14
Локальные нормативные акты устанавливают общие принципы работы
каждой организации, в которых определяется время труда и отдыха
сотрудников, должностные функции, система оплаты труда, система
стимулирующих и компенсационных выплат, права и обязанности работников.
Данные виды должны быть разработаны в соответствии с трудовым
кодексом и не должны противоречить ему, если же, например, локальный акт
устанавливает наказание, которое отсутствует в трудовом кодексе, то такое
наказание считается незаконным. Работники могут оспорить в суде или в
Гострудинспекции нарушение норм внутреннего документа.
Большее количество локальных актов обязательны для всех сотрудников
организации.Например, обязательным для всех без исключения, является
документ, который определяет правила внутреннего трудового распорядка.
В соответствии со статьями 189,190 трудового Кодекса Российской
Федерации, данный документ один из главных внутренних документов
организации. В качестве локальных актов, которые касаются только отдельных
категории сотрудников являютсядолжностные инструкции, перечень лиц
которым определён ненормированный рабочий день [18,с.125].
К распорядительным документам относят приказы и распоряжения
руководителей. С помощью них руководитель применяет свои полномочия по
управлению персоналом организации, которые установлены в уставе данной
организации.
Распоряжения делятся на две группы: приказы по основной деятельности,
приказы по личному составу.
К первой группе относят приказы по производственным вопросам,
утверждение штатного расписания, порядок проведения аттестации. Ко второй
группе относят – приказы о приеме или увольнении, о переводе на другую
должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и т.д.
Те документы, которые относят к первой группе, охватывают
деятельность всей организации, к отделам кадров относятся только косвенно.
15
Ко второй группе напротив, относятся документы, которые связаны с трудовой
деятельностью непосредственно, многие документы из данной группы ведутся
по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ.
Следующая группа – это документы, которые подтверждают трудовую
деятельность работников. К ним относят трудовые книжки, трудовые договора,
справки о трудовой деятельности, приказы о приеме на работу, приказы об
увольнении.
Значение данных документов - это отражение трудового стажа у
работника. В настоящее время трудовой стаж имеет особое значение для
будущегопенсионного обеспечения сотрудника, а также в целях назначения
пособия по больничным листам за период работы.
Так, например, основание для назначения трудовой пенсии – пятилетний
стаж, который можно подтвердить записями в трудовой книжке, или же
трудовым договором, справкой о трудовой деятельности [32,с.45].На основании
приказов других работодателей, в которых работник работает по
совместительству вносятся записи, или же оформляется дубликат при утере.
Расчетные документы ведутся кадровыми службами с целью учета
персональных данных сотрудников, для закрепления информации, которая
связана с трудовой деятельности. К ним в первую очередь относят:
- личную карточку,
-утвержденное штатное расписание,
-графики отпусков,
-табелирабочего времени,
-личные дела и т.д.
Данные формы носят унифицированный характер.
Главное отличие от распорядительных документов информационно-
расчетная документация движется по управленческой лестнице снизу вверх, то
есть от работника к руководителю отдела, от отдела к руководителю всей
организации.
16
Наиболее яркий пример, это составление графика отпусков, когда
руководитель отдела опрашивает сначала желаемое время отдыха, далее все
пожелания передаются в кадровую службу для составления общего графика
отпусков, утверждаемый руководителем [48,с.131].
Внутренняя служебная переписка необходима для оформления
документально всех кадровых решений, например, для решения проблемы
руководитель отдела требует от подчинённого объяснительную записку с
целью установления причин и принятия решения.
Далее он обращается вруководителю организации с докладной запиской,
с целью принятия общего решения. Если же наоборот руководитель
подразделения желает поощрить работника, то он адресует руководителю
представление о поощрении работника.
Внутренняя служебная переписка также создается для официального
обмена мнениями между разными должностными лицами, между руководством
и должностными лицами.
И последний вид, регистрационные журналы созданы с целью
проведения учета кадровых документов, например приказы по кадрам,
трудовые книжки, личные дела.
При правильном учете документов, то есть когда присваивают
порядковый номер и дату регистрации, документация получает юридическую
силу. Если все оформлено в соответствии с законодательством работник может
решить спор в суде или обратиться в Гострудинспекцию [46,с.156].
Таким образом, сотрудники кадровых служб ежедневно сталкиваются с
большим количеством служебной документации, такой,как приказы, акты,
справки, заявления, трудовые договора.Документы, которые входят в состав
каждой группы имеют свои особенности, они создаются для разных целей,
утверждаются и разрабатываются и вводятся в действие по- разному.
