В широком смысле - это система правил и норм, приводящих
человеческие ресурсы в соответствии со стратегией фирмы. Поэтому все
мероприятия по работе с кадрами - отбор, составление штатного расписания,
аттестация, обучение, продвижение - заранее планируются и
согласовываются с общим пониманием целей и задач организации.
В узком смысле - это набор конкретных правил, пожеланий и
ограничений во взаимоотношениях людей и организации: в этом смысле,
например слова «кадровая политика нашей фирмы состоит в том, чтобы
брать на работу людей только с высшим образованием», могут
использоваться в качестве аргумента при решении конкретного кадрового
вопроса.
2. Эффективность фирмы зависит от квалификации служащих, их
расстановки и использования, что влияет на объем и темпы прироста
вырабатываемой продукции, использование материально-технических
средств. То или иное использование кадров прямым образом связано с
изменением показателя производительности труда. Рост этого показателя
является важнейшим условием развития производительных сил страны и
главным источником роста национального дохода.
3. Организация документооборота является важнейшим фактором
успешной кадровой политики.
4. Многочисленные новшества были внесены в трудовое
законодательство в 2015 году: значительное увеличение суммы штрафов за
нарушение норм трудового законодательства, расширение перечня категорий
работников, имеющих право использовать отпуск в любое удобное время,
выдача трудовых книжек на руки. Все эти поправки повлекут за собой
определенные изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году.
Проведенное исследование теоретических и методических аспектов
кадрового делопроизводства позволяет перейти к анализу документооборота
в системе кадровой политики ПАО «МИНБАНК».
2. Анализ документооборота в системе кадровой политики ПАО
«МИНБАНК»
2.1 Краткая экономическая характеристика ПАО МИНБАНК»
Публичное акционерное общество «Московский Индустриальный банк»
— крупный столичный банк федерального уровня с широкой региональной
сетью обслуживания и продаж. Основные направления деятельности —
кредитование и обслуживание счетов корпоративных клиентов, работа на
рынке ценных бумаг, в том числе в формате сделок РЕПО. Кроме того, банк
стабильно финансирует региональные проекты в сфере недвижимости, а
также предоставляет полный спектр услуг частным лицам.
ПАО «МИНБАНК» создан в ноябре 1990 года на базе Московского
городского Управления Промстройбанка СССР. Приоритетным
направлением бизнеса Банка является ориентация на поддержку реального
сектора отечественной экономики, что во многом способствует укреплению
позиций Банка как надежной и стабильной финансовой структуры России.
Обладая Генеральной лицензией Центрального Банка Российской
Федерации, Московский Индустриальный банк оказывает разнообразные
финансовые услуги предприятиям всех отраслей экономики, местным
органам власти и населению. Банк имеет значительный опыт обслуживания
бюджетных организаций (счетов администраций и таможенных органов,
учреждений и организаций социальной и жилищно-коммунальной сферы).
Банк осуществляет весь комплекс банковских операций.
Московский Индустриальный банк всегда считал своим долгом
всемерно содействовать решению сложных социально-экономических
проблем страны и улучшению условий жизни наименее обеспеченных слоев
населения. Цивилизованный бизнес не может успешно развиваться там, где
преданы забвению общечеловеческие ценности, идеалы добра и
справедливости. Банк рассматривает спонсорскую и благотворительную
деятельность как вклад в будущее страны, способствующий формированию
благоприятного общественного климата, в том числе — воспитанию
образованного и физически здорового поколения, а также созданию более
комфортных условий жизни пенсионеров и инвалидов. Руководство Банка
хорошо понимает, что стабильная социально-политическая ситуация
является основой для успешного развития бизнеса.
Основой клиентской политики банка и важнейшей задачей развития
клиентского сервиса является удовлетворение потребностей клиентов в
банковском обслуживании, обеспечение юридических и физических лиц
полным спектром как традиционных, так и новейших финансовых продуктов
и услуг. Банк стремится к созданию партнерских взаимоотношений с
клиентами, применяя индивидуальный подход к каждому клиенту, учитывая
особенности его бизнеса. Во взаимодействии с клиентами основным
принципом работы банка является всестороннее изучение специфики
производства и проблем предприятия, возможности предоставления полного
комплекса банковских услуг.
Такой подход позволил не только сохранить клиентскую базу в
условиях, но и привлечь значительное количество новых клиентов.
Таким образом, эффективная работа с клиентами позволила увеличить
ресурсную базу до 653,2 млн. руб., что на 140,4 млн. руб. больше результата
прошлого года.
Основную долю в ресурсной базе банка составляют остатки на счетах
физических лиц, которые в 2014 году составляют 63,3 %, в 2015 году - 66,9
%.
