24
правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет наличие
юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового
договора, т.е. этот документ является распорядительным. С другой стороны,
такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного
учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и
отчетных кадровых документов. Следовательно, любой приказ по личному
составу как вид документа может быть отнесен одновременно не только к
Унифицированной системе организационно-распорядительной документации
(УСОРД), но и к унифицированным формам первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность
многих документов по личному составу имеет объективный характер,
подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для
кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному
содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью
указанных систем документации.
Основная часть документов, оформляющих отношения работников,
вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации в
разделе учета труда и его оплаты, утвержденных в 2004 г. (Приложение 1).
Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых
комплексов был разграничен еще в конце 1970-х годов, но иногда документы
все же дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на
другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-
распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому
приведенный в Приложении перечень документов дополняется более ранними
по времени выпуска формами из унифицированной системы организационно-
распорядительной документации
25
.
6. Учетная документация
25
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ООО
«Журнал «Управление персоналом», - 2012. – С. 60
25
Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию
персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных
данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении
необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных
данных работников комплекс первичной учетной документации можно
разделить на две подгруппы: первичные и вторичные учетные документы.
Первичные учетные документы содержат исходную информацию и
заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан и
включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному
листку по учету кадров, экранные входные формы автоматизированных
информационных систем, шаблон которых заполняется на дисплее. К таким
учетным документам относится также личная карточка унифицированной
формы N Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу
входят традиционные и электронные документы-корректировки для внесения
текущих изменений в массив учетных данных. Сюда же входят различные
формы специализированных анкет и карточек
26
.
Производные учетные формы носят ярко выраженный характер и в
информационном отношении базируются на исходной информации первичных
учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов
заключается в обеспечении полной и динамичной информацией всех
направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и
отчетной работы по кадрам. Информационные показатели во вторичных
учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением
учетного документа или запроса. В автоматизированном режиме на их основе
могут производиться необходимые расчеты, составляться графики и т.п. В
подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка
унифицированных форм N Т-2 и N Т-2ГС, если на работника заведено личное
26
Митрофанова Е. Положение об оплате труда на малом предприятии – шаг к привлечению
высококвалифицированного персонала. // Кадровик. 2015. - № 8. - С. 28
26
дело, учетная карточка научного работника, специализированные карточки
персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму
традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся
журнальные формы регистрации учетных сведений: алфавиты, указательные
списки, книги учета и т.п. Эта подгруппа документов является наиболее
массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по
составу видов, информационному содержанию и форме
27
.
7. Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с
персоналом по оплате труда
Комплекс документации по учету использования рабочего времени и
расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на
сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных
документах, например штатном расписании и приказах по личному составу.
Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета
соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.
Данный комплекс документации включает в себя следующие
унифицированные формы: табель использования рабочего времени и расчета
заработной платы, табель использования рабочего времени, расчетно-
платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость, журнал
регистрации платежных ведомостей, лицевой счет, лицевой счет, записка-
расчет о предоставлении отпуска работнику, записка-расчет при прекращении
действия трудового договора с работником, акт о приемке работ, выполненных
по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной
работы
28
.
8. Отчетная и отчетно-справочная документация
Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует
в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные
показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления
27
Пронин А.А. Документ и его место в системе управления. // Право и образование. - 2015. - № 11. -
С. 19
28
Кузнецова Т.В., Документационное обеспечение управления: учебник. // – М.:МЦФЭР, - 2012. – С.
47
27
персоналом за определенный период времени. Отчетная документация
характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам и
наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или
типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это,
прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и
вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих
структур отчетные документы приобретают сводный характер. Отчетная
документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой
документацией, а с другой - с учетными документами.
В работе кадровых подразделений значительное место занимает так
называемая внутренняя справочная документация: справки, сводки, перечни и
т.п., необходимая руководству организации или функциональным
подразделениям. Количество разновидностей этой документации может
насчитывать десятки переменных наименований. Как правило, требования на
информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются
непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей, различной
трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного,
обобщающего характера, так и индивидуального, по конкретным работникам
29
.
Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение
функций управления персоналом в организациях, характеризуются: с одной
стороны, достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с
целевым назначением и соподчиненностью включаемых в них
информационных показателей; с другой стороны, значительная часть
ведущихся в конкретных организациях кадровых документов не имеет
официального статуса и не должна, строго говоря, вестись в обязательном
порядке.(Приложение 2)
В конкретной организации должен быть составлен собственный табель
применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна
29
Котов К.С. Программное средство автоматизации документооборота и делопроизводства. //
Техника и технология. - 2015. - № 5. - С. 13.
28
максимально соответствовать установленным межотраслевым
унифицированным формам; другая часть должна быть адаптирована под
потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.
Сама необходимость строгой регламентации полного состава и правил
оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы
являются социально значимыми и требуют особой тщательности и
аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.
