36
Задача организации работы с документами решается выполнением
следующих функций:
36
установление единого порядка прохождения документов
(документооборота учреждения);
экспедиционная обработка поступающих и отправляемых
документов;
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних
документов организации;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, обеспечение их хранения и
последующего использования в управленческой деятельности;
организация работы с обращениями граждан;
обеспечение защиты документной информации.
Задача совершенствования форм и методов работы с документами
включает в себя:
разработку и переработку нормативных, инструктивных,
методических документов по делопроизводству (Инструкции по
делопроизводству, номенклатуры дел и др.);
методическое руководство и контроль за соблюдением
установленных правил работы с документами в структурных подразделениях
организации;
повышение квалификации работников учреждения, их
консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации учреждения, проведение работ по
унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов,
применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с
документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение
исполнительской дисциплины при работе с документами;
36
Там же
37
постановку задач на разработку или совершенствование
автоматизированных информационных технологий, используемых при работе с
документами.
Табель форм документов предназначен для упорядочения всех кадровых
документов организации. С его помощью руководство компании, а также
работники отдела кадров могут получить информацию о тех документах,
которые были созданы в течение определенного периода времени, с какой
целью и в отношении каких сотрудников они создавались.
37
Альбом форм документов организации — это сборник эталонных
унифицированных форм документов, применяемых для документирования
деятельности организации.
37
Стенюков, М. В. Справочник по делопроизводству / М. В. Стенюков. М.: Приор, 2015
38
2. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ РЕГУЛИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО ПАСС
«СИРЕНА»
2.1 Организационная характеристика ООО ПАСС «Сирена»
Общество с ограниченной ответственностью пожарная аварийно-
спасательная служба «Сирена» зарегистрирована 26 декабря 2008 года.
Предприятие расположено по адресу: Красноярский край, Шарыповский район,
село Холмогорское, Промбаза Энергетиков, строение 1/46.
ООО ПАСС «Сирена» единственная организация на территории г.
Шарыпово и Шарыповского района выполняющая полный перечень услуг в
области пожарной безопасности и ведение аварийно-спасательных работ и
ликвидации чрезвычайных ситуаций при розливе горюче-смазочных
материалов на транспорте и резервуарных парках и хранилищах.
Штат ООО ПАСС «Сирена» укомплектован квалифицированными
сотрудниками прошедшими обучение в Учебном центе МЧС России по
Красноярскому краю; Центре пожарной безопасности «Защита» г. Омска; ГОУ
«Новомосковский институт повышения квалификации», 30 сотрудников имеют
квалификацию «Спасатель».
ООО ПАСС «Сирена» оснащено пожарной техникой, специальным
аварийно-спасательным оборудованием и пожарно-техническим вооружением
для выполнения работ по тушению, ликвидации пожаров и проведения
аварийно-спасательных работ.
Общество является юридическим лицом. Имущество предприятия
состоит из основных фондов и оборотных средств, а также иных ценностей,
стоимость которых отражена на самостоятельном балансе предприятия.
Источником формирования финансовых ресурсов предприятия являются
прибыль, амортизационные отчисления, а также кредиты и другие поступления.
Высшим должностным лицом ООО ПАСС «Сирена» является его
руководитель, действующий на принципах единоначалия. Руководитель
предприятия без доверенности действует от имени предприятия, представляет
его интересы, распоряжается имуществом предприятия, установленных
39
действующим законодательством, пользуется правом распоряжения
средствами, утверждает штаты, издает приказы, дает указания обязательные
для всех сотрудников предприятия. Руководитель самостоятельно определяет
структуру администрации, аппарата управления, численность,
квалификационный и качественный составы, нанимает на должность и
освобождает с должности руководителей структурных подразделений и их
заместителей, заключает с ними контракты, трудовые договоры.
Учредительными документами общества с ограниченной
ответственностью являются учредительный договор, подписанный его
учредителями, и утвержденный ими устав.
Правовое положение предприятия и права и обязанности его участников
определяются Гражданским Кодексом РФ и законом об обществах с
ограниченной ответственностью
38
.
