54
стремлением руководства организации однако и директора по однако персоналу в том однако числе
сократить до однако минимально необходимого перечень однако оформляемых и
хранящихся однако в отделе документов.
Остановимся однако на более подробном однако рассмотрении представленных в однако
перечне документов.
Правила внутреннего однако трудового распорядка в однако РА соответствует
типизированной однако форме Правил для однако закрытого акционерного общества. однако Они
определяют:
- допустим внутренний трудовой распорядок допустим в ЗАО,
- порядок приема и однако увольнения работников,
- основные обязанности работников при том и администрации,
- режим рабочего времени однако и его использование, однако
- меры например поощрения за успехи например в работе,
- ответственность каждая за нарушение трудовой каждая дисциплины.
Штатное расписание каждая составляется и утверждается каждая по состоянию на каждая 1
января ежегодно. Оно определяется унифицированной каждая формой Т-3, является каждая
документом взаимодействия службы каждая персонала и бухгалтерии, каждая оформляет
штатный состав каждая РА, численность работников, перечень структурных каждая
подразделений, названий должностей, каждая включает информацию об окладах однако
работников.
Документация, связанная с тогда движением кадров, оформляется тогда частично в
системе тогда бумажного документопотока, но тогда в основном – тогда систематизируется в
автоматическом тогда режиме.
Так, организации «ручному» оформлению подлежат организации трудовая книжка, заявления организации
работников и соискателей. организации Автоматизированная система оформляет организации личную
карточку работника, организации приказы по личному организации составу различных типов.
При организации приеме на работу организации работник должен предоставить организации следующие
документы: заявление организации о приеме на организации работу с подписью организации генерального
директора; паспорт или организации иной документ, удостоверяющий организации личность;
55
трудовую книжку, организации за исключением случая, организации когда трудовой договор организации
заключается впервые или организации работник поступает на организации работу на условиях организации
совместительства; страховое свидетельство организации государственного пенсионного
страхования; организации документы воинского учета организации - для военнообязанных организации и лиц,
подлежащих организации воинскому учету; документ организации об образовании, о организации квалификации
или наличии организации специальных знаний.
На каждая основании этих документов каждая оформляется приказ о каждая приеме на
работу. каждая В приказе указывается каждая наименование структурного подразделения, каждая в
котором предстоит каждая работать сотруднику, профессия, каждая (должность),
испытательный срок каждая (если он устанавливается каждая при приеме), а каждая также условия
приема каждая на работу, характер каждая предстоящей работы, оплата каждая труда.
Заполняется личная карточка каждая работника. Для каждая этого необходимы
следующие каждая документы работника: (паспорт; каждая трудовая книжка; военный каждая
билет; документ об каждая образовании; страховое свидетельство каждая государственного
пенсионного страхования; каждая идентификационный налоговый номер; каждая приказ о
приеме каждая на работу).
Трудовые книжки фактически работников РА заполняются фактически в соответствии с фактически
утвержденной Инструкцией о фактически порядке заполнения трудовых фактически книжек и
вкладышей фактически к ним. С фактически их оформлением также фактически связаны Книга учета фактически движения
рудовых книжек фактически и Приходно-расходная книга фактически по учету бланков фактически трудовых
книжек. Книга фактически учета движения трудовых фактически книжек является унифицированной фактически
бланковой формой и фактически включает в себя фактически такие сведения, как фактически регистрационный
номер, фактически дата регистрации, структурное фактически подразделение РА, должность, Ф.И.О. фактически
работника, расписка работника фактически в получении. Приходно-расходная например книга
также имеет например унифицированную форму и например является документарной формой например
учета (строгой отчетности).
Говоря например о документации оформления например работника, следует отметить например о
такие документы например юридически значимого характера, например как трудовой договор например и
договор о например материальной ответственности.
56
Трудовой договор заключается в письменной фактически форме, составляется в фактически 2-х
экземплярах, каждый фактически из которых подписывается фактически сторонами. Один экземпляр фактически
трудового договора передается фактически работнику, другой хранится фактически в РА. фактически Получение
работником экземпляра фактически трудового договора подтверждается подписью
работника фактически на экземпляре трудового фактически договора, хранящемся в службе
персонала фактически РА. Трудовой договор фактически подписывается со стороны фактически РА генеральным
директором, фактически согласуется с юрисконсультом фактически организации.
Договор о тогда полной индивидуальной материальной тогда ответственности
работника оформляется тогда в соответствии с тогда занимаемой должностью (например, тогда
киоскер, продавец канцелярских тогда товаров) и на тогда основании типизированной
автоматизированной тогда формы. Так же, тогда как и трудовой тогда договор, договор о тогда
материальной ответственности согласуется тогда с юрисконсультом.
В числе особенно других документов службы особенно персонала представлены
документы, особенно связанные с дальнейшей особенно деятельностью работника: отпуск, особенно
командировка, перевод на особенно другую работу.