1.3. Организация кадровой деятельности
Служба по работе с персоналом призвана выполнять ряд функций, среди
которых: планирование потребности в персонале; поиск и отбор кандидатов;
обеспечение адаптации работников, их оценка и аттестация; организация
обучения и развития персонала; формирование кадрового резерва; оценка
результатов труда; формирование систем оплаты труда, компенсаций и льгот;
нормирование труда; формирование корпоративной культуры; поддержание
здорового социально-психологического климата в компании.
В России в HR-практике кадровое делопроизводство в силу своей
формализованности и сложности занимает более важное место, чем в любой
другой стране. Любая компания, желающая существовать и эффективно
работать на территории РФ, просто вынуждена следовать букве закона, т.е.
неукоснительно выполнять требования трудового законодательства.
Управление персоналом как целостная система, призванная решать
совершенно определенные задачи (укомплектование штата нужными людьми,
их развитие, обучение, мотивирование на более эффективную работу и т.д.),
появилось в России совсем недавно, и многие компании и предприятия
оказались неготовыми к этому. Руководители большого числа фирм считали
(причем некоторые придерживаются такого мнения до сих пор), что
существование отдела кадров должно покрывать все соответствующие
потребности организации. Для небольших компаний или предприятий-
однодневок это действительно так. Здесь обеспечению безопасности бизнеса
29
специалисты отдела кадров уделяют достаточно внимания. При этом подбор
персонала осуществляется руководителями структурных подразделений или по
рекомендации уже работающих сотрудников. Развитием и обучением
специалистов, а также анализом эффективности их работы в небольших
компаниях чаще всего не занимаются. В свою очередь для организаций,
желающих идти в ногу со временем и имеющих стратегическое видение своего
будущего, такой подход абсолютно неприемлем.
Рассмотрим еще один вариант. В отдельных фирмах (как правило, это
иностранные компании, пришедшие на российский рынок) кадровое
делопроизводство все-таки ведется, но здесь не придают должного значения
формальностям и ограничиваются лишь самым необходимым: подготовкой
приказов по личному составу, оформлением трудовых договоров и ведением
трудовых книжек. Однако эффективная работа системы управления персоналом
невозможна без четко и грамотно организованной системы кадрового
делопроизводства
30
.
Прежде всего, ведение кадрового учета сотрудников предприятия
позволяет правильно и своевременно определять потребности в персонале, а
также выявлять наиболее эффективные методы поиска нужного человека.
Например, если есть необходимость подобрать сотрудника с определенными
компетенциями на основании беглого анализа личных дел работников,
занимающих аналогичные позиции, можно определить, откуда пришли в
компанию эти люди, где учились, каким способом осуществлялся их поиск и
найм. В результате может оказаться, что использование рекламы в СМИ или
работа с агентствами по подбору персонала не самые эффективные методы
поиска данной категории специалистов. Даже более успешными в подобной
ситуации окажутся рекомендация коллег или сотрудничество с выпускниками
вузов
31
.
30
Быкова Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел. // Делопроизводство и документооборот на
предприятии, 2014.- №12.- С. 8
31
Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного управления»: учебное пособие для
вузов. // Под ред.Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2015. – С. 78
30
Четко отлаженная система кадрового делопроизводства в компании
является очень сильным средством адаптации новых сотрудников. Читая
своевременно составленный трудовой договор, знакомясь с Правилами
внутреннего трудового распорядка и подписывая Приказ о приеме на работу в
свой первый рабочий день, специалист подсознательно чувствует себя
защищенным и нужным компании.
Слабая система кадрового делопроизводства, наоборот, может стать
источником проблем. Сотрудник будет дольше адаптироваться к новым
условиям или вовсе покинет компанию. Например, в крупном издательском
доме на постоянную работу требовался редактор. После долгих поисков
нужный человек был найден, предложение о работе подписано, определена
дата прихода специалиста в офис. На обучение сотрудника затратили время.
Более того, специалист получил доступ к конфиденциальной информации.
Однако в результате новый редактор проработал в компании всего неделю,
после чего сообщил, что в офис больше не придет. Причиной такого решения
стала неуверенность специалиста в своем будущем в компании: за целую
неделю работы трудовой договор так и не был подписан, не издали и приказа о
приеме сотрудника на работу. В итоге издательство понесло значительные
потери, ведь на подбор и обучение сотрудника, на оборудование нового
рабочего места и т.д. специалисты компании затратили время и ресурсы.
Своевременное издание приказов о переводе на новую позицию, об
отпуске, об изменении заработной платы и др. работает на повышение
удовлетворенности потребностей персонала, а, следовательно, мотивирует
специалистов трудиться эффективно
32
.
Правильное ведение штатного расписания и графика отпусков позволяет
грамотно составить годовой график обучения сотрудников. Другими словами,
когда потребность в обучении и развитии уже определена и встает вопрос: «Как
удовлетворить данную потребность?» — HR-менеджер, ориентируясь на
32
Кузнецова Т.В., Документационное обеспечение управления: учебник. // – М.:МЦФЭР, - 2012. – С.
79
31
график отпусков, сможет легко составить график обучения персонала
наилучшим образом. В итоге дополнительные навыки получат все
нуждающиеся. При этом лояльность сотрудников к компании не снизится из-за
того, что для посещения тренинга им пришлось отложить свой
запланированный отпуск.
