64
сведения ее к организации законодательно-необходимому минимуму. Данная организации политика
минимизации документопотока организации обусловлена некоторыми однако факторами:
- торговая деятельность фактически РА предполагает большой фактически объем
документации, связанной фактически с бухгалтерской и фактически экономической сферами, а фактически также
с областью фактически деятельности юрисконсульта организации,
- тогда постоянная текучесть кадров тогда и срок работы тогда в РА от тогда 1 месяца до тогда 1 года
обуславливает тогда стремление ограничиться при тогда оформлении нового сотрудника тогда
минимальным набором документов.
Данные каждая факторы приводят к каждая тому, что организация каждая стремится
сократить объем каждая документации в любой каждая структуре, где это каждая возможно. Одной
из каждая таких структур является каждая служба персонала.
Для улучшения допустим работы службы персонала, допустим сокращения ее численности, допустим
сокращения бумажного документопотока допустим в РА была допустим внедрена
автоматизированная система допустим 1С. Данная система допустим позволила перевести часть допустим
кадровых документов в допустим автоматизированный (электронный) вариант, допустим создать
«виртуальные» архивы, допустим уменьшить нагрузку на допустим менеджеров по персоналу.
Естественно, допустим что в условиях допустим ежегодно увеличивающегося объёма допустим
документов в связи допустим с постоянной текучестью допустим кадров в РА, допустим и в связи допустим с
необходимостью контроля допустим и учёта каждого допустим документа данной допустим организации
был допустим необходим переход допустим к использованию автоматизированной допустим системы
формирования кадровой допустим документации, который вызван допустим также изменениями
в допустим российской системе документооборота.
Выбор фактически автоматизированной системы с фактически расширенным спектром
функций фактически позволил на фактически первоначальном этапе и фактически при дальнейшем внедрении фактически
более новых технологических фактически версий выполнить фактически следующие задачи:
- возможность даже планировать структуру даже организации, штатные
расписания даже и кадровую политику;
65
- фактически вести документооборот по фактически персоналу и учету фактически труда, аттестации и фактически
определению потребностей (обучение, фактически повышение квалификации)
работников;
- определять фактически набор персонала человека на вакантные должности;
- человека вести архивы без человека ограничения сроков давности человека и многое другое.
Для человека менеджера по персоналу человека данная программа позволила человека проводить
ряд действий человека быстро и максимально человека эффективно: быстрая человека и удобная
регистрация человека документов с помощью человека развернутой системы различных человека
справочников; удобный и человека быстрый поиск по человека любым реквизитам
регистрационной человека карточки как документов, человека так и проектов; человека формирование
отчетности и даже т.п. Данная система даже позволила также обеспечить даже прямое
взаимодействие кадровой даже службы и бухгалтерии, даже что является
немаловажным даже в торговой организации.
Так даже как руководство РА уделяет определенное внимание кадровой даже
политике, то улучшение даже системы кадрового учета и планирования явились
для даже него достаточно важными даже задачами. В связи даже с этим внедрение даже
автоматизированной системы позволило обеспечивать не только даже саму службу
персонала, даже но руководителей даже подразделений, генерального даже директора
необходимой информацией человека для принятия обоснованных человека решений в области человека
управления персоналом.
Внедрение автоматизированной человека системы, помимо общих человека
положительных сторон в человека области получения и человека передачи кадровой
информации, человека имеет ряд существенных человека преимуществ по сравнению человека с
«бумажным» документопотоком, человека способствует изменениям во человека всей
организации. Непрерывно увеличивающийся поток человека информации, который
проходит человека через все отделы человека организации, включая и кадровую службу, человека
приводит к тому, человека что «бумажный» документооборот человека становится не
эффективным, человека и появляются существенные человека проблемы в этой человека сфере, а
именно:
66
- каждая потеря документов, следовательно, каждая и информации;
- попадание допустим документов и информации, допустим содержащейся в них, допустим третьему
лицу;
- большие каждая затраты времени на каждая подготовку и согласование каждая документов,
как следствие каждая - малая скорость каждая обработки информации, а каждая значит - медленная каждая
реакция на новые каждая воздействия;
- избыточность документооборота;
- даже бесконтрольность исполнителей, как даже следствие низкая
исполнительная даже дисциплина, невозможность доведения даже в короткие сроки даже
поручений, вытекающих из даже резолюций до конкретных даже исполнителей;
- невозможность установления например истории работы с например документами;
- избыточные затраты однако на бумагу, расходные однако материалы, площади для однако
хранения;
- завышенная численность каждая работников;
- неполное и например искаженное представление о например деятельности, как отдельных например
отделов, так и например организации в целом.
Именно человека нарастание отмеченных нами человека проблем явилось в человека 2009 году
стимулом человека для изменений в человека кадровой службе и человека в структуре кадрового человека
делопроизводства.