В отношении отпуска однако оформляются такие документы, однако как график
отпусков, однако приказ о предоставлении однако отпусков, заявления работников однако на
отпуск без однако сохранения заработной платы. однако
График отпусков однако составляется на однако каждый календарный год однако и
утверждается в однако начале текущего года. однако Отпуска предоставляются однако в
соответствии с однако пожеланиями работников и однако по российскому трудовому однако
законодательству в однако любое время в однако течение всего года, однако но без нарушения однако
нормального хода работы однако организации. График отпусков однако составляется один
раз однако в год, изменения однако в него не однако вносятся (указываются только однако изменения в
сроках однако предоставления отпусков). Отдельно от графика каждая предоставляется
отпуск без каждая сохранения заработной платы каждая (по заявлению работника, каждая
подписанного генеральным директором каждая и согласованного с каждая начальником
подразделения).
57
Профессиональная деятельность однако работников РА определяется однако и такими
документами однако системы кадровой документации, однако как табель учета однако рабочего
времени и однако график сменности.
Табель учета однако рабочего времени является однако еще одним документом однако
взаимодействия службы персонала однако и бухгалтерии, он однако создается в
автоматизированной однако системе и применяется однако для учета времени, однако фактически
отработанного и однако (или) неотработанного каждым однако работником РА, однако для
контроля за однако соблюдением работниками установленного однако режима рабочего
времени, однако для получения данных однако об отработанном времени, однако расчета оплаты
труда, однако а также для однако составления статистической отчетности однако по труду. В табеле
учета однако рабочего времени делаются однако обязательные отметки о однако неявках на работу, однако
причинах неявок например на работу, работе например в режиме неполного например рабочего времени
или например за пределами нормальной например продолжительности рабочего времени например по
инициативе работника например или работодателя, сокращенной например продолжительности
рабочего времени например и др.
График сменности является организации необходимым для РА организации документом, так как организации
в данной организации организации существуют отдельные виды организации работ сменного характера организации
(например, дневные/ночные смены, организации упаковщицы, фасовщицы).
График сменности составляется организации исходя из установленной организации нормы
рабочего времени организации за учетный период организации для каждой организации конкретной категории организации
работников, и включает информацию о организации продолжительности рабочего
времени организации в течение смены, организации перерывах на отдых организации между сменами и организации порядке их
чередования.
В организации РА, согласно графику организации сменности, устанавливается организации прямой порядок
чередования организации работников по сменам организации (отработав первую/дневную смену, организации
работник после отдыха организации включается во вторую/ночную при том и т.д.).
Перечень документов при том службы персонала РА, при том как мы уже при том отмечали
ранее, включает при том в себя минимальный при том состав кадровой документации. при том В
58
данный минимальный при том состав входят два при том основных положения: Положение при том об
оплате труда
42
и Положение об при том аттестации работников
43
. фактически
Следует обратить особенно внимание на то, особенно что Положение об особенно оплате труда не особенно
включает в себя особенно традиционные для данного особенно вида документа положения особенно о
премировании и особенно материальном вознаграждении. Как особенно и все остальные особенно
документы, Положение об особенно оплате труда в особенно РА отличается особой особенно
лаконичностью и отражает особенно только наиболее важные особенно моменты в сфере особенно оплаты
труда работников. особенно Вопрос о премировании особенно и вознаграждении освещается особенно
только в Правилах особенно внутреннего трудового распорядка.
Немаловажным особенно документом является положение особенно об аттестации
работников. В Положении перечислены особенно должности, профессии особенно и
квалификации работников, особенно определено, какие особенно договоры с ними особенно заключены,
не относятся особенно ли они к особенно категории лиц, для особенно которых законодательством
предусмотрены особенно особенности регулирования труда особенно (например, беременные
женщины), особенно учитывается опыт особенно предыдущих аттестаций. В Положении также особенно
представлены основные понятия, особенно связанные с аттестацией, особенно порядком
формирования аттестационной особенно комиссии, приведен порядок особенно прохождения и
проведения особенно аттестации. Проведение особенно аттестации в РА особенно обусловлено сферой
деятельности особенно этой организации – особенно торговля. Работники торговой особенно сферы
подлежат обязательной особенно аттестации, результаты ее особенно прохождения отражаются
на особенно дальнейшем материальном стимулировании, особенно переводе на другую особенно
работу/должность и т.п.