Кадровое делопроизводство — это также учет рабочего времени
сотрудников, а значит — контроль дисциплины
33
. Здесь снова налицо связь с
функцией покрытия потребности в персонале, а также с нормированием труда,
т.к. на основе табеля учета рабочего времени можно проанализировать наличие
и причину переработок в том или ином подразделении. Этими причинами
могут стать:
нехватка рабочих рук;
неверная организация труда, рабочего времени и пространства;
проблемы коммуникации или другие трудности, решение которых
возлагается на специалистов службы по работе с персоналом.
Очень часто эффективность деятельности кадровой службы влияет на
работу других подразделений и отдельных сотрудников. Например, для поездки
в заграничную командировку директору по планированию крупного
рекламного холдинга потребовалась заверенная копия трудовой книжки, о чем
он, следуя инструкции, уведомил кадровую службу за три дня. В назначенный
день он пришел к специалисту по кадрам, чтобы заверить самостоятельно
подготовленную анкету для паспортного стола, а также за самой книжкой. В
результате выяснилось: запись о переводе на должность директора по
планированию, который состоялся полгода назад, в трудовую книжку
своевременно не внесли. Сотрудник забрал копию трудовой книжки и занялся
исправлением анкеты, т.к. получить загранпаспорт в данной ситуации было
важнее, чем восстановить справедливость. Когда же работник пришел для
заверения переделанной анкеты, кадровик выдал ему новую копию трудовой, с
33
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие.- // М.: ИНФРА – М;
Новосибирск: Сибирское соглашение, - 2011.- С. 24.
32
уже внесенной записью. Таким образом, несколько часов рабочего времени
топ-менеджер потратил впустую из-за нечетко организованной работы
кадровой службы.
Следует отметить, что перегруженность кадровиков и излишняя
формализованность их работы также могут негативно влиять на деятельность
других сотрудников. Часто бывает, что в погоне за порядком специалисты по
кадрам превращаются в самых настоящих бюрократов, осложняющих жизнь
абсолютно всем, и требующих формальных бумаг для совершения каждого
шага. В результате на оформление соответствующих документов приходится
тратить много времени и нервов, что вызывает недовольство системой
кадрового делопроизводства в целом
34
.
Кроме того, кадровое делопроизводство — это учет рабочего времени,
т.е. предоставление в определенные сроки актуальных сведений для расчета
заработной платы. В современных условиях функция расчета заработной платы
все чаще передается в ведение специалистов по работе с персоналом. Все чаще
объединяются модули «Зарплата» и «Кадры» в автоматизированных системах
управления
35
.
Кадровая служба также может выполнять коммуникационную функцию,
например, в ситуации, когда в организации система оплаты труда предполагает
выплату сотрудникам квартальных бонусов и годовых премий по результатам
работы. Тогда письма, подготавливаемые кадровиками и разъясняющие схему
начисления премий в каждом конкретном случае, помогают сотрудникам
определять свои сильные и слабые стороны. Благодаря таким уведомлениям
специалисты понимают, что им необходимо сделать для получения большего
бонуса в будущем. Таким образом, сотрудники становятся информированными,
система материальной мотивации — прозрачной и эффективной
36
.
34
Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот: учебное пособие. //
– М.: Эксмо, 2014. – С. 71
35
Кузнецов С.Л. «Современные технологии документационного управления»: учебное пособие для
вузов. // Под ред.Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2015. – С. 85
36
Бухалков М.И. Управление персоналом: учебник. //- М.: ИНФРА-М,- 2011 – С. 368
33
Персональные данные сотрудников, собираемые кадровиками,
позволяют HR-менеджеру вести со специалистами компании социальную
работу и применять методы немонетарной и нематериальной мотивации. Все
эти меры в комплексе оказывают значительное влияние на формирование
имиджа компании и способствуют укреплению ее позиций на рынке труда.
Таким образом, кадровое делопроизводство в системе управления
персоналом выполняет несколько задач. В первую очередь это, разумеется,
административная поддержка и защита работодателя с юридической точки
зрения в случае возникновения трудового спора, проверки трудовой
инспекцией, фондом социального страхования, пенсионным фондом и другими
государственными структурами, а также в случае бухгалтерского аудита и
проверки со стороны налоговой инспекции. Ведь в соответствии с российским
законодательством любое действие в отношении работника должно быть
подтверждено соответствующей бумагой
37
.
Вторая, не менее значимая задача системы кадрового делопроизводства
в компании — это поддержание лояльности и мотивации сотрудников. Именно
поэтому, видя хорошо структурированную и исправно работающую систему
кадрового делопроизводства, специалисты чувствуют себя увереннее
38
.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении
персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное
оформление. Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые
факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг
другу прав и обязанностей работника и работодателя. Большинство кадровых
документов содержит информацию, обладающую высокой социальной
значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть
чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых
документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на
основе которых возникают те или иные права работника.
37
Белов А.А. Системные принципы построения документационного обеспечения управления. //
Вестник Ивановского государственного энергетического университета. - 2014. - № 1. - С. 17
38
Зайцева Т.В. Управление персоналом: учебник. // – М.: Инфра-М, - 2011. – С.336