27
критерии, по которым проводится анализ эффективности документных связей
между структурными подразделениями.
В работе Т. В. Сигановой предлагается осуществлять анализ
документооборота посредством анализа организационной стороны управления
и изучения качественного состава документопотоков. На основании
предложенного метода анализа может быть сделан вывод о рациональности
движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных
подразделений, разработан альтернативный вариант движения документов. Но
автор рассматривает только механизм анализа, а не правила его использования,
не показывает связь используемых критериев с параметрами эффективности
бизнес-процессов и деятельности организации.
Вопросы анализа документооборота рассматриваются и в ряде статей,
опубликованных в периодических изданиях. Особого внимания заслуживает
работа профессора Т.В. Кузнецовой. Для качественного и объективного анализа
автором предлагаются к применению схемы документооборота (схема
организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы
документационных потоков, документооборота, графики входящей и
исходящей корреспонденции и др.), а также методы подсчета его объема. К
последним относятся: изучение документов, непосредственное наблюдение,
фотография рабочего дня, опрос, анкетирование. Правила анкетирования и
интервьюирования с целью анализа документооборота отражены в работе А.
Митрофановой.
Изучение рассмотренного материала позволяет сделать вывод, что при
теоретическом рассмотрении задачи анализа документопотоков организации
используются только отдельные показатели состояния документооборота, но
нет интегрального критерия, определяющего принятие решения об
оптимизации документопотоков. Кроме того, не учитываются связи
показателей состояния документооборота с параметрами эффективности
бизнес-процессов и деятельности организации.
28
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ФИЛИАЛА
АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «БАЙКАЛИНВЕСТБАНК» В
ГОРОДЕ МОСКВА
2.1. Краткая история и анализ экономической деятельности организации
Банк осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным
законом «О банках и банковской деятельности на основании лицензий,
выданных Банком России.
Полное наименование кредитной организации: Акционерное общество
«БайкалИнвестБанк»
Сокращенное наименование: АО «БайкалИнвестБанк».
Юридический адрес Банка: 664007, г. Иркутск, ул. Октябрьской
революции, дом 5.
Банк является участником системы обязательного страхования вкладов,
регулируемой Государственной корпорацией «Агентство по страхованию
вкладов» с 14 марта 2005 года под номером 761.
Банк осуществляет свою деятельность с 1990 года. В 2015 году Банк
имел 3 дополнительных офиса на территории Иркутской области, в городах
Ангарск, Бодайбо, Шелехов. В целях расширения своей деятельности Банк
открыл в сентябре 2015г. филиал в г. Москва и в декабре 2015 года 2
операционных офиса и 3 кредитно-кассовых офиса на территории РФ.
Банк является универсальным банком, предоставляющим полный
комплекс банковских услуг для корпоративных клиентов различных форм
собственности и сфер деятельности и частных лиц.
Наиболее значимыми для банка, с точки зрения влияния на финансовый
результат, в 2015 году являлись следующие сегменты рынка банковских услуг:
- кредитование корпоративных клиентов, частных лиц;
- привлечение средств юридических и физических лиц в депозиты;
- расчетно-кассовое обслуживание юридических и физических лиц;
29
- операции покупки и продажи иностранной валюты;
- операции с драгоценными металлами.
Банк планирует продолжить свою деятельность на основе классической
банковской модели, предлагая весь спектр современных банковских продуктов
и услуг корпоративным клиентам и частным лицам.
Придерживаясь стратегии универсального банка АО
«БайкалИнвестБанк» предлагает комплексное обслуживание крупным
корпоративным клиентам: услуги по кредитованию и размещению денежных
средств, расчетно-кассовому обслуживанию, документарным операциям,
операциям с валютой и драгоценными металлами, дистанционному
банковскому обслуживанию. Преимуществами действующих программ
являются выгодные тарифы и индивидуальный подход к каждому клиенту.
Банк стремится к расширению продуктового ряда с учетом индивидуальных
потребностей и корпоративных программ клиентов.
Банк намерен также усилить позиции в обслуживании мелких и средних
корпоративных клиентов и физических лиц путем активной продажи им
стандартного пакета конкурентоспособности продуктов.
Одним из основных направлений деятельности банка будет расширение
спектра и объема услуг, приносящих комиссионный доход с целью роста
непроцентной составляющей доходов банка, как дополнительного резерва
стабильности и устойчивости в случае значительных колебаний рыночных
процентных ставок (в приоритете предоставление банковских гарантий,
операции по покупке/продаже драгоценных металлов).
В соответствии с уставом органами управления АО
«БайкалИнвестБанк» являются: Общее собрание акционеров; Совет директоров
Банка; Председатель Правления и Правление Банка.
Высшим органом управления Банка является Общее собрание
акционеров. Общее руководство деятельностью Банка, за исключением
решения вопросов, отнесенных к компетенции Общего собрания акционеров,
осуществляет Совет директоров Банка. Совет директоров контролирует
30
деятельность исполнительных органов Банка и выполняет иные функции,
возложенные на него Федеральным законом «Об акционерных обществах» или
Уставом.
Правление Банка является коллегиальным исполнительным органом
Банка, подотчетным Совету директоров Банка и Общему собранию акционеров,
и действует на основании Устава, а также Положения о Правлении,
утверждаемого Советом директоров.
Единоличным исполнительным органом Банка, по решению Совета
директоров, является Председатель Правления Банка, осуществляющий
руководство текущей деятельностью Банка в соответствии с полномочиями,
предоставленными ему Уставом и Советом директоров Банка.
Система корпоративного управления АО «БайкалИнвестБанк»
представлена в приложении 2. Таким образом, организационная структура АО
«БайкалИнвестБанк» построена по линейно-функциональному принципу.
Источниками для проведения анализа показателей АО
«БайкалИнвестБанк» являются следующие документы:
- бухгалтерский баланс за 2015г., 2015г. (приложение 3, 4);
- отчет о финансовых результатах за 2015г., 2015г. (приложение 5, 6).
В таблице 1 рассмотрены основные показатели работы АО
«БайкалИнвестБанк».
Таблица 1
Основные экономические показатели деятельности
АО «БайкалИнвестБанк» за 2014г. - 2015г.
Показа
тель
Значение, млн. руб.
Изменение
(+,-)
Темп роста,
%
На
01.01.2015
На
01.01.2015
На
01.01.2016
2015/
2014
2016/
2015
2015/
2014
2016/
2015
Капитал
827,0
692,3
1 044,0
-134,7
351,7
83,7
150,8
Привлеченн
ые средства
клиентов
3 225,8
1 629,6
2 352,7
-1 596,2
723,1
50,5
144,4
Кредитные
вложения
4 152,1
2 700,0
3 328,2
-1 452,1
628,2
65,0
123,3
Операционн
ая прибыль
456,3
484,0
322,0
27,7
-162,0
106,1
66,5
Чистая
прибыль
111,8
-165,9
94,0
-277,7
259,9
-148,4
-56,7
31
По данным таблицы 1 можно сделать вывод:
- Большое внимание банк уделяет увеличению собственных средств
(капитала). Рост капитала оказывает положительное влияние на финансовую
устойчивость банка, определяет объем операций по всем основным видам
деятельности. Капитал банка за 2016г. увеличился на 351,7 млн. руб. или на
50,8% и достиг на 01.01.2017г. 1044,0 млн. руб. Источником роста капитала
послужили привлеченный субординирвоанный заем в сумме 244,6 млн. руб., а
также заработанная прибыль.
- На 01.01.2017г. в структуре привлеченных средств депозитам
физических лиц принадлежит 54,9%, доля средств на расчетных счетах
юридических лиц составляет 22,1%, доля депозитов корпоративных клиентов (с
учетом субординированных средств) – 23,1%.
- Основным видом активных операций банка является кредитование
предприятий различных видов деятельности и частных лиц. В структуре
кредитного портфеля на 01.01.2017г. основную долю (66,1%) занимают
кредиты, предоставленные корпоративным клиентам, кредиты физическим
лицам составляют 18,8%, МБК – 15,1%. Структура корпоративного кредитного
портфеля банка осталось хорошо сбалансированной по отраслям экономики.
- За 2016г. чистая прибыль банка составила 94,0 млн. руб. против 165,9
млн. руб. убытков 2015 года. Существенное влияние на финансовый результат
банка в 2016 году оказали мероприятия по улучшению кредитного портфеля. В
2016г. банком были реализованы проблемные активы в объеме 337 млн. руб.