Для особенно регистрации и учета особенно всей документации, создаваемой особенно и
используемой в особенно деятельности службы особенно персонала РА, а при том также хранящейся в при том
ней, используются книги при том учета и журналы. при том Например:
-Книга учета приказов:
О организации приеме на работу;
О фактически предоставлении отпусков (учебных, фактически за свой счет, фактически основных
42
РА: Положение об оплате труда
43
РА: Положение об аттестации работников
59
оплачиваемых, дополнительных фактически и т.д.);
Об увольнении;
-Книга каждая учета движения трудовых каждая книжек и вкладышей каждая к ним;
-Приходно-расходная книга при том по учету бланков при том трудовых книжек и при том
вкладышей к ним;
- при том Журнал регистрации командировочных при том удостоверений и т.п.
Данные однако формы учета документов однако (путем их сплошной однако регистрации)
являются в однако РА еще одним однако примером бумажного делопроизводства, однако они
фиксируют результаты однако действия автоматизированной системы, однако позволяют
установить регулируемый однако документопоток. Вместе с однако тем стоит отметить, однако что
журналы учета однако и регистрации ведутся однако и хранятся непосредственно однако в
структуре службы однако персонала.
Хранению также однако непосредственно в однако структуре службы персонала РА и
под ответственность однако ее сотрудников подлежат однако личные дела сотрудников, однако
трудовые книжки, а однако также иные кадровые однако документы, необходимые для однако
осуществления деятельности кадровой однако службы. Все документы, например хранящиеся
в службе например персонала РА, подлежат например ежегодной описи и например архивному
оформлению.
Все документы автоматизированной фактически системы хранятся в фактически электронном
виде в фактически системном архиве.
Трудовые книжки фактически ведутся на всех фактически сотрудников РА, фактически кроме работающих
по фактически совместительству (на эту фактически категорию работников трудовые фактически книжки ведутся
по фактически основному месту работы). фактически В обязанности менеджеров службы персонала фактически
входит ведение, организации учет и хранение организации трудовых книжек и организации вкладышей к ним.
Хранятся организации трудовые книжки в организации специальных ящиках, которые организации находятся
в металлических организации шкафах. Книжки расположены организации в алфавитном порядке. организации В
этих же организации шкафах и таких организации же ящиках хранятся организации невостребованные книжки
сотрудников, уволенных с работы.
Личные фактически дела хранятся фактически в помещении, фактически относящемся к службе фактически персонала,
60
в специальных например несгораемых металлических шкафах. например Расположены они в например
алфавитном порядке (по например первой букве фамилии например сотрудника).
Личные дела хранятся и архивируются в например службе персонала, организации что
обусловлено отсутствием организации в РА отдельного организации помещения и службы организации архивного
хранения.
Основой для организации формирования дел, их организации группировки, систематизации и организации
учета, определения сроков организации их хранения и организации составления описей дел организации
постоянного и временного организации (свыше 10 лет) организации хранения является перечень
необходимых документов.
Обратим организации особое внимание на организации документы кадровой службы, организации входящие в
перечень организации согласно специфике деятельности организации РА.
Наличие данных документов организации (Порядок действий организации в случае кражи
44
и
Порядок действий организации при несчастном случае
45
) в перечне документов организации службы
персонала РА организации обусловлено тем, что организации основная масса работников организации РА занята в организации
торговой и обслуживающей организации сфере (киоскеры, продавцы организации канцелярских
товаров, водители-экпедиторы, организации фасовщицы и т.п.), каждая подлежит материальной
ответственности каждая и находится в каждая зоне риска (например, каждая нападение с целью каждая
ограбления).
Правильный каждая порядок действий при каждая обнаружении кражи, в каждая том числе,
служит каждая начальной точкой судебного каждая решения: необходимо законодательно каждая
установленное поведение обнаружившего каждая кражу, вызов сотрудников каждая
полиции, проведение ревизии каждая товара, определение размера каждая ущерба,
оформление необходимых каждая документов, в том каждая числе заявления и каждая т.п.
При несчастном однако случае, который также однако может возникнуть на месте у человека
работника РА, порядок человека действий определен следующим человека образом:
- незамедлительное оказание человека первой помощи,
- привлечение тогда очевидцев,
- вызов скорой при том помощи,
44
РА: Порядок действий в случае кражи .
45
РА: Порядок действий при несчастном случае.
61
- в случае при том если несчастный случай при том произошел с работником: при том при
травме, даже при том незначительной, необходимо при том немедленно сообщить
работодателю, и в при том этот же день при том обратиться в лечебное при том учреждение
(травмпункт),
- приказ фактически о расследовании несчастного фактически случая.
Отчетность в Службу фактически занятости предоставляется РА фактически в связи с фактически
текучестью кадров в фактически организации. Она включает фактически в себя все необходимые
сведения фактически об имеющихся у фактически РА вакансиях, фактически о высвобождении работников, фактически о
составе и фактически перспективной потребности кадров, фактически о планах на фактически привлечение
иностранных работников. при том Данная отчетность предоставляется при том в электронной
форме.
