4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….
6
Глава 1. Теоретические аспекты к организации кадрового
документооборота в организациях ………………………………………..
9
1.1. Понятие и значение документооборота…………………………………
9
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация
кадровой документации……………………………………………………….
14
1.3. Организация кадрового документооборота…………………………….
18
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере ООО
"Мегатэкс"……………………………………………………………………..
29
2.1. Анализ деятельности ООО "Мегатэкс"…………………………………
29
2.2. Анализ состава, структуры и движения кадров в ООО
"Мегатэкс"…………………………………………………………………….
35
2.3. Анализ кадрового документооборота в ООО "Мегатэкс"……………
43
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию организации кадрового
документооборота……………………………………………………………..
53
3.1. Рекомендации по совершенствованию организации кадрового
документооборота в организации……………………………………………
53
3.2.Социально-экономическая оценка предложенных рекомендаций……
57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………..
63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………..
66
ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………..
71
5
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время в организациях особое внимание уделяется
совершенствованию работы с документами в целях повышения эффективности
управления, сюда же относят и кадровые,так как любое решение в управлении
персоналом основывается на информации, то есть на служебной документации.
При правильной организации работы кадрового делопроизводства
оказывается влияние на работу кадровой службы отдельно,а также
организацию и культуру труда во всей организации. Успех управления
организацией зависит от профессионального ведения кадровой документации.
В связи с этим специалист кадровой службы должен правильно
составлять и оформлять кадровую документацию, а также владеть
информацией по работе с данными документами [35,с.28].
В настоящее время не все руководители организаций, работники
кадровой службы владеют основами современного кадрового
документирования, а также нормативно-правовым сопровождением данных
документов.
Одновременно с этим, основная обязанность кадровых служб – это в
соответствии с трудовым законодательством грамотное составление и
оформление кадровых документов. Важное значение в организации имеет
стабильность трудового коллектива, который осуществляет данный вид
деятельности.
Уже доказано, что в большинстве конфликтных ситуаций, которые
возникают в коллективе, происходят по незнанию руководителями, кадровыми
службами положений современного законодательства, которые регулируют
трудовые отношения, а также не умение их применять на практике [41,с.125].
Следует отметить, что чаще всего начало трудовых конфликтов возникает
еще на этапе заключения трудового договора (то есть при приеме на работу), то
есть задолго до возникновения самого трудового спора. Хотя, большинство
6
трудовых споров, чаще всего, связаны с увольнением сотрудников из
организации.
Актуальность данной темы исследования определяется тем, что в
современной организации кадровый документооборот занимает важное место в
системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом
управления персоналом.
Объектом исследования является управление персоналом в ООО
"Мегатэкс".
Предметом исследования – деятельность по совершенствованию
организации кадрового документооборота в ООО "Мегатэкс".
Целью данной выпускной квалификационной работы –разработка
мероприятий, направленных на совершенствование кадрового
документооборотав ООО «Мегатэкс»
Для достижения цели должны быть решены следующие задачи:
1. Раскрыть теоретическиетребования к организации кадрового
документооборота;
2. Провести анализ состава, структуры и движения кадровв ООО
"Мегатэкс";
3. Проанализировать и дать оценку организации кадрового
документооборота на примере ООО "Мегатэкс";
4. Разработать и предложить мероприятия по совершенствованию
организациикадрового документооброта.
Информационная база исследования:Для изучения темы и написания
работы были использованы нормативные акты, действующие законодательные
документы, учебные пособия и статьи авторов в направлении кадрового
делопроизводстватаких известных авторов, как Абуладзе Д.Г. , Быкова Т.А.,
Вялова Л.М., Санкина Л.В., Кирсанова, М.В., Аксѐнов Ю.М. , Колесникова,
О.С.
Структура работы. ВКР состоит из введения, трех глав,
заключения,списка используемых источников и иных информационных
7
ресурсов, приложений. В первой главе рассмотрены теоретические аспекты
организации кадрового документооборота. Во второй главе проведен анализ
деятельности ООО «Мегатэкс», дана оценка кадровому документообороту. В
третьей главе даны рекомендации по совершенствованию организации
кадрового документооборота в ООО «Мегатэкс», а также дана социально-
экономическая оценка предложенных мероприятий.
