27
сожалению, иногда происходят сбои, это может быть сбой программного
обеспечения, а может быть ошибочно делегированные полномочия отдельным
сотрудникам, тогда в базе данных бесследно теряются документы, меняется
содержание документов и отчетов и не всегда эти проблемы можно устранить с
помощью ИТ. отдела. Порядок в архиве позволит быстро найти нужные
документы и ускорить процесс восстановления или решения проблемы.
Система управления информационной безопасностью должна
соответствовать таким критериям, как:
- сумма потраченных средств на защиту должна быть меньше, чем
предполагаемый ущерб;
- защита эффективна тогда, когда с ней просто работать;
- в экстренных случаях должна просто отключаться;
- пользователи не должны иметь много привилегий для работы;
- специалисты, работающие с системой, должны полностью в ней
разбираться;
- те, кто разрабатывал систему, не должны входить в
числоконтролируемых.
Объекты защиты должны быть разделены на группы, чтобы при
нарушении одной не страдали остальные. Но при этом стоит помнить, что
защите подлежит вся система обработки информации, а не её отдельные части.
Следовательно, перед предприятием, которое стремится создать
эффективную среду по обработке информации и совершенствовании качества
управления, стоят следующие задачи:
Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной
информации путем формирования механизма документационного обеспечения
предприятия (ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации, в том числе верный выбор
программных продуктов.
Управление внутренней документацией содержит следующие
составляющие:
28
-выявление потребности в формировании документов;
- разработку документов;
- утверждение и введение в действие документов;
- регистрацию документов;
- формирование необходимого количества рабочих копий;
- обеспечение документами пользователей;
- хранение и обращение документов;
- анализ актуальности документов;
- внесение изменений в документы;
- отмену действия документов;
- хранение отмененных документов и уничтожение.
Правильное оформление документации – важная часть работы каждого
предприятия, и управляющая компания не является исключением. Поскольку
объем документооборота в компании обычно значительный, заниматься этим
должен квалифицированный сотрудник, который имеет соответствующее
образование и опыт работы в этой сфере. Например, это может быть:
- секретарь;
- делопроизводитель;
- деловод;
- помощник директора;
- администратор.
Независимо от названия должности функции у данного работника будут
аналогичные обязанности:
- прием и регистрация входящей корреспонденции;
- оформление и регистрация исходящих документов;
- ведение текущей документации компании (например, различных
журналов);
- подготовка документов к сдаче в архив;
- прием и регистрация заявок граждан;
- ведение деловой переписки и телефонных разговоров;
29
- подготовка и оформление внутренней документации компании.
1.3 Организация кадровой деятельности
Работа с различными видами кадровых документов является одной из
основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии.
Организация кадрового документооборота является достаточно важным и
ответственным моментом работы любой компании. Требования к
документообороту в кадровом учете подробно описаны в действующем
российском законодательстве ведь, например: административные записи в
документах покадровому учету имеют прямую взаимосвязь с начислением
заработной платы. Поэтому поддержание порядка в кадровом - учете одна из
важнейших обязанностей организации.
5
Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у
работодателя - юридического лица зависит от многих факторов: сферы
деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого
работодателя.
При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны
быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов
прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые
договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые
книжки - статьей 66, обязанность создать правила внутреннего трудового
распорядка - статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов
может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами,
например, Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ «О персональных
данных» или Постановлением Правительства Российской Федерации от
16.04.2003 г. N 225 «О трудовых книжках».
6
5
Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под
общ.ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 375 с.
6
Шеметов, П.В. Управленческие решения: технология, методы и инструменты: Учебное пособие по
специальности "Менеджмент организации" / П.В. Шеметов, В.В. Радионов, Л.Е. Чередникова, С.В. Петухова. -
М.: Омега-Л, 2013. - 398 c.
30
К документам, которые обязательно должны быть в наличии у
работодателя, можно отнести:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- трудовые договоры с работниками;
- штатное расписание;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- трудовые книжки работников;
- положение о защите персональных данных работников;
- инструкции по охране труда;
- книга учета движения трудовых книжек;
- другое.
Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе
установления трудовых отношений у работодателя может возникать
обязанность оформления иных документов, например, Свидетельства
государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на
работу впервые.
Организации могут оформлять кадровые документы как по
установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме - в
зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.
Практический опыт работы свидетельствует, что некоторые организации
недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и
требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует
отметить, что законодателем установлена ответственность за неправильное
документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении
трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового
документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а
31
также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной
ответственности (статья 419 ТК РФ).
Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации,
отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж
работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с
нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов.
Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо
предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
То есть если субъект предпринимательской деятельности, например, не
заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки,
нарушая тем самым трудовое законодательство, то следствием этого может
явиться ответственность в соответствии с КоАП РФ. Так, согласно статье 5.27
КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет
наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной
тысячи до пяти тысяч руб.; на юридических лиц - от тридцати тысяч до
пятидесяти тысяч руб. или административное приостановление деятельности на
срок до девяноста суток. А за нарушение законодательства о труде и об охране
труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному
наказанию за аналогичное административное правонарушение, наступает
ответственность в виде дисквалификации на срок от одного года до трех лет.
В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой
документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и
судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это
работодатель может быть привлечен как к административной ответственности
по статье 5.27 КоАП РФ, так и к материальной ответственности. В случае если
в результате допущенных работником ошибок (например, внесения в трудовую
книжку неправильной или не соответствующей законодательству
формулировки причины увольнения) работник лишился возможности
трудиться, то есть устроиться на новое место работы.
