54
-сокращение затрат времени на любые процессы;
-уменьшение количества ошибок во всех процессах.
Для этого предлагается приобрести программное обеспечение
«1С:Зарплата и управление персоналом». При помощи этого программного
обеспечения сотрудники отдела кадров смогут сократить:-
- количество бумажного документооборота;
- основные формы необходимые для ведения кадрового
документооборота будут формироваться автоматически при налаженной
работе;
- в дальнейшем данные из программного обеспечения можно будет
выгружать и осуществлять передачу в необходимые органы, так например в
Пенсионный фонд РФ.
Приобретение данного программного обеспечения и помощь в
обслуживании стоит 30 000,00 рублей в год. Для работы в данном программном
обеспечении сотрудникам необходимо пройти первичное обучение, которое
компания включает в стоимость обслуживания.
Второе важное мероприятие, это составление инструкции по кадровому
делопроизводству, которая представлена в Приложении 3. В данной
инструкции отражаются все операции с документами в порядке их выполнения,
в том числе весь процесс документирования.
При разработке инструкции учитывалась специфика работы организации,
где определена сфера деятельности, структура организации, численность,
особенности делопроизводства для данной организации.Инструкция выполняет
целый ряд задач, а именно: порядок прохождения документов внутри
организации, необходимые реквизиты приказов по личному составу.
При утверждении инструкции по кадровому делопроизводству
необходимо указать такие реквизиты, как: наименование организации, дата и
номер документа, гриф «Утверждено», место и дата составления документа,
виза «Согласовано», подпись.
С целью создания и разработки Инструкции был проведен анализ
55
кадровых документов в ООО «Мегатэкс», в структуру включены положения,
все положения по кадровой документации, в связи с этим была разработана
следующая структура:
- общие положения;
-состав кадровой документации;
- особенности оформления кадровой документации;
- документация по учету кадров;
- порядок ведения личных дел сотрудников;
- порядок составления номенклатуры дел;
- особенности оформления документации по отдельным функциям;
- передача документации на хранение.
Начальник отдела кадров подписывает Инструкцию. Проставляется виза
согласования с наименованием должности, подпись и Ф.И.О. должностного
лица, дата согласования. После утверждения руководителем Общества
инструкция вводится в действие.
И последнее предлагаемое мероприятие, это обязательное обучение
сотрудников службы кадров с целью улучшения качества обработки кадровой
документации.
Предлагается обучить специалиста по кадровой работе персонала
дистанционно по курсу «Трудовые отношения и кадровое делопроизводство», в
программе данного курса значится обучение кадровому делопроизводству в
соответствии с современными законодательными актами, разбор основных
ошибок в кадровом делопроизводстве, а также подготовка документации к
различным проверкам. Предлагается обучить начальника кадровой службы.
Обучение будет проходит через Межотраслевой учебно-консультационный
центр «Управление персоналом и трудовых отношений». Программа
дистанционного курса рассчитана на 90 часов. В программу курса входят:
-теоретический блок (рассматривается теория трудовых отношений и
кадровое делопроизводство);
- тематические семинары (по вопросам ведения воинского учета,
56
соответствие профессиональных стандартов, учет работников-иностранных
граждан);
- практикумы (правильность оформления трудовых отношений,
конфликты при увольнении работников).
Стоимость данного курса составляет 2 100,00 рублей, в связи с тем, что
курсы проходят дистанционно без отрыва от основного вида деятельности,
организация сможет сэкономить на дополнительных выплатах, а
предоставленными методическими рекомендациями смогут воспользоваться
все сотрудники отдела кадров. Предлагается провести обучение в 3 квартале
текущего года.
С целью устранения недостатков, в кадровом делопроизводстве
персонала предлагается ввести программу мероприятий в таблице 9.
Таблица 9
Программа мероприятий по совершенствованию кадрового
делопроизводства ООО «Мегатэкс»
Мероприятия
Ответстве
нные
Сроки
Ожидаемый результат
Затраты,
тыс.руб.
1. Увеличение качества обработки кадровой документации
Разработка
инструкции по
кадровому
делопроизводс
тву
Кадровая
служба
3
квартал,
обновлен
ие по
мере
потребнос
ти
выработается система
обработки кадровой
документации
-
Организация
обучения
сотрудников
кадровой
службы
заместител
ь
директора
1 раз в
три года
сформируется система
планирования
профессионального
развития сотрудников
отдельных работников
2100,00
2. Использование современных и ведущих методов кадрового делопроизводства
Приобретение
программы
для
Бухгалтери
я, кадровая
служба
1 раз,
обновлен
ие по
ускорение процессов
обработки документации
30 000,00
57
Внедрение предложенных выше мероприятий в систему кадрового
делопроизводства исследуемой организации позволит улучшить работу:
1) выработается четкая система обработки кадровой документации;
2) сформируется система планирования профессионального развития
сотрудников отдельных работников и всей организации в целом с учетом
личных интересов;
3) ускорение процесса обработки кадровой документации.
