74
Программа «1С:Документооборот 8» предоставляет удобные
инструменты для администрирования:
- настройка прав доступа пользователей на основе механизма ролей,
назначения интерфейса и языка пользователя;
- журнал регистрации действий пользователей и системных событий;
- возможность выгрузки и загрузки информационной базы;
- средства установки и обновления платформы и прикладных решений.
Поиск.
В «1С:Документообороте 8» реализован полнотекстовый поиск любых
данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по
содержимому файлов популярных форматов с учетом морфологии русского,
украинского и английского языков.
Эргономичный пользовательский интерфейс.
Современный дизайн интерфейса обеспечивает легкость освоения
прикладных решений для начинающих и высокую скорость работы для
опытных пользователей.
Рассмотрим возможности, которые предоставляет программа «1С:
Документооборот» по совершенствованию документооборота предприятия.
Регистрация внутренних документов.
Справочник «Внутренние документы» предназначен для учета,
хранения и работы с официальными документами вашего предприятия или
учреждения – например, организационно-распорядительной или
нормативно-справочной документацией.
Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая может
формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия
или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на
выполнение пользователями или группами пользователей различных
операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Жизненный цикл внутреннего документа в «1С:Документообороте 8»
75
состоит из таких стадий:
- создание;
- согласование;
- утверждение;
- исполнение;
- списание в дело.
Каждый внутренний документ может включать в себя один или
несколько файлов произвольного формата. Также как и для простых файлов,
для этих файлов поддерживаются механизмы коллективного
редактирования, версионирования и полнотекстового поиска.
Поддерживается настраиваемая генерация регистрационных номеров.
На каждый внутренний документ ведется учетно-регистрационная
карточка.
Регистрация входящих и исходящих документов
«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию
входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется
автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным
правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами,
типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документов сопровождается следующими процессами:
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей
постановки на контроль;
- оповещение исполнителей;
- контроль регламентированных сроков исполнения документов;
- формирование отчетов по поступлению и исполнению документов,
по просроченным документам.
На каждый документ ведется учетно-регистрационная карточка.
Входящие и исходящие документы автоматически связываются в
76
цепочки переписки. Цепочку можно посмотреть как из карточки любого
входящего или исходящего документа, так и из карточки корреспондента.
Предусмотрена регистрация входящих и исходящих документов,
адресатами которых являются не только юридические лица, но и граждане.
Предусмотрена настройка дополнительных реквизитов для входящих и
исходящих документов без остановки системы.
Наборы дополнительных реквизитов задаются в разрезе видов
документов. Карточку любого документа можно настроить так, чтобы она
отображала только нужный состав стандартных и дополнительных
реквизитов.
Работа с файлами.
Файлы нужны для учета, хранения и обработки обычной информации,
которая возникает в повседневной жизни предприятия – черновики,
проектные файлы, калькуляции, результаты совещаний и обсуждений,
исследования, комментарии, файлы систем проектирования, библиотечно-
справочные материалы и т.д.
«1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов.
Предусмотрено создание файлов из шаблонов, что способствует
стандартизации документооборота и упрощает составление типовых
документов сотрудниками организации.
Можно не только создавать файлы из шаблонов, но и автоматически
загружать в систему уже накопленные файловые архивы. Файлы хранятся в
структуре папок.
Подходы к построению структуры папок могут быть разными,
например:
- в соответствии с организационной структурой предприятия
(например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
- по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования,
Рекламные материалы, Проектные документы и т. д.);
77
- по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные);
- и другие.
Хранение и права доступа.
В программе «1С:Документооборот 8» внутренние документы и файлы
хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Для каждой папки
администратор или уполномоченный пользователь может настроить
различные права доступа для пользователей или групп пользователей. Права
родительской папки распространяются на дочерние папки.
Допускается установка как разрешающих, так и запрещающих прав,
что позволяет легко поддерживать политику безопасности в актуальном
состоянии. Права доступа также зависят от вида документа, грифа
документа, принадлежности пользователя к тем или иным группам
корреспондентов и физических лиц.
Сканирование.
В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность загрузки
входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых
типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Поддерживается
автоматическая генерация имен файлов при сканировании.
Электронная почта.
