Алфавитные книги учета кадров в настоящее время используют в
образовательных учреждениях, в судопроизводстве.
Работодателям с большим числом сотрудников можно рекомендовать
вести алфавитные карточки, объединенные в единую картотеку, что также
значительно облегчает поисковую работу. В отличие от алфавитной книги
картотека алфавитных карточек ведется на всех сотрудников организации без
деления по структурным подразделениям или категориям персонала, а
карточки раскладываются в ней в алфавитном порядке.
Учет входящей и исходящей информационно-справочной
документации в кадровой службе необходимо вести в журналах учета
входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей
корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник
кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).
Документы могут поступить в организацию по почте, факсу,
электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с
входящими документами строится по такой схеме:
- прием;
- сортировка;
- рассмотрение руководством;
- направление исполнителям.
Обработка входящих документов. Сначала проверяется правильность
доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем
вскрываются конверты, и проверяется комплектность вложений. Если какие-
либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, необходимо
сообщить об этом отправителю. На входящих документах проставляется дата
поступления и порядковый учетный номер. Затем документы
отсортировываются по исполнителям. Документы, адресованные
руководителю организации или самой организации, нужно передать
секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы,
адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют
секретари подразделений.
Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются
адресату.
Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в
пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденным приказом Главархива СССР от 25 мая
1988 г. № 33.
Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно
за исключением случаев, когда:
-на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии
отправителя;
-необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии
подтвердить по нему дату получения документа;
- на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит
личный характер;
- полученная корреспонденция требует доплаты.
Об этом сказано в пункте 3.1.1.1 ГСДОУ, утвержденным приказом
Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Обработка исходящих документов. При поступлении запросов в
кадровую службу (например, для документального подтверждения
информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:
- исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
- проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на
согласование заинтересованным лицам;
- исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в
окончательном виде;
- заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает
его;
- ответ передается для отправки.
Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при
подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб,
заявок, гарантийных писем и т. п.
Перед отправкой документа нужно:
- проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
- проверить наличие необходимого числа копий;
- уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).
Некомплектные и неправильно оформленные документы необходимо
вернуть исполнителю на доработку.
Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в
пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденным приказом Главархива СССР от 25 мая
1988 г. № 33.
Работу с внутренними документами надо строить по той же схеме, что
и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование,
доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в
завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте
на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1
и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденным приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.
№ 33.
На приказах по личному составу ставить печать организации или
отдела кадров не нужно, за исключением случаев самостоятельно
разработанных форм приказов с реквизитом печати.
Унифицированные формы приказов по личному составу (прием,
перевод, увольнение и т. д.), утвержденные постановлением Госкомстата
России от 5 января 2004 г. № 1. не содержат такого реквизита, как печать
организации (отдела кадров). Поэтому организациям, использующим
унифицированные формы приказов по личному составу для кадрового
делопроизводства, ставить в них печати не требуется.
Если же организация использует самостоятельно разработанные формы
приказов по личному составу, она вправе как включить в них такой реквизит,
как печать (организации либо отдела кадров), так и отказаться от него. В
результате если самостоятельно разработанная форма приказа по личному
составу предусматривает проставление печати организации либо ее кадровой
службы, то такую печать следует проставлять, если нет, то печать не
ставится.
Такие выводы следуют из совокупности положений статьи 8 Трудового
кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 Г. № 402-ФЗ.
Вместе с тем, законодательство не ограничивает количество печатей,
которые может иметь организация. Поэтому для оптимизации рабочего
процесса организация по своему усмотрению вправе вводить
дополнительные печати структурных подразделений, в том числе печать
отдела кадров (ч. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. ч. 5 ст. 2
Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. п. 4 ст. 3 Закона от 12 января 1996 г. №
7-ФЗ).
Главное различие между печатью организации и печатью отдела
кадров заключается в том, что последняя является лишь вспомогательной.
Печать отдела кадров служит для заверения подписи должностного лица
кадровой службы и используется по ограниченному кругу документов -
только таких, которые вправе заверять сотрудники кадровой службы.
Законодательство, в частности, прямо предусматривает возможность
заверения документов кадровой печатью (вместо печати организации) в
следующих случаях:
- в трудовой книжке при заверении записей на титульном листе и
внутренней стороне обложки (п. 2^2 и 2.3 Инструкции, утвержденной
постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69У.
- в сообщении работодателя о приеме на работу бывшего госслужащего
(п. 3 постановления Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 700У).
