37
Далее проведем анализ протоколов совещаний при председателе
правления филиала АО «БайкалИнвестБанк» по содержанию, срокам
исполнения, а также по их распределению по уровням управления. При анализе
возможным стало разделить все решения, принимаемые на совещаниях, на 6
групп:
1) Кредитные отношения – организация работы с физическими и
юридическими лицами по выдаче кредитов и привлечению вкладов;
2) Вопросы организации по размещению инвестиций банка, изучение
рынка ценных бумаг.
3) Снабжение – решения, касающиеся проблемы своевременного
обеспечения материалами, оборудованием и т.п.
4) Коммуникации – вопросы связи с внешними организациями,
партнерами, заключения договоров, командировок, поездок и т.п.
5) Персонал – кадровые вопросы, решения по принятию-увольнению
работников, повышению их квалификации, социально-бытовые вопросы и т.п.
6) Организация и контроль работы всех подразделений – вопросы
общего управления, назначений, режима работы, реорганизации, а также
планирования.
Количественное соотношение между этими категориями представлено в
таблице 6.
Таблица 6
Распределение решений по сферам деятельности
филиала АО «БайкалИнвестБанк» и их соотношение за 2016г.
Сфера действия решений
Доля решений, %
1. Кредитные отношения
38,3
2. Вопросы организации по размещению инвестиций банка,
изучение рынка ценных бумаг
15,6
3. Снабжение
8,0
4. Коммуникации
12,1
5. Персонал
7,8
6. Организация и контроль работы
18,2
Итого
100
По данным таблицы 6 видно, что основную долю решений в
деятельности председателя правления банка занимают решения, касающиеся
38
кредитных отношений, вопросов по организации инвестиций банка, вопросы по
организации и контролю работы.
Существующая модель документооборота филиала АО
«БайкалИнвестБанк» представлена на рис. 3.
Рис. 3. Существующая модель документооборота
Филиала АО «БайкалИнвестБанк»
Далее произведем «внутреннее проектирование» системы
документооборота в кредитной организации на основе оптимизации
существующих взаимосвязей между подразделениями.
Критерием разбиения сформированной модели документооборота будут
служить виды обращающихся документов между подразделениями: входящие,
исходящие и внутренние.
Применяя вышеуказанные критерии разбиения сформированной модели
документооборота, сформируем структуру документооборота филиала АО
«БайкалИнвестБанк», где обращаются входящие документы. Данная структура
документооборота представлена на рис. 4.
Входящий
документ
Делопроизводитель,
секретарь
Регистрация
входящих
Руководители
Исполнители
Рассмотрение
(инициация)
Исполнение
Регистрация
внутренних
документов
Возникновение
версионности
документа
Согласо
вание
Утверждение
(подписание)
Регистрация
исходящих
документов
Исходящий
документ
Внешний
мир
Внешний контур
Внутренний контур
39
Рис. 4. Структура документооборота филиала АО
«БайкалИнвестБанк», где обращаются входящие документы
По данным рис. 4 видно, что входящие документы в зависимости от
субъекта поступают сразу в отдел либо через делопроизводителя в отделе
управления персоналом (секретаря председателя правления банка) передаются
в определенный отдел для решения вопроса. Так входящие документы от
потенциальных заемщиков, от заемщиков, клиентов банка (например, заявка на
кредит, запрос на выдачу справки, запрос на выдачу выписку по расчетному
счету и т.д.) сразу передаются кредитному инспектору в управлении по работе с
юридическими и физическими лицами. Входящие документы от работников
(заявление о приеме на работу, заявление об отпуске, заявление на выдачу
справки о заработной плате) передаются сразу в управление учета и отчетности
(бухгалтерия) либо в отдел управления персоналом. Входящий документ от
поставщиков (договор на поставку оборудования, канцелярских товаров;
Входящий
документ
от заемщиков /
клиентов
Управление по работе с юридическими лицами
Управление по работе с физическими лицами
Входящий
документ
от инвесторов
Служба внутреннего
контроля
Входящий
документ
от работников
Управление учета и отчетности (бухгалтерия)
Отдел управления персоналом
Входящий
документ
от поставщиков
Административно-хозяйственное управление
Делопроизводителю
в отделе
управления
персоналом либо
секретарю
председателя
правления банка
Входящий
документ
от акционеров
Управление учета и
отчетности (бухгалтерия)
Отдел управления
персоналом
40
коммерческие предложения) предоставляются сразу руководителю
административно-хозяйственного управления. Входящие документы, которые
поступают от инвесторов и акционеров предоставляются делопроизводителю в
отделе управления персоналом либо секретарю председателя правления банка.