Любой документ или файл можно отправить по электронной почте
непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и
внутренних документов из электронной почты в «1С:Документооборот 8».
Просмотр, редактирование и контроль версий.
Для просмотра и редактирования файлов программа
«1С:Документооборот 8» использует соответствующие приложения,
установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с файлами выполняется непосредственно на
«рабочем столе»: пользователь видит список редактируемых файлов и
список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с
78
возможностью удалить, добавить или поменять местами его элементы.
«1С:Документооборот 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам
как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при
одновременном редактировании документов исключаются благодаря
механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически
создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий,
удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов
популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение
версий средствами Microsoft Word и OpenOffice.Org Writer.
Бизнес-процессы и работа пользователей.
В программе «1С:Документооборот 8» коллективная работа с
документами реализована в следующих бизнес-процессах:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и
с его резолюцией возвращается к автору документа.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям
по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины.
Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
- Согласование: в рамках этого бизнес-процесса
документы попадают на согласование к указанным респондентам и
потом возвращаются к инициатору бизнес-процесса для ознакомления с
результатами согласования.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному
лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом
утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения
регистрационного номера, проставления печати организации и отправки
корреспонденту.
79
- Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ
рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать
поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным
исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на
утверждение роли «Директор» и программа автоматически доставит
соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль –
самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность
настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду
документов.
Учет рабочего времени и контроль исполнения.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая
включает данные о виде, содержании и продолжительности работ. На
основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах
времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Предусмотрена возможность автоматического заполнения
ежедневного отчета при выполнении задач.
В заключении хотелось бы еще раз отметить, что электронный
документооборот в 1С способствует значительному повышению уровня
качества обработки всей документации и обмена актуальными данными,
сокращению количества ошибок, которые неизбежны в бумажном варианте
ведения документооборота, а также снижению трудовых и временных затрат
на обработку информации.
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации с расчетом экономической
эффективности
В качестве мер совершенствования кадрового документооборота ЗАО
80
«Роспечать» был рекомендована версия программы «1С: Предприятия 8».
Программные продукты от 1С всегда были наиболее сильными в сфере
управления и учета. Потому документооборот в программах 1С обычно
отличается особенными преимуществами, которые отсутствуют в иных
системах электронного документооборота. Одно из главных преимуществ –
полноценная интеграция с учетными данными – справочниками и
документами, без которых невозможно построение системы комплексной
автоматизации всех бизнес-процессов.
В программе «1С: Предприятия 8» существует возможность получения
дополнительных преимуществ для обмена электронными документами –
программный продукт «1С-Такском».
Функции обмена документами в 1С:
- формировать, подписывать и отправлять электронные документы
нажатием всего лишь одной кнопки, что значительно проще, чем
распечатывать и подписывать бумажный документ;
- использование любого сертификата ЭЦП, признанного ФНС России;
- производить не только обмен счетами-фактурами, но и остальной
документацией – накладными, счетами, актами, заказами и т. п.
- автоматическое формирование всех входящих документов и их
регистрация в информационной базе «1С», остается выполнить только их
проведение.
Для расчёта эффективности внедрения программного продукта «1С-
Такском» необходимо составить инвестиционный проект. Проект рассчитан
на 4 года, начиная с 2018 года июнь-июль (внесение инвестиций).
По мнению экспертов-разработчиков продукта, прирост годовой
выручки от внедрения программного продукта «1С-Такском» по сравнению с
2017 годом составит 10%. В 2017 году годовая выручка составила 6633
тыс.руб., себестоимость 3537 тыс.руб. То есть прирост годовой выручки при
внедрении программного продукта «1С-Такском» составит 663,3 тыс.руб.
81
Расходы будут идти на покупку домена, а также на программирование,
тестирование и внедрение модулей программы. Оценочная стоимость данных
услуг составит 303,6 тыс.руб. Эксплуатационные затраты составят 104,1
тыс.руб.
Прирост годовой прибыли определяется как разница между доходами
(выручкой (без НДС) за вычетом расходов на услуги программирования,
тестирования и внедрения модулей программы и эксплуатационных затрат.
Пр = В – ЗС –ЭР, (3.1)
где Пр – прибыль от реализации, тыс.руб.