8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и значение документооборота в организациях
Существование любой организации невозможно без
ведениядокументооборота. Уже на этапе планирования какой-либо
организации, человексталкивается с составлением и оформлением первичных
документов, таких какбизнес-план, свидетельства о государственной
регистрации, документы,оформляемые в налоговых органах и т.д.
Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или
организации,согласно действующему законодательству, ведется и кадровый
документооборот,обеспечивающий организацию работы по управлению
персоналом. Дляэффективной организации данной работы, необходимо четкое
осознание кадровойполитики, проводимой в организации.
Документооборот - это движение документации в организации от начала
их создания до окончания работы с ними.
Как любой технологический процесс документооборот можно разделить
на несколько логичных частей, который осуществляют как прямую, так и
обратную связь в управлении. Их можно разделить по направлению и по
отношению к объекту в управлении [48,с.150].
По направлению разделяют на:
- горизонтальные – это когда связь организации одного уровня
управления;
-вертикальные, в свою очередь делят на нисходящие и восходящие - и
связывают организации разных уровней, при этом восходящие – это документы
которые поступают в вышестоящие организации от подчиняемых организаций;
нисходящие – же наоборот, поступают от вышестоящих органов к
подчиненным.
По отношению к объекту управления:
- входящие, то есть те, которые поступают из других организаций;
9
- исходящие, которые отправляются в другие организации;
- внутренние, те, которые созданы и действуют внутри организации.
Для расчета объема документооборота ведут учет только подлинных
документов, или же их заверенные копии.
Существуют еще классификация по характеру хозяйственных операций, в
переделах которых происходит перемещение и ведется первичный учет:
- управленческий, в который включены следующие этапы: сбор, анализ,
обобщение информации с целью составления отчетов разных уровней -
оперативных, достоверных и наглядных, которые берут за основу принятия
стратегических решений и контроль за их исполнением;
- финансовый, охватывает всю документацию, которая участвует в
бизнес-процессах, в том числе договора, корреспонденция, плановые,
аналитические отчеты, нормативно-законодательные акты;
- кадровый, включает в себя документацию, которая связана с учетом
персонала организации: приказы о приеме, переводе, перемещении должностей,
а также увольнении сотрудников, дисциплинарные взыскания, графики
отпусков, утвержденные штатные расписания, должностные инструкции на
всех работников;
- технический, документация необходимая для подготовки и развития
жизненных циклов проектных документов;
- архивный, необходимый для своевременной передачи документации на
архивное хранение, учет согласно номенклатуре, которая пересматривается на
основе ежегодных приказов [29,с.148].
Делопроизводство – это процесс работы с документами, включая все
этапы: создание, регистрация, контроль, продвижение и систематизация
хранения.
Безусловно, любой документ, входящий в организацию необходимо
зарегистрировать и обработать.
Под обработкой документа понимается также:
- регистрация в журналевходящей корреспонденции,
10
- после изучения руководителем и постановки визы на документации,
-направляется исполнителям.
Далее документ находится у исполнителя до момента выдачи результата.
После получения результата документ подшивается к делу. Дело – сумма всех
документов, которые относятся к одному вопросу [15,с.76].
По окончании нормативного срока дела в обязательном порядке
передаются на хранение в архив.
В основе организации документооборота лежат следующие принципы,
которые иногда сравнивают с механическим конвейером:
-движение документов должно осуществляться с минимальными
возвратами,
-документация должна направляться исполнительным лицам в
соответствии с их обязанностями во избежание дублирования операций.
Документооборот имеет два контура: внутренний и внешний. Внешний
контур берет свое начало с входящих документов, тех, которые приходят в
организацию извне, к ним относят распоряжения вышестоящих органов,
письма от партнеров и т.п. Такой документ регистрируется секретарем и далее
поступает на исполнение в соответствующий отдел.
Если же ситуация обратная, документ создается внутри самой
организации, тогда можно говорить о внутреннем контуре нахождения
документа, где различают следующие этапы:
а)инициация,
б)исполнение,
в)согласование,
г)утверждение,
д)регистрация [18,с.85].
