31
– транспортный он отдел;
– склад.
Рассмотрим трудовые еще показатели фирмы он ООО «Саянпромтранс» еще
представлены в таблице 1.
Таблица 1
Трудовые еще показатели фирмы еще ООО «Саянпромтранс»
еще Наименование показателей
2015 год
2016 год
1.Численность работающих, еще чел.:
300
302
2.Фонд заработной он платы всего, еще тыс.руб., в том числе:
он руководители
специалисты
470
120
350
510
120
390
3.Среднемесячная заработная еще плата одного он работающего, руб., в том числе:
еще руководители
специалисты
22,4
30
19,4
21,25
30
19,5
4.Среднемесячный доход еще одного работающего, он руб.
22,4
21,25
5. Минимальная тарифная еще ставка:
в первом он квартале
в четвертом еще квартале
-
-
-
-
6. Оплата простоя, он тыс. руб.
-
-
7. Оплата пособий еще по сокращению, еще руб.
-
-
8. Сокращено работников, еще чел.
-
-
Данные таблицы 1 еще показывают произошедшие еще изменения в трудовых еще
показателях: в 2016 году еще по сравнению с 2015 он численность рабочих еще на ООО «еще
Саянпромтранс»: увеличилась еще на 2 человека и еще составила 302 человек. Фонд
заработной он платы в 2016 году он по сравнению с 2015 еще годом увеличился с 470 он
тыс.руб. до 510 тыс. руб., т. е. на 40 тыс.руб. В 2015 году среднемесячная он
заработная плата еще одного работающего еще была 22,4 тыс.руб., а в 2016 году она он
составила 21,25 руб., т.е. произошло уменьшение еще на 1,15тыс. руб. Таким
образом, еще анализ финансового еще положения фирмы он ООО «Саянпромтранс» еще
показал, что еще предприятие рентабельно и он прибыльно.
32
2.2 Кадровый документооборот в ООО «Саянпромтранс»
С помощью документов еще Общего отдела еще осуществляется обеспечение еще
управления в ООО «он Саянпромтранс». Рациональность еще является элементом еще
осуществления работ с он документами в ООО «еще Саянпромтранс» и определяется
еще скоростью исполнения и еще перемещения документов и еще уровнем обеспечения он
руководителей предприятия еще документационной информацией.
Нужно сказать, еще что в основном он правильная организация еще работы с
документами еще зависит от он четкого разделения еще функций и исходящих он из них еще
обязанностей работников еще предприятия. Когда работник еще точно осведомлен о он
своих обязанностях, еще то это еще способствует повышению еще его ответственности и в
он это же еще время делает еще невозможным повторение еще операций при еще работе с
документами.
21
В компании ООО «он Саянпромтранс», была он изучена организационно-он
распорядительная документация.
Организационно-распорядительные он документы на он предприятии
следующие:
- он устав - правовой он акт, являющийся еще одним из он учредительных документов
и он определяющий правовой он статус организаций, еще необходимый для он её
государственной еще регистрации.
- штатное расписание - еще правовой акт, еще устанавливающий штатный он состав
и штатную он численность организации. Штатное расписание еще содержит перечень
он структурных подразделений, еще должностей, сведения о он количестве штатных он
единиц, должностных он окладов, надбавках и он месячном фонде еще заработной
платы.
- протоколы - составляются еще на основании еще записей, произведенных он во
время еще совещания (заседания), еще представленных тезисов еще докладов и
выступлений, он справок, проектов он решений и др.
21
Ерёмина Н.Л. Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение / Н. Л.
Ерёмина. – Новосибирск: Сиб. унив. изд-во, 2015. – 192с.
33
- приказы - оформляются он решения нормативного он характера, а также еще по
оперативным, он организационным, кадровым и еще другим вопросам он работы
организации.
Кадровое делопроизводство еще занимает наибольший еще объем – около он
половины всех еще временных затрат еще секретаря. Это свидетельствует, во-еще первых,
о важности еще кадрового делопроизводства еще как элемента он кадровой работы, а, во-еще
вторых, о необходимости еще грамотной и методической еще организации работы с еще
кадровыми документами.
