44
предъявляемым к организационной структуре предприятия ввиду своей
недостаточной адаптивности и негибкости.
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров
Среднесписочная численность работников ООО «АльянсПроект» на
01.01.2016 составляет 94 чел.
В таблице 2 представлена структура персонала ООО «АльянсПроект» по
категориям работников. На рисунке 1 представлена структура персонала ООО
«АльянсПроект» по категориям работников
Таблица 2
Структура персонала ООО «АльянсПроект» по категориям
работников
за 2014 - 2016 гг.
Годы
Общая
числен
-ность,
чел.
В том числе по основным категориям
Административн
о-
управленческий
персонал
Торгово-
оперативный
персонал
Вспомогательн
ый
персонал
чел
.
в % к
общей
численност
и
чел
.
в % к
общей
численност
и
чел
.
в % к
общей
Ошибка!
2014
76
12
15,79
52
68,42
12
15,79
2015
78
14
17,95
26
66,67
12
15,38
2016
94
14
16,67
68
69,05
16
19,05
45
Рисунок 1. Структура персонала ООО «АльянсПроект» по
категориям работников за 2014 - 2016 гг.
Анализ изменения структуры персонала ООО «АльянсПроект» по
категориям работников показывает, что за отчетный период наблюдается рост
численности всех категорий персонала. В структуре персонала наибольшую
долю занимает торгово-оперативный персонал (69,05%), что связано с
характером деятельности предприятия. Рост численности персонала в динамике
происходи за счет вспомогательного и торгово-оперативного персонала.
В таблице 3 и на рисунке 2 представлена структура персонала ООО
«АльянсПроект» по уровню образования за 2014 - 2016 гг. Анализ структуры
персонала по уровню образования показывает, что за отчетный период
увеличилась численность работников, имеющих высшее, среднее специальное
и общее среднее образование. На предприятии высокие показатели
численности работников с высшим образованием.
46
Таблица 3
Структура персонала ООО «АльянсПроект» по уровню образования
за 2014 - 2016 гг.
Год
ы
Общая
Ошибка!
работнико
в,
чел.
В том числе имеют образование
Высшее
Среднее
специальное
Общее среднее
чел
.
в % к
общей
численност
и.
чел
.
в % к общей
численности.
чел
.
в % к
общей
Ошибка!
2014
76
36
28,57
32
57,14
8
14,29
2015
78
38
31,04
32
55,17
8
13,79
2016
94
50
29,03
24
54,84
20
16,13
Рисунок 2. Структура персонала ООО «АльянсПроект» по
уровню образования за 2014 - 2016 гг.
В таблице 4 и на рисунке 3представлена структура персонала ООО
«АльянсПроект» по гендерно-возрастному признаку за 2014 - 2016 гг.
Таблица 4
Структура персонала ООО «АльянсПроект» по гендерно-
возрастному признаку за 2014 - 2016 гг.
Год
ы
Общая
Ошибка!
работн
иков
В том числе
женщ
ин
в том числе
Ошибка!
в том числе
до 30
лет
от 31
до 50
лет
51
год и
более
до 30
лет
от 31
до 50
лет
51
год и
более
2014
76
38
30
6
2
38
20
10
76
2015
78
40
30
8
2
38
20
10
78
2016
94
47
34
6
7
47
22
17
94
47
Рисунок 3. Структура персонала ООО «АльянсПроект» по
половозрастному признаку за 2014 - 2016 гг.
Структура персонала ООО «АльянсПроект» за 2014-2016 гг. по гендерно-
возрастному составу за исследуемый период существенных изменений не
претерпела.
Наиболее ответственный этап в анализе обеспеченности предприятия
рабочей силой - изучение ее движения. По данным табл. 5 и рисунка 4 видно,
что на анализируемом предприятии коэффициент текучести рабочей силы в
2016 г. намного выше, чем в 2014-2015 г. Рост общего оборота в 2014-2016 г.
обусловлен ростом оборота по прибытию и по выбытию сотрудников.
Таблица 5
Анализ движения рабочей силы ООО «АльянсПроект» 2014-2016
гг.
№ п
/п
Наименование показателя
2014 г.
2015 г.
2016 г.
1
Среднесписочная численность работников
76
78
94
2
Прибыло на предприятие
15
22
35
3
Выбыло с предприятия
13
16
20
В том числе:
4
В связи с сокращением численности
0
0
0
5
По собственному желанию
12
15
18
6
За нарушение трудовой дисциплины
1
1
2
Коэффициенты:
7
Оборота по приему
19,74
28,21
29,76
8
Оборота по выбытию
17,11
20,51
23,81
9
Текучести кадров
17,11
20,51
23,81
10
Общего оборота
36,84
48,72
53,57
48
Рисунок 4. Коэффициенты оборота по приему и по выбытию за
2014-2016 гг.
Таким образом, структура управления ООО «АльянсПроект» позволяет
сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, что положительно
сказывается на торгово-закупочной деятельности. Среднесписочная
численность работников ООО «АльянсПроект» за 2016 г. составляет 94 чел. В
2014-2016 г. наблюдается увеличение движения персонала, что увеличивает
работу кадровой службы.
2.3. Анализ кадрового документооборота в ООО «АльянсПроект»
В рамках выпускного исследования был проведен кадровый аудит ООО
«АльянсПроект» .
Этап 1. Диагностика организации работы кадровой службы. На
первом этапе проводился сбор необходимых данных о работе кадровой службы
компании ООО «АльянсПроект», предварительно определялись возможные
проблемные зоны и анализировались возможные риски.