Банк получил положительный финансовый результат от сделок, а
высвобожденные ресурсы были направлены на развитие бизнеса банка.
Наиболее распространенные показатели, характеризующие
эффективность работы банка, приведены в таблице 2.
За анализируемый период банк выполнил требования законодательства
о минимальном размере собственных средств (капитала) банка, а также
установленные обязательные нормативы. Нормативы достаточности капитала
банка с запасом превышают значения, установленные Банком России.
32
Таблица 2
Анализ обязательных нормативов АО «БайкалИнвестБанк»
за 2014г. - 2016г.
Показатель
Норма
тивное
значение
Значение
показателя
Изменение
(+,-)
2014г
2015г
2016г
2015/
2014
2016/
2015
Достаточность собственных
средств (капитала) банка (Н1),
%
10 – 11
копеек
11,1
16,1
14,6
5,0
-1,5
Норматив достаточности
основного капитала банка
(Н1.2)
5,5
11,1
16,1
14,6
5,0
-1,5
Норматив достаточности
собственных средств
(капитала) банка (норматив
Н1.0)
10,0
14,1
18,8
24,3
4,7
5,5
Показатель мгновенной
ликвидности банка (Н2), %
Не менее
15%
50,6
72,2
77,3
21,6
5,1
Показатель текущей
ликвидности банка (Н3), %
Не менее
50%
77,5
96,3
168,3
18,8
72,0
Показатель долгосрочной
ликвидности банка (Н4), %
Не более
120%
34,8
54,7
35,9
19,9
-18,8
Банк обладает существенным запасом мгновенной (Н2), текущей (Н3) и
долгосрочной ликвидности (Н4). Тенденция роста нормативов мгновенной и
текущей ликвидности обусловлена изменением ЦБ РФ методики расчета
минимальных (неснижаемых) остатков на счетах клиентов, корректирующих в
сторону уменьшения обязательства банка при расчете указанных нормативов.
Динамика нормативов максимального размера риска на одного заемщика или
группу связанных заемщиков (Н6), максимального размера крупных кредитных
рисков (Н7), совокупной величины риска по инсайдерам банка (Н10.1) не
является существенной. Значение норматива Н7 снизилось с начала года в
связи с ростом капитала банка.
По итогам деятельности банка за 2016г. не выполнены следующие
показатели:
- рентабельность капитала;
- уровень оценки показателей активов;
- уровень оценки показателей качества управления (таблица 3).
33
Таблица 3
Итоги деятельности АО «БайкалИнвестБанк» за 2016г.
Показатель
Установленный
лимит
Факт
Выполнение
показателя
Уровень рентабельности капитала
Не менее 35%
12%
Нет
Основные
объемные и
финансовые
показатели,
установленные
Стратегий
банка
(млн. руб.)
Доходные
активы (ср.дн.
объем)
2 450
2 467
Да
Средства
клиентов (ср.дн.
объем)
1 380
1 778
Да
- юридических
лиц
400
700
Да
- физических
лиц
980
1 078
Да
Операционная
прибыль
230
326
Да
Уровень
оценки
показателей в
соответствии с
2005-У
Капитала
Не ниже
«Хорошее»
Хорошее
Да
Активов
Удовлетво
рительное
Нет
Доходности
Хорошее
Да
Ликвидности
Хорошее
Да
Качества
управления
Удовлетво
рительное
Нет
По итогам 2016 года банк продемонстрировал высокие финансовые
результаты. Практически по всем бизнес-показателям, характеризующим
масштаб и эффективность операций банка, отмечена тенденция роста.
2.2. Анализ состава и структуры кадрового документооборота
организации, оценка качественного состояния кадрового
документооборота, используемых информационных баз и уровня
конфиденциальности по работе с персональными данными
В соответствии с рассмотренной методикой в первой главе работы
проведем анализ документооборота филиала АО «БайкалИнвестБанк».
На первом этапе анализа документооборота проведем анализ системы
документооборота кредитной организации.
Следует учитывать, что с внедрением технических средств в кредитной
организации, а также использованием локальных сетей за процесс оборота
34
одних и тех же документов могут отвечать несколько работников (фактически
работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией
в сети).