- в должностных регламентах госслужащих, в частности, Судебного
департамента Верховного суда РФ (раздел V приказа Судебного
департамента при Верховном суде РФ от 21 февраля 2006 г. №18).
Конкретный порядок использования кадровой печати каждой
организации рекомендуется установить самостоятельно и закрепить в
локальном нормативном акте, например, Положении об отделе кадров. В
документе следует прописать не только перечень документов, на которых
может и должна быть проставлена кадровая печать (трудовые книжки,
справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью
сотрудников, заявления на загранпаспорт и т. п.), но и сотрудников,
ответственных за проставление печати, а также порядок ее хранения, замены
и уничтожения.
Для контроля соблюдения трудового законодательства и иных актов,
содержащих нормы трудового права, выполнения условий коллективных
договоров, соглашений общероссийские профессиональные союзы и их
объединения, а также межрегиональные и территориальные объединения
могут создавать два вида инспекций труда профсоюзов: правовые и
технические (ч. 3 ст. 370 ТК РФ). Данные инспекции профсоюзов наделяются
полномочиями согласно положениям, утверждаемым на основании Типового
положения соответствующего общероссийского объединения
профессиональных союзов (см., например, Типовое положение,
утвержденное постановлением Исполнительного комитета Федерации
независимых профсоюзов России от 22 ноября 2011 г. № 7- 15).
Правом контролировать правильность ведения кадровых документов
обладают как правовые, так и технические инспекторы труда (п. 3.1
Положения, утвержденного постановлением Исполнительного комитета
Федерации независимых профсоюзов России от 20 ноября 2012 г. № 6-11. п.
4.1 Положения, утвержденного постановлением Исполнительного комитета
Федерации независимых профсоюзов России от 19 декабря 2005 г. № 7-6).
Проводить проверку профсоюзные инспекторы обеих инспекций могут
беспрепятственно и в любое время (ч. 5 ст. 370 ТК РФ).
По результатам проверки при выявлении нарушений кадрового учета
инспектор вправе требовать устранения соответствующих нарушений.
Данное требование работодателю необходимо рассмотреть в недельный срок
и сообщить о принятых мерах. Если работодатель не согласен с решением
профсоюзного инспектора, он должен направить ему в письменной форме
свое мотивированное мнение. Также работодатель вправе провести
консультации в рамках решения спорного вопроса. Такие правила
установлены статьей 19 Закона от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ и статьями 77,
370 Трудового кодекса РФ.
Работодателю следует иметь в виду, что первичная профсоюзная
организация не вправе создавать ни техническую, ни правовую инспекцию,
поскольку она не является ни общероссийским или межрегиональным
профессиональным союзом, ни его объединением. Поэтому проведение
первичной профсоюзной организацией проверки работодателя возможно
лишь в рамках социального партнерства, если это определено коллективным
договором, соглашением или иным локальным актом.
В заключение этого параграфа уточним, что изменилось в кадровом
делопроизводстве к 2016 году. Многочисленные новшества были внесены в
трудовое законодательство в 2015 году: значительное увеличение суммы
штрафов за нарушение норм трудового законодательства, расширение
перечня категорий работников, имеющих право использовать отпуск в любое
удобное время, выдача трудовых книжек на руки. Все эти поправки повлекут
за собой определенные изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году.
Кроме того, на установленный порядок кадрового делопроизводства
неизбежно повлияют и другие изменения в законодательстве о труде:
- отмена обязанности ООО и АО иметь печати;
- новый упрощенный порядок оформления командировок;
- установление срока для уведомления соискателя о причине отказа в
приеме на работу (в письменной форме);
- новая система административной ответственности работодателей;
- изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости
при приеме на работу;
- новый порядок получения сведений из реестра
дисквалифицированных лиц;
- новый порядок уведомления о приеме на работу бывших
государственных служащих;
- появление в Трудовом кодексе РФ новой статьи, регулирующей
вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
- изменение системы проверок субъектов малого предпринимательства;
- нововведения в вопросе увольнения беременных женщин,
работающих по срочному трудовому договору.
Действительно с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной
ответственностью и акционерные общества вправе не использовать круглую
печать. Однако, по мнению Роструда, организация-работодатель должна
заверять печатью записи в трудовой книжке в обязательном порядке. Эту
позицию Роструд сформулировал в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.
Письмо ведомство разослало в региональные отделения для использования в
работе при проведении проверок.
Поэтому, если работодатель не будет проставлять круглую печать в
трудовых книжках работников, его ожидает штраф в размере до 50 тыс.
рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). При этом организациям надо иметь в виду, что
трудовой инспектор вправе наложить штраф за каждое нарушение.
С 1 июля 2016 года начинают действовать статьи 195.2 и 195.3
Трудового кодекса. Профессиональные стандарты станут обязательными для
применениях работодателями, если Трудовым кодексом, другими
федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ будут
установлены требования к квалификации, необходимой работнику для
выполнения определенной трудовой функции.
В настоящее время применение профстандартов работодателями носит
рекомендательный характер. Однако уже сейчас многие работодатели
используют утвержденные профессиональные стандарты для разработки
должностных инструкций работников.
Практически все документы кадрового делопроизводства-2016
предусмотрены Трудовым кодексом РФ, а порядок их оформления закреплен
федеральным законодательством. Несмотря на то, что объем документации, с
которым на практике приходится иметь дело каждому кадровику, весьма
значителен, основные документы в кадровом делопроизводстве в новом 2016
году можно объединить в определенные категории:
- приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании,
предоставлении отпуска и т. д.);
- локальные нормативные акты организации. Это – правила
внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных
работников, положение об оплате труда и др.;
- трудовые договоры;
- коллективный договор (при наличии);
- договоры о полной материальной ответственности;
- документы по учету кадров (штатное расписание, график отпусков,
личные карточки работников);
- трудовые книжки;
- документы по учету рабочего времени (табель учета рабочего
времени);
- документы по оформлению командировки;
- документы по охране труда.
Все эти документы, так или иначе, постоянно используются в кадровой
работе. Часть из них составляется в соответствии с законодательно
утвержденными стандартами (и кадровик обязан знать требования к их
оформлению), часть — разрабатывается работодателем по своему
усмотрению. Каждая организация обязана утвердить штатное расписание,
положение о персональных данных работника, правила внутреннего
трудового распорядка, инструкции и правила по охране труда.
Отказ от применения унифицированных форм, считавшихся
обязательными до вступления в силу федерального закона от 6 декабря 2011
г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», кардинально изменил подход
работодателей к оформлению фактов хозяйственной деятельности. Закон,
действующий с 1 января 2013 года, никак не влияет на состав первичных
документов, но существенно расширяет спектр вариантов их оформления.
Теперь каждая организация может самостоятельно разработать
наиболее удобный и соответствующий специфике ее деятельности бланк
первичного учетного документа, дополнив его требуемыми реквизитами или
убрав ненужные пункты. Но это отнюдь не означает, что унифицированные
формы в кадровом делопроизводстве-2016 не будут применяться: многие
документы, которые мы привыкли использовать для учета кадров, останутся
в силе. Работодатель может внести необходимые изменения в форму или
продолжать использовать ее в стандартном виде, без каких-либо поправок.
Унифицированные формы, востребованные в кадровом
делопроизводстве в 2016 году: прежде всего — формы № Т-1 и Т-1а (приказ
о приема работника(ов) на работу), форма № Т-2 (личная карточка
работника), форма № Т-3 (штатное расписание), формы № Т-5 и Т-5а (приказ
о переводе работника(работников) на другую работу). При оформлении
отпусков удобно применять формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о
предоставлении отпуска), а при оформлении командировки — форму № Т-9
(приказ о направлении работника в командировку), которую с учетом новых
требований целесообразно дополнить реквизитом «цель командировки».
Один из самых актуальных документов для кадровика – приказ о
приеме на работу (Образец бланка представлен в Приложении 2). Приказ о
приеме на работу оформляют по унифицированной форме № Т-1 (1) либо
другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального
закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Наименование организации (2)
соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код
формы приказа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой
документации) (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский
классификатор предприятий и организаций) является уникальным для
каждой организации.
Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может
быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного
постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Дату
начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата»
заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный
срок. С иностранцем заключают как бессрочный трудовой договор, так и
срочный трудовой договор в случаях, определенных законом (ст. 59, ч. пятая
ст. 327.1 ТК РФ).
Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу.
Ф.И.О. (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в
соответствии с документом, удостоверяющим личность (ст. 65 ТК РФ).
Отдел (8) оговаривают, если о нем было сказано в трудовом договоре (абз. 2
ч. второй, абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Наименование должности (9)
должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным
справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано
предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).
Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11)
отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об
испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В
графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора.
Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют
приказ (15) под роспись (ст. 68 ТК РФ). При этом он ставит дату
ознакомления.
Выводы по главе 1. Проанализировав теоретические и методические
аспекты организации документооборота в кадровой политике предприятия
подведем итог:
1. Ряд современных авторов предлагает широкое и узкое определение
кадровой политики.