В – годовая выручка, тыс.руб.;
ЗС – расходы на услуги программирования, тестирования и
внедрения, тыс.руб.;
ЭР – общие эксплуатационные затраты, тыс.руб.
Получаем Пр:
Пр = 663,3 – 303,6 – 104,1 = 255,6 тыс.руб.
В качестве экономического эффекта выступает лишь чистая прибыль.
Далее рассчитаем чистую прибыль по формуле 3.2:
ЧП = Пр –НП, (3.2)
где ЧП – чистая прибыль;
НП – налог на прибыль (18% от прибыли от реализации), тыс.руб.
НП = 255,6 • 0,18 = 46 тыс.руб.
ЧП = 255,6 – 46 = 209,6 тыс.руб.
Чистая прибыль составит 209,6 тыс.руб.
Далее рассчитаем чистый финансовый поток от реализации проекта по
формуле 3.3:
82
ЧФП = ЧП + Зо, (3.3)
где ЧФП – чистый финансовый поток,
Зо – амортизационные отчисления.
ЧФП = 209,6 + 11,4= 221 тыс.руб.
Для приведения будущих поступлений и платежей к текущей
стоимости (ценности данного года) будем использовать метод
дисконтирования затрат.
Горизонт расчёта составляет 5 лет, то есть, период 2018-2022 годы.
Годовую ставку дисконтирования примем на уровне 30%.
Коэффициенты дисконтирования будем находить по формуле:
L = 1 : (1 + i)
n
, (3.4)
где i – реальная норма дисконта, больше чем ставка
рефинансирования;
n – номер периода, результаты и затраты которого приводятся к
расчётному.
Расчёт экономического эффекта от внедрения предложенных
мероприятий по внедрению программного продукта «1С-Такском», таким
образом, произведём для i = 0,3.
Следовательно, коэффициентам приведения по годам будут
соответствовать следующие значения:
L
0
= 1 / (1 + 0,3)
0
= 1,00 – 2018 год (расчётный).
L
1
= 1 / (1 + 0,3)
1
= 0,769 – 2019 год.
L
2
= 1 / (1 + 0,3)
2
= 0,592 – 2020 год.
L
3
= 1 / (1 + 0,3)
3
= 0,455 – 2021 год.
L
4
= 1 / (1 + 0,3)
4
= 0,35 – 2022 год.
83
Чистая текущая стоимость (NPV) определяется суммой приведенных
годовых рент (PV) к началу инвестиционного периода:
Затраты первого года составляют 303,6 тыс. руб.
PV
1
= ЧФП * L
1
= 221 * 0,769 =
169,9 тыс.руб.
PV
2
= ЧПФ * L
2
= 221 * 0,592 = 130,8 тыс руб.
PV
3
= ЧПФ * L
3
= 221 * 0,455 = 100,6 тыс.руб.
PV
4
= ЧПФ * L
4
= 221 * 0,35 = 77,35 тыс.руб
NPV = 169,9 + 130,8 + 100,6 + 77,35 – 303,6 = 175,05 тыс.руб.
Рассчитаем динамический срок окупаемости (ДСО) [2, c.150]]:
NPV
1
= 169,9/(1+0,3) – 303,6 = -172,9 тыс.руб.
NPV
2
= 130,8/(1+0,3)
2
– 133,7 = 77,4 –133,7 = -56,3 тыс.руб.
NPV
3
= 100,6 / (1 + 0,3)
3
– 2,9 = 42,9 тыс.руб.
ДСО = 2 – NPV
2
/ (NPV
3
– NPV
2
)= 2 – (-56,3/ (42,9 – (-56,3)) = 2 – (-56,3
/ 99,2) = 2 – (-0,6) = 2,6 года
Внутренняя норма доходности (ВНД) представляет собой ту норму
дисконта i, при которой величина чистого дисконтированного дохода равна
дисконтированным капитальным вложениям (стоимости проекта). Другие
встречающиеся в литературе названия этого показателя – внутренняя норма
дисконта, внутренняя норма рентабельности.
В международной практике для этого показателя используется
обозначение IRR (Internal Rate of Return).
ВНД (IRR) находится из решения уравнения:
K
i
CS
N
i
n
nn
0
)1(
)(
, (3.5)