1. Теоретические и методические аспекты кадровой политики……………….9
1.1 Особенности кадровой политики в организациях………………………...9
1.2 Организация документооборота в системе кадровой политики
предприятий……………………………………………………………………...16
2. Анализ документооборота в системе кадровой политики
ПАО «МИНБАНК»………………………………………………………...……38
2.1 Краткая экономическая характеристика ПАО «МИНБАНК»………….....38
2.2 Анализ наличия, состава и движения персонала в ПАО «МИНБАНК»…40
2.3 Анализ организации кадрового документооборота
в ПАО «МИНБАНК»…………………………………………………………….46
3. Мероприятия по совершенствованию кадрового документооборота в ПАО
«МИНБАНК»………………………………………………………………..…..51
3.1 Мероприятия по реорганизация кадрового делопроизводства в ПАО
«МИНБАНК»………………………………………………………………..…..51
3.2 Внедрение системы управления персоналом Alfa-HRMS в целях
совершенствования управления кадровым документооборотом в ПАО
«МИНБАНК»……………………………………………………………………54
Заключение………………………………………………………………………67
Список использованных источников………………………………………….70
Приложения……………………………………………………………………..73
ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование кадровой политики является одним из главных
факторов повышения экономической эффективности деятельности компании
на современном этапе развития экономики.
Каждый предприниматель, начиная свою деятельность, должен ясно
представлять текущие и будущие потребности в финансовых, трудовых,
интеллектуальных ресурсах, источники их получения, а также уметь четко
рассчитывать эффективность использования ресурсов в работе фирмы.
Современная философия управления исходит из того, что сотрудники
компании, их потенциал, являются самым ценным ресурсом предприятия.
Именно поэтому одной из составляющих эффективного управления
предприятием является эффективная кадровая политика при разработке и
реализации стратегических целей компании.
С учетом последнего прогноза Минэкономразвития российская
экономика в ближайшие три года не будет расти. Это серьезным образом
скорректирует кадровую политику, прежде всего крупных компаний. С
одной стороны, компании будут стараться до конца сохранять ключевой
персонал: высококвалифицированных рабочих, инженеров, специалистов по
продвижению продукции. С другой, сокращать обслуживающий персонал:
специалистов бухгалтерии, экономических и юридических служб,
работников, выполняющих непрофильные функции.
Уже сейчас понятно, что дальнейшему сокращению подвергнутся
работники таких отраслей, как автомобилестроение, строительство, торговля
и услуги. Продолжат сокращать численность занятых в банковских и
страховых сферах. Медленно - в результате оптимизации и укрупнения -
сократит спрос на труд высшее образование, наука, здравоохранение и
культура. Эти процессы затронут и систему государственного управления.
Сжимающийся потребительский спрос окажет давление на рынок труда
в торговле, особенно в том сегменте, который связан с продажей бытовой
техники, одежды, мебели и других товаров долговременного пользования.
Вместе с тем, дефицит квалифицированных кадров на современном
рынке труда создает необходимость конкуренции работодателей за наиболее
компетентных специалистов. Однако сегодня мало привлечь таких
сотрудников, нужно суметь и удержать их. Кадровая политика,
способствующая привлечению и удержанию талантливых людей, все чаще
становится важнейшим критерием финансового успеха.
Актуальность темы выпускной квалификационной работы связана с
потребностями использования результатов исследования для
совершенствования кадрового документооборота в системе управления
кадрами предприятия.
Объектом исследования выступает Публичное акционерное общество
«Московский Индустриальный банк» (далее ПАО «МИНБАНК»).
Предметом исследования является обобщение полученных в ходе
обучения теоретических знаний и применение их на практике, с целью
повышения эффективности кадрового документооборота, как важнейшей
составляющей кадровой политики ПАО «МИНБАНК».
Целью выпускной квалификационной работы явилось исследование
организации кадрового документооборота ПАО «МИНБАНК», а также
предложение мероприятий по его совершенствованию.
Поставленная цель предполагает решение следующих задач:
• рассмотреть особенности кадровой политики в организациях и
организации документооборота в системе кадровой политики
предприятия;
• дать краткую организационно-экономическую характеристику ПАО
«МИНБАНК»;
• проанализировать наличие, состав и движение персонала в ПАО
«МИНБАНК»;
• проанализировать организацию кадрового документооборота в ПАО
«МИНБАНК»;
• обосновать основные направления совершенствования системы
кадрового документооборота в ПАО «МИНБАНК.
Теоретической и методологической основой исследования явились
труды следующих ученых: Базаров Т.Ю., Блинов О.А., Брагина З.В., Веснин
В.Р., Виханский О.С., Кибанов А.Я., Травин В.В., Магура М.И. и др.
При написании выпускной квалификационной работы были
использованные методы научного обобщения, сравнительного анализа,
абсолютных и относительных показателей, табличный и графический
методы, математические методы и др.
Структура работы отражает цель и задачи исследования. Выпускная
квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения,
списка использованной литературы и приложений.