Данные запросы от инвесторов и акционеров в обязательном порядке
регистрируются в журнале входящих документов.
Применяя вышеуказанные критерии разбиения сформированной модели
документооборота, сформируем структуру документооборота филиала АО
«БайкалИнвестБанк», где обращаются исходящие документы (рис. 5).
Рис. 5. Структура документооборота филиала АО
«БайкалИнвестБанк», где обращаются исходящие документы
По данным рис. 5 видно, что исходящие документы в зависимости от
контрагента, которому предоставляются данные документы, формирует и
предоставляет управление по работе с юридическими лицами, управление по
работе с физическими лицами, управление учета и отчетности (бухгалтерия),
отдел управления персоналом, административно-хозяйственное управление
секретарь председателя правления банка.
Применяя вышеуказанные критерии разбиения сформированной модели
документооборота, сформируем структуру документооборота филиала АО
Исходящий
документ
для заемщиков /
клиентов
Управление по работе с юридическими лицами
Управление по работе с физическими лицами
Исходящий документ
для инвесторов /
акционеров
Исходящий
документ
для работников
Управление учета и отчетности (бухгалтерия)
Отдел управления персоналом
Исходящий документ
для поставщиков
Административно-хозяйственное управление
Делопроизводитель в отделе управления
персоналом либо секретарь
председателя правления банка
41
«БайкалИнвестБанк», где обращаются внутренние документы (рис. 6).
Рис. 6. Схема движения документов между подразделениями
Филиала АО «БайкалИнвестБанк»
Организационные структуры крупных и даже средних кредитных
организаций достаточно громоздки, а, следовательно, схема документооборота
по движению внутренних документов будет очень сложна. В связи с этим
предлагается рассматривать общую схему оборота внутренних документов в
разрезе функций управления в кредитной организации. Предположим, что для
каждой пары должностных позиций известны функции управления.
Рассмотрим заданную группу функций и выделим по каждому типу
контакта только те взаимосвязи, причины возникновения которых входит
Согласовывает
документы
Подготавливает
документы
Утверждает документы
либо рассматривает
документы и передает их
Подготавливает
документы либо
передает готовые
документы
председателю
Общее собрание
участников
Совет директоров
банка
Председатель
правления банка
Управление по работе с
юридическими лицами
Управление учета и
отчетности (бухгалтерия)
Административно-
хозяйственное управление
Служба
внутреннего
контроля
Служба управления
рисками
Контролер
профессионального
участника РЦБ
Управление по работе с
физическими лицами
Отдел
управления
персоналом
Секретарь
Рассылает готовые
документы по
подразделениям
Все подразделения банка
взаимодействуют между собой
с помощью внутренней почты
для рассылки документов
Внешний аудитор
Ревизионная
комиссия
Служба внутреннего
аудита
Управление
учета и
отчетности
(бухгалтерия)
42
движение внутренних документов по рассматриваемой группе.
Предлагается рассматривать следующие общие функции управления:
1) снабжение банка в части оборудования, канцелярских товаров и т.д.;
2) организация и координация кредитных отношений;
3) движение документов по кадрам: приказы, штатное расписание и т.д.;
4) бухгалтерия передает документы в службу внутреннего аудита;
5) административно-хозяйственное управление взаимодействует со
службой внутреннего контроля (например, инвентаризация);
6) Контролер РЦБ взаимодействует со службой внутреннего контроля.