Сотрудники кадровых служб ежедневно сталкиваются с большим количеством
служебной документации, такими как приказы, акты, справки, заявления,
трудовые договора. Человек, который не посвящен, может подумать, что
17
данный процесс хаотичен, поток неуправляем. Специалисты кадровых служб
напротив же говорят об обратном. Внутри каждой организации должен
соблюдаться четкий порядок, внутри которого каждый вид документа
проходит этапы четкого порядка, в котором каждый документ имеет свое место
в системе организации документооборота. Локальные нормативные акты
устанавливают общие принципы работы каждой организации, в которых
определяется время труда и отдыха сотрудников, должностные функции,
система оплаты труда, система стимулирующих и компенсационных выплат,
права и обязанности работников. Распоряжения делятся на две группы: приказы
по основной деятельности, приказы по личному составу. И последний вид,
регистрационные журналы созданы с целью проведения учета кадровых
документов, например приказы по кадрам, трудовые книжки, личные дела. При
правильном учете документов, то есть когда присваивают порядковый номер и
дату регистрации, документация получает юридическую силу. Если все
оформлено в соответствии с законодательством работник может решить спор в
суде или обратиться в Гострудинспекцию.
1.3 . Организация кадрового документооборота
Как уже говорилось ранее, в каждой организации существует четкий
порядок документации, в котором каждый документ имеет свое особое место во
всем общем документообороте.
Существует ряд обязательных кадровых документов, к которым
относятся:
-штатные расписания,
-личные карточки сотрудников,
-приказы по основной деятельности, приказы по личному составу,
-трудовые договора,
-трудовые книжки,
-личные дела сотрудников,
18
-положения о стимулировании и компенсационных выплатах,
-должностные инструкции,
-журналы учеты военнообязанных,
-графики сменности и т.д.
Многие формы имеют унифицированный характер, и утверждаются
официальными органами власти. Один из ярких примеров унифицированных
форм- это трудовая книжка, которая утверждена постановлением от 10 октября
2003 года № 69. При этом некоторые формы утверждаются организациями
самостоятельно, такие как журналы учета личных дел.
Показатели информации, которые характеризуют работу с кадровым
составом, имеют отражение в комплектах документации, которые создаются и
обрабатываются в кадровых службах.
Понятия кадровая документация, документация по личному составу
охватывают большой круг документов, которые содержат сведения о
работниках организаций в частности и всей деятельности кадровой службы:
персональные и учетные документы, плановые и отчетно - статистические,
организационно - распорядительные.
Общероссиийский классификатор управленческой документации
включает в себя все разновидности документации, разделяй их по функциям и
задачам управления кадрами. К кадровой документации можно отнести
следующие документы:
-трудовые договора с работниками;
-приказы о приеме на работу по форме Т-1;
- приказы о предоставлении отпуска по форме Т-6;
- приказы о прекращении трудовых договоров по форме Т-8;
-табеля учета рабочего времени по форме Т-13;
- графики отпусков;
- приказы о наложении дисциплинарного взыскания.
Разберем каждый вид документа отдельно.
19
Трудовой договор - письменная договоренность между работодателем и
работниками, в пределах которойпрописаны обязанности и права работодателя,
а именно что он обязан предоставить работнику работу по обусловленным
трудовым функциям, обеспечить условия труда, которые предусмотрены ТК
РФ, и другими нормативно-правовыми актами, в том числе коллективным
договором, обязан своевременно выплачивать заработную плату, при этом
работник в свою очередь тоже имеет обязанности по отношению к
работодателю, то есть выполнять свои трудовой функционал, соблюдать
действующие правила внутреннего распорядка [41,с.124].
Стороны трудового договора делятся на две группы:
- со стороны работодателя – организация любой формы собственности,
или же отдельные граждане;
- со стороны работника – граждане, которые достигли 16 лет.
В трудовом договоре обязательно указываются фамилия, имя, отчество
работника и наименование работодателя, который заключает договор.
Важными условиями трудового договора являются:
1)дата начала работы,
2) место работы, в том числе структурное подразделение,
3) наименование должности в соответствии со штатным расписанием или
же конкретная функция. Если в соответствии с федеральными нормативными
актами при выполнении работ по каким- либо должностям необходимо
предоставлять льготы или ограничения, то такие наименования должны четко
соответствовать справочникам квалифицированных профессий, которые
утверждаются в порядке Постановлением Правительства Российской
Федерации;
4) права и обязанности работников,
5) права и обязанности работодателя,
6) условия труда, в том числе компенсации и предоставляемые льготы
работников за тяжелые, вредные и опасные условия,
7) время труда и отдыха,
20
8) условия социального страхования, которые связаны непосредственно с
выполнением трудового функционала.
Рисунок 2 – Оформление кадровой документации
В соответствии с трудовым законодательством организации могут
выбрать два пути оформления кадровых документов:
1. использование унифицированных (установленных) форм;
2. использование произвольных форм, то есть все зависит от
конкретных правоотношений, которые регулируются данными документами.
[38,с.98]
Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты» является одним из важнейших правовых актов,
которые регламентируют оформление практически всех кадровых документов.
Данное Постановление утверждает формы первичной учетной
документации по учету труда и оплаты в унифицированном виде, которые
далее создают общую Унифицированную систему первичной учетной
документации (УСПУД).
В соответствии с данным Постановлением, унифицированные формы
распространяют свое действие на все организации, которые ведут свою
деятельность на территории России.
Пути оформления кадровой
документации
использование
унифицированных
(установленных) форм
использование
произвольных форм
21
Если рассматривать с точки зрения учета, то приемы, переводы,
материальные поощрения, отпуска, командировки, а также увольнения – это
хозяйственные операции.
В результате их издания сотрудники бухгалтерии осуществляют выплаты,
или производят расходы и в дальнейшем они должны обосновывать свою
правоту на основании документов, которые приняты к учету.
Данные документы принимаются к учету в том случае, если они
оформлены по унифицированным формам первичной учетной документации,
которые утверждены Госкомстатом Российской Федерациипо согласованию с
Минфином Российской Федерации и Минэкономразвития Российской
Федерации.[35,с.101]
В случае если работодатель применяет свои формы данных документов,
он не нарушает трудовое законодательство и права своих работников, при
условии, что в данном документе будут отражены обязательные реквизиты,
распоряжения сформулированы в полном объеме и правильно, и в
установленные сроки работник будет ознакомлен с нормативным актом
(приказом или распоряжением).
В свою очередь необходимо отметить, что данный факт будет являтся как
грубое нарушение в соответствии с правилами учета дохода и расхода и
объектов налогообложения. В связи с этим, с целью избежания проблем с
налоговыми органами, лучше всего использовать унифицированные формы.
В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации
от 24.03.1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных
форм первичной учетной документации"при необходимости унифицированные
формы первичной учетной документации организациями могут издаваться с
дополнительными реквизитами.
Необходимо отметить, что те реквизиты, которые уже включены в
унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе код,
номер, наименование форм должны быть в неизменной форме, не допускается
22
удаление каких- либо реквизитов из формы, которые утверждены
Госкомстатом Российской Федерации.
В организационно- распорядительных документах организации должны
быть оформлены вносимые изменении в соответствии с законодательством.
Рекомендательный характер носят форматы бланков, которые являются
унифицированными формами первичной документации, и могут быть
изменены.[37,с.98]
Если организация прибегает к способу по изготовлению бланочной
продукции на основании унифицированной формы, то разрешено вносить
изменения, если необходимо расширить, сузить графы и строки, при этом
оставив значимость показателей, разрешается добавлять дополнительные
строки, в том числе свободные, использовать вкладные листы при
необходимости и дальнейшей обработки информации.
В соответствии с практикой можно говорить о том, что некоторые
организации и даже учреждения пренебрегают важностью соблюдения норм и
правил трудового законодательства, не подчиняются требованиям кадрового
документооборота.
При этом необходимо отметить, что в соответствии с законодательством
существует ответственность за документирование трудовых отношений с
нарушениями.
В соответствии со статьей 419 ТК РФ, за нарушение трудового
законодательства и при ведении кадрового документооборота с нарушениями,
виновные лица могут быть привлечены к ответственности материальной,
дисциплинарной, к гражданско-правовой, административной и даже уголовной.
Нельзя допускать полное отсутствие кадровой документации, которая
отражает и подтверждает трудовой стаж работника, который необходим для
начисления пенсии, так и заполнение документации с нарушением требований
трудового кодекса РФ и других нормативно - правовых актов.
Случаем нарушения законодательства о труде является отсутствие
обязательных документов по кадрам, которые прописаны в Трудовом Кодексе
23
РФ. Так например если представитель предпринимательской деятельности, не
составляет трудовые договора с работниками, не оформляет записи в трудовых
книжках, то ему может грозит ответственность в соответствии с КоАП РФ.
В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового
законодательства на виновных лиц может быть наложен административный
штраф от 1 до 5 тыс.руб., на юридическое лицо – 30,0 тыс. рублей – 50,0
тыс.рублей или же приостановление деятельности до 90 дней.
А за повторное нарушение трудового законодательства лицом, которое
уже привлекалось к административному наказанию предусмотрено наказание в
виде дисквалификации от занимаемого рабочего места на срок от одного года
до трех лет.[22,с.63]
В некоторых случаях контролирующие и судебные органы могут
квалифицировать ошибки, которые допущены в оформлении кадровой
документации как нарушение прав работников в труде.
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, работодателя можно привлечь как к
административной, так и материальной ответственности, если в результате
ошибок в отношении работника были нарушены права, например при
неправильном оформлении трудовой книжки, работник не смог в дальнейшем
трудоустроится на новое место работы. [35,с.114]
Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение
правил хранения, комплектования, учета или использования архивных
документов (к таким документам относится достаточно большое количество
кадровых документов - трудовые книжки, личные карточки работников,
приказы по личному составу и другое).
Подобное правонарушение влечет предупреждение или наложение
административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот руб., а на
должностных лиц - от трехсот до пятисот руб.Наконец, лица, виновные в
нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных
данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной
ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными