Итак, в данном параграфе выпускной квалификационной работы мы
кратко рассказали о кадровой политике организации. А требования к
кадровой политике сводятся к следующему:
Во-первых, она должна быть тесно увязана со стратегией развития
предприятия и быть достаточно стабильной, допуская и ее корректировку в
соответствии с изменениями в стратегии компании, производственной и
экономической ситуации. Во-вторых, кадровая политика должна быть
экономически обоснованной, то есть исходить из реальных финансовых
возможностей организации, а также должна предусматривать
индивидуальный подход к работникам.
Введение кадровой политики предполагает перестройку работы
службы управления персоналом организации. Кроме этого, понадобится
разработать программы профориентации и адаптации персонала, новые
системы стимулирования и трудовой мотивации и управления трудовой
дисциплиной.
1.2 Организация документооборота в системе кадровой политики
предприятий
Организация документооборота является важнейшим фактором
успешной кадровой политики. Первоначально перечислим основные
нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается
Инструкция по кадровому делопроизводству.
- Указания по применению и заполнению форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением
Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)
- Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003, (утверждена постановлением
Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65 – ст.)
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8
ноября 2005 г. № 536)
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г.
№477
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден
руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные
решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»
- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
- Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном
языке Российской Федерации»
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации» (c изменениями на 4 декабря 2006 года)
- Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой
тайне»
- Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых
книжках»
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об
утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О
трудовых книжках (с изменениями на 6 февраля 2004 г.)»
- ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,
размеры и технические требования.
Порядок работы с документами в организации, как правило, закреплён
на локальном уровне. На практике документы, с которыми работает
кадровая служба, можно разделить на три группы:
- организационные;
- распорядительные (приказы по основной деятельности и личному
составу, распоряжения, указания, решения);
- информационно-справочные.
Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки
проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и
информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения.
В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать
номенклатуру дел.
Организационные и распорядительные документы являются
внутренними документами организации.
К организационным документам, в частности, относятся:
- штатное расписание:
- коллективный договор;
- положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о
премировании, должностные инструкции;
-правила (Правила трудового распорядка).
К распорядительным документам относятся:
- приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с
кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
- документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров
(личные карточки, личные дела).
При подготовке организационных и распорядительных документов
можно использовать унифицированные документы, утвержденные
постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с
1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ
применение этих форм не является обязательным. То есть организации при
составлении документов вправе продолжать использовать как
унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.
Особый подход к оформлению документов действует в отношении
организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать
использовать в работе унифицированные формы кадровых документов,
которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. №
173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если
указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых
процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе
разработать их самостоятельно.
В Положении о документообороте или ином локальном акте
руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных
учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право
подписи таких документов.
Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать
унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают
(например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.),
разрабатывает и утверждает собственные формы.
Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов,
используемых в качестве первичных учетных документов и установленных
уполномоченными органами в соответствии и на основании других
федеральных законов, остаются обязательными к применению (например,
кассовые документы и т. п.).
Независимо оттого, использует организация собственные формы или
унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его
обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование работодателя;
- основное содержание операции либо события (принят на работу,
уволен и т. п.);
- величина натурального или денежного измерения операции либо
события с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего операцию и
ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за
правильность оформления свершившегося события;
- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов
либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона
от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России
от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. №
ПГ/1487-6-1.
Организации госсектора вправе применять самостоятельно
разработанные формы кадровых документов при условии, что такие формы
не утверждены:
- приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н:
- нормативно-правовыми актами других федеральных органов
исполнительной власти.
Из буквального толкования части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г.
№ 402-ФЗ следует, что организации госсектора должны использовать
первичные учетные документы, утвержденные бюджетным
законодательством. Перечень таких форм установлен приказом Минфина
России от 15 декабря 2010 г. № 173н. В частности, данным приказом
утверждены:
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (ф. 0504421)
- записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении
отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).
Кроме того, формы кадровых документов могут быть утверждены
нормативно-правовыми актами других федеральных органов исполнительной
власти. Если такие формы утверждены, то учреждение должно использовать
именно их. Например, это относится к кадровым документам, используемым
в деятельности Вооруженных сил России (см. приказ министра обороны РФ
от 28 марта 2008 г. № 139).
Остальные формы кадровых документов учреждение вправе
разработать самостоятельно (в частности, личную карточку, приказ о
предоставлении отпуска и т. д.). При этом такие формы должны содержать
реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г.
№ 402-ФЗ и пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Применение самостоятельно разработанных форм закрепите в учетной
политике.
Далее рассмотрим, какие приказы относятся к приказам по личному
составу, а какие - приказы по основной деятельности
К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи
которых документируют трудовые отношения - прием, перевод,
перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.
Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним
документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о
дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных
отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных
командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об
этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры
России от 25 августа 2010 г. № 558.
Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их
необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом
сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России
от 25 августа 2010 г. № 558.
Согласование документов оформляется визой и является
подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует
действительности и не противоречит законодательству.
Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ,
его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату
подписания.
Порядок проставления визы на документах прописан в ГОСТ Р 6.30-
2003. утвержденном постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.
№ 65-ст.
При наличии замечаний к документу их следует изложить на
отдельном листе, который прикладывают к документу.
Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На
подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в
нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном
документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник
которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой
стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой
важности допускается визирование каждого листа (например, договоры,
протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на
отдельном листе согласования.
В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно
включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции
добавить фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на
рабочем месте» В случае спорной ситуации в суде не нужно будет
доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.
В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как
«Виза», однако в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24
марта 1999 г. № 20 в унифицированные формы можно вносить
дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части
оборотной стороны документа.
Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица
внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может
быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок
визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому
делопроизводству.
На практике документы, как правило, визируют следующие
должностные лица:
- руководитель подразделения, подготовившего документ;
- исполнитель, подготовивший документ;
- руководители заинтересованных подразделений;
- руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в
документе затрагиваются финансовые вопросы);
- заместитель руководителя организации, курирующий данное
направление деятельности;
- руководитель организации, если документ подписывает его
заместитель;
- руководитель юридической службы или юрист.
Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и
потребностями организации. Руководитель своим приказом (в произвольной
форме) назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных
документов.
Действующее законодательство не содержит положений, обязывающих
работодателя начинать нумерацию кадровых документов заново с нового
календарного года. В связи, с чем организация вправе продолжать
нумеровать кадровые документы в сквозном порядке, не начиная нумерацию
заново в каждом календарном году.
Вместе с тем, нумерация кадровых документов в пределах года
позволяет систематизировать кадровый документооборот в организации,
упрощает обмен информацией между структурными подразделениями (в
частности, между кадровой службой и бухгалтерией), способствует
скорейшему поиску необходимой информации. В этой связи на практике
широкое распространение получил подход: с наступлением нового
календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново, с
добавлением по мере необходимости года в качестве дополнительного
индекса, например, № 1 К/2016.
Таким образом, вопрос о ежегодном обнулении нумерации кадровых
документов каждый работодатель решает самостоятельно и закрепляет в
своих локальных документах, например, Положении о документообороте.
Возникает вопрос, нужно ли дату издания и номер приказа о приеме
(перевод, увольнение и т.д.) писать от руки или можно заполнить в
электронном виде. Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не
содержит.
По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже
после регистрации приказа в журнале (например, в журнале регистрации
приказов по личному составу, по основной деятельности и т. п.) (п. 65 ГОСТ
51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля
1998 г. № 28. п. 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от
25 мая 1988 г. № 33). При этом допускается применение как оттисков печати
(штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки,
поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей
не устанавливает и не ограничивает.
В то же время законодательство не содержит обязанности вести
журналы регистрации приказов. А современные системы электронного
оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе
позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его
подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В
связи, с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в
процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.
Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого
порядка документирования придерживаться, и закрепить его в локальном
документе, например, в Положении о кадровом делопроизводстве.
Далее рассмотрим информационно-справочные документы.
Все информационно-справочные документы можно разделить на три
крупных блока.
Первый блок - входящая информационно-справочная документация:
- указания вышестоящих организаций;
- отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от
подчиненных организаций;
- письма, договоры, акты и прочие документы от остальных
организаций;
- заявки, жалобы, предложения граждан.
Второй - исходящая информационно-справочная документация:
- ответы на входящие запросы;
- инициативные и информационные документы организации
(предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).
Третий - внутренняя информационно-справочная документация:
- внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные
записки);
- другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
Законодательством не предусмотрено обязательное ведение
алфавитной книги учета кадров.
Вместе с тем, для удобства поиска обобщенной информации о
сотрудниках, возможно, использовать такую книгу. Алфавитную книгу учета
кадров (личного состава) составляют в произвольной форме. Ее можно вести
как по структурным подразделениям (по организации в целом, если штат
небольшой), так и по категориям персонала. Как и все учетные книги,
алфавитную книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить
печатью. Рядом поставить подпись и дату заверения.