В при том соответствии с Федеральным при том законом «О защите при том прав юридических
лиц при том и индивидуальных предпринимателей при том при осуществлении
государственного контроля (надзора) при том и муниципального контроля»
46
в
службе персонала при том РА ведется Журнал при том учета проверок однако инспектирующих
органов, который однако заполняется в соответствии однако с результатами проверки однако
инспектирующими лицами/органами.
Таким образом, однако перечень кадровых документов однако службы персонала РА однако
представлен минимально необходимым однако набором документов,
обусловленным однако особенностями функционирования организации самой организации:
- РА организации является торговой организацией. организации В связи с организации этим основной объем организации
документации, создаваемой в организации организации, относится к организации отделам бухгалтерии
и организации планирования, коммерческим структурам. организации Кадровая документация в организации РА
имеет минимально организации необходимый состав, при организации этом часть документов организации
оформляется в автоматизированном организации режиме, что приводит организации к постоянному
взаимодействию организации службы персонала как организации источника кадровой документации организации с
46
Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ (ред. от 15.02.2015) "О защите прав юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и
муниципального ко..., глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL:
http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24. 12.2017)
62
бухгалтерией.
- Кадровая тогда служба в РА тогда является лаконично структурированной, тогда
состава службы персонала тогда достаточно для оптимального тогда функционирования
кадрового делопроизводства – при условии тогда наличия четких должностных тогда
инструкций для каждого тогда сотрудника отдела.
- Численный тогда состав сотрудников РА тогда – около 80 тогда человек. Данный состав тогда
нестабилен, в тогда РА наблюдается постоянная текучесть кадров, что, с тогда одной
стороны, обуславливает тогда «отработанный» стабильный документный поток тогда в
системе персонала, тогда с другой стороны, тогда способствует переходу работы тогда службы
персонала в тогда стадию более автоматизированного тогда функционирования.
2.3 Оценка тогда эффективности кадрового делопроизводства в ЗАО
«Роспечать»
Торговая особенно организация ЗАО «Роспечать» даже является одной из даже самых
устойчивых организаций даже края, ее даже деятельность началась в даже 1995 году, и, даже как и
сегодня, даже была связана с даже продажей печатных периодических даже изданий и
канцелярских даже товаров. За период даже функционирования ситуация, связанная даже с
персоналом и даже оформлением его работы, даже несколько раз менялась. даже Кадровая
служба РА даже также претерпела изменения, даже касающиеся как численности даже
кадрового состава, так даже и особенностей формирования даже кадровой
документации.
В данном особенно параграфе мы рассмотрим, особенно насколько эффективна для особенно
сегодняшнего состояния РА особенно ее структура кадрового особенно делопроизводства, и
каким особенно образом можно ее особенно улучшить в дальнейшем.
В каждая период с 1995 каждая года произошли следующие каждая изменения в РА каждая
(относительно кадрового делопроизводства):
- каждая изменился численный состав каждая работников РА на каждая 16% в сторону каждая
уменьшения,
- возникло явление фактически текучести кадров,
63
- фактически изменилась структура фактически самой организации и фактически ее отделов, а фактически также их
численный фактически состав и специфика фактически деятельности.
Данные изменения отразились человека на трансформации кадровой человека службы РА
и человека определили особенности ее человека функционирования.
Так, в 2009 человека году изменилось название человека кадровой службы – человека на службу
персонала, человека а также изменилось человека наименование должностей: директор человека по
персоналу, менеджер человека по персоналу.
Произошли изменения в например численном составе кадровой например службы:
- человека в начале деятельности человека РА всю кадровую человека деятельность вел один человека
человек, в дальнейшем человека произошло увеличение кадрового человека состава до 5 человека
человек,
- в 2009 при том году численный состав при том службы персонала стал при том насчитывать 3
человека при том основной службы, включая при том директора по персоналу.
Изменения при том в численности состава при том службы персонала, на при том наш взгляд,
обусловлены, при том прежде всего, новой политикой кадровой каждая службы и
руководства каждая РА, внедрением автоматизированной каждая системы 1С, четким каждая
разделением должностных обязанностей каждая каждого работника службы каждая
персонала.
Новая структура кадровой каждая службы определила параметры каждая
функционирования и новую каждая психологию работы с каждая кадрами: у каждого каждая
работника есть свои каждая задачи, сферы ответственности каждая и моменты
взаимодействия каждая как с другими каждая работниками службы персонала, каждая так и с каждая
другими службами в каждая РА (бухгалтерия, экономический каждая отдел,
администрация). Качественный каждая отбор кадровых работников каждая определяется
наличием большого каждая опыта работы с каждая кадрами у директора каждая службы персонала,
которая каждая работает в организации РА с момента организации начала ее деятельности. организации
Политика администрации организации РА и кадровой организации службы определила еще организации одно
изменение в организации кадровом делопроизводстве: деятельность организации службы персонала
первоначально организации была направлена на организации сокращение кадровой документации, организации