32
Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение
правил хранения, комплектования, учета или использования архивных
документов (к таким документам относится достаточно большое количество
кадровых документов - трудовые книжки, личные карточки работников,
приказы по личному составу и другое). Подобное правонарушение влечет
предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в
размере от ста до трехсот руб., а на должностных лиц - от трехсот до пятисот
руб.
Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение,
обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к
дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК
РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-
правовой, административной и уголовной ответственности в порядке,
установленном федеральными законами (статья 90 ТК РФ).
Итак, подведем небольшие итоги:
- существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны
быть в наличии у предприятия. Наличие этих документов прямо предусмотрено
ТК РФ и иными правовыми актами.
- за отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых
документов организация может быть привлечена к гражданско-правовой,
материальной, административной и даже уголовной ответственности в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Сегодня в связи с постоянной динамикой развития всех отраслей
хозяйственной деятельности и внедрением новых технологий многие
организации прибегают к использованию различных систем автоматического,
компьютерного программирования кадрового документооборота. Эти системы
обладают рядом преимуществ, которые естественно привлекают внимание со
стороны представителей организаций, особенно предприятий с большой
численностью штата. Перечислим некоторые из этих преимуществ:
- поддержка неограниченного количества состояний документов;
33
- гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого
состояния;
- возможность задания маршрута движения документов;
- справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц;
- система оповещений о поступивших на подпись приказах;
- e - mail рассылка оповещений об этапах прохождения и согласования
документов;
- поддержка индивидуальных и групповых приказов;
- разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до
каждого атрибута;
- наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов;
- наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в
MsOffice или OpenOffice;
- полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям;
- и многое другое.
34
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ КГБУ
«КАЗАЧИНСКОЕ ЛЕСНИЧЕСТВО»
2.1 Анализ деятельности предприятия
КГБУ «Казачинское лесничество» существует в течение 70 лет.
«Казачинский лесхоз» был организован в соответствии с постановлением СМ
СССР от 04 апреля 1947 года. И начал свою деятельность с 01 октября 1947
года. В результате ряда преобразований за годы работы «Казачинский лесхоз»
имел разные организационно-правовые формы. И с 13 января 2015 года
организации присвоен статус «Краевое государственное бюджетное
учреждение» по Распоряжению правительства Красноярского края от 16
декабря 2014 года №1004.
Юридический и фактический адрес: 663100, Красноярский край,
Казачинский район, Казачинское с., Лыкова ул., 42. Организации был присвоен
ОГРН 1022401274367 и выдан ИНН 2417000649. Основным видом
деятельности является предоставление услуг в области лесоводства и
лесозаготовок. Организацию возглавляет Вильчик Николай Викторович.
Основной вид деятельности 02.40 - предоставление услуг в области
лесоводства и лесозаготовок.
Дополнительные виды деятельности:
- 02.10 - лесоводство и прочая лесохозяйственная деятельность;
- 84.11 - деятельность органов государственного управления и местного
самоуправления по вопросам общего характера.
Организационная структура предприятия направлена, прежде всего, на
установление чётких взаимосвязей между отдельными её подразделениями,
распределение между ними прав и ответственности, определяет её состав и
систему подчинения в общей иерархии управления организацией.
35
Рисунок 1. Организационная структура КГБУ «Казачинское
лесничество»
В организационной структуре предприятия положительным образом
характеризуется четкая система управления-подчинения на предприятии, а
также управляемость и адаптивность системы управления предприятием к
изменениям внешних условий хозяйствования. Кроме того, положительно
характеризует организационную структуру предприятия четкое определение
ответственных зон и обязанностей работников. Негативными аспектами
сформированной на предприятии организации управления являются:
множественность уровней согласования управленческих решений; малая
информативность персонала в отношении целей и задач деятельности
предприятия; возможное дублирование функций ввиду информационной
изоляции; несогласованность действий подразделений.
Директор
Заместитель директора
Главныйбухг
алтер
Отдел
лесопользования
и проектирования
лесных участков
Отдел
охраны
изащиты
леса
Отдел
лесовосстан
овления
Отдел
Региональн
ый пункт
диспетчерск
ого
управления
Отдел экономики и
планирования
Отдел
организационного
обеспечения и
кадров
Отдел
административного
хозяйства
36
Штатный состав предприятия определяются Штатным расписанием
предприятия.
Функции, права и обязанности работников предприятия определены и
регламентированы трудовым договором и должностной инструкцией.
Важнейшим аспектом системы управления предприятием является
система мотивации персонала, которая регламентирована трудовым договором
и Положением об оплате труда и премировании.
Принципом построения организационной структуры является выделение
основных направлений деятельности компании, распределение полномочий и
ответственности.
Главной целью деятельности является сохранение и создание на
закрепленной территории высокопродуктивных, качественных, биологически
устойчивых, оптимального видового и возрастного состава лесов и лесной
фауны, отвечающих высоким экологическим, социальным и экономическим
потребностям общества и государства.
Основные направления и виды деятельности лесхоза:
- лесохозяйственная включает организацию ведения лесного хозяйства,
направленную на эффективное использование лесных ресурсов, защиту, охрану
и воспроизводство лесов, сохранение и создание на закрепленной территории
высокопродуктивных, биологически устойчивых лесов и лесной фауны,
деятельность которой осуществляется за счет бюджетных средств и
поступлений от лесохозяйственной деятельности;
- коммерческая (хозрасчетная) включает разработку лесосечного фонда,
производство продукции деревообработки, вывозку древесины из леса на
промышленные склады или другие склады потребителей, для удовлетворения
потребностей внутреннего и внешнего рынков, а также развитие побочного
лесопользования и заготовка второстепенных лесных ресурсов.
Основные показатели деятельности за 2017 год представим в таблице 1.