ООО ПАСС «Сирена» отвечает по своим обязательствам всем
принадлежащим ему имуществом, за исключением имущества, на которое в
соответствии с законом не может быть обращено взыскание.
ООО ПАСС «Сирена» имеет круглую печать, штампы и бланки со своим
наименованием, собственную эмблему.
Выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и
тарифам, устанавливаемых ООО ПАСС «Сирена» самостоятельно, кроме
случаев, предусмотренных законодательством.
Прибыль, остающаяся у предприятия после уплаты налогов, иных
платежей и сборов в бюджет и внебюджетные фонды, поступает в полное его
распоряжение и используется самостоятельно.
Отношения работника и предприятия, возникшие на основе трудового
договора контракта, регулируются законодательством РФ о труде. Формы,
системы и размер оплаты труда работников предприятия, а также другие виды
их доходов устанавливаются в соответствии с действующим законодательством
и результатами хозяйственной деятельности предприятия. Предприятие
38
Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 25.12.2006,№ 52 (1 ч.), ст. 5496.
[Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_5142/ Дата обращения 26.02.2017г.
40
обеспечивает гарантированный законом минимальный размер оплаты труда,
условия труда, и меры социальной защиты работников.
39
Для организации процесса производства необходимы не только
материальные ресурсы, но и трудовые ресурсы. Помимо управленческого
состава существует промышленно-производственный персонал, находящийся
на балансе предприятия. И вторая группа - работники, не связанные с основной
деятельностью предприятия, но выполняющие функции непромышленного
характера (работники подсобного хозяйства).
2.2. Структура управления ООО ПАСС «Сирена»
Далее перейдем к описанию структуры управления организацией:
Организационная структура - это целостная система, специально разработанная
таким образом, чтобы работники могли наиболее эффективно добиваться
поставленных перед ними целей. Разработка конкретной организационной
структуры предполагает создание сети, по которой проходят управленческие
решения, осуществляется информационная связь различных уровней
управления и контроль за выполнением решений.
Организационная структура ООО ПАСС «Сирена» представлена на
рисунке 1.
39
Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст. 3.[Электронный
ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Сons_doc_LAW_34683/ – Дата обращения 26.02.2017 г
41
Рисунок 1 – Организационная структура ООО ПАСС «Сирена»
Как видно, предприятия имеет линейно-функциональную
организационную структуру, при которой четко выражено разделение труда и
специализация. Преимущества данного типа структуры заключается в
следующем:
единство и четкость распоряжений;
согласованность действий и четкая система взаимосвязей между
директором и подчиненными;
оперативность в принятии управленческих решений;
ясно выражена ответственность;
нет потребности в специалистах высокого профиля.
Основными недостатками организационной структуры фирмы выступают:
высокие требования к директору, который должен иметь
разносторонние знания и опыт работы по всем функциям управления и сферам
деятельности;
42
огромный поток информации сосредоточен у директора, затруднена
координация действий;
при принятии решений есть тенденция к «волоките».
На основании должностных инструкций и устава ООО ПАСС «Сирена»
рассмотрим полномочия и обязанности отдельных работников.
Исполнительным органом Общества является директор. Директор
Общества назначается участником сроком на 3 (три) года. Права и обязанности
директора Общества определяются действующим законодательством и
Договором, заключаемым с Обществом. Директор Общества без доверенности
действует от имени Общества, представляет его в отношении с другими
юридическими лицами, заключает договоры, выдает доверенности, открывает в
банках расчетный и другие счета. Директор несет полную ответственность за
деятельность Общества, находящееся в распоряжении Общества имущество и
оборудование, издает в пределах своей компетенции приказы, в соответствии с
трудовым законодательством принимает и увольняет работников,
распоряжается в установленном порядке средствами Общества, дает указания,
обязательные для всех работников. Директор принимает все решения на основе
единоначалия.
Представителями бухгалтерии на данном предприятии является главный
бухгалтер и бухгалтер-калькулятор, находящиеся в его подчинении.