В ООО «АльянсПроект» служба делопроизводства и архив не
организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии
возложена на руководителей структурных подразделений. Соответственно
ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы
предприятия и его специалисты.
49
Для получения необходимой информации было изучено положение о
кадровой службе ООО «АльянсПроект», должностные инструкции
сотрудников, проводилось с ними интервью. В ходе интервью также
оценивалось понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой
работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего
кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на
изменения действующего законодательства.
Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «АльянсПроект», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«АльянсПроект» просто не выполняется.
Этап 2. Анализ процедур документирования трудовых отношений в ООО
«АльянсПроект»
Принятая в организации процедура документирования трудовых
отношений должна быть построена таким образом, чтобы обеспечивать:
- фиксацию в документах всей необходимой информации;
- соблюдение в процессе их создания действующего законодательства РФ
;
- защиту созданных документов от несанкционированного доступа или
уничтожения.
Проверка была начата с определения наличия в компании ООО
«АльянсПроект» локального документа (инструкции, положения и т.п.),
регламентирующего кадровый документооборот. В ООО «АльянсПроект»
такой документ отсутствует, соответственно процедуру создания кадровой
документации приходилось восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы
создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками
кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их
подготовке.
50
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. В настоящее
время только Устав ООО относится к учредительным документам. К
сожалению, основной нормативный документ по кадровому делопроизводству,
регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их
исполнением, - инструкция по делопроизводству – на предприятии не
разработан.
Подразделения ООО «АльянсПроект» осуществляют свою деятельность
на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены
основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права,
обязанности и организацию работы предприятия или структурного
подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все
виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения
(организации) в целом. Положение остается важнейшим документом для
закрепления задач и функций отдельных структурных подразделений. Роль
положения состоит в создании взаимодействия всех структурных
подразделений, исключении дублирования в их работе.
Так, в положении о кадровой службе ООО «АльянсПроект» закреплены
статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию,
задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее
деятельности. Состав разделов положения соответствует назначению
документа: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции»,
«Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения.
Связи». Несмотря на длительную историю предприятия ООО «АльянсПроект» ,
положения некоторых подразделений и должностные инструкции находятся на
стадии разработки. Так, разработаны должностные инструкции не на всех
сотрудников, в частности, отсутствуют должностные инструкции младшего
технического персонала. (приложение 4) и (приложение 7)
51
В состав кадровой документации ООО «АльянсПроект» входят
следующие документы:
трудовой договор (контракт);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
(контракта) (форма № Т-8);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12);
личные заявления работников предприятия;
графики отпусков;
докладные записки;
акты.
В ООО «АльянсПроект» сложился следующий порядок работы и учета
документов:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся
централизованно. Это значит, что документы, поступающие в организацию, и
документы, отправляемые организацией, обрабатываются делопроизводителем.
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой
важности, связанные с финансовыми обязательствами, передаются на подпись
директору (руководителю) и (или) главному бухгалтеру предприятия, а
документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами
(начальниками отделов)
3. Однократность регистрации - документ на предприятии регистрируется
всего один раз - если это документ, поступающий к управляющему персоналу
52
(начальнику, директору, главному бухгалтеру), то он регистрируется
делопроизводителем. Если же документ предназначен только для конкретного
структурного подразделения предприятия и не имеет важности для
предприятия в целом, то его регистрация часто не производится. По документу
может быть вынесена резолюция с указанием срока исполнения и
ответственного лица - исполнителя документа, при этом необходима точная
формулировка исполняемых действий по документу.
Главная особенность российского делопроизводства заключается в том,
что документооборот имеет строго вертикальное направление. Россия является
страной с ярко выраженной исполнительской вертикалью. Известно, что на
Западе он стремится к горизонтальному направлению. При этом документ в
идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя промежуточное
руководство. Данная ситуация характерна и для документооборота ООО
«АльянсПроект».
На предприятии документооборот имеет ярко выраженный вертикальный
характер, что усиливается характеристиками существующей организационной
структуры управления. Большинство документов сначала появляется на столе
руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями,
спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того,
как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.
Отдел кадров в основном взаимодействует с бухгалтерией. Схема
документооборота отдела кадров компании ООО «АльянсПроект» типовая, она
представлена на рисунке 5.
53
Рисунок 5. Схема документооборота ООО «АльянсПроект»
В процессе анализа структуры документооборота была произведена
группировка и анализ документов предприятия по признаку
документационного обеспечения управления, группировка и анализ документов
по подразделениям согласно организационной структуре, группировка и анализ
документов помесячно для выявления сезонности.
Группировка и анализ документов ООО «АльянсПроект» по признаку
документационного обеспечения управления осуществлялась на основе
разделения документов на 4 группы: входящие, исходящие, приказы,
внутренние документы. Результаты представлены в таблице 6.
Таблица 6
Разделение документов ООО «АльянсПроект» по признаку
документационного обеспечения управления
Классификация
документов
2014
2015
2016
кол-во,
шт
в % к
итогу
кол-во,
шт
в % к
итогу
кол-во,
шт
в % к
итогу
Исходящие
1923
27
1971
24
2645
27
Входящие
1638
23
1725
21
2155
22
Внутренние
3561
50
4352
53
4995
51
в т. ч. приказы
1068
15
1560
19
1567
16
Всего:
7122
100
8212
100
9795
100
Как видно, наибольший удельный вес в структуре документооборота
предприятия ООО «АльянсПроект» занимают внутренние документы.
Исходящей корреспонденции в среднем на предприятии на 3-5% больше, чем