Глава 1 посвящена теоретическим аспектам кадровой политики
предприятия. Здесь рассматривается особенность кадровой политики и
организация документооборота на предприятиях современной экономики.
Глава 2 исследует документооборот в системе кадровой политики
ПАО «МИНБАНК». В этой главе проводится организационная и
экономическая характеристика ПАО «МИНБАНК», а также анализ состояния
персонала и организации документооборота.
В 3 главе предложены пути совершенствования системы кадрового
документооборота в целях улучшения кадровой политики ПАО
«МИНБАНК».
В заключении подводятся итоги проведенного исследования.
1. Теоретические и методические аспекты кадровой политики
1.1 Особенности кадровой политики в организациях
Как говорится, кадры решают все. Эта поговорка актуальна и в наши
дни, так как квалифицированный персонал – важнейшая составляющая
успеха практически любого бизнеса. Чтобы обеспечить организацию такими
сотрудниками, поддерживать их уровень, чтобы не получилось так, что
профессиональные работники ушли к конкурентам, необходима тщательно
продуманная кадровая политика.
В ходе написания выпускной квалификационной работы нами были
выделены несколько подходов к определению кадровой политики. Ряд
современных авторов, таких как Г. В. Плеханова, Ю. Г. Одегова, П. В.
Журавлева, С. А. Карташова, Н. К. Маусова предлагает широкое и узкое
определение кадровой политики.
В широком смысле - это система правил и норм, приводящих
человеческие ресурсы в соответствии со стратегией фирмы. Поэтому все
мероприятия по работе с кадрами - отбор, составление штатного расписания,
аттестация, обучение, продвижение - заранее планируются и
согласовываются с общим пониманием целей и задач организации.
В узком смысле - это набор конкретных правил, пожеланий и
ограничений во взаимоотношениях людей и организации: в этом смысле,
например слова «кадровая политика нашей фирмы состоит в том, чтобы
брать на работу людей только с высшим образованием», могут
использоваться в качестве аргумента при решении конкретного кадрового
вопроса.
Различают четыре вида кадровой политики:
1. Активная - характеризуется наличием у руководства организации
обоснованных прогнозов ее развития и соответствующих им методов и
средств воздействия на персонал. Кадровая служба способна разработать
антикризисные кадровые программы, проводить постоянный мониторинг
ситуации и корректировать исполнение программ в соответствии с
параметрами внешней и внутренней ситуации на среднесрочный и
долгосрочный периоды.
2. Пассивная. При таком типе политики у руководства организации нет
программы действий в отношении сотрудников, а кадровая работа сводится к
ликвидации негативных последствий внешних воздействий. Для подобных
организаций характерно отсутствие прогноза кадровых потребностей,
средств деловой оценки работников, системы диагностики мотивации
персонала.
3. Превентивная. Осуществляется в случаях, когда руководство имеет
основания предполагать возможность кризисных ситуаций, есть некие
прогнозы, однако кадровая служба организации не располагает средствами
для влияния на негативную ситуацию.
4. Реактивная. Руководство организации, избравшее данный тип
кадровой политики, стремится контролировать показатели,
свидетельствующие о возникновении негативных ситуаций в отношениях с
кадрами (конфликтов, отсутствия достаточно квалифицированной рабочей
силы для решения поставленных задач, отсутствия мотивации к
высокопродуктивному труду). Службы кадров в таких фирмах, как правило,
обладают средствами для выявления подобных ситуаций и принятия
экстренных мер.
Нормальная работа предприятия напрямую зависит от эффективности
и качества трудовой деятельности ее кадров. За счет достижения
определенного уровня стандартизации в оборудовании, относительной
доступности основных средств, для широкого круга предприятий, а также
повышения удельной доли в экономике сектора оказания услуг, добиться
конкурентных преимуществ техническими средствами становится все
сложнее. Поэтому «переиграть» соперников на рынке могут помочь только
квалифицированные, работоспособные и надлежащим образом
мотивированные профессиональные кадры. Эффективность фирмы зависит
от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на
объем и темпы прироста вырабатываемой продукции, использование
материально-технических средств. То или иное использование кадров
прямым образом связано с изменением показателя производительности
труда. Рост этого показателя является важнейшим условием развития
производительных сил страны и главным источником роста национального
дохода.
Любая кадровая политика направлена на то, чтобы повысить полезную
отдачу от применения трудовых ресурсов. Реализация целей и задач
управления персоналом осуществляется через кадровую политику. Главным
объектом кадровой политики предприятия является персонал (кадры).
Персоналом предприятия называется основной состав его работников. Кадры
- это главный и решающий фактор производства, первая производительная
сила общества. Они создают и приводят в движение средства производства,
постоянно их совершенствуют. От квалификации работников, их
профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит
эффективность производства.
Если стоит вопрос о необходимости наличия определенной
квалификации для выполнения некоторых работ, то именно в рамках
кадровой политике устанавливается, будет ли организация подготавливать
сотрудников самостоятельно, отправит на соответствующее обучение или
будет нанимать новых специалистов.