В состав кадровой он документации, используемой в еще ООО
«Саянпромтранс» еще входят следующие он документы:
- трудовой еще договор (контракт);
- еще приказ (распоряжение) о еще приеме на еще работу (форма №Т-1);
- еще личная карточка (еще форма № Т-2);
- учетная он карточка научного еще работника (форма № Т-4);
- он приказ (распоряжение) о он переводе на он другую работу (еще форма № Т-5);
- приказ (еще распоряжение) о предоставлении он отпуска (форма № Т-6);
- он приказ (распоряжение) о он прекращении трудового он договора (контракта)
(еще форма № Т-8);
- табель еще учета рабочего он времени (форма № Т-13);
- еще личные заявления еще работников предприятия;
- он графики отпусков;
еще Эффективное управление еще документацией невозможно еще без установления
и он поддержания строго еще определенного порядка еще обработки документов.
Решение этой он важной задачи он делопроизводства обеспечивается он посредством
разработки он особого документа – он графика документооборота.
График документооборота – еще это документ, он устанавливающий
рациональный он порядок (сроки и еще очередность) обработки еще документов с учетом
34
он их количества и еще исходя из он потребности служб он организации в
документированной еще информации.
22
Функциональное назначение еще графика заключается в он минимизации
материальных и еще временных затрат еще на обработку еще документов, создании он
оптимальных условий он для работы с он указанными документами еще должностных
лиц он предприятия и, в конечном он счете, в повышении он эффективности
деятельности он предприятия в целом.
Работу по еще подготовке проекта еще графика документооборота он организует
секретарь еще ООО «Саянпромтранс».
еще Для составления еще проекта графика он документооборота ООО «он
Саянпромтранс» используются он следующие исходные он данные:
перечень он документов, подлежащих он исполнению;
перечень еще исполнителей, допущенных к он подготовке
соответствующих он видов документов;
еще сроки исполнения еще документов;
типовые еще технологии обработки еще документов.
График документооборота он может быть еще оформлен в виде он схемы или еще
перечня работ он по обработке он документов, с указанием он их исполнителей, еще
порядка взаимодействия, а еще также сроков еще выполнения соответствующих он работ.
Пример оформления еще графика документооборота еще представлен в таблице
2.
22
Жукова М.П. Перечень типовых управленческих документов в делопроизводстве организации //
Справочник секретаря и офис-менеджера. -2015. - №1. – С.6-11.
35
Таблица 2
График еще документооборота ООО «еще Саянпромтранс» на 2015 он год
Наименовани
е он документа
Создание документа
Проверка документа
Обработк
а
документа
Передача
в архив
Количество
экземпляров
Ответственный за
еще
выписку
Ответственный за
еще
оформление
Ответственный за
еще
исполнение
Срок исполнения
Ответственный за
он
проверку
Кто представляет
Порядок представления
Срок представления
Кто исполняет
Срок исполнения
Кто
исполняет
Срок исполнения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Проект графика он документооборота утверждается еще приказом
руководителя он предприятия. Выписки из он графика документооборота он
передаются исполнителям (ещесоответствующим подразделениям) еще для
применения в еще практической деятельности.
Ответственность за еще соблюдение графика еще документооборота, а также он за
своевременное, еще полное и качественное еще исполнение документов и еще
достоверность содержащихся в еще них сведений еще несут лица, он создавшие и
подписавшие еще эти документы. Контроль за он соблюдением графика еще
документооборота организует еще секретарь ООО «он Саянпромтранс».
Таким он образом, в системе еще делопроизводства компании он ООО
«Саянпромтранс» еще выделяются три он основных направления – он кадровое,
бухгалтерское и еще общеорганизационное. Далее представим он характеристику
документопотока в еще организации по он данным годового еще документооборота и
анализу он объемов входящей, еще исходящей и внутренней он документации.
Совокупность документов, еще движущихся по он единому маршруту, еще
составляет документопоток. Принято выделять еще три основных он
документопотока организации:
- еще поступающие (входящие) еще документы;
36
- отправляемые (еще исходящие) документы;
- он внутриведомственные документы.
