46
Стимулирование при помощи заработной платы на предприятии
применяется достаточно эффективно, экспертами было оценено такое
стимулирование на «4», что нельзя сказать о эффективной системе начисления
заработной платы, в 2015 году по мнению экспертов данная система
оценивалась как неудовлетворительная, в 2016 году ситуация кардинально
изменилась, изменились затраты связанные с оплатой труда и система оценена
как хорошая. Не изменилась штрафная система при нарушении трудовой
дисциплины, в 2016 году как и в 2015 данная система оценена на
«удовлетворительно». Такая же тенденция наблюдается в страховании
персонала, ротации кадров и совместных праздничных мероприятий, но в
последнем методе оценка экспертов более высокая нежели в двух предыдущих.
Система продвижение по карьерной лестнице так же удовлетворительно
оценена экспертами. Неизменная тенденция также наблюдается и в двух
последних показателях «Приказы по выполнению внеурочных работ» и
«Методы «кнута», экспертами данные методы оценены на «хорошо».
По результатам оценки подсистем управления стоит отметить тот факт,
что все элементы находятся в состоянии нормы и идеальном состоянии.
2.3 Характеристика документационного обеспечения кадровой
деятельности организации ООО ПАСС «Сирена»
Учитывая тот факт, что на анализируемом предприятии отсутствует, как
таковая, кадровая служба, а ее обязанности по ведению кадровой документации
возложены на главного бухгалтера, отметим что обособленная система
документационного обеспечения кадровой деятельности на предприятия
отсутствует, она включена в общую систему документационного обеспечения
деятельности организации. При таком подходе имеет место полный анализ
процесса документационного обеспечения деятельности организации, с
обязательным выделением кадровой составляющей.
47
Гражданский кодекс РФ устанавливает перечень учредительных
документов обществ с ограниченной ответственностью. Согласно пункту 1
статьи 89 ГК РФ к учредительным документам ООО относят следующие
40
:
устав;
учредительный договор.
Более точные требования к содержанию учредительных документов ООО
установлены ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
41
Согласно требованиям закона, участники в учредительном договоре
обязуются создать ООО и определяют порядок действий по его созданию.
Также учредительный договор определяет состав участников ООО ПАСС
«Сирена», величину уставного капитала, размер долей, сроки и порядок
внесения вкладов в уставной капитал, ответственность участников и порядок их
выхода из общества.
Учредители ООО подписывают учредительный договор и утверждают
устав
42
.
Устав ООО ПАСС «Сирена» содержит следующие сведения:
права и обязанности участников ООО;
сведения о порядке выхода участников из общества;
данные о размере уставного капитала ООО и номинальной
стоимости доли каждого участника;
правила перехода долей участников другим лицам;
данные о правилах хранения документов и порядке предоставления
информации об ООО;
фирменное наименование ООО (полное и сокращенное);
сведения о местонахождении ООО;
данные о составе и полномочиях органов общества в решении
различных вопросов, связанных с деятельностью фирмы;
40
Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 25.12.2006,№ 52 (1 ч.), ст. 5496.
[Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_5142/ Дата обращения 26.02.2017г.
41
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2015) "Об обществах с ограниченной ответственностью"
[Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_17819/. Дата обращения: 26.02.2017г.
42
Там же
48
иные необходимые сведения.
Положения устава ООО ПАСС «Сирена» не противоречат действующему
законодательству.
43
В области кадровой документации на анализируемом предприятии ООО
ПАСС «Сирена» присутствуют следующие локальные нормативные акты:
правила внутреннего трудового распорядка;
штатное расписание;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
положение о персональных данных работников;
инструкции по охране труда по профессиям;
журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями);
график отпусков;
В правилах внутреннего трудового распорядка ООО ПАСС «Сирена»
регламентируется порядок приема и увольнения работников, основные права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы,
время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а
также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации,
данные правила разработаны в соответствии с нормами трудового
законодательства, а именно ст. 189 ТК РФ.
44
Правила содержат раздел "Рабочее время", который включает следующие
составные элементы:
вид и продолжительность рабочей недели;
продолжительность ежедневного рабочего времени;
график рабочего дня;
работа в ночное время;
работа в выходные и праздничные дни;
43
Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 25.12.2006,№ 52 (1 ч.), ст. 5496.
[Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_5142/ Дата обращения 26.02.2017г.
44
Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст. 3.[Электронный
ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Сons_doc_LAW_34683/ – Дата обращения 26.02.2017г.
49
работа за пределами нормальной продолжительности рабочего
времени.
В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые
обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только
периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции.
Положение об оплате труда ООО ПАСС «Сирена» также разработано в
соответствии с Трудовым кодексом. В Положении прописана система оплаты и
стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное
время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в
других случаях.
Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в
соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным
штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой
частью Положения об оплате труда.
В Положении предусмотрен порядок обеспечения повышения уровня
реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в
связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.
В Положении установлены конкретные размеры повышенной оплаты
труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях,
отличающихся от нормальных. Так, согласно Положению об оплате труда ООО
ПАСС «Сирена», в повышенном размере производится:
оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
45
оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК
РФ);
46
оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).
47
Также в Положении об оплате труда конкретизируются показатели
премирования и материального стимулирования. К факторам
45
Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст. 3.[Электронный
ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Сons_doc_LAW_34683/ – Дата обращения 26.02.2017г.
46
Там же
47
4. Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст.
3.[Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Сons_doc_LAW_34683/ – Дата обращения 26.02.2017г.
50
предусматривающим премирование сотрудников Положение об оплате труда
ООО ПАСС «Сирена» относит следующие:
надлежащее исполнение работником обязанностей,
предусмотренных должностной инструкцией;
качественное выполнение служебных заданий;
интенсивность труда.