Рост основных показателей свидетельствует о том, что банк стремится
максимизировать прибыль при поддержании достаточного уровня
собственных средств (капитала) банка и ликвидности баланса.
В течение последних пяти лет банк развивался как универсальный, с
развитой филиальной сетью, успешно сочетающий традиционно умеренный
консерватизм с современными технологиями ведения банковского бизнеса.
При этом активно реализуется стратегия банка, направленная на
универсализацию и диверсификацию деятельности, повышение качества и
увеличение спектра предоставляемых продуктов и услуг, расширение
высокодоходных направлений деятельности, минимизацию издержек.
Филиальная сеть банка сосредоточена в Центральном федеральном округе:
Москве, Белгородской, Брянской, Владимирской, Воронежской, Ивановской,
Калужской, Курской, Липецкой, Московской, Нижегородской, Орловской,
Тульской и Ярославской областях. В Северо-Западном Федеральном округе
банк представлен в Санкт-Петербурге, Республике Карелия, Архангельской
области и Ненецком автономном округе. В Приволжском федеральном
округе – в Саратовской области. В Южном федеральном округе – в
Краснодарском крае, Астраханской, Волгоградской и Ростовской областях,
Республике Адыгея. На Северном Кавказе – в Ставропольском крае,
Кабардино-Балкарии, Карачаево-Черкесии, Северной Осетии – Алании и
Чеченской Республике. Широкая сеть банков-корреспондентов в России и за
рубежом позволяет проводить клиентские платежи в кратчайшие сроки с
применением новейших банковских технологий.
Организационная структура управления ПАО «МИНБАНК»
представлена в Приложении 1.
2.2 Анализ наличия, состава и движения персонала в ПАО «МИНБАНК»
Анализ состояния и динамики управленческой деятельности в ПАО
«МИНБАНК» очень важен. Он позволяет всесторонне изучить работу
организации, а также оптимизировать в дальнейшем руководство персоналом
в целях эффективной деятельности на рынке банковских продуктов. В 2014-
2015 г организацией принято на работу 44 работника. Структура вариантов
подбора кадров приведена на рисунке 1.
Из аналитических данных, представленных на рисунке 1 следует, что
наиболее часто подбор персонала происходил по объявлению в СМИ (57%) ,
в 20% случаев использовалась собственная база кадров, далее по частоте
использования следует подбор кадров через службу занятости (16%). Таким
образом, внешний подбор кадров преобладает над внутренним.
При приеме на работу для получения сведений используется
собеседование, которое проводит работник кадровой службы. В случае
имеющейся незаполненной вакансии на управленческую должность,
проводится конкурс документов претендентов на должность, в котором
принимают участие все заинтересованные лица.
Как правило, решение о приме на работу специалиста управления
принимается коллективно, а работники в управление предприятия
принимается на работу с испытательным сроком длительностью 3 месяца.
Для отбора используют собеседование кандидатов. Все отобранные
кандидаты поступают на работу с 3-месячным испытательным сроком.
Проанализируем структуру персонала ПАО «МИНБАНК» по полу,
возрасту, категориям и образованию.
Половозрастную структуру персонала ПАО «МИНБАНК» на конец
2015 года представим на рисунке 2 и рисунке 3.
Рисунок 1 Использование ПАО «МИНБАНК» источников
подбора кадров в 2014 - 2015 гг, ( в % от общего числа принятых)
Рисунок 2 Структура персонала ПАО «МИНБАНК» по полу
на конец 2015 года
Из представленной диаграммы следует, что в структуре персонала
ПАО «МИНБАНК» большая часть сотрудников – женщины.
Рисунок 3 Структура персонала ПАО «МИНБАНК» по возрасту на конец
2015 года
Из представленной диаграммы видно, что возраст наибольшей доли
сотрудников ПАО «МИНБАНК» (39%) – 36-45 лет. Это обусловлено тем, что
в компании придерживаются политики привлечения сотрудников более
старшего возраста с достаточным опытом работы.
Структуру персонала ПАО «МИНБАНК» по категориям на конец 2015
года представим на рисунке 4.
Рисунок 4 Структура персонала ПАО «МИНБАНК» по категориям на конец
2015 года
Из представленной диаграммы видно, что около половины всего
персонала ПАО «МИНБАНК» – операционные работники (52%). На долю
руководителей приходится 11% сотрудников, специалистов – 16%, а
служащих – 21%. Это обусловлено оптимальным соотношением расстановки
персонала, сформированного на основании изучения и анализа затрат
рабочего времени, а также организации труда.
