Рисунок 8 Пример составления трудового договора
Возможность настройки пользовательских форм печатных и
электронных документов, создание в них дополнительных полей для
занесения информации в соответствии со стандартами, принятыми в
компании, позволяет вести кадровый документооборот любой сложности, а
использование электронного согласования и визирования – избежать
большого количества рутинной работы, связанной с бумажной
документацией. Бумажная версия при таком подходе нужна лишь для
соблюдения требований законодательства и в работе фактически не
используется. Электронный оригинал документа и все его данные хранятся
непосредственно в системе.
Рисунок 9 Пример электронного согласования и визирования документов
Alfa-HRMS поддерживает ведение процессов заключения, изменения,
расторжения и аннулирования трудовых договоров всех видов, в том числе
срочных, по совместительству, гражданско-правового характера. При
формировании проекта трудового договора основные данные работника
автоматически подтягиваются из карточки физического лица, а
существенные условия договора - из параметров должности в штатном
расписании. Кадровому специалисту остается только внести отклонения и
недостающие параметры. За счёт использования такой концепции
обеспечивается полное совпадение условий трудового договора и
фактических условий работы, и, как следствие, уменьшаются риски трудовых
споров из-за их несоответствия. В свою очередь, создавая проект приказа о
приёме на работу достаточно указать номер трудового договора, и система
будет использовать данные указанного договора при его формировании.
Решение отслеживает ситуации, когда человек поступает на работу
повторно. При очередном найме такого сотрудника можно просмотреть
историю трудовых отношений с ним, включая информацию о взысканиях и
причинах его увольнения в прошлом, и в случае необходимости обновить его
персональные данные.
Одной из нестандартных функций решения является возможность
оформления временных переводов работников (по производственной
необходимости, на период отпуска и т.д.), работы с временно свободными
штатными единицами.
В случае наступления срока окончания трудового договора система
Alfa-HRMS напомнит об этом, а при оформлении увольнения работника
проконтролирует правильность заполнения табеля во избежание ошибочного
начисления зарплаты, проверит наличие непогашенных финансовых
обязательств перед предприятием и т.д.
Бизнес-логика кадровой системы построена на строгом соблюдении
трудового законодательства РФ и включает в себя встроенные механизмы
логического контроля, сводя к минимуму возможность совершения ошибок
со стороны кадрового персонала.
Alfa-HRMS также позволит поддерживать возможность
структурированного хранения всей необходимой информации в личной
карточке сотрудника. Это дата и место рождения, ФИО, пол, состав семьи,
адреса (прописки, проживания и т.д.), образование/повышение
квалификации, данные об инвалидности, документы (паспорт, полис
медицинского страхования, военный билет, документы по допуску,
водительское удостоверение и т.д.) и их скан-копии, и т.д. При этом доступ к
скан-копиям документов может быть разграничен в зависимости от типа
документа. Поддерживается возможность ведения электронного журнала
учета трудовых книжек.
Рисунок 10 Электронная карточка сотрудника
При изменении каких-либо данных (смена фамилии, адреса, реквизитов
документов) система сохраняет и новое значение поля, и предыдущее (с
отметкой о дате и причине неактуальности), что поддерживает целостность
данных и обеспечивает информационную преемственность: позволяет
осуществлять поиск по историческим данным (например, по старой
фамилии) и корректно формировать унифицированные и аналитические
формы отчетности за прошлые периоды.
Информация из карточки сотрудника используется в различных бизнес-
процессах: данные о составе семьи - при расчёте налоговых вычетов, об
инвалидности – при расчёте пособий по временной нетрудоспособности и
отчислений в фонды, адрес по месту регистрации необходим для
формирования карточки Т2, а фактический – для отправки корреспонденции.
Кроме того, можно оперативно собрать корректную информацию для
представления работника к правительственной или министерской награде,
подготовить документы для оформления пенсии, провести анализ трудовых
династий.
Также система обеспечивает сопровождение всего комплекса бизнес-
процессов, связанных с планированием и расчетом положенных дней
различных типов отпусков, отражением фактических дат предоставления как
оплачиваемых, так и дополнительных отпусков, планированием резервов на
оплату отпусков по данным каждого сотрудника.
Рисунок 11 Электронный график отпусков
Alfa-HRMS позволяет спланировать отпускные периоды сотрудников
предприятия, поддерживая создание электронных графиков отпусков как по
подразделениям, так и по предприятию в целом. Данные из этих графиков
отражаются в карточках сотрудников. На основании создающихся в течение
года приказов в график отпусков автоматически вносятся даты реального
отпуска, при этом ведется раздельный учет основного и дополнительных
отпусков по типам.
В системе реализованы все алгоритмы для автоматизированного
расчета периода предоставления и количества дней ежегодного отпуска всех
типов (за вредные условия труда, «северные», за ненормированный рабочий
день и т.д.), при этом отпуска могут рассчитываться с учетом уже
использованных дней, потерь рабочего времени, а также времени работы на
должности, предоставляющей право на данный отпуск. Данные о кадровых
отпусках учитываются при заполнении электронных табельных журналов.
Рисунок 12 Электронный табельный журнал
Помимо учёта основных и дополнительных отпусков Alfa-HRMS
поддерживает различные виды особых отпусков: без сохранения заработной
платы, по уходу за ребенком, по беременности и родам, работникам,
усыновившим ребенка, учебные отпуска, любые дополнительные отпуска,
положенные по коллективному договору.
При необходимости переноса или отзыва из отпуска в системе
формируется приказ, на основании которого автоматически корректируется
дата окончания отпуска, происходит перерасчет его оплаты и
перераспределение уже выплаченных отпускных сумм, а в случае увольнения
работника осуществляется автоматический расчёт
неизрасходованных/перерасходованных дней отпуска и суммы
компенсации/суммы к возврату.
Система управления персоналом Alfa-HRMS предоставляет широкий
инструментарий для управления награждениями и взысканиями,
предусмотренными в организации, обеспечивая учет как внутренних, так и
внешних поощрений, дисциплинарных взысканий и отстранений от работы.
В дальнейшем информация о нарушениях и поощрениях может
использоваться при расчете заработной платы, выплате квартального и
годового бонуса и т.д.
Сохранение детальной истории и возможность строить различные
статистические отчёты позволяет принимать управленческие решения по
персоналу. В случае повторного найма сотрудника история его поощрений и
взысканий сохранится и будет доступна для просмотра ответственному
пользователю.
Alfa-HRMS обеспечивает сопровождение всех процессов, связанных с
ведением военно-учётной информации, специального учёта, постановки и
снятия с воинского учёта. Система позволяет автоматизировать процесс
формирования документов, необходимых для предоставления в военные
комиссариаты, а так же внутренней отчётности, например, по постановке на
внутренний учёт на предприятии.
Решение обеспечивает соблюдение не только трудового
законодательства, но и закона о воинской обязанности и военной службе.
Система также предоставляет удобный инструмент для ведения учёта
различных видов стажа и позволяет избежать целого ряда ошибок, связанных
с неправильным подсчетом стажа работников при его ручном учете. Этот
функционал особенно актуален для предприятий, имеющих большое
количество профессий, связанных с особыми условиями труда (1-й и 2-й
список, выслуга) или использующих гибкую систему подсчета внутреннего
стажа (работа в обособленном структурном подразделении, в районах
крайнего севера и местностях, приравненных к ним, и т.д.).
Рисунок 13 Электронная запись о стаже
Информация о предыдущей трудовой деятельности работника целиком
заносится в систему и используется для автоматизированного расчет стажа.
В случае необходимости автоматически созданные записи о стаже
могут быть скорректированы вручную либо дополнены специалистом,
ответственным за персонифицированный учет.
Таким образом, внедрив усовершенствованную электронную систему
документооборота, существенно ускорится работа кадровой службы, а
следовательно и всех отделов ПАО «МИНБАНК».
Выводы к 3 главе. Проведенное исследование показало, что
основными путями оптимизации кадрового документооборота в ПАО
«МИНБАНК» является, прежде всего, разработка следующих тактических
приемов:
- поточное делопроизводство;
- работа с непосредственным руководителем, а не с работником;
- регламентирование деятельности отдела кадров;
- максимальная автоматизация в программе 1С.
По расчетам, затраты на эти мероприятия окупились уже через 4
месяца.
В результате проведенных мероприятий практически исчезли жалобы
со стороны службы охраны (не более 1 в месяц), 96% документов стали
оформляться нужного качества, 98% в установленные сроки, что значительно
снизило жалобы со стороны бухгалтерии (2-4 процента), прекратились
жалобы работников в проверяющие органы (за последние полгода ни одной
жалобы). По истечении полугода после внедрения мероприятий результаты
остались стабильными, требуется только поддержание действия изложенных
принципов.
Следовательно, проект по внедрению тактических приемов в ПАО
«МИНБАНК» является эффективным.
Также нами предложено внедрение в кадровый документооборот
системы управления персоналом Alfa-HRMS.
При внедрении системы планируется решить ряд задач:
- Управление кадровым документооборотом.
- Ведение учётных данных сотрудника.
- Планирование и учёт отпусков.
- Администрирование награждений и взысканий.
- Ведение военно-учетных данных.
-Учёт трудового стажа и предыдущей трудовой деятельности
работника.
- Управление кадровым документооборотом.
Возможности, которые появятся у кадровой службы банка при
внедрении системы:
- Автоматизированное формирование унифицированных форм
кадровых приказов (распоряжений).
- Ведение внутреннего кадрового документооборота по единым
стандартам.
- Электронное согласование и визирование кадровых документов.
- Работа с трудовыми договорами.
- Формирование документов и отчётности по унифицированным и
внутренним формам.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью выпускной квалификационной работы явилось исследование
организации кадрового документооборота ПАО «МИНБАНК», а также
предложение мероприятий по его совершенствованию.
Проанализировав теоретические и методические аспекты организации
документооборота в кадровой политике предприятия мы выяснили, что
эффективность фирмы зависит от квалификации служащих, их расстановки и
использования, что влияет на объем и темпы прироста вырабатываемой
продукции, использование материально-технических средств. То или иное
использование кадров прямым образом связано с изменением показателя
производительности труда. Рост этого показателя является важнейшим
условием развития производительных сил страны и главным источником
роста национального дохода.
Организация документооборота является важнейшим фактором
успешной кадровой политики, она должна строиться согласно действующего
законодательства. Изучив трудовое законодательство, мы выяснили, что в
2015 году были внесены изменения: значительное увеличение суммы
штрафов за нарушение норм трудового законодательства, расширение
перечня категорий работников, имеющих право использовать отпуск в любое
удобное время, выдача трудовых книжек на руки. Все эти поправки повлекут
за собой определенные изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году.
Все это необходимо учитывать кадровому работнику при организации
кадрового документооборота.
Проанализировав состояние и динамику кадрового потенциала в ПАО
«МИНБАНК» мы пришли к выводу:
1. Рост основных показателей свидетельствует о том, что банк стремится
максимизировать прибыль при поддержании достаточного уровня
собственных средств (капитала) банка и ликвидности баланса.
2. Структура персонала ПАО «МИНБАНК» в целом отвечает требованиям
организации.