Принципы формирования кадровой политики организации приведены
в таблице 1.
Таблица 1 Принципы формирования кадровой политики
организации
Основные
направления
Принципы
Характеристика
1.Управление
персоналом
организации.
Одинаковой
необходимости
достижения
индивидуальных и
Необходимость поиска
честных компромиссов
между администрацией и
работниками, а не
организационных
целей.
отдавать предпочтение
интересам организации.
2.Подбор и
расстановка
персонала.
Соответствия.
Соответствие объема
заданий, полномочий и
ответственности
возможностям человека.
Профессиональной
компетенции.
Уровень знаний,
соответствующий
требованиям должности.
Практических
достижений.
Требуемый опыт,
руководящие
способности.
Индивидуальности.
Облик,
интеллектуальные
черты, характер,
намерения.
Конкурентности
Отбор кандидатов на
конкурсной основе
3.Формирование и
подготовка
резерва для
выдвижения на
руководящие
должности.
Конкурсности.
Конкурсный отбор
кандидатов.
Ротации.
Планомерная смена
должностей по
вертикали и
горизонтали.
Индивидуализации
подготовки.
Подготовка резерва на
конкретную должность
по индивидуальной
программе.
Проверка делом.
Эффективная
стажировка на
руководящих
должностях.
Соответствие
должности.
Степень соответствия
кандидата на должность
в настоящий момент.
4.Оценка и
аттестация
персонала.
Отбора показателей
оценки.
Система показателей,
учитывающих цель
оценок, критерии
оценок, частоту оценок.
Оценки
квалификации.
Пригодность,
определение знаний,
необходимых для
выполнения данного
вида деятельности.
Оценки выполнения
заданий
Оценка результатов
деятельности.
5.Развитие
персонала.
Повышение
квалификации.
Необходимость
периодичного
пересмотра должностных
инструкций для
постоянного развития
персонала.
Самовыражения.
Самостоятельность,
самоконтроль, влияние
на формирование
методов исполнения.
Саморазвития.
Способность и
возможность
саморазвития.
6.Оплата и
стимулирование
персонала.
Соответствия оплаты
труда объему и
сложности выполняемой
работы.
Эффективная система
оплаты труда.
Равномерного сочетания
стимулов и санкций
Конкретность описания
задач и обязанностей.
Мотивация.
Побудительные факторы,
влияющие на повышение
эффективности труда.
В разработке кадровой политики можно условно выделить три
основных этапа:
Этап 1.Нормирование. Цель - согласование принципов и целей работы
с персоналом, с принципами и целями организации в целом, стратегией и
этапом ее развития. Необходимо провести анализ корпоративной культуры,
стратегии и этапа развития организации, спрогнозировать возможные
изменения, конкретизировать образ желаемого сотрудника, пути его
формирования и цели работы с персоналом. Например, целесообразно
описать требования к сотруднику организации, принципы его существования
в организации, возможности роста, требования к развитию определенных
способностей и т.д.
Этап 2.Программирование. Цель - разработка программ, путей
достижения целей кадровой работы, конкретизированных с учетом условий
нынешних и возможных изменений ситуации. Необходимо построить
систему процедур и мероприятий по достижению целей, своего рода
кадровых технологий, закрепленных в документах, формах, и обязательно с
учетом, как нынешнего состояния, так и возможностей изменений.
Существенный параметр, оказывающий влияние на разработку таких
программ, - представление о приемлемых инструментах и способах
воздействия, их согласование с ценностями организации. Например, в
ситуации закрытой кадровой политики нелогично разрабатывать и
использовать программы интенсивного набора персонала через кадровые
агентства, средства массовой информации. В этом случае при наборе важно
обращать внимание на знакомых своих сотрудников, учащихся
корпоративных учебных заведений. Для корпоративной культуры с
элементами органической организационной культуры, культивирующей дух
«единой семьи», нецелесообразно при наборе использовать строгие, а
зачастую и жестокие психологические тесты, большее внимание следует
уделять процедурам собеседований, групповым мероприятиям,
моделированию реальных производственных ситуаций и т.д.
Этап 3. Мониторинг персонала. Цель - разработка процедур
диагностики и прогнозирования кадровой ситуации. Необходимо выделить
индикаторы состояния кадрового потенциала, разработать программу
постоянной диагностики и механизм выработки конкретных мер по развитию
и использованию знаний, умений и навыков персонала. Целесообразны
оценка эффективности кадровых программ и разработка методики их оценки.
Для предприятий, проводящих постоянный мониторинг персонала,
множество отдельных программ кадровой работы (оценка и аттестация,
планирование карьеры, поддержание эффективного рабочего климата,
планирование и т.д.) включаются в единую систему внутренне связанных
задач, способов диагностики и воздействия, способов принятия и реализации
решений. В таком случае мы можем говорить о существовании кадровой
политики как инструменте управления предприятием.