Чтобы выявить проблему совершенствования взаимодействия, надо
определить, как контактирует служба со службой при каждом из видов
документооборота. Для этого составляется карточка-анкета связей всех
подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры
организационных взаимодействий, для определения балов связей.
Данная карточка-анкета составляется по каждому типу контактов,
участвующих в процессе документооборота. Под «прямой связью» понимается
поток документов, передаваемых подразделением другой службе, под
«обратной связью» – документы, поступающие от службы в рассматриваемое
подразделение. Каждый отдел самостоятельно формулирует типы контактов,
указываемые в карточке-анкете. Кредитная организация также самостоятельно
может определить количество контактов «прямой» и «обратной» связей.
Каждый контакт между подразделениями оценивается на основе опроса
руководителей и конкретных исполнителей данных подразделений в баллах от
1 до 10. Балльная шкала может формироваться самой кредитной организаций, в
качестве примера предлагается следующая:
- систематические, налаженные связи – 7-10 баллов;
- периодические, слабо налаженные связи – 4-6 баллов;
- редкие, не налаженные связи – 1-3 балла.
Карточка-анкета связей между подразделениями филиала АО
«БайкалИнвестБанк» представлена в таблице 7.
43
Таблица 7
Карточка-анкета связей между подразделениями
Филиала АО «БайкалИнвестБанк» (оценка по баллам)
Тип контакта
Виды связей между
подразделениями по критерию
налаженности документооборота
Ито
го
Система
тические,
налаженн
ые связи
Периодичес
кие, слабо
налаженны
е связи
Редкие,
не нала
женные
связи
Прямая связь:
1. АХУ – Бухгалтерия
7
7
2. Управление по работе с юрид.
и физ. лицами - Бухгалтерия
9
9
3. Отдел управления персоналом
- Бухгалтерия
8
8
4. Бухгалтерия – Служба
внутреннего аудита
10
10
5. АХУ - Служба внутреннего
контроля
4
4
6. Контролер РЦБ - Служба
внутреннего контроля
3
3
Итого
34
4
3
41
Обратная связь:
1. Бухгалтерия - АХУ
6
6
2. Бухгалтерия - Управление по
работе с юрид. и физ. лицами
5
5
3. Бухгалтерия - Отдел
управления персоналом
4
4
4. Служба внутреннего аудита -
Бухгалтерия
7
7
5. Служба внутреннего контроля
- АХУ
3
3
6. Служба внутреннего контроля
– Контролер ЦБ
5
5
Итого
7
20
3
30
По данным таблицы 7 видно, что наиболее налаженные прямые связи
между отделом управления персоналом и бухгалтерией, а редкие, не
налаженные прямые связи между контролером профессионального участника
рынка ценных бумаг и службой внутреннего аудита. При этом следует
отметить, что обратная связь также налажена между отделом управления
персоналом и бухгалтерией. Достаточно редко присутствует обратная связь
между службой внутреннего аудита и административно-хозяйственным
управлением (АХУ).
После того, как каждому типу контакта присвоен балл, происходит их
44
суммирование по каждому виду связей. Принимая условие, что каждый тип
контактов может быть оценен максимум в 10 баллов, необходимо определить
максимально возможное количество баллов по каждому виду связей. Эта сумма
будет равна количеству типов контактов по каждому виду связей в
отдельности, умноженному на 10 баллов. После этого необходимо определить
вес каждой связи, отражающий организационную структуру по каждому типу
документооборота. Иначе говоря, определим долю фактически сложившихся
баллов карточки-анкеты в общей сумме баллов. Удельный вес каждой связи
между подразделениями в АО «БайкалИнвестБанк» представлен в таблице 8.
