Департамента
культуры
Кадровый работник
Руководитель
финансово-
Экономической
группы
Руководитель отдела
культуры
Кадровый работник
Заместитель
начальника по
экономике и
финансам
Начальник
Департамента
культуры
Начальник
Департамента
культуры
59
На рисунке показано, в какой последовательности большинство
документов проходят свой путь с момента написания и до его исполнения.
Как уже стало видно, путь у документа очень долгий. На любом из
этапов документ может быть утерян. Что бы такого ни происходило, для этого
и создан «Личный кабинет». Он не только сохранит в целостности заявление,
но и значительно сократит время.
Две предыдущие вкладки, направлены на улучшение работы самого
сотрудника, но как же работать руководителю, у которого есть в подчинении
хотя бы один сотрудник?
Для этой работы и создана следующая вкладка, которая имеет название
«Сервисы руководителя».
Данная вкладка позволит руководителю, получить полный список
сотрудников, которые находятся у него в подчинении, увидеть необходимые
для работы данные сотрудника, а также сможет утвердить документы, не
дожидаясь их бумажного вида.
На мой взгляд, реализация данного проекта способна облегчить работу,
как сотрудникам отдела кадров, так и руководителям организации, а так же
сократить количество расходования бумаги, что приведет к экономии.
Кадровый работник
60
3.2 Оценка рекомендаций
На мой взгляд, реализация проекта «Личный кабинет» для сотрудников
администрации города Братска вполне осуществима при некоторые
особенностях
Что бы создать «Личный кабинет» необходимо набрать группу
сотрудников, которые работают в области проектирование и
программирования. Каждый из сотрудников должен уметь не только подать
идеи для реализации и планирования проекта, но и грамотно выстроить работу.
На сегодняшний день, подобрать сотрудников для реализации каких либо
проектов довольно просто.
Не стоит забывать, что грамотно подобранный штат сотрудников
является залогом успеха у всей организации. Именно на них возложена
большая работа. В первую очередь им необходимо составить план по
реализации проекта. Нужно изучить все стороны работы всех организаций в
администрации города Братска, их структуру. Главным звеном в организации
проекта является грамотно подобранная операционная система, которая будет
центром «Личного кабинета. Для этого программистам необходимо подобрать
нужную операционную систему методом сравнивания и протестировать ее на
начальных этапах.
Следующий этап работы самый важный. Как мы знаем, что на любой
проект или любая инновация должна финансироваться. Что бы все
функционировало и в дальнейшем помогало экономить, нужны не малые
деньги. Следовательно, можно подвести итог: Для реализации проекта
«Личный кабинет» в администрации города Братска нужны большие затраты.
Без финансовой помощи реализация проекта просто невозможна. В результате
уровень кадрового документооборота останется неизменным. С течением
времени уровень кадрового документооборота в администрации города Братска
будет все больше отставать от лучших практик, технологий обслуживания
61
персонала, имеющихся на рынке, что окажет негативное влияние на восприятие
организации сотрудниками.