24
Рисунок 1. Человеческие ресурсы в организации
В современных условиях ускорения научно-технического прогресса,
информатизации и интеллектуализации бизнеса возрастает значимость
качественных характеристик, которые выражают сущностные свойства и
способности работников как личностей: их знания, умения и навыки, ценности,
потребности, нравственные качества.
Качественные характеристики персонала можно подразделить на три
основные группы
32
:
- психофизиологические;
- квалификационные;
- личностные.
Это побуждает работников к развитию своих способностей,
интенсивному, продуктивному и творческому труду.
статей по итогам Научно-практической конференции «Инновационный потенциал российского бизнеса» -
Воронеж, 2011/
32
Шапиро С.А. Инновационные подходы к процессу управления персоналом организации. Монография. М.:
РХТУ им.Д.И. Менделеева, 2011.
25
Для формирования эффективной системы управления персоналом
изучают поведение человека в экономической системе, выявляют факторы,
влияющие на его производительность и качество труда, деловую активность и
творчество. Совокупность средств воздействия на экономическое поведение
людей определяет основу механизма управления.
Исторически в управленческой науке сформировались два подхода к
формированию механизма управления: рационалистической и поведенческой.
Такое деление в известной мере условно, так как на практике механизм
управления персоналом опирается на разумное сочетание методов формального
и неформального управления, на согласование средств воздействия на уровне
работника как индивида, группы, коллектива организации в целом.
Важнейшей функцией службы управления персоналом является
понимание и реализация в кадровой политике общих замыслов руководства по
развитию предприятия – рисунок 2. Стратегия управления персоналом
базируется на том, что организация – это очень сложные социально-
технические системы, на функционирование которых воздействуют
многочисленные и разнообразные факторы. Люди, работающие в организациях
и с организациями – это главный фактор, учет которого требует не только
научного подхода, но и искусства по использованию в конкретных ситуациях.
Стратегия управления персоналом включает в себя следующие
элементы
33
:
- планирование ресурсов;
- набор персонала;
- отбор кандидатов на рабочее место;
- определение заработной платы, льгот, форм нематериального
стимулирования;
- обучение: разработка и реализация специальных программ
обучения трудовым навыкам;
33
Шапиро С.А. Корпоративное обучение как фактор повышения трудового потенциала работников
организации. М.: Ученые записки РАП, ХХVIII, 2011/.
26
- оценка трудовой деятельности;
- повышение, понижение, перевод, увольнение;
- подготовка руководящих кадров.
Рисунок 2. Истоки активности человека в трудовой
деятельности
Организация управления персоналом занимает особое место в работе
менеджеров. Конкретная ответственность за общее руководство людскими
ресурсами на крупных современных предприятиях возложена на
профессионально подготовленных работников отделов кадров.
Целеполагание системы управления персоналом представляет единство
двух групп целей: экономических и социальных – рисунок 3
34
.
34
Шапиро С.А. Методы определения и инновационные пути покрытия потребности в персонале. М.:
Путеводитель предпринимателя, Выпуск X, РАП, 2011.
27
Рисунок 3. Система управления человеческими ресурсами
Цель кадрового планирования заключается в том, чтобы обеспечить
предоставление людям рабочих мест в нужный момент времени, в
необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями
людей и требованиями производства
35
.
Кадровая политика организации, выражается в системе кадровых
мероприятий и кадровых программ. Они, как было показано выше, зависят от
различных факторов, к которым относятся и собственно организационные
факторы.
35
Шапиро С.А. Маркетинговая стратегия управления человеческими ресурсами М.: Ученые записки РАП,
Выпуск ХХVII, 2011.
28
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на
примере организации ООО «Адривер»
2.1. Анализ деятельности предприятия ООО «Адривер»
ООО «Адривер» зарегистрировано 26 июня 2004 года по адресу 196143,
г. Санкт-Петербург, ул. Ленсовета, д. 63, литер А. офис 18. В соответствии с
данными Росстата, главным направлением операционной деятельности
компании является "Трудоустройство и подбор персонала".
В компании трудится 7 сотрудников – рис. 4.
Рисунок 4. Анализ кадрового состава в ООО «Адривер» в 2016
году
При подборе специалистов в компанию ООО «Адривер» большое
внимание уделяется навыкам и умениям работника, а также его
квалификационным характеристикам, конечно, не мало важен и стаж работы
сотрудника. При приеме на работу в среднем стаж составляет 5 лет. Средний
стаж сотрудников ООО «Адривер» составляет более 10 лет. На рисунке 5
показан трудовой стаж персонала, который имеют сотрудники ООО
14%
29%
43%
14%
директор филиала
связь с общественностью
менеджер по работе с
клиентами
офис-менеджер
29
«Адривер». Так, 5 человек работают уже более 10 лет, 1 человек имеет стаж 5-
10 лет и 1 человек – 3-5 лет.
Рисунок 5. Анализ трудового стажа персонала ООО «Адривер»
в 2016 году
При анализе пола, возраста и образования было выявлено, что в
новосибирском филиале работает 100% женщин, средний возраст которых
составляет 30 лет, и все сотрудники имеют высшее образование в сфере
управления персоналом.
Исходя из полученных данных, можно сделать выводы о тенденциях в
динамике кадрового состава ООО «Адривер», предположив природу этих
тенденций. В компании ООО «Адривер» в среднем работают женщины 30 лет с
высшим образованием, имеющие трудовой стаж более 10 лет. Такая динамика
наблюдается по причине того, что специалисты работают с клиентами,
набирают клиентскую базу, расширяют ее. При работе с людьми необходим
опыт общения, сюда входит умение убеждать, терпимость, умение быстро
72%
14%
14%
более 10 лет
5-10 лет
3-5 лет
30
находить выход из сложных ситуаций и отвечать на трудные вопросы клиентов.
Все это приобретается со временем, поэтому человек, не имеющий большого
стажа, просто не сможет работать в сфере HR.
В компании ООО «Адривер» линейно-функциональный тип
организационной структуры (рисунок 6).
Рисунок 6. Организационная структура ООО «Адривер»
Существуют некоторые недостатки линейной структуры управления,
такие как:
a) отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического
планирования;
b) тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при
решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
c) тенденция к формализации оценки эффективности и качества
работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и
разобщенности;
d) перегрузка управленцев верхнего уровня;
Головной офис (Отдел
кадров, главный
бухгалтер, директор )
Директор филиала
Офис-
менеджер
Менеджер по
маркетингу и
PR
Специалист по
связям с
общественность
ю
Ведущий
менеджер по
работе с
клиентами
Менеджер по
работе с
клиентами
Менеджер по
работе с
клиентами
31
e) повышенная зависимость результатов работы организации от
квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
Но, несмотря на недостатки структуры, такой тип управления вполне
рационален для данного предприятия, так как здесь четко прослеживается
обратная связь между начальником и подчиненными, присутствует ясная
система единоначалия, из чего исходит быстрая и прямая реакция работников
на поставленные задачи руководителя, ну и, конечно, четко обозначена
ответственность за исполнительскую деятельность
36
.
2.2. Кадровый документооборот в организации ООО «Адривер»
Функционирование и формирование документопотока ООО
«Адривер» имеет свои особенности, обусловленные факторами деятельности
организации, сложившимися традициями организационной структуры,
специфическими чертами закрытого акционерного общества. Однако
деятельность службы персонала ООО «Адривер» регламентируется и
регулируется нормативными актами РФ, кадровая документация также
оформляется в соответствии с рекомендациями нормативно-методических
указаний, утвержденных и действующих на всей территории нашей страны,
а также согласно собственному положению об организации
документооборота. Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в
службе персонала ООО «Адривер» используются унифицированные формы
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в числе
которых:
- № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
- № Т-2 "Личная карточка работника";
- № Т-3 "Штатное расписание";
- № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую
работу";
36
Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP. Разработка динамических веб-
приложений - Москва: Изд-во Символ-Плюс, 2009. С. 78.
32
- № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику";
- № Т-7 "График отпусков";
- № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении)";
- № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку".
В перечень документов, функционирующих в системе службы
персонала ООО «Адривер», входят такие, как:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка);
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и
вкладышей к ним;
- Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к
ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №
6978);
- Положение об оплате труда;
- Положение об аттестации работников;
- График отпусков;
- Трудовой договор;
- Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со
штатным расписанием;
- Приказы о приеме на работу;
- Приказы о переводе на другую работу;
- Приказы об увольнении;
- Приказы о предоставлении отпусков;
- Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения
заработной платы;
- Личная карточка работника (форма Т-2);
33
- Трудовая книжка.
Из представленного перечня кадровых документов, входящих в
систему документации службы персонала ООО «Адривер» видно, что
документы, представленные в нем, являются, во-первых, минимально
необходимыми для ведения кадрового делопроизводства, во-вторых,
обусловлены спецификой деятельности ООО «Адривер», в-третьих, связаны
с текучестью кадров в организации.
Так, актуальным для ООО «Адривер» является взаимодействие со
Службой занятости в связи с постоянным наличием вакантных мест.
Отсутствие утвержденной номенклатуры дел службы персонала, на
наш взгляд, определяется тенденцией минимизации документопотока,
стремлением руководства организации и директора по персоналу в том
числе сократить до минимально необходимого перечень оформляемых и
хранящихся в отделе документов.
Профессиональная деятельность работников ООО «Адривер»
определяется и такими документами системы кадровой документации, как
табель учета рабочего времени и график сменности.
Табель учета рабочего времени является еще одним документом
взаимодействия службы персонала и бухгалтерии, он создается в
автоматизированной системе и применяется для учета времени, фактически
отработанного и (или) неотработанного каждым работником ООО
«Адривер», для контроля за соблюдением работниками установленного
режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени,
расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности
по труду.
В табеле учета рабочего времени делаются обязательные отметки о
неявках на работу, причинах неявок на работу, работе в режиме неполного
рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности
рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной
продолжительности рабочего времени и др.