Для более он наглядной характеристики он объема входящих, еще исходящих и
внутренних он документов в ООО «еще Саянпромтранс», на он рисунке 2 представлены
еще графики объемов еще указанных видов он корреспонденции за 2013-2015 гг.
Рисунок 1 - Объем он документооборота по еще видам корреспонденции в он ООО
«Саянпромтранс» еще за 2013-2015 гг.
Наибольший объем еще документопотоков приходится еще на входящие он
документы, что еще объясняется, в первую еще очередь, тем, еще что сюда еще относятся
различные он нормативно-правовые еще акты, справочная он документация,
распоряжения и т.п., отправляемые в ООО «он Саянпромтранс» вышестоящими еще
инстанциями, и не еще всегда требующими еще ответа. Объем документопотока он
входящих документов он вырос за он три года он на 7,7%, в том еще числе, за еще счет роста еще
числа контрагентов, с он которыми фирма еще ведет переписку.
На втором еще по объему он месте находится он исходящая документация, он объем
которой еще вырос на 16,5% еще за 2013-2015 гг., что также еще связано с развитием еще
коммерческой деятельности еще компании.
А вот динамика еще объемов внутренней он документации отрицательная – еще ее
объем он сократился на 16,8% еще за три еще года, что еще является положительной еще
тенденцией, так еще как чрезмерный он внутренний поток он документов не еще всегда
свидетельствует еще об эффективных он коммуникациях, наоборот, еще свидетельствует
37
о растущей еще бюрократии, так еще как внутренние он документы также еще надлежит
фиксировать. В каждом из он документопотоков выделяются он документопотоки
второго еще уровня. Например, документы, еще поступающие в организацию, еще могут
включать он документы из еще вышестоящих организаций, еще из сторонних еще
организаций, обращения еще граждан и др.
Исходящие документы он также могут еще состоять из он документов,
направляемых в еще вышестоящие организации, он сторонним организациям, еще
гражданам и др. В составе внутренних еще документов отдельные он
документопотоки составляют еще распорядительные документы, еще протоколы,
информационно-еще справочные документы (он докладные, служебные еще записки и
др.). Для каждого еще документопотока характерна еще своя схема еще прохождения
документов.
Независимо от еще адресата корреспонденция в еще ООО «Саянпромтранс» еще
передается секретарю. Ему же еще передаются корреспонденция и еще документы,
полученные еще работниками в командировках, он на совещаниях, еще конференциях.
Задача первичной еще обработки – проверить еще правильность доставки и он
целостность вложений, он учесть поступившие еще документы и подготовить он их к
передаче еще по назначению. На всех он документах, поступающих в он ООО
«Саянпромтранс» он на бумажных еще носителях для он фиксации факта и еще времени их он
поступления в фирму еще вручную проставляется он отметка с указанием еще даты и
порядкового он номера.
В ООО «Саянпромтранс» он ведется книга он регистрации входящей он
корреспонденции. Книга имеет еще следующую форму (он таблица 3).
38
Таблица 3
еще Форма книги еще регистрации входящей еще документации
входящи
й он номер
по он
порядку
номер и
дата еще
документ
а
от кого он
получен
докумен
т
краткое
содержани
е
кому
передано он
на
рассмотре
ние
роспис
ь
резолюци
я
документ
а
№ дела,
куда он
подшит
докумен
т
1
2
3
4
5
6
7
8
В процессе первоначальной он обработки документы еще сортируют по он
структурным подразделениям. При распределении он документов пользуются еще
положениями о структурных еще подразделениях, должностными он инструкциями.
После регистрации он корреспонденции специалист он по кадрам он передает их
он на рассмотрение, еще для проставления еще резолюции, генеральному он директору ООО
«Саянпромтранс». Рассмотрение еще документов производится в еще день их он
получения. Генеральный директор еще ООО «Саянпромтранс» в он резолюции
проставляет еще четкую и конкретную еще резолюцию.
Документ с резолюцией он передается ответственным еще исполнителям. Если
указано еще несколько исполнителей, то, он для одновременной он работы над он
документом, с него он изготавливаются ксерокопии еще по числу он исполнителей.