Внедрение человека автоматизированной системы, как человека уже говорилось ранее, человека
привело к однако следующим результатам:
- уменьшение человека объема бумаг;
- уменьшение человека штата кадровой при том службы;
- уменьшение времени фактически на составление и фактически поиск документов в фактически случае
необходимости;
- строго фактически определенный процесс регистрации фактически документов, указывающий
на фактически исполнителя и сроки фактически исполнения;
- наличие информации например у руководителя о например выполнении выданных им например
поручений;
67
- прохождение документов допустим необходимых стадий (регистрация, допустим
рассмотрение, визирование, согласование допустим и исполнение) в допустим установленные
сроки;
- повышение однако исполнительной дисциплины и однако ответственности;
- повышение качества фактически выполняемых работ и фактически создание положительного
имиджа фактически организации.
Внедрение автоматизированной системы фактически позволило, таким образом, фактически
сократить расходы РА фактически – как в фактически финансовом плане, так фактически и с точки фактически зрения
затраты времени. фактически При этом само фактически размещение в кадровой фактически службе одного
автоматизированного фактически рабочего места, его фактически оснащение не стало фактически для РА
затратным фактически по сравнению с фактически полученными положительными эффектами фактически
(персональный компьютер, коммуникационные фактически средства, средства для фактически
автоматизации ввода архивных фактически данных, локальная компьютерная фактически сеть и т.п.).
В фактически числе этих положительных фактически эффектов можно назвать:
- однако создание интегрированной базы однако данных персональной и однако нормативно-
справочной информации;
- исключение допустим неоднократного ввода информации, допустим связанной с
персоналом, допустим сотрудниками различных подразделений;
- допустим автоматизация процесса ведения допустим базы персональных данных допустим
(«личные карточки», обучение, допустим аттестация) сотрудников;
- автоматизация допустим подготовки и обработки допустим приказов по штатному допустим
расписанию, организационной структуре допустим предприятия и сотрудникам;
- особенно автоматизация процедур, связанных особенно с расчетами по особенно оплате труда;
- автоматизация человека формирования отчетности, основанной человека на данных о человека
персонале и заработной человека плате, для руководства человека компании и в человека интересах
различных регулирующих человека органов.
Таким образом, можно тогда говорить о том, тогда что автоматизированная
система, тогда ее внедрение, позволило тогда решить проблемные задачи, тогда связанные,
прежде всего, тогда с оформлением персонала, тогда что для РА тогда – как организации тогда с
68
постоянной текучестью тогда кадров, является наиболее тогда актуальным вопросом
кадровой тогда политики.
В соответствии с тогда представленными в данном тогда параграфе
характеристиками структуры тогда кадрового делопроизводства в тогда РА, проведем ее тогда
оценку.
Положительные эффекты от при том изменения кадрового системы при том в торговой
организации при том РА, внедрения автоматизированной при том системы 1С:
- при том экономия средств при том на расходные материалы при том (бумагу), на оборудование при том
(копировально-множительную технику и при том расходный к ней при том материал), на
доставку при том информации в бумажном при том виде, на хранение при том бумажных документов
(в при том т.ч. физическое освобождение при том места);
- экономия рабочего например времени работников человека службы персонала;
- ускорение каждая процесса коллективной работы каждая с документами (от каждая
появления до согласования каждая и утверждения и каждая т.п.);
- оптимизация бизнес-процессов, при том связанных с документооборотом, при том
повышение их прозрачности;
- при том улучшение контроля за при том всеми информационными потоками при том и
процессами в при том организации;
- сокращение численного организации состава кадровой службы;
- каждая прямое взаимодействие кадров каждая и бухгалтерии.
Отрицательные эффекты тогда от изменения кадрового тогда системы в торговой тогда
организации РА, внедрения тогда автоматизированной системы 1С:
- при том большие затраты на при том первоначальное внедрение автоматизированной при том
системы;
- необходимость переоснащения тогда рабочих мест (компьютеры, тогда офисная
техника, наличие тогда локальной сети, и тогда т.д.);
- приобретение многофункционального при том специального программного
обеспечения, при том
- переобучение при том кадрового работника.
69
Данные однако отрицательные эффекты характерны однако в период первоначального однако
внедрения автоматизированной системы, однако а также в однако процессе
усовершенствования программного однако обеспечения. Для РА однако названные нами
отрицательные однако эффекты на сегодняшний однако день уже не однако являются актуальными.
Таким образом, особенно функционирующая в РА особенно структуры кадрового
делопроизводства особенно может быть оценена особенно достаточно высоко и особенно как максимально
подходящая особенно для торговой сферы особенно деятельности организации.