Структуру персонала ПАО «МИНБАНК» по образованию на конец 2015
года представим на рисунке 5.
Рисунок 5 Структура персонала ПАО «МИНБАНК» по образованию на
конец 2015 года
Из представленной диаграммы видно, что наибольшая доля
сотрудников ПАО «МИНБАНК» имеет высшее образование (44%). Средне-
специальное образование имеют 35% сотрудников предприятия, среднее
образование – 19%, незаконченное высшее – 2%. Это обусловлено тем, что в
компании придерживаются политики привлечения сотрудников
преимущественно с высшим и средне-специальным образованием.
В целом можно заключить, что структура персонала общества
удовлетворительна и в целом отвечает требованиям организации.
В таблице 2 проведена оценка потребности в персонале.
Таблица 2 Оценка потребности в персонале ПАО
«МИНБАНК»
Категория
работников
Штат
Факт
Потребность
Процент
обеспеченности
Среднесписочная
численность
125
109
16
87,20%
В том числе
Операционные
работники
41
31
10
75,6%
Специалисты и
служащие
18
16
2
89%
Управленческий
персонал
66
62
4
97%
Как видно из таблицы 2, потребность в персонале в ПАО «МИНБАНК»
полностью не удовлетворена. Общая обеспеченность предприятия
персоналом составляет 87,2%. Наибольшая обеспеченность у управленческих
кадров – 97%, обеспеченность специалистами и служащими составляет 89%,
наименьшая потребность в операционных кадрах, где обеспеченность
составляет 75,6%.
Анализ движения персонала проведен в Таблице 3.
Анализ движения кадров показал, что на предприятии существует
проблема текучести кадров. При общем снижении численности со 118
человек на начало 2015 года до 109 чел на конец 2015 года, 36,7% в 2014
году находились в движении, имеется очень большой коэффициент
текучести – 22,9%, при этом следует отметить, что увеличился коэффициент
постоянства кадров с 25,4% в 2014 году до 32,11 % в 2015 году.
Таблица 3 Анализ движения персонала в ПАО «МИНБАНК»
Показатели
2014
г.
2015
г.
Абс.
откл.
Отклонение
%
Состояло работников на начало
периода, чел.
118
109
- 9
0,75%
Принято всего, чел.
33
11
-22
-0,34%
Выбыло всего, чел, в т.ч.:
27
29
+2
+7,4%
- по собственному желанию;
23
25
+2
+8,7%
- уволен, как
несоответствующий должности
1
-
- 1
- 100%
- уволено за нарушение
трудовой дисциплины;
3
4
+1
+ 0.25%
Состояло работников на конец
периода, чел.
121
100
-21
-17,4%
Среднесписочная численность,
чел.
118
109
-9
-7,6%
Количество работников,
проработавших год, чел.
30
35
+5
+16,7%
Коэффициент оборота по
приёму
28%
10,1%
-17,9%
Коэффициент оборота по
выбытию, %
23,5%
26,6%
+3,1%
Коэффициент общего
оборота, %
52,2%
36,7%
-15,5%
Коэффициент текучести
кадров, %
20,33%
22,9%
+2,57%
Коэффициент
постоянства кадров,
25,4%
32,11%
+6,7%
2.3 Анализ организации кадрового документооборота в ПАО
«МИНБАНК»
Если кадровая политика организации - это «экономия на издержках»,
которой соответствует значительная текучесть персонала, в особенности
рабочих, то и кадровое делопроизводство, оформляющее управление
персоналом должно быть соответствующим. Цель организации кадрового
делопроизводства в данном случае: соблюдать трудовое право при
оформлении трудовых отношений при минимальных затратах. Затраты
(зарплата работников отдела кадров), должны быть минимизированы.
Именно такая цель была поставлена начальнику отдела кадров в ситуации, о
которой пойдет речь.
В 2015 году группа банка насчитывала 109 человек. Кадровое
делопроизводство вели 3 работника отдела кадров (2 специалиста и
начальник). Специальных документов, регламентирующих работу отдела, не
составлялось, использовались устные договоренности. Учет вели в
стандартной программе 1С. Работали с каждым работником персонально,
заявления работники приносили непосредственно в отдел кадров. Прием и
увольнение проводились в помещении отдела кадров. Работник проходил в
отдел кадров, садился к свободному специалисту и ожидал, пока специалист
скопирует его документы, введет его данные в 1С, распечатает его
документы, подписывался в документах, знакомился с локальными
нормативными актами, расписывался за них.
На рисунке 6 представлена схема электронного документооборота,
которая используется в работе кадровой службы ПАО «МИНБАНК».