Исполнители получают еще документ под еще роспись в книге еще регистрации входящей он
корреспонденции. После исполнения он резолюции, исполнитель он передает
ответный еще документ с прилагаемыми еще материалами, на он основании которых он он
готовился. После рассмотрения еще исполненного документа он руководителем,
готовится он окончательный вариант еще письма-ответа он на фирменном еще бланке ООО
«Саянпромтранс». Заверяется еще подписью генерального он директора ООО «он
Саянпромтранс» и, при он необходимости, печатью он соответствующего
подразделения. Основное назначение он распорядительных документов в он ООО
«Саянпромтранс» – он регулирование и координация еще деятельности,
позволяющие он организации достигнуть еще поставленных целей и он получать
39
максимальный он эффект от он своей деятельности. Распорядительные документы он
содержат управленческие он решения, обязательные он для выполнения.
Распорядительные документы он содержат решения, еще идущие сверху он вниз
по он системе управления: еще от управляющего еще органа к управляемому, он от
руководителя он организации к работникам.
Основанием для он издания распорядительного еще документа может еще быть:
- необходимость еще исполнения принятых он законодательных, нормативных он
правовых актов и он иных решений он вышестоящих органов и еще ранее принятых он
решений организаций;
- еще необходимость осуществления еще собственной исполнительно – еще
распорядительной деятельности, он вытекающей из еще функции и задач он
организации.
Виды распорядительных еще документов, издаваемых еще организацией,
устанавливаются еще ее учредительным он документом – уставом.
В состав распорядительных еще документов входят он распоряжения, решения,
он приказы и указание.
Распорядительные акты еще издаются по еще инициативе руководителя в он
пределах его он полномочий и компетенции он для осуществления еще исполнительной
и распорядительной еще деятельности в ходе он исполнения задач, еще возложенных на еще
организацию.
Подготовка распорядительных он документов складывается он из следующих
он этапов:
- изучение он управленческого вопроса;
- еще подготовка проекта он распорядительного документа;
- он согласование документа;
- он подписание документа.
Приказ издается в еще ООО «Саянпромтранс» еще единолично руководителем он
предприятия в целях еще разрешения организационных, еще финансовых, кадровых и он
иных вопросов он его деятельности.
40
Приказы издаются он по вопросам еще основной деятельности и он по личному еще
составу. Приказы, издаваемые в еще организации, не он противоречат Конституции еще
Российской Федерации, он законодательству Российской он Федерации, указам и он
распоряжениям Президента еще Российской Федерации, он постановлениям и
распоряжениям еще Правительства Российской еще Федерации, международным еще
обязательствам Российской он Федерации, Уставу еще организации, ранее еще изданным
приказам еще организации.
Приказы по еще основной деятельности он издаются:
- во он исполнение нормативных еще правовых актов он вышестоящих органов он
власти и управления;
- в он целях осуществления еще собственной исполнительно – он
распорядительной деятельности, он вытекающей из он функций и задач он
организации.
Проекты приказов он по основной еще деятельности составляются он на основе он
тщательного и всестороннего еще изучения вопросов, он требующих разрешения, он
чтобы содержащиеся в он приказах поручения еще были конкретными и он реальными,
обеспечивались еще достаточными материально – он техническими и финансовыми он
средствами и исключали еще необходимость в последующем он корректировки
принятых еще решений в связи с он неполнотой или еще недоработкой изданного он
приказа.
23
При оформлении он приказов используются еще следующие реквизиты: он
наименование организации, он название вида еще документа, дата, он регистрационный
номер еще документа, место еще издания, заголовок к еще тексту, текст, он подпись, визы.
Текст приказа он состоит из еще двух частей: еще констатирующей и
распорядительной. В качестве обоснования он действий может он выступать:
- ссылка еще на нормативный он акт вышестоящего еще органа или еще собственные
ранее еще изданные акты с еще указанием названия еще документа, даты, он номера, заголовка
к еще тексту;
23
Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю.
Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2014. - 296 c.