Бухгалтерия напрямую подчиняется директору предприятия. Главный
бухгалтер осуществляет учет и отчетность, контролирует соблюдение
финансовой дисциплины, обеспечивает строгое соблюдение кассовой
дисциплины и надлежащий порядок хранения денег.
Заместитель директора по подготовке и применению аварийно-
спасательных формирований и руководитель отдела по монтажу средств
обеспечения пожарной безопасности подчиняются непосредственно директору.
Структура управления ООО ПАСС «Сирена» построена на трехуровневой
системе.
43
Из общей схемы организационной структуры можно выделить три уровня
управленческого состава, применительно ООО ПАСС «Сирена».
Высший организационный уровень - руководство высшего звена.
Представлен в данной организации директором. Он отвечают за принятие
важнейших решений в организации в целом и для основной части организации.
Средний организационный уровень представляют заместитель директора
по подготовке, применению аварийно-спасательных формирований и
руководитель отдела по монтажу средств обеспечения пожарной безопасности,
главный бухгалтер. Трудно сделать обобщение относительно характера работы
руководителя среднего звена, так как она варьирует: они могут принимать
ответственные решения и в то же время выполнять работу низшего звена
правления. Характер работы в большей степени определяется содержанием
работы подразделения, а не организации в целом. В основном руководители
среднего звена являются буфером между руководителями высшего звена и
низового звена. Они готовят информацию для решений, принимаемых
руководителями высшего звена и передают эти решения после трансформации
в виде конкретных заданий низовым линейным руководителям.
Руководители низшего звена находятся непосредственно возле рабочих
(не управляющими). Младшие начальники отвечают за использование
выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование.
Иерархичный тип структуры ООО ПАСС «Сирена» имеет линейно-
функциональную особенность. Основу структуры составляет так называемый
«шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по
функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство,
исследования и разработки, финансы, персонал). По каждой из них
формируется иерархия служб, пронизывающая организацию сверху донизу.
Результаты работы каждой из служб аппарата управления организации
оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и
задач.
44
Недостатки линейно-функциональной структуры усугубляются за счет
таких условий хозяйствования, при которых допускается несоответствие между
ответственностью и полномочиями у руководителей разных уровней
подразделения.
Организационная структура фирмы направлена, прежде всего, на
установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями
фирмы, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются
различные требования к совершенствованию системы управления, находящие
выражение в тех или иных принципах управления.
Для выявления достоинств и недостатков организационной структуры
исследуемого торгового предприятия, мы обратились к работникам
предприятия с анкетой. Подводя итоги проведенного опроса, можно сделать
некоторые частные выводы:
небольшая загруженность работников канцелярской работой.
незначительное конкурентное давление других сотрудников.
минимальное число конфликтов между работниками.
недостаточное стимулирование труда работников фирмы и слабая
мотивация.
Организационная структура ООО ПАСС «Сирена» представляет собой
упорядоченную совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между
собой в устойчивых отношениях и обеспечивающих функционирование и
развитие организации как единого целого.
Для большей наглядности представим результаты анализа в вида рисунка
2.
45
Баллы
Рисунок 2 - Оценка подсистем управления ООО ПАСС «Сирена»
Методы управления персоналом оценивались экспертной группой, в
составе которой директор данной организации, его заместитель, главный
бухгалтер, руководитель монтажного отдела. Эффективней всего применяются
экономические и социально-психологические методы управления персоналом.
Анкетированием работников предприятия выяснено, что работники согласны с
подходом администрации в области экономических методов управления, т.е.
денежные выплаты для них предпочтительней, нежели остальные способы
вознаграждения. В то же время выявлено, что премии начисляются не всегда
правильно.
В общем, виде можно сделать вывод о том, что методы управления
персоналом применяемые на предприятии подобраны правильно. Но
руководству следует обратить внимание на повышенную конфликтность
внутри организации и борьбу со стрессом. Кроме того, стоит отметить на
достаточно низкий уровень применения административно-распорядительных
методов управления персоналом, причем, отметим, что в 2016 году уровень
применения рассматриваемых методов значительно снизилось.
Подсистемы управления
Кризисное состояние
Неустойчивое состояние
Состояние нормы
Идеальное состояние