Часто возникает ситуация версионности документов во внутреннем
контуре, то есть один документ создается в разных версиях. Именно
тогда,важная задача делопроизводства – это отслеживание, накопление и
11
управление разными версиями документации, а также контроль
заихизменениями.
Существует три операции, через которые должен пройти каждый
документ: регистрация, контроль, поступление в дело, в связи с этим каждая
операция должна быть проведена только один раз, с целью избежания
путаницы [28,с.154].
На рисунке 1 представлена нормативная база делопроизводства.
Рисунок 1 – Нормативная база делопроизводства
В соответствии с рисунком нормативная база делопроизводства состоит
из пунктов:
-классификаторы по делопроизводству;
- ГОСТы регулирующие ведение делопроизводства;
-Государственная система документационного обеспечения управления;
- законодательные и правовые акты, регламентирующие работу с
информацией и документацией.
Классификаторы по
делопроизводству
ГОСТы регулирующие
ведение
делопроизводства
Нормативная база делопроизводства
Государственная
Система
Документационного
Обеспечения
Управления (ГСДОУ)
Законодательные и
правовые акты,
регламентирующие
работу с информацией
и документацией
12
В сфере информации и потоков документов к законодательным и
правовым актам относят различные федеральные законы, указы и
распоряжения Президента, а также постановления Правительства, и другие
нормативно - правовые акты органов исполнительной власти.
Так, например, Гражданский кодекс РФ определяет перечень
документации, которые созданы для фиксации гражданских взаимоотношений,
закон об архивном фонде и архивах устанавливает правила хранения, учет, а
также использование архивных фондов.
Закон о стандартизации определяет процедуру стандартизации,
государственный контроль соблюдения стандартов, и ответственность за
нарушение [22,с.98].
Отдельно необходимо отметить, оформление документации для ведения
учета, хранения и передачи юридической силы осуществляется в соответствии
со стандартами.
Подводя итог, можно отметить, что документооборот- это движение
документации в организации от начала их создания до окончания работы с
ними.Документооборот - это движение документации в организации от начала
их создания до окончания работы с ними.Документооборот делят на различные
технологические процессы, в том числе по направлению и по отношению к
объекту в управлении. Весь процесс документооборота законодательно
закреплен, существуют определенные стандарты, которые регламентируют
процесс ведения учета, хранения документации.Существование любой
организации невозможно без ведениядокументооборота. Уже на этапе
планирования какой-либо организации, человексталкивается с составлением и
оформлением первичных документов, таких какбизнес-план, свидетельства о
государственной регистрации, документы,оформляемые в налоговых органах и
т.д.Для расчета объема документооборота ведут учет только подлинных
документов, или же их заверенные копии. Делопроизводство – это процесс
работы с документами, включая все этапы: создание, регистрация, контроль,
продвижение и систематизация хранения. Документооборот имеет два контура:
13
внутренний и внешний. Внешний контур берет свое начало с входящих
документов, тех, которые приходят в организацию извне, к ним относят
распоряжения вышестоящих органов, письма от партнеров и т.п. Такой
документ регистрируется секретарем и далее поступает на исполнение в
соответствующий отдел. Закон о стандартизации определяет процедуру
стандартизации, государственный контроль соблюдения стандартов, и
ответственность за нарушение.
1.2.Нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Сотрудники кадровых служб ежедневно сталкиваются с большим
количеством служебной документации, такими как приказы, акты, справки,
заявления, трудовые договора. Человек, который не посвящен, может подумать,
что данный процесс хаотичен, поток неуправляем.
Специалисты кадровых служб напротив же говорят об обратном. Внутри
каждой организации должен соблюдаться четкий порядок, внутри которого
каждый вид документа проходит этапы четкого порядка, в котором каждый
документ имеет свое место в системе организации документооборота.
Определено шесть основных групп внутренних документов организации:
-локальные нормативные акты,
-распорядительные,
- документация, подтверждающая трудовую деятельность работника,
-расчетные документы,
- внутренняя переписка,
- книги учета и регистрации документов.
Документы, которые входят в состав каждой группы имеют свои
особенности, они создаются для разных целей, в связи с этимутверждаются и
разрабатываются и вводятся в действие по- разному. Рассмотрим отдельно
каждый вид документа [14,с.99].