Основные подразделения, отвечающие за процесс движения
документооборота в филиале АО «БайкалИнвестБанк»:
- отдел управления персоналом;
- управление учета и отчетности (бухгалтерия);
- управление по работе с юридическими лицами;
- управление по работе с физическими лицами;
- служба внутреннего контроля.
Основные исполнители, отвечающие за процесс движения
документооборота в филиале АО «БайкалИнвестБанк»:
- руководитель отдела управления персоналом;
- главный бухгалтер;
- руководитель управления по работе с юридическими лицами;
- руководитель по работе с физическими лицами;
- начальник службы внутреннего контроля.
Ответственным сектором за документооборот является отдел
управления персоналом.
При организации документооборота в АО «БайкалИнвестБанк» решения
председателя правления банка играют важную роль в деятельности банка.
При анализе типологии принимаемых решений по степени личного
вклада председателя правления банка были определены следующие основные
группы:
1) детерминированные, т.е. решения, жестко предопределенные, на
содержании которых индивидуальные особенности руководителя практически
не сказываются (это решения, касающиеся гражданской обороны, техники
безопасности, санитарных норм и т.п. и заранее определенные вышестоящими
органами);
2) рутинные, стандартизованные решения, т.е. решения, касающиеся
35
выдачи очередной заработной платы, изменения режима работы в связи с
праздниками, проведения каких-либо ежегодных мероприятий и т.п. Зачастую
эти решения основаны «на прецеденте», т.е. они касаются выполнения
стандартизованных, обычных обязанностей. Но они не являются жестко
детерминированными, здесь уже может в той или иной мере проявляться стиль
управления, их содержание предполагает индивидуальный вклад субъекта
решения. Особенность этой группы заключается в том, что часть этих решений
руководителя могла быть принята на более низких уровнях кредитной
организации;
3) инициативные – реорганизационные решения, т.е. решения,
касающиеся технологических нововведений, изменения существующей
кредитной или управленческой системы и т.д. Принятие этих решений
свидетельствует об активности руководителя в управлении АО
«БайкалИнвестБанк», о его личном вкладе в ее развитие.
Основные типы решений филиала АО «БайкалИнвестБанк» и их
соотношение представлены в таблице 4.
Таблица 4
Основные типы решений АО «БайкалИнвестБанк»
и их соотношение за 2016г.
Вид решений
Доля решений, %
1. Детерминированные
6,9
2. Рутинные
91,1
3. Реорганизационные
2,0
Итого
100
По данным таблицы 4 можно сделать вывод, что основные типы
решений, которые принимает председатель правления АО «БайкалИнвестБанк»
являются рутинные, их доля составляет 91,1%.
По направленности управленческой деятельности все приказы
председателя правления банка условно можно разбить на следующие группы:
1) техника безопасности и гражданская оборона – детерминированные
решения, затрагивающие вопросы техники безопасности, правил работы,
гражданской обороны, пожарной безопасности и т. п.;
36
2) вопросы общего управления – назначение работников, их замещение,
другие вопросы управления;
3) режим труда – вопросы, касающиеся изменений рабочего режима,
вызванных какими-либо обстоятельствами;
4) оплата труда - установление форм и систем заработной платы для
отдельных работников (групп работников);
5) поощрение работников – объявление благодарности, выдача грамоты,
премии;
6) наказания работников – выговоры, взыскания, наказания работников
кредитной организации за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков
выполнения заданий и т. п.;
7) контроль – вопросы контроля, отчетности, соблюдения правил
работы;
8) персонал – кадровые, социально-бытовые вопросы, правила работы,
штатное расписание и т.п.
Количественное соотношение между данными типами решений
показано в таблице 5.
Таблица 5
Распределение решений по сферам управленческой деятельности
Филиала АО «БайкалИнвестБанк» и их соотношение за 2016г.
Сфера действия решений
Доля решений, %
1. Техника безопасности
20,9
2. Вопросы общего управления
19,1
3. Режим труда
6,9
4. Оплата труда
17,9
5. Поощрение работников
13,8
6. Наказание работников
7,7
7. Контроль работы подразделений
10,9
8. Вопросы, связанные с работой персонала
2,8
Итого
100
По данным таблицы 5 видно, что основную долю решений в
управленческой деятельности председателя правления банка занимают решения
по техники безопасности, вопросы общего управления и оплата труда
работников.