Вместе с особенно тем, стоит отметить особенно ряд моментов, не особенно учтенных в РА особенно на
данный момент особенно в области кадров: - отсутствие особенно постоянного повышения
квалификации особенно менеджеров по персоналу, особенно в частности в особенно области работы с особенно
персональными данными, - отсутствие постоянного особенно (отдельного) мест
архивного особенно хранения кадровых документов особенно (бумажный вариант).
Данные проблемы организации остаются в РА организации вне политики руководства организации и пока не организации
являются задачи для организации первоначального решения.
70
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации
От того, как организован документооборот на предприятии, зависит
эффективность работы предприятия в целом. Потому что на качество
управления и, следовательно, на экономическую эффективность
деятельности предприятия влияют такие факторы, как оперативность и
качество формирования документов, приема-передачи информации,
отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая
организация хранения, поиска и использования документов.
Анализируя документы, работа с которыми ведется в ЗАО "Роспечать"
мы отметили некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-
прежнему составляет бумажный документооборот. Основными
недостатками бумажного документооборота являются:
- сложность организации эффективного контроля и отчетности по
исполнению резолюций;
- трудности отслеживания движения документа на всех этапах его
жизненного цикла;
- длительность сроков подготовки и согласования документов;
- медленный поиск документов;
- сложность организации документооборота, если с одними и теми же
документами одновременно работает несколько пользователей;
- трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;
- в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами
доступа к документам и др.
Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти
71
минусы устраняются с введением систем электронного документооборота.
Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения
велики, становится жизненно важной задача автоматизации
документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков5.
Принимая во внимание аудиторское заключение о финансовой
(бухгалтерской) отчетности, можно отметить, что бухгалтерская отчетность
не содержит существенных искажений, однако выявлены следующие
нарушения:
- в ряде случаев не соблюдается временная определенность фактов
хозяйственной деятельности;
- в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу не отражена
информация об отсутствии условных фактов хозяйственной деятельности;
- ненадлежащим образом оформленные документы в связи с
возникновением нестандартных хозяйственных операций (документ
подписан ненадлежащим лицом или лицом не, имеющим право подписи).
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают
наглядную картину напряженности информационной среды, в которой
функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик
документооборота назовем его скорость и объем. Скорость
документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на
средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента
создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих
сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен
быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы
собственности. В ЗАО "Роспечать" график документооборота отсутствует.
Это также является одним из недостатков.
По причине этого мы не можем узнать среднюю скорость
документооборота, которая может быть рассчитана методом простой
средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения
72
документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Мы
также не можем рассчитать ускорение документооборота от одного
отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота
дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный
эффект.
В настоящее время организация автоматизации документооборота
предприятия осуществляется посредством использования программных
продуктов 1С: Торговля и склад и 1С: Бухгалтерия. С помощью данных
программ в организации автоматизирована только часть документооборота
организации. В основном это работа бухгалтерии, отдела логистики и
небольшая часть работы менеджеров. Использование автоматизации на
данных участка деятельности организации существенно упростило работу
организации и снизило число внутренних документов.
Используемая в настоящее время система автоматизации не позволяет
контролировать исполнение документов и вести их эффективный учет.
Рассмотрим преимущества рекомендуемой программы
«1С:Документооборот 8». Она разработана на технологической платформе
нового поколения «1С:Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую
гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и
эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме
тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и
по низкоскоростным каналам связи.
Платформа «1С:Предприятие 8» поддерживает работу в файловом
режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL,
IBM DB2, Oracle Database.
Сервер «1С:Предприятия 8» может функционировать как в среде
Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает
возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и
возможность использования открытого программного обеспечения для
73
работы сервера и базы данных.
Масштабируемость.
Система «1С:Предприятие 8» обеспечивает масштабируемость
прикладных решений, от самых простых до многофункциональных.
Программа «1С:Документооборот 8» может использоваться в
следующих вариантах:
- Однопользовательский – для небольших учреждений или
персонального использования.
- Файловый – для многопользовательской работы. Обеспечивает
простоту установки и эксплуатации.
- Клиент-серверный вариант работы на основе трехуровневой
архитектуры. Обеспечивает надежное хранение и эффективную обработку
данных при одновременной работе большого количества пользователей.
Работа с территориально распределенными информационными базами
в «1С:Документообороте 8» предусмотрена работа в режиме распределенной
информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не
внутри информационной базы «1С:Предприятия 8», а на диске – в обычных
каталогах.
Возможности при работе в режиме распределенной информационной
базы:
- Неограниченное количество автономно работающих
информационных баз.
- Полная или частичная синхронизация данных.
- Произвольный порядок и способ передачи изменений.
Интеграция и обмен данными.
Программа «1С:Документооборот 8» обеспечивает широкие
возможности взаимодействия с другими приложениями, поддерживает
обмен данными через текстовые файлы, DBF-файлы и XML-документы.
Администрирование.