В Положении об оплате труда организации предусмотрены и основания
для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера
премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных
подразделений ООО ПАСС «Сирена». В зависимости от значимости
производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию
убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться
в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.
В перечень производственных упущений, за которые работники могут
лишиться премии полностью или частично, включается:
применение мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор);
упущения, связанные с обязанностями работника,
предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или
ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;
нарушения Правил внутреннего трудового распорядка, техники
безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований
охраны труда, производственной санитарии;
невыполнение приказов и распоряжений руководства и других
организационно-распорядительных документов предприятия;
несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и
предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании;
ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей;
нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником,
приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни
людей, а также самовольный уход с рабочего места;
51
прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо
отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов
непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных
напитков в рабочее время;
совершение хищения;
утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия
или иное причинение ущерба виновными действиями работника.
В штатном расписании ООО ПАСС «Сирена» зафиксирована ее
структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень
структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных
единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание - документ обезличенный, в нем указываются не
конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по
ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже
после утверждения расписания.
Все работающие в организации сотрудники, должности которых
предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками.
Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и
совместители, если их должность есть в расписании.
Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя
организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада
и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые
также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при
изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ).
48
При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание,
который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым
расписанием может служить доказательством того, что сокращение
48
Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст. 3.[Электронный
ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Сons_doc_LAW_34683/ – Дата обращения 26.02.2017г.
52
действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо
ознакомить тех работников, которых это касается.
Форма штатного расписания унифицирована (№ Т-3) и утверждена
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. В организации штатное
расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным
руководителем организации или уполномоченным лицом.
Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от
объема документооборота, организационной структуры и формы работы с
документами, принятой технологии обработки документов. Работа с
документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов,
их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.
49
Доставка документов в ООО ПАСС «Сирена» происходит почтой. В
современных условиях наряду с этими способами доставки поступление
документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту,
факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем
передачи их сотрудниками организации.
Задача бухгалтера-калькулятора в области делопроизводства состоит в
том, чтобы организовать учет поступления документов из всех источников, их
первичную обработку, координировать их движение.
Обработка поступивших сводится к следующему:
проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная
документация возвращается на почту для пересылки адресату;
проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты
вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При
обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к
ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают
отправителю;
49
Кузнецова Т.В. Делопроизводство.- М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2014
53
при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается
только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке
передаются по назначению;
как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты
(подкалывая их к документу) только в тех случаях, когда на документе
отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение
для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи
«лично», а документ носит личный характер;
документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются
адресату. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов
предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на
пакетах.
При первичной экспедиционной обработке документы в ООО ПАСС
«Сирена» сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой
сортировки - адресование документов. Обычно документы, адресованные
руководству, передаются лично руководителю, туда же поступают документы,
адресованные организации (без указания фамилии должностного лица).
Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку
по их названиям.
Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой
рассортированных документов далее документы раздаются адресатам.
Значительное количество документов, содержащих, как правило,
оперативную информацию, поступает в ООО ПАСС «Сирена» по
факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками
сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы
доставки создают мощные документопотоки, содержащие необходимую для
деятельности организации информацию. Ответственный за документооборот в
ООО ПАСС «Сирена» хоть и должен обеспечить учет и контроль за движением
поступающих по различным каналам связи документов, однако такой работы не
осуществляет. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по
54
факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы
«выпадают» из поля зрения ответственного за делопроизводство и не
включаются в информационную систему ООО ПАСС «Сирена», оседая у
исполнителей.
Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в
связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки
документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных
устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из
любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по
телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного
компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к
международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может
передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его
внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из
одного документа для создания другого.
50
Это приводит к децентрализации приема-передачи документов,
результатом чего становится потеря контроля за документооборотом ООО
ПАСС «Сирена». Следствием такого положения может стать чрезмерная
автономность структурных подразделений компании и утрата руководством
организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения
электронных документов в информационную базу организации ответственный
за делопроизводство должен участвовать в регламентации и этих потоков
информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее
сохранность и использование).
Несмотря на рекомендации Основных положений ГСДОУ, передача
документов между структурными подразделениями ООО ПАСС «Сирена»
осуществляется лично без учета их движения. Документы не передаются с
соответствующими отметками в регистрационных формах.
50
Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. - М.: Омега-Л, 2014
55
Таким образом, организация первичной обработки документов в ООО
ПАСС «Сирена» не позволяет выделить первичные потоки поступивших
документов: в адрес руководства организации, руководства структурных
подразделений, исполнителей.
Далее в рамках данного пункта проведем анализ системы кадрового
документооборота в ООО ПАСС «Сирена» за 2015 – 2016 года, результаты
анализа представим в таблице 1.
Таблица 1 - Анализ объема документооборота в ООО ПАСС «Сирена» за 2015-2016 гг.
(шт.)
Параметр
2015 год
2016 год
Отклонение
%
Входящие
734
1140
406
55,3
Исходящие
1344
1729
385
28,6
Приказы
2045
2173
128
6,3
Внутренние
3444
3005
-439
-12,7
Итого в год:
7567
8047
480
6,3
В среднем за день
28
30
2
7,1
Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что
наибольшая доля кадровых документов как в 2015 году, так и в 2016 году
приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось
в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано
расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет
локальной сети.
Рост количества приказов в течение 2015 года (6,3%) вызван повышением
доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства
ООО «Сирена» – это поддержание уже существующего организационного
порядка.
Соответственно растут потоки входящих (55,3 %) и исходящих (28,6 %)
документов.
Проведенный анализ организации кадрового документооборота в ООО
«Сирена» позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в
кадровом делопроизводстве компании. Существующий порядок организации
делопроизводства ООО «Сирена» обладает рядом недостатков.