Таблица 8
Карточка-анкета связей между подразделениями
Филиала АО «БайкалИнвестБанк» (удельный вес)
Тип контакта
Виды связей между
подразделениями по критерию
налаженности документооборота
Ито
го
Система
тические,
налаженн
ые связи
Периоди
ческие,
слабо
Редкие,
не нала
женные
связи
Прямая связь:
1. АХУ – Бухгалтерия
17,1
17,1
2. Управление по работе с юрид. и
физ. лицами - Бухгалтерия
22,0
22,0
3. Отдел управления персоналом -
Бухгалтерия
19,5
19,5
4. Бухгалтерия – Служба
внутреннего аудита
24,4
24,4
5. АХУ - Служба внутреннего
контроля
9,8
9,8
6. Контролер РЦБ - Служба
внутреннего контроля
7,3
7,3
Итого
82,9
9,8
7,3
100
Обратная связь:
1. Бухгалтерия - АХУ
20,0
20,0
2. Бухгалтерия - Управление по
работе с юрид. и физ. лицами
16,7
16,7
3. Бухгалтерия - Отдел
управления персоналом
13,3
13,3
4. Служба внутреннего аудита -
Бухгалтерия
23,3
23,3
5. Служба внутреннего контроля -
АХУ
10,0
10,0
6. Служба внутреннего контроля -
Контролер РЦБ
16,7
16,7
Итого
23,3
66,7
10,0
100
45
Далее полученные значения веса каждой связи наносятся на
спроектированные схемы документооборота и выявляются наиболее
проблемные участки, тормозящие процедуру документооборота.
На втором этапе произведем анализ структуры документооборота АО
«БайкалИнвестБанк».
Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в
соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой
организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и
ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.
В таблице 9 представлена группировка документов по признаку
документационного обеспечения в АО «БайкалИнвестБанк».
Таблица 9
Группировка документов по признаку документационного
обеспечения в АО «БайкалИнвестБанк» за 2014г.-2016г.
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2014г.
1 385
3 208
5 124
9 717
2015г.
1 491
3 826
6 172
11 489
2016г.
1 795
4 776
7 483
14 054
По данным таблицы 9 видно, что документооборот АО
«БайкалИнвестБанк» с каждым годом увеличивается.
Произведем группировку документов АО «БайкалИнвестБанк» по
подразделениям.
Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению
выглядят следующим образом:
- для входящих и внутренних документов – какое подразделение будет
выполнять предписания по данному документу или лицу какого подразделения
адресован данный документ;
- для исходящих документов – каким подразделением или должностным
лицом составлен данный документ.
Группировка документов АО «БайкалИнвестБанк» по подразделениям
представлена в таблице 10.
46
Таблица 10
Группировка документов по АО «БайкалИнвестБанк»
по подразделениям за 2014г.-2016г.
Подразделение
Значение, шт.
Изменение (+,-)
2014г.
2015г.
2016г.
2015г./
2014
2016г./
2015г.
Управление по работе с
юридическими лицами
1 281
1 442
1 654
161
212
Управление по работе с
физическими лицами
1 073
1 221
1 562
148
341
Управление учета и
отчетности (бухгалтерия)
1 632
1 837
2 045
205
208
Административно-
хозяйственное управление
542
641
872
99
231
Служба внутреннего
контроля
673
825
970
152
145
Служба управления
рисками
712
905
1 174
193
269
Отдел управления
персоналом
1 723
1 975
2 289
252
314
Контролер
профессионального
участника РЦБ
478
654
763
176
109
Секретарь
425
508
626
83
118
Служба внутреннего аудита
621
728
961
107
233
Ревизионная комиссия
403
552
712
149
160
Внешний аудитор
154
201
426
47
225
Итого
9 717
11 489
14 054
1 772
2 565
По данным таблицы 9 видно, что документооборот АО
«БайкалИнвестБанк» в каждом подразделении увеличивается в связи с
открытием дополнительных офисов.
В АО «БайкалИнвестБанк» используется информационная база для
ведения кадрового учета. Система электронного оборота документов
основывается на базе пакета прикладного программного обеспечения
«Канцлер», работающего на платформе Lotus Domino/Notes. помощью такой
системы обеспечивается строгий регламент и формальный контроль движения
документации вне организации и внутри нее на основе коммуникационных и
информационных технологий.
Система электронного оборота документов способна не только
регистрировать определенные события и действия, но и поддерживать
непосредственно сами процессы работы над документацией.