34
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников ООО «Адривер». В
обязанности менеджеров службы персонала входит ведение, учет и хранение
трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранятся трудовые книжки в
специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки
расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках
хранятся невостребованные книжки сотрудников, уволенных с работы.
Личные дела хранятся в помещении, относящемся к службе персонала, в
специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в
алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).
Личные дела хранятся и архивируются в службе персонала, что
обусловлено отсутствием в ООО «Адривер» отдельного помещения и
службы архивного хранения. Основой для формирования дел, их
группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и
составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
является перечень необходимых документов. Обратим особое внимание на
документы кадровой службы, входящие в перечень согласно специфике
деятельности ООО «Адривер».
2.3. Система электронного документооборота ООО «Адривер»
На предприятии установлена локальная сеть (рисунок 7) с
пропускной способностью 10 и 100 мега-бит, исполненной как на витой паре,
так и на коаксиальном кабеле.
Сервер локальной сети ООО «Адривер»: Используются сетевая ОС -
Solaris 10. Клиенты сети - Microsoft Windows XP SP 3.
Сервер SQL: 2* Intel Xeon -3 ГГц, L2-K3in - 2Mb, частота системной
шины - 800 МГц / RAM 2 ГБ с возможностью расширения до 4 ГБ, DDR2
SDRAM DIMM (PC3200)/ HDD 6*300Gb 15000 об/мин, Ultra 320 SCSI HDD;
ОС: Solaris 10; БД: Sun Fire E6900 Racked Server.
В сети, построенной по топологии типа "звезда" каждая рабочая
станция подсоединяется кабелем (витой парой) к концентратору или хабу
35
(hub). Концентратор обеспечивает параллельное соединение ПК и, таким
образом, все компьютеры, подключенные к сети, могут общаться друг с
другом. На рисунке 6 представлено логическое представление топологии типа
"звезда".
Рисунок 7. Топология локальной сети ООО «Адривер»
Данные от передающей станции сети передаются через хаб по всем
линиям связи всем ПК. Информация поступает на все рабочие станции, но
принимается только теми станциями, которым она предназначается. Так
как передача сигналов в топологии физическая звезда является
широковещательной, т.е. сигналы от ПК распространяются одновременно
во все направления, то логическая топология данной локальной сети является
логической шиной.
Преимущества сетей топологии звезда:
• легко подключить новый ПК;
• имеется возможность централизованного управления;
• сеть устойчива к неисправностям отдельных ПК и к разрывам
соединения отдельных ПК.
36
Недостатки сетей топологии звезда:
• отказ хаба влияет на работу всей сети;
• большой расход кабеля;
Информационные потоки — это физическое перемещение информации
от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения
к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не
рассматривается в качестве информационных потоков.
Система информационных потоков — совокупность физических
перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо
процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система
информационных потоков — это сумма потоков информации, которая
позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу
организации.
Сегодня отлаженное делопроизводство и документооборота на
предприятиях любой сферы деятельности стали неотъемлемой частью
эффективной работы. А потому слова "конкурентоспособный" и
"эффективный" стали синонимами.
К сожалению, на сегодняшний день, в ООО «Адривер» отсутствует
автоматизированная система документооборота и все документы между
сотрудниками и клиентами в различных формах и форматах передаются в
рамках файловой системы локальной сети или по электронной почте.
В последнее время используются социальные сети Вконтакте,
Одноклассники. Все это говорит о существенно низком уровне организации
документооборота в ООО «Адривер» с очень большими рисками потери,
несанкционированного доступа и прочих проблем в сфере обращения с
документами.
37
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ООО
«Адривер»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота
организации ООО «Адривер»
Внедрение систем автоматизации документооборота в ООО «Адривер»,
как и в других предприятиях сферы услуг, позволит сделать работу
консультантов более эффективной. Это происходит в первую очередь за счет
того, что уменьшается продолжительность времени, затрачиваемого на
выполнение некоторых операций. Например, поиска и форматирования резюме,
размещения его на сайте кадрового агентства, отправка работодателю и др.
Посредствам системы автоматизации документооборота происходит
формализация процессов в агентстве, разработка одинаковых для
консультантов стандартов качества, а также информирование руководителя о
текущем состоянии любого из проектов. Все это в итоге способствует
повышению управляемости ООО «Адривер» и всех бизнес-процессов ООО
«Адривер».
Вопросы, которые сегодня актуальны для кадрового агентства ООО
«Адривер» - это:
- Ведение клиентской базы, истории взаимодействия с клиентами,
планирование такого взаимодействия в будущем.
- Введение в должность нового сотрудника либо замена сотрудника.
- Огромное количество работы, связанной с резюме каждого кандидата.
- Планирование объемов работы для каждого консультанта, объективная
оценка их деятельности.
- Объективное отношение к работе кадрового агентства.
- Неудобство работы с бумажными документами.
Благодаря внедрению систем в ООО «Адривер» все эти задачи могут
быть с легкостью решены.
Автоматизированная система ООО «Адривер» помогает также в
38
организации работы агентства, у которого имеются филиалы. В течение
нескольких минут в центральный офис поступает вся необходимая информация
по каждому из филиалов.
Существенным преимуществом описываемой системы является защита
данных, которые перемещаются по каналам связи зашифрованными. Также
каждый электронный документ удостоверяется электронной подписью,
идентифицирующей его автора. Несмотря на то, что база данных одинакова для
всех сотрудников, каждый из них может видеть лишь те документы, которые
нужны ему для работы.
Помимо перечисленных возможностей внедрение систем автоматизации
в кадровых агентствах позволит:
1) Вести информацию о клиенте и историю взаимодействия с ним в
электронном виде.
Все это безусловно поможет в дальнейшем для планирования нового
сотрудничества. В системе можно предусмотреть возможность календарного
планирования, что позволяет помнить о звонке или запланированной встрече.
Существенно упрощает работу с документами встроенная система,
позволяющая генерировать документы по шаблонам. С ее помощью договоры,
акты, заявки и иные документы создаются автоматически, также в них
подставляются и необходимые реквизиты. Предусмотрена возможность
отдельного формата документов для каждого клиента.
2) Вводить нового сотрудника в должность без лишних сложностей.
При внедрении системы автоматизации документооборота процесс
введения сотрудника в должность существенно упрощается, т. к. все сведения,
связанные с деятельностью агентства, фиксируются в системе, в том числе и
ситуация, которая складывается на месте работы.
Сотрудник получает доступ к необходимым данным, а также возможность
совершения действий в системе на основе своих должностных полномочий. Вся
информация, касающаяся вакансий, кандидатов, собеседований и др. находится
на рабочем месте консультанта. Поэтому, если возникает необходимость
39
передать дела другому сотруднику, то такая передача осуществляется сменой
сотрудника на должности.
3) Осуществлять ежедневную работу с вакансиями и резюме.
Системой автоматизации документооборота предлагается несколько
средств, позволяющих уменьшить объемы работы, связанной с классификацией
резюме. Во-первых, можно переложить на кандидатов часть такой работы. При
заполнении резюме ими может быть использована специальная веб-форма,
данные которой попадают затем в систему. Во-вторых, упрощенный поиск
кандидатов на определенную вакансию. Он может происходить либо по полям
в резюме, либо по тем файлам, которые в него вложены. Вы сможете сохранить
свой запрос и использовать его при поиске в будущем.
Помимо этого посредствам системы на специализированных сайтах
происходит автоматическая публикация о вакансиях, что существенно
экономит время сотрудника.
Таким образом, очевидны преимущества внедрения электронного
документооборота в ООО «Адривер» перед бумажным. Автоматизированная
система поможет сделать их доступнее, лучше обеспечивает сохранность.
Также с ее помощью можно будет следить за статусом выставленных счетов,
подписания, получения или отправки бумажных документов.
Одной из дополнительных возможностей данной системы является
контроль над своевременным исполнением сотрудниками своих обязанностей.
Так, если истек срок, отведенный для работы с документом,
автоматизированная система оповещает соответствующего сотрудника об этом.
Если сообщение игнорируется, то оно направляется руководителю.
Таким образом, внедрение системы автоматизации документооборота в
ООО «Адривер» – это необходимое условие для перехода на более
качественный уровень управления бизнес-процессами швейного производства.
В настоящее время существует множество СЭД
37
. Написаны они для
37
Основы информационной безопасности: учебное пособие для студ. вузов, обуч. по спец. в области информ.
безопасности: [теория и практика] / авт.: Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.—М.:
Горячая линия-Телеком, 2006. С. 79.
40
множества современных платформ: Microsoft Windows, Unix-подобных, BSD.
Имеют различные виды клиентских приложений от крупных и мелких
клиентов, также написанных в нескольких различных вариациях под те же
платформы до веб-клиентов, поддерживающих «правильную»
кроссплатформенность. Но у всех существующих СЭД имеется
существенный недостаток, который не позволяет выйти электронному
документообороту на глобальный уровень. Недостаток заключается в том, что
компании не имеют возможности оперативно обмениваться между собой
различными документами в электронном виде. Решение этой проблемы
определенно выведет электронный документооборот на качественно новый
уровень.
Решение заключается в создании единой СЭД, организованной по
принципу вебсайта. Организация СЭД в виде веб-приложения имеет ряд
преимуществ, присущих всем веб-приложениям
38
:
— кроссплатформенность;
— глобальный доступ;
— централизованное администрирование;
— высокая степень защищенности от сбоев.
Кроме того, компании, используя такие глобальные СЭД, получают
большие организационные и экономические преимущества:
— отсутствие необходимости в квалифицированных специалистах для
развертывания и поддержки сложных и громоздких СЭД на рабочих станциях;
— отсутствие необходимости дорогостоящего оборудования и
программного обеспечения для функционирования серверных частей;
Архитектуру веб-ориентированной СЭД можно разделить на три
функциональных блока:
— Центральное веб-сервер.
— Сервер баз данных;
38
СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 22.05.2016)
41
— Клиентское приложение (веб-браузер).
Центральное веб-сервер является сердцем системы и реализует логику
работы, механизмы аутентификации, разграничения прав доступа,
резервирование данных, правила работы с СУБД и файлами. Сервер баз
данных осуществляет хранение, резервирование, в определенной мере контроль
доступа, защиту данных.
Архитектура одного из вариантов СЭД показана на рисунке 8.
Рисунок 8. Архитектура одного из вариантов СЭД
39
Для построения такой архитектуры можно выбрать несколько подходов
и средств
40
. Подход 1. Использование популярного средства создания веб-
приложений скриптового языка PHP, технологии AJAX, СУБД MySQL и веб-
сервера Apache.
Из преимуществ языка PHP (англ. PHP: Hypertext Preprocessor — «PHP:
препроцессор гипертекста» — язык программирования, созданный
для генерирования HTML-страниц на веб-сервере и работы с базами данных)
следует выделить следующие:
— автоматическое извлечение POST(В этом типе запроса параметры
помещаются в тело HTTP-запроса, а размер передаваемых данных в байтах
указывается в заголовке Content-Length) и GET-параметров (GET-запрос —
39
Исследование российских СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2886/. (дата обращения: 22.05.2016)
40
Российский рынок СЭД/ECM [Электронный ресурс] / TAdviser. — Режим доступа :
http://www.tadviser.ru/index.php/Статья :СЭД_(рынок_России) (дата обращения : 17.12.2014).
42
это самый распространенный вид HTTP-запроса. При помощи него
происходит запрос браузером любого файла веб-сервера, а также переменных
окружения веб-сервера в предопределённые массивы что это?;
— взаимодействие с большим количеством различных систем
управления базами данных (MySQL, MySQLi, SQLite, PostgreSQL, Oracle
(OCI8), Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase, ODBC, mSQL, IBM DB2,
Cloudscape и Apache Derby, Informix, Ovrimos SQL, Lotus Notes, DB++, DBM,
dBase, DBX, FrontBase, FilePro, Ingres II, SESAM, Firebird /InterBase, Paradox
File Access, MaxDB, Интерфейс PDO);
— широкие возможности использования Объектно-ориентированного
программирования
— (начиная с версии PHP5)
— наличие фреймворков, облегчающих разработку крупномасштабного
веб-приложения, такого как глобальная СЭД.
— кроссплатформенность.
Выбор СУБД и веб-сервера не является однозначным в данном вопросе,
но наиболее предпочтительно использовать связку MySQL - Apache, так как
этим средствам схожи общие преимущества, а именно надежность, гибкость,
высокий уровень безопасности, быстродействие, масштабируемость.
Подход 2. Использование технологии Microsoft ASP.NET и
фреймворка ASP.NET MVC Framework.
ASP.NET является объединенной платформой веб-приложений,
обеспечивающей выполнение служб, необходимых для сборки и
развертывания веб-приложений на уровне предприятий. ASP.NET
предоставляет новую модель и инфраструктуру программирования для
создания более защищенных, масштабируемых и устойчивых в работе
приложений, предназначенных для любых средств просмотра или устройств.
ASP.NET является частью платформы Microsoft .NET Framework,
компьютерной среды, упрощающей разработку приложений для
исключительно разветвленной среды Интернета. .NET Framework включает
43
среду CLR, которая обеспечивает выполнение основных служб, например
управления памятью, управления потоками, защиты кода программ. Среда
также включает библиотеку классов .NET Framework, которая представляет
обширное объектно-ориентированное собрание типов, используемых
разработчиками для создания приложений. ASP.NET предлагает следующие
возможности
41
:
— Управляемость. ASP.NET использует текстовую иерархическую
систему конфигурации, упрощающую применение параметров к среде сервера
и веб-приложений. Поскольку сведения о конфигурации сохраняются в виде
простого текста, новые параметры могут применяться без помощи
локальных средств администрирования. Все изменения файлов конфигурации
распознаются автоматически и применяются к приложению.
Безопасность. ASP.NET предоставляет стандартные схемы авторизации
и проверки подлинности для веб-приложений. Разработчики могут без
труда добавлять, удалять или изменять данные схемы в зависимости от
требований приложения.
Простота развертывания. Приложение ASP.NET развертывается на
сервере простым копированием необходимых файлов на сервер. Перезапуск
сервера не требуется даже для развертывания и замены выполняющегося
скомпилированного кода.
Повышенная производительность. ASP.NET является
скомпилированным кодом, выполняющимся на сервере. Возможности раннего
связывания, компиляции по требованию JIT (just-in-time), оптимизации кода
для выполнения на конкретном компьютере и кэширования служб позволяют
повысить производительность страниц ASP.NET по сравнению с
производительностью обычных страниц ASP.
Гибкое выходное кэширование. В ASP.NET возможно кэширование
данных страницы, частей страницы или целых страниц, в зависимости от
41
Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP. Разработка динамических веб-
приложений - Москва: Изд-во Символ-Плюс, 2009. С. 76.