Подведем итоги, все предложенные рекомендации направлены на
усовершенствование кадрового делопроизводства организации, которые
позволят достичь основных целей:
1) заинтересованность сотрудников в профессиональном развитии и
карьерном росте;
2) наличие инструментов для увеличения скорости обработки
кадровой документации.
3.2.Социально-экономическая оценка предложенных рекомендаций
Грамотная организация кадрового делопроизводства является очень
важной составляющей работы ООО «Мегатэкс». Данный процесс трудоёмкий и
требует определенного опыта и знаний действующего законодательства РФ.
После предложенных мероприятий по совершенствованию кадрового
делопроизводства необходимо выяснить насколько эти методы будут
эффективны. Экономическая эффективность системы кадрового
делопроизводства включает в себя решение задач стоящих перед организацией.
Она будет зависеть от правильного и эффективного использования
автоматизиров
анного учета
кадровых
документов«1
С: Зарплата и
управление
персоналом»
мере
необходи
мости
58
человеческих ресурсов. Таким образом, кадровое делопроизводство носит
двустороннюю направленность - с одной стороны удовлетворяет потребности
организации, с другой - работников. Следовательно, система кадрового
делопроизводства имеет как социальный, так и экономический характер.
Экономический эффект от внедрения изменений в кадровое
делопроизводство возможно будет подсчитать по итогам первого полугодия ее
функционирования.
Рассмотрим, как изменитсяграфик работы специалиста по кадровой
работе, приведенный в пункте 2.3 настоящей выпускной квалификационной
работы после внедрения автоматизированной системы.
Таблица 10
Затраты рабочего времени после внедрения
автоматизированной системы
№
п/
п
Наименование
затраты рабочего
времени
Условные
обозначе
ния
Величина
затрат
рабочего
времени.
(мин.) до
внедрения
Величина
затрат
рабочего
времени.
(мин.) до
внедрения
Разница,
мин.
1.
Начало
наблюдения
ПЗ
-
-
-
2.
Приход на рабочее
место
А
5
5
0
3.
Оформление
перевода
сотрудника
А
65
25
40
4.
Оформление
табеля учета
рабочего времени
А
20
15
5
5.
Оформление
больничного листа
А
30
15
15
6.
Консультация
работника
(сотрудника)
А
30
30
0
7.
Работа с базой
«Консультант +»
НР
70
70
0
8.
Переход в
бухгалтерию за
документами
О
25
25
0
9.
Телефонный
разговор
5
5
0
10.
Обед
НР
60
60
0
59
Далее, в таблице 11, рассмотрим как изменятся суммарные затраты
рабочего времени по категориям после внедрения автоматизированной
системы.
Далее, в таблице 8, представим суммарные затраты рабочего времени по
категориям.
Таблица 11
Сводка одноименных затрат рабочего времени
№ п/п
Условное
обозначение
(индексы)
Повторяемость
данной
категории
затрат (раз)
Общая
продолжительность
( в мин.)
Удельный
вес в общем
времени
наблюдения
( в %)
1.
А
8
330
82,5
2.
ПЗ
2
10
2,5
3.
НР
3
50
12,5
4.
О
2
10
2,5
Итого:
400
100
Рассмотрим сводку одноименных затрат рабочего времени на рисунке.
11.
Служебный
разговор
А
10
10
0
12.
Копирование
документов
А
25
25
0
13.
Работа по
подготовке
документов в
Пенсионный фонд
А
95
45
50
14.
Оформление
отпусков
сотрудников
О
75
45
30
15.
Перерыв
НР
5
5
0
16.
Помощь другому
сотруднику отдела
ПЗ
15
15
0
17.
Окончание
рабочего дня.
Приведение в
порядок рабочего
места
5
5
0
Сумма затрат
рабочего
времени
480
400
80
60
Рисунок 11 – Сводка одноименных затрат рабочего времени
Таким образом, сумма затрат рабочего времени на те же мероприятия
сократятся на 80 минут. Рассчитаем экономический эффект от количества
сокращенного времени после внедрения автоматизированной системы
кадрового документооборота:
Средняя заработная плата за месяц специалиста по кадровой работе
составляет 45 000,00 рублей в месяц, таким образом,в год данная сумма
составляет 540 000,00 рублей. В соответствии с производственным календарем
на 2019 год норма рабочего времени при 40- часовой рабочей неделе составит 1
970,0 часов.
Стоимость 1 часа работы составляет: 540 000,00 рублей / 1970,0 часов =
274,11 руб./час.
80 минут это составит 1,33 часа.
330
10
50
10
А
ПЗ
НР
О
61
То есть экономия за 1 день работы составит 1,33 часа * 274,11 руб./час =
364,57 рублей, что в год составит 364,57 рублей * 247 раб.дней = 90 048,79
рублей в год.
Таким образом, расходы на производительность труда сократятся на 90,0
тыс.рублей в год, а специалист по кадрам сможет перераспределить
освободившееся время на осуществление своих функциональных обязанностей,
или расширить функциональные обязанности.
Социальный эффект от внедрения изменений в кадровое
делопроизводство ООО «Мегатэкс» можно выделить в следующие группы:
1.Создать современную структуру отдела кадров, адекватно и оперативно
реагирующую на изменения во внешней среде;
2. Реализовать систему стратегического управления, способствующую
эффективной деятельности отдела и всех его в долгосрочной перспективе.
3. Освободить руководство отдела от повседневной рутинной работы,
связанной с оперативным управлением научно-производственным комплексом.
4. Повысить оперативность принимаемых решений.
Сведем ожидаемый социально – экономический эффект в таблице 12.
Таблица 12
Ожидаемый социально – экономический эффект предлагаемых
мероприятий
Мероприятия
Условия
реализации
Социальный
эффект
Экономическ
ий эффект
Разработка
инструкции по
кадровому
делопроизводству
Наличие
финансовых
ресурсов
Рост способности
работать слаженно
в команде
Увеличение
прибыли за
счет
повышения
производитель
ности труда
Экономически
й эффект -
90,0тыс.
рублей
Организация
обучения
сотрудников
кадровой службы
Наличие
финансовых
ресурсов
Повышение уровня
координации
действий
сотрудников
Приобретение
Наличие
Улучшение условий
62
программы для
автоматизированн
ого учета
кадровых
документов
финансовых
ресурсов
работы кадровой
службы
Обобщая вышеизложенное можно сделать вывод, что для исследуемой
организации были разработаны эффективные мероприятия, направленные
совершенствование кадрового делопроизводства. В итоге, применение
предложенных путей совершенствования кадрового документооборота даст
положительный результат и сделает работу более стабильной и
сбалансированной, позволит снизить текучесть, улучшить технологию и
качество отбора молодых специалистов.
Таким образом, расходы на производительность труда сократятся на 90,0
тыс.рублей в год, а специалист по кадрам сможет перераспределить
освободившееся время на осуществление своих функциональных обязанностей,
или расширить функциональные обязанности.
Социальный эффект от внедрения изменений в кадровое
делопроизводство ООО «Мегатэкс» можно выделить в следующие группы:
1.Создать современную структуру отдела кадров, адекватно и оперативно
реагирующую на изменения во внешней среде;
2. Реализовать систему стратегического управления, способствующую
эффективной деятельности отдела и всех его в долгосрочной перспективе.
3. Освободить руководство отдела от повседневной рутинной работы,
связанной с оперативным управлением научно-производственным комплексом.
4. Повысить оперативность принимаемых решений.
63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью написания выпускной квалификационной работы являлось анализ
и совершенствования кадрового делопроизводства ООО «Мегатэкс».
В ходе выполнения работы перед автором стоял ряд задач: изучение
теоретических требований кадрового делопроизводства в организации;
проанализировать деятельность исследуемой организации и дать оценку
кадрового делопроизводства ООО «Мегатэкс»; разработать рекомендации по
совершенствованию кадрового делопроизводства ООО «Мегатэкс»; провести
оценку эффективности предложенных рекомендаций.
В первой главе были изучены теоретические требования к кадровому
делопроизводству, а именно понятие и значение документооборота,
нормативно-информационная характеристика и классификация кадровой
документации, организация кадрового документооборота.
Во второй главе рассмотрен анализ кадрового состава, а также
существующая система кадрового делопроизводства ООО «Мегатэкс». В ходе
анализа кадрового делопроизводства, можно сделать следующие выводы:
1)отсутствует инструкция по кадровому делопроизводству, а также не
проводится внутренний аудит организации кадрового документооборота;
2)отсутствие электронного кадрового документооборота;
3) личные дела формируются с нарушениями, так как сотрудники
кадровой службы не обучаются изменениями трудового законодательства.
Также было выявлено, что необходимо оптимизировать кадровое ООО
«Мегатэкс» с учетов выявленных проблем и противоречий.
Поставленная гипотеза работы была доказана: совершенствование
кадрового делопроизводстваорганизации позволит повысить
конкурентоспособность среди прочих аналогических организаций.
В третьей главе предложены основные пути по совершенствованию
кадрового делопроизводства, а именно предложена программа мероприятий. В
